De top zes kenmerken van de beste betaalkaarten

Je bent hier waarschijnlijk omdat je al op zoek bent naar de beste betaalkaart voor je team. Je wilt je team toegang geven tot bedrijfsfondsen op een manier die nog steeds de financiële controle in het bedrijf houdt en elk risico vermijdt. Maar je wilt je werknemers ook koopkracht geven en het hen gemakkelijk maken om te betalen voor de dingen die ze nodig hebben.

Dus, waar moet u beginnen? Hier zijn de top zes kenmerken van de betaalkaart waar je op moet letten:

1. Krachtige software die je betaalkaart ondersteunt

De beste betaalkaarten bieden real-time informatie over de uitgaven van je werknemers, inzicht in trends en de mogelijkheid om controles en beleidsregels in te voeren. Hoe? Via het uitgebreide platform waaraan de betaalkaarten zijn gekoppeld.

Bij Payhawk zijn onze Visa Commercial cards zoveel meer dan een stuk gerecycled plastic. Elke kaart is een slim, software-ondersteund instrument dat flexibele, real-time uitgaven mogelijk maakt.

Wij geloven dat de beste bedrijfskaarten voor startups krachtige, aanpasbare functies moeten bieden (zoals aangepaste uitgavencategorieën en het bijhouden van abonnementen) en gemakkelijk moeten integreren met de rest van je financiële stack. Wij integreren met alle meest populaire ERP's, waaronder Oracle NetSuite. Bovendien hebben we ook terugbetalingen van niet-bedrijfskaarten, factuurbetalingen en factuurbeheer, allemaal op één plek. Perfect voor een groeiend bedrijf.

2. Een manier om bedrijfsuitgaven te traceren

Betaalkaarten die kunnen worden misbruikt in traditionele kaartsystemen hebben een verhoogd risico op fraude. Maar niet met bedrijfskaarten die gekoppeld zijn aan beveiligde financiële software.

Met Payhawk's betaalkaarten kan elke transactie en elke zakelijke uitgave in real-time worden gevolgd, en de kaarthouder ontvangt een notificatie van elke transactie. Vermoedelijke fraude kan onmiddellijk worden opgespoord en verdachte kaarten kunnen met één klik worden geblokkeerd. Maandelijkse uitgavenlimieten kunnen eenvoudig worden gecontroleerd en geanalyseerd met goedkeuringsstromen die ook passen bij jouw unieke bedrijfsuitgaven.

Geen telefoontjes, e-mails en bureaucratische rompslomp meer bij financieringsaanvragen. Dat is hoe betaalkaarten werknemers kunnen ondersteunen wanneer ze dat het meest nodig hebben - met flexibele maar gecontroleerde uitgaven.

3. Teambudgetten en categorieën

Het lijdt geen twijfel dat de beste betaalkaarten worden ondersteund door krachtige software. Software die taken automatiseert en het financiële team (en de gebruikers) helpt bij het vermijden van handmatige gegevensinvoer, waardoor jij en je team geld besparen.

Met oplossingen zoals Payhawk krijg je one-click accounting integratie, geautomatiseerde onkostendeclaraties, en onze speciale Team Cards functie, die allemaal het beheren van zakelijke betalingen duidelijker en eenvoudiger maken.

Team cards, bijvoorbeeld, zijn een innovatieve manier om controle en transparantie te krijgen over je teambudgetten. Het zijn in wezen gedeelde budgetten die overeenkomen met bedrijfskaarten. Elke kaart die aan het gedeelde budget is gekoppeld, kan worden gebruikt om uitgaven te doen, elke gebruiker kan de uitgaven bekijken en elke transactie is zichtbaar. Dit betekent dat teammanagers en het boekhoudteam de uitgaven gemakkelijk in real-time kunnen controleren, elke keer weer.

Een andere unieke functie zijn onze uitgavencategorieën, die je een manier geven om uitgaven te classificeren in specifieke gebieden die relevant zijn voor je bedrijf. Stel dat je verkoper, Peter, €63 heeft uitgegeven aan een treinreis voor zijn werk, dan worden zijn uitgaven gecategoriseerd onder 'transport'. En het kan nog specifieker met een categorie 'trein'.

Deze categorieën zijn handig, want als je een specifieke transactie wilt opzoeken of je uitgaventrends wilt controleren, kan dat met een paar klikken.

4. Ingebouwd uitgavenbeleid

De beste zakelijke betaalkaarten maken uitgaven eenvoudig en uitgavenbeheer nog eenvoudiger.

Met Payhawk kunnen teamleiders uitgavenlimieten instellen, op de hoogte blijven van elke betaling en alle openstaande uitgaven zien, gewoon met één tool. Aanpassingen zoals het uitgeven van een nieuwe kaart kunnen in real-time worden gemaakt en, in het geval van virtuele kaarten, direct worden gebruikt.

Compliance is ook een gemakkelijke overwinning. De kaarten en app zijn gemakkelijk te gebruiken door werknemers, dus willen ze die ook gebruiken. En omdat de beleidsregels al in de software zijn ingebouwd via de app en het platform, is het moeilijk om de regels te overtreden, waardoor de compliance hoog is.

5. Abonnementen bijhouden

Na HR zijn abonnementen een van de grootste kostenposten in middelgrote bedrijven. Daarom is een tracking tool voor dit soort kosten van cruciaal belang.

Payhawk's abonnementsfunctie stelt financiële teams in staat om duidelijke prognoses te maken voor terugkerende betalingen en om dubbele of ongebruikte SaaS-betalingen snel op te sporen.

"De abonnementsfunctie heeft ons in staat gesteld om direct actie te ondernemen om onnodige uitgaven te voorkomen. We konden direct identificeren welke abonnementen niet meer nodig zijn en tijdig de annulering in gang zetten."

• Lenka Bartuskova, Finance Manager

6. Integratie met andere zakelijke tools

De beste betaalkaarten worden geleverd met software die naadloos integreert met je ERP- en boekhoudsysteem door je uitgaven te synchroniseren, zodat alle uitgavengegevens foutloos en nauwkeurig worden doorgestuurd.

ERP-integratie betekent snelle en efficiënte reconciliatie en een pijnloze maandafsluiting, waardoor er tijd vrijkomt om te werken aan initiatieven die het bedrijf vooruit helpen in plaats van het beheren van onhandige onkostenprocessen.

We hebben onlangs een directe integratie met ERP Oracle NetSuite gelanceerd, een van de meest gebruikte systemen voor Enterprise-bedrijven. Onze directe integratie stelt financiële teams in staat om alle onkosteninformatie te pushen en te beschikken over real-time rapportage in slechts een paar klikken.

Geef eenvoudig (maar gecontroleerd) toegang tot bedrijfsmiddelen

Of het nu gaat om het binnen enkele seconden goedkeuren van een financieringsverzoek of het in realtime inzichtelijk maken van de uitgaven van het team, de beste zakelijke betaalkaarten kunnen zo worden beheerd dat iedereen die bedrijfsgeld nodig heeft, dit direct kan krijgen en binnen de regels blijft.

Niet wachten op handtekeningen. Geen telefoontjes. Gewoon onmiddellijke toegang tot bedrijfsfondsen via geautomatiseerde, real-time software. Je werknemers voelen zich gesterkt, en je financiële team heeft volledige controle over het uitgegeven geld.

Boek een demo als je meer wilt weten over het vereenvoudigen van de financiën van je bedrijf met betaalkaarten en een krachtige software-oplossing.