Les principales caractéristiques des meilleures cartes d'entreprise

Vous êtes probablement ici parce que vous cherchez la meilleure carte d'entreprise pour votre équipe. Vous souhaitez offrir à votre équipe l'accès aux fonds de l'entreprise tout en gardant le contrôle et en évitant tout risque. Vous voulez également permettre aux employés d’effectuer les achats dont ils ont besoin.

Alors, par où commencer ? Voici les six principales caractéristiques des cartes d'entreprise que vous devez rechercher :

1. Un logiciel puissant qui prend en charge votre carte d'entreprise

Les meilleures cartes d'entreprise peuvent vous fournir des informations en temps réel sur les dépenses des employés, un aperçu des tendances et la possibilité de mettre en place des contrôles et des politiques de dépenses. Comment ? Grâce à la plateforme complète à laquelle les cartes d'entreprise sont liées.

Avec Payhawk, nos cartes Visa Commercial sont bien plus qu’une simple carte. Chaque carte est un outil intelligent, soutenu par un logiciel de gestion, qui permet d’effectuer des dépenses de manière flexible en temps réel.

Nous pensons que les meilleures cartes d'entreprise doivent offrir des fonctionnalités efficaces, personnalisables et doivent s'intégrer facilement à votre manière de gérer la comptabilité. Nous nous intégrons à presque tous les ERP, y compris Oracle NetSuite. De plus, nous proposons des remboursements pour les employés n’ayant pas de carte d'entreprise et une gestion des factures, le tout sur une seule interface. Parfait pour une entreprise en pleine croissance.

2. Un moyen de suivre les dépenses de l'entreprise

Grâce au logiciel Payhawk associés aux cartes d’entreprise, la fraude devient presque impossible.

Avec les cartes d'entreprise de Payhawk, chaque transaction et chaque dépense de l'entreprise peut être suivie en temps réel et le titulaire de la carte reçoit une notification pour chaque transaction. Les fraudes suspectes peuvent être détectées immédiatement. Et les cartes suspectes peuvent être bloquées d'un simple clic. Les limites de dépenses mensuelles peuvent être facilement contrôlées et analysées avec des flux d'approbation qui s'adaptent également aux dépenses uniques de votre entreprise.

Finis les appels, les e-mails et les formalités administratives contraignantes concernant les demandes de fonds. C'est ainsi que les cartes professionnelles peuvent offrir de l’autonomie aux employés lorsqu'ils en ont le plus besoin.

3. Budgets et catégories d'équipe

Il ne fait aucun doute que les meilleures cartes d'entreprise s'appuient sur un logiciel de gestion puissant. Ce dernier automatise les tâches et aide l'équipe financière (et les utilisateurs) à éviter la saisie manuelle des données, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de faire des économies de temps et d’argent.

Avec des solutions comme Payhawk, vous pouvez bénéficier d'une intégration comptable en un clic, ainsi qu’un rapprochement des dépenses automatisés et de cartes d’entreprise d'équipe, qui rendent la gestion des paiements plus claire et plus simple.

Les cartes d'équipe, par exemple, sont un moyen innovant d'obtenir un contrôle et une transparence totale sur les budgets de votre équipe. Il s'agit essentiellement de budgets partagés qui correspondent à des cartes d'entreprise. Chaque carte liée au budget partagé peut être utilisée pour dépenser, chaque utilisateur peut visualiser les dépenses et chaque transaction est visible. Cela signifie que les managers et l'équipe de comptabilité peuvent facilement afficher les dépenses en temps réel, à tout moment.

Nos catégories de dépenses sont une caractéristique plus que nécessaire. Cela vous permet de classer les dépenses dans des domaines spécifiques à votre activité. Imaginons que votre vendeur, Pierre, ait dépensé 63 € pour un voyage en train lors d’un déplacement professionnel, ses dépenses seront classées dans la catégorie « transport ». Et vous pouvez être encore plus précis en créant une catégorie « train » afin de spécifier le type de transport.

Ces catégories sont utiles car lorsque vous souhaitez retrouver une transaction spécifique, vous pouvez le faire en quelques clics.

4. Politiques de dépenses intégrées

Des cartes d'entreprise performantes facilitent les dépenses et la gestion des coûts.

Avec Payhawk, les managers peuvent fixer des limites de dépenses, se tenir informés de chaque paiement et voir toutes les dépenses en cours en utilisant simplement un seul outil. Des ajustements tels que l'émission d'une nouvelle carte peuvent être effectués en temps réel et, dans le cas des cartes virtuelles, elles peuvent être utilisées instantanément.

La conformité est également un facteur clef. Les cartes et l'application sont faciles à utiliser pour les employés. Puis, comme les politiques sont déjà intégrées dans la solution via l'application et la plateforme, il est difficile d'enfreindre les règles, ce qui signifie que la conformité est élevée.

5. Suivi des abonnements

Les abonnements et les paiements récurrents sont l'un des principaux centres de coûts des entreprises de taille moyenne. Il est donc essentiel de disposer d'un outil de suivi pour ce type de coûts.

La fonction abonnement de Payhawk permet aux équipes de comptabilité de créer des prévisions claires pour les paiements récurrents et de repérer rapidement les paiements SaaS dupliqués ou inutilisés.

« La fonctionnalité abonnement nous a permis de prendre des mesures immédiates pour éviter les dépenses inutiles. Nous avons immédiatement pu identifier les abonnements qui ne sont plus nécessaires et déclencher leur annulation à temps. »

• Lenka Bartuskova, Diirectrice financière

6. Intégrations avec d'autres outils de l'entreprise

Les cartes d'entreprise doivent être accompagnées d'un logiciel qui s'intègre parfaitement à votre ERP et à votre système comptable en synchronisant vos dépenses, ce qui garantit que toutes les données relatives aux dépenses sont poussées avec précision et sans erreur.

Les intégrations ERP permettent un rapprochement rapide et efficace et une clôture de fin de mois aisée, libérant ainsi du temps pour travailler sur des initiatives qui feront progresser l'entreprise au lieu de gérer des processus de dépenses fastidieux.

Nous avons récemment lancé une intégration directe avec l'ERP Oracle NetSuite, l'un des systèmes les plus utilisés par les entreprises. Notre intégration directe permet aux équipes de comptabilité de pousser toutes les informations relatives aux dépenses et d'obtenir des rapports financiers en temps réel en quelques clics.

Donnez un accès facile (mais contrôlé) aux fonds de l'entreprise

Qu'il s'agisse d'approuver une demande de fonds en quelques secondes ou d'obtenir une visibilité en temps réel des dépenses de l'équipe, les cartes d'entreprise peuvent être gérées de manière à ce que tous ceux qui ont besoin de l'argent de l'entreprise puissent l'obtenir instantanément et respecter les règles.

Pas d'attente de signature. Pas d'appels téléphoniques. Juste un accès immédiat aux fonds de l'entreprise via un logiciel automatisé en temps réel. Vos employés se sentent responsabilisés et votre équipe financière obtient un contrôle total sur l'argent dépensé.

Réservez une démo si vous souhaitez simplifier la comptabilité de votre entreprise grâce à des cartes d'entreprise et à un logiciel de gestion puissant.