L'importance d'une gestion efficace des cartes d'entreprise

Une visibilité complète des dépenses est cruciale, c'est ce qui permettra à votre entreprise de se développer rapidement.

Bien que les entreprises comprennent déjà l'importance de la gestion des dépenses, nombre d'entre elles ne parviennent pas à obtenir cette visibilité vitale. Ce maillon manquant peut être dû à des systèmes existants qui les freinent. Ou peut-être le choix d'une carte inadaptée aux besoins de l’entreprise.

Si votre entreprise utilise des cartes de crédit professionnelles génériques sans logiciel de gestion des notes de frais, vous créez déjà une charge de travail supplémentaire pour vos équipes de comptabilité et vos employés. Le service financier doit probablement identifier les paiements spécifiques effectués par tous les membres de l'entreprise à l'aide d'une poignée de cartes. Et les employés doivent se souvenir de recueillir et de soumettre des reçus papier pour que les paiements puissent être rapprochés à la fin du mois.

Si vous utilisez actuellement des cartes prépayées, vous serez confronté à d'autres problèmes. Vous remarquerez qu'elles ont un usage limité, vous ne pouvez pas toujours les utiliser là où vous le souhaitez, par exemple pour payer des annonces sur Google et vous constaterez peut-être aussi que vous ne pouvez pas retirer d'argent aux distributeurs de billets.

Vous devez trouver une carte adaptée à votre entreprise et à votre mode de fonctionnement quotidien. N’oubliez pas que vous avez besoin de flexibilité et de visibilité.

Cartes de débit, cartes prépayées et cartes de crédit

Les options sont nombreuses, alors laquelle choisir ? Tout d'abord, vous devez comprendre laquelle conviendrait le mieux à votre activité. Quelle carte apportera le plus de valeur à vos équipes et quelle carte vous donnera les meilleures informations sur les dépenses de l'entreprise.

Les cartes d'entreprise ont le potentiel de supprimer les formalités administratives inutiles au sein de votre organisation (tout en favorisant la gouvernance et le contrôle). Et ces cartes peuvent donner un pouvoir bien nécessaire à votre personnel, à condition qu'elles soient soutenues par un logiciel de gestion des dépenses efficace.

Une gestion réelle et efficace des dépenses, incluant les cartes d'entreprise et les logiciels de gestion, signifie que vos employés n'ont plus besoin de courir chez votre directeur financier ou votre service de comptabilité pour obtenir l'autorisation d'utiliser la carte d'entreprise. Au lieu de cela, ils peuvent simplement dépenser dans les limites que vous avez fixées pour chaque équipe ou département en tant que responsable financier ou directeur financier. Cela est particulièrement utile lorsque votre entreprise se développe.

Cartes de débit

Vous pouvez choisir d'avoir des cartes de débit virtuelles ou physiques, la première est beaucoup plus rapide à obtenir, en fait, elle est instantanée. Les employés ont accès à la carte le jour même. Vous pouvez fixer des limites personnalisées pour les cartes de débit, de sorte que les dépenses ne peuvent pas devenir incontrôlables, ce qui vous aide à maintenir un flux de trésorerie sain.

Contrairement à une carte de crédit, une carte de débit est alimentée directement par le compte bancaire de votre entreprise, ce qui signifie que vous pouvez être à court d'argent. Dans ce cas, vous pouvez bénéficier de limites de dépenses plus strictes ou de procédures d'approbation rigoureuses pour tous les achats.

Cartes de crédit d'entreprise

Les cartes de crédit sont la solution idéale pour les entreprises qui souhaitent accéder à une ligne de crédit plutôt que de compter sur leurs propres fonds. Mais attention aux intérêts facturés sur ce type de cartes : c'est une dépense supplémentaire que vous devrez surveiller de près. Mais vous pouvez rembourser rapidement l'argent prêté sur les cartes de crédit pour éviter les frais ou les charges inutiles.

Les cartes prépayées

Les cartes préchargées fonctionnent exactement comme la carte de crédit de l'entreprise à laquelle vous êtes habitué, mais au lieu d'utiliser le crédit, vous dépensez directement à partir des fonds de l'entreprise. Et vous pouvez émettre des cartes prépayées physiques et virtuelles. Mais les employés ne peuvent pas dépenser indéfiniment, les budgets sont facilement modifiables si nécessaire, et chaque paiement est traçable pour chaque employé, ce qui rend la gestion des cartes super simple.

