3. Categorías de gastos y presupuestos por equipos
Las mejores tarjetas para empresas cuentan con el respaldo de un potente software, que automatiza y optimiza tareas. En primer lugar, evita la entrada manual de datos tanto por parte del equipo de Finanzas, como del resto de los usuarios, ahorrando tiempo y recursos a toda la organización.
Con soluciones como la de Payhawk, puedes integrar la plataforma con tu sistema contable con un solo clic, además de obtener notas de gasto automatizadas y disfrutar de nuestra funcionalidad de tarjetas de equipo. Todas estas facilidades hacen que la gestión de los gastos y pagos de la empresa sea mucho más clara y sencilla.
Las tarjetas de equipo, por ejemplo, son una forma innovadora de obtener control y total visibilidad de los presupuestos. Se trata esencialmente de presupuestos compartidos por equipo, que se asignan a tarjetas de empresa. Cada tarjeta vinculada al presupuesto compartido se puede usar para gastar según los límites y política de gasto definidos para el equipo. Cada transacción es visible en tiempo real, lo que significa que tanto los gerentes de equipo, como los administradores, contables y los propios titulares de las tarjetas pueden verificar fácilmente la información actualizada de cada gasto en todo momento.
Otra funcionalidad estrella de Payhawk son nuestras categorías de gastos personalizables, que te permiten clasificar los gastos según las áreas específicas que sean relevantes para tu empresa. Supongamos que uno de tus vendedores, Pedro, gastó 63 euros en un viaje en tren para ir al trabajo. Su gasto se clasificará en “transporte”, pero también se puede ser aún más descriptivo y específico, añadiendo la categoría “tren”.
Estas categorías son especialmente útiles cuando se desea encontrar una transacción específica o verificar tendencias de gasto. Todo se puede hacer en cuestión de pocos clics.
4. Políticas de gastos integradas
Las mejores tarjetas para empresas facilitan la gestión de los gastos. Con Payhawk, los líderes de los diferentes equipos pueden establecer límites de gastos, estar al tanto de cada pago realizado y ver todos los gastos pendientes con una sola herramienta.
Ajustes y requerimientos, como la emisión de una nueva tarjeta, se pueden realizar en tiempo real. Y, en el caso de las tarjetas virtuales, incluso se pueden utilizar al instante.
El cumplimiento de las políticas internas también resulta más sencillo. Al proveer a los empleados de una tarjeta y una app muy fáciles de usar, se automatizan muchas de las tareas y procesos de la política de gastos de la empresa. Además, como estas políticas de gastos ya están integradas a las tarjetas y a la plataforma, resulta más difícil romper las reglas.
5. Seguimiento de pagos recurrentes y suscripciones
Después del pago de nóminas, las suscripciones representan uno de los centros de costes más grandes para las medianas empresas. De allí que una herramienta de seguimiento de este tipo de costes resulte crucial.
La funcionalidad de Suscripciones de Payhawk permite a los equipos financieros realizar proyecciones precisas de pagos recurrentes, así como detectar rápidamente pagos de suscripciones o servicios duplicados o no utilizados.
"La funcionalidad de Suscripciones nos ha permitido tomar medidas inmediatas para evitar gastos innecesarios. Pudimos identificar qué suscripciones ya no eran necesarias y pedir la cancelación a tiempo", cuenta Lenka Bartuskova, Gerente de Finanzas
6. Integraciones con otras herramientas de la empresa
Las mejores tarjetas de empresa vienen con un software que se integra a la perfección con tu ERP y tu sistema de contabilidad, manteniendo toda la información de los gastos sincronizada en todos los sistemas. La integración directa garantiza que todos los datos de los gastos se envíen con precisión y sin errores.
Las integraciones con el ERP y el sistema contable permiten una reconciliación rápida y eficiente y un cierre de fin de mes sin tropiezos. Esto libera tiempo para que, tanto el equipo financiero como los empleados, puedan desarrollar iniciativas que impulsen el negocio en lugar de perder tiempo en tediosos procesos manuales.
En Payhawk, recientemente lanzamos nuestra integración directa con Oracle NetSuite, uno de los sistemas ERP más utilizados por los negocios tamaño enterprise. Esta integración nativa permite a los equipos de Finanzas obtener toda la información de los gastos, así como informes en tiempo real con solo unos pocos clics.
Dar acceso fácil (pero controlado) a los fondos de la empresa
Las mejores tarjetas para empresas permiten una gestión eficiente, facilitando que todos los que necesiten dinero para realizar sus tareas puedan obtenerlo al instante y cumpliendo con las políticas internas. Las tarjetas de Payhawk te garantizan un acceso fácil, pero controlado a los fondos de la empresa, permitiéndote aprobar una solicitud en segundos y con 100% de visibilidad en tiempo real.
Con las mejores tarjetas de empresa no hay que esperar por firmas o llamadas telefónicas. Se da acceso inmediato y en cualquier lugar a los fondos de la empresa, a través de un software automatizado en tiempo real. Los empleados se sienten empoderados, mientras el equipo de Finanzas mantiene el control total del dinero gastado.
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