Qué son las tarjetas de empresa y por qué tu empresa las necesita

Sin tarjetas de empresa y un software de gestión adecuado, seguramente estarás obteniendo la información de los gastos de tu negocio de diferentes lugares. Luego, toca registrar los datos en algún software que, con suerte, estará conectado a alguna aplicación de informes o a un ERP. ¿Y qué haces con las políticas de gastos? ¿Envías un correo electrónico para recordar al equipo cuánto dinero se puede gastar del presupuesto? ¿Y si necesitan más? ¿Se está guardando toda esa información en una hoja de cálculo? Es un desastre.

La historia de las tarjetas de empresa

En la década de los cincuenta, las tarjetas de empresa permitían a las personas -principalmente vendedores-, pagar sin las limitaciones del efectivo en lugares donde no podían acudir directamente a su banco. Qué increíble debe haber sido vivir en ese momento. Un gran salto hacia la simplificación y la eficiencia, para el vendedor y el usuario.

Los pagos se mantuvieron así durante bastante tiempo, hasta la llegada de Internet. A medida que fue desarrollándose, los consumidores pudieron comprar algunas cosas en línea, luego algunas más hasta llegar a la actualidad, cuando puedes comprar literalmente cualquier cosa con sólo hacer clic en un botón. Los hábitos de los consumidores cambiaron y las compras online hicieron que el pago con tarjeta fuera una necesidad. Pero, ¿cómo llegamos a las tarjetas empresa?

Los procesos corporativos tardaron más en ponerse al día. A medida que las nuevas tecnologías e innovaciones como las wallets o billeteras digitales crecieron en popularidad entre los consumidores, se esperaba que llegara el turno de modernizar los pagos y gastos corporativos, pero no fue así. El surgimiento de los bancos digitales parecía prometedor: finalmente habría procesos más simples y automatizados para las finanzas corporativas. Sin embargo, terminamos con la misma vieja  tarjeta de empresa vestida de forma más elegante.

Para la mayoría de las empresas, administrar sus tarjetas y gastos corporativos todavía resulta complejo. Pareciera que todas las integraciones disponibles -gracias a las API o interfaces digitales- y las opciones de automatización no son suficientes para conectar e integrar todas las herramientas que necesita un gerente financiero.

Las tarjetas de empresa de bancos tradicionales

Las tarjetas de empresa facilitan los pagos corporativos. Permiten obtener los datos para saber quién ha gastado qué y dónde. Además, los empleados pueden gastar sobre la marcha, cuando lo necesiten. Pero, ¿qué pasa con la gestión de gastos? ¿Qué pasa con la contabilidad, los informes y las proyecciones?

Así es como hoy los bancos y proveedores tradicionales emiten las tarjetas de empresa:

El gerente de Finanzas acuerda con los distintos responsables quién puede tener una tarjeta de empresa y cuáles serán los límites de gasto. Luego le pide al banco que envíe las tarjetas o las manda a recoger directamente. Una vez que los miembros del equipo comienzan a utilizar sus tarjetas, deberán guardar y categorizar sus recibos para enviarlos al equipo de contabilidad o finanzas -eso si es que no los han perdido-.

Entonces, el equipo de Contabilidad tiene que revisar cada recibo para tratar de conciliarlo con los gastos y completar así la contabilidad al final de cada mes. 45 días después -sí, 45 días- se tendrá acceso a los datos del banco, para poder comparar el presupuesto real con el pronóstico y buscar formas de optimizar el gasto.

En este escenario es difícil hacer un seguimiento preciso de quién está gastando qué. Y pueden suceder dos cosas: o la empresa tiene una o dos tarjetas que se comparten entre todo el equipo, o los empleados usan sus tarjetas personales para luego solicitar el reembolso. Ambas opciones crean otra pesadilla para el equipo de contabilidad.

¿Qué ves en este escenario?

Para empezar, se pierde el tiempo de todos. No contratas a un equipo de Ventas para gestionar los gastos corporativos, ni completar informes. El equipo de Contabilidad tendría que utilizar su tiempo en cosas más importantes que ir en la búsqueda y captura de cada recibo faltante. Aportaría mucho más valor encontrar nuevas formas de optimizar los gastos y las finanzas de la organización. ¿Y si todos estos recibos y facturas deben ingresarse manualmente? ¿Y si hay que categorizar todo de nuevo? Sería un largo proceso manual, pero no tiene por qué serlo.

¿Qué pasa con el dinero? Las tarifas anuales que el banco cobra por cada tarjeta no ahorran dinero a la empresa. Además, también se aplican tasas por hacer retiros o cambios de moneda y otros cobros por cambiar los límites, los tarjetahabientes… o por respirar. Dale un vistazo a nuestra  calculadora de ROI (disponible por ahora en inglés) y descubre cuánto tiempo y dinero podría ahorrar tu empresa en lo que respecta a la gestión de gastos.

Finalmente, también hay un problema con las renovaciones automáticas que a menudo pasa desapercibido. Resulta magnífico que los empleados puedan suscribirse a los software que requieren para su trabajo. ¿Pero qué pasa cuando dejan de necesitarlos o cambian de proveedor y se olvidan de cancelarlos? Pues, que se renuevan automáticamente. Las renovaciones automáticas generan un gasto excesivo a las organizaciones, y las tarjetas ofrecidas por los bancos tradicionales no lo toman en cuenta.

Las nuevas tarjetas de empresa

Gracias a regulaciones como la nueva  directiva europea de Servicios de Pago o PSD2 y otras similares, los bancos ahora están obligados a abrir sus sistemas de información y el mercado se ha llenado de nuevos jugadores. Según los datos del Open Banking Market Observatory de Capgemini, en septiembre de 2020 había 345 proveedores externos (TPP) con licencia PSD2, para los 26 países de la UE. La mayoría de estos nuevos jugadores ofrecen servicios al consumidor, mientras que menos de 100 están dirigidos a empresas.

Como proveedores de servicios técnicos con licencia PSD2, en Payhawk estamos seguros de que hemos creado la tarjeta de empresa perfecta para tu negocio, incluyendo el software que dejará en el pasado el dolor de cabeza de la gestión de gastos.

En primer lugar, como una empresa de software, nos centramos en crear una plataforma óptima, con el mejor lector óptico de caracteres (OCR) y una práctica aplicación móvil. Todo ello para eliminar la entrada manual de datos a todo el equipo, desde el empleado que realiza el gasto, hasta el responsable de llevar los libros.

En segundo lugar, nos asociamos con el mejor emisor para ofrecer una tarjeta excepcional, con las  tasas de cambio más bajas y aceptación en todas partes. Luego agregamos un sinfín de funciones para que pudieras utilizar Payhawk como tu herramienta financiera todo en uno. Te facilitamos desde emitir tarjetas en muy poco tiempo, hasta pagar facturas y controlar los gastos en tiempo real y al alcance de tus dedos. A todas ventajas ahora agregamos un beneficio más: los reembolsos.

Los reembolsos permiten a tu negocio utilizar la forma de pago más conveniente. En primer lugar, está la opción de pagar con la tarjeta de empresa Payhawk. Pero también está la alternativa de que los empleados paguen con su tarjeta personal cuando surja la necesidad. Y en el caso de que usen sus tarjetas personales, sólo tendrán que escanear el recibo a través de nuestra aplicación móvil, agregar la información de su cuenta bancaria personal y el reembolso se realizará en poco tiempo.

“Hemos tratado de integrar múltiples soluciones de software, métodos de pago y medios de información (de digital