La principale différence entre une carte prépayée et une carte de débit est que tous les commerçants n'acceptent pas les paiements par carte prépayée, ce qui limite votre capacité à dépenser librement. En savoir plus sur la différence entre les cartes de crédit, les cartes prépayées et les cartes de débit.

Il ne s'agit pas seulement du type de carte que vous avez, il faut que le logiciel de gestion soit adapté

Le type de carte que vous choisissez est crucial. Mais comme nous l'avons déjà mentionné, vous devez également disposer du bon logiciel de gestion pour la prendre en charge. Sans la bonne technologie, vous ne pouvez pas avoir de visibilité sur les dépenses et vous ne pouvez pas fixer de limites, contrôler et rendre compte des dépenses avec précision.

Dans un récent rapport de Harvard Business Review, en association avec Payhawk, 64 % des chefs d'entreprise ont déclaré que les départements financiers devraient travailler davantage sur l'analyse des données financières pour faire des recommandations sur le modèle économique et la stratégie de haut niveau de l'organisation. Mais comment les équipes financières peuvent-elles espérer y parvenir sans une bonne visibilité des dépenses et du temps productif en dehors de la chasse aux reçus et de la saisie manuelle des données sur les dépenses.

Vous avez toujours besoin d'une solution qui vous aide à atteindre vos objectifs de croissance, à libérer votre équipe financière des activités chronophages et sans valeur ajoutée et à l'encourager à adopter une approche plus stratégique et proactive pour développer l'entreprise.

PS : Chez Payhawk, toutes nos cartes sont des cartes commerciales Visa. Cela signifie qu'il s'agit de la carte la plus largement acceptée dans le monde par rapport à American Express et Mastercard.

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de nos cartes Visa Commercial ? Lisez ceci.

Les avantages de la gestion groupée des limites de dépenses et des politiques de cartes

À mesure que votre organisation se développe, vos dépenses et le nombre de personnes qui doivent dépenser augmentent également. L'utilisation de leurs cartes personnelles devrait appartenir au passé, cela crée plus de tracas pour eux et plus d'administration pour vos équipes financières.

En donnant à chaque responsable de budget l'accès à sa propre carte d'entreprise, il n'attendra plus jamais de remboursement et dépensera directement l'argent de l'entreprise. De plus, vos équipes financières ne crouleront plus sous une pile de reçus.

Mais ne vous inquiétez pas, ce n'est pas parce qu'ils ont une carte d'entreprise qu'ils peuvent faire n'importe quoi. Le fait d'avoir une carte d’entreprise signifie qu'il est plus facile de garder un œil sur ce qu'ils dépensent. Les employés n'ont d'autre choix que d'adhérer aux politiques de dépenses que vous mettez en place.

Chez Payhawk, nos politiques de dépenses vous permettent de contrôler étroitement les dépenses tout en donnant à tous les responsables de budget la liberté de dépenser dans un cadre donné.

Gardez le contrôle sur vos multiples abonnements professionnels

Combien d'abonnements professionnels avez-vous, et combien d'entre eux sont pleinement utilisés ? En gérant toutes les dépenses à partir d'une interface centralisée, vous pouvez superviser les paiements récurrents dans tous les services et repérer les abonnements qui ne sont plus utilisés.

Au fur et à mesure que votre organisation se développe, les dépenses peuvent facilement devenir plus prolifiques, et garder la trace de quels départements ont quels abonnements peut vous aider à identifier les abonnements professionnels inutiles ou en double.

L'automatisation de ce processus permet à vos équipes financières de perdre moins de temps et de détecter rapidement les dépenses excessives, d'éliminer la dérive des coûts et de découvrir les coûts cachés.

Limitez la charge administrative

La charge administrative qui pèse sur les équipes financières est l'ancienne façon de faire les choses, qui fait perdre du temps qui pourrait être consacré à la prise de décisions stratégiques et au bon fonctionnement de tous les services.

Il est clair que les équipes financières doivent se concentrer sur l'amélioration de l'efficacité au sein de l'entreprise et soutenir les départements de toutes les manières possibles. Cela leur permet de se concentrer sur l'objectif ultime, à savoir le développement de l'entreprise. Mais pour être en mesure d'apporter de la valeur ajoutée, elles doivent avoir accès aux bons outils, à la technologie et aux intégrations, ce que votre processus actuel de gestion des dépenses ne peut pas faire.

La bonne nouvelle, c'est qu'un logiciel de gestion peut vous libérer de ce fardeau en automatisant les tâches répétitives, comme la collecte des reçus, le rapprochement des dépenses et la définition des limites des cartes de dépenses individuelles.

Créez différentes hiérarchies de dépenses

Tout le monde n'a pas besoin d'avoir accès au même budget mensuel, c'est pourquoi, avec Payhawk, vous pouvez élaborer différentes politiques de cartes pour différentes hiérarchies dans l'organisation ou au sein de différentes équipes.

Définissez sans effort les limites des cartes mensuelles et décidez qui peut effectuer des retraits d'espèces aux distributeurs automatiques à partir du même tableau de bord. Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles lorsque votre organisation se développe. Personne n'a le temps de gérer les budgets des cartes individuelles lorsque le nombre de vos employés atteint des milliers.

Segmentez vos équipes en fonction de ceux qui voyagent et ont besoin de budgets mensuels fixes, ou allouez un budget mensuel récurrent à votre équipe de marketing. Analysez en temps réel si les allocations sont respectées et bloquez instantanément les cartes si vous détectez une activité suspecte hors politique.

Une fois vos politiques de dépenses mises en place, vous pouvez les laisser s'exécuter automatiquement, ce qui signifie que vous pouvez dire adieu aux rapports de dépenses ambigus et dire bonjour à une gestion financière plus claire. Tout cela en adoptant des contrôles et une gouvernance proactifs et en profitant des avantages de la gestion globale des cartes et des politiques de dépenses.

Créez des règles d'approbation personnalisées

Avec Payhawk, il n'y a pas de délai lorsqu'il s'agit de dépenses conformes aux politiques. Vous pouvez créer des flux d'approbation pour faciliter la gestion de votre structure organisationnelle, quelle que soit la complexité de vos politiques de dépenses.

La définition de règles d'approbation personnalisées permet aux bonnes personnes de superviser facilement les dépenses lorsque cela est nécessaire. Ajoutez des chefs d'équipe aux flux d'approbation afin de répartir les responsabilités et d'alléger la charge d'une seule personne en matière d'approbation des dépenses.

Les flux d'approbation Payhawk peuvent aider votre entreprise à se développer, quelle que soit la structure de l'entreprise ou la politique de dépenses. Vous avez besoin d'un logiciel qui soit au service de votre entreprise et qui vous permette de bénéficier d'une visibilité optimale des dépenses et d'une grande souplesse dans leur gestion.

En résumé

Choisir les bonnes cartes de frais peut sembler trivial, mais les différents types de cartes de frais offrent des avantages différents. Il est essentiel de trouver la carte de gestion des frais qui s'adapte à votre structure opérationnelle tout en offrant une expérience transparente à tous les utilisateurs - parmi vos équipes financières et vos responsables de budget.

Une fois que vous avez choisi le type de carte de frais qui répond le mieux à vos besoins, vous devez vous assurer qu'il est accompagné d'un logiciel de gestion des frais. Cette technologie vous permettra d'analyser et de gérer les dépenses de l'entreprise sans effort.

Si vous ne savez pas qui dépense quoi, vous ne pouvez pas prévoir avec précision les flux de trésorerie et vous ne maîtriserez jamais les finances de l'entreprise. Si l'on ajoute à cela les problèmes que rencontrent les employés avec des processus de gestion des dépenses archaïques, les logiciels peuvent vraiment vous sauver la mise.

Donnez aux employés les moyens de dépenser efficacement dans un cadre donné, aux chefs d'équipe les moyens de prendre la responsabilité des dépenses de l'équipe, et aux équipes financières les moyens de se débarrasser des tâches manuelles fastidieuses et d'embrasser l'avenir de l'automatisation.

Programmez une démo pour découvrir comment Payhawk peut aider votre entreprise à gérer les politiques de dépenses et à améliorer la gestion des cartes d'entreprise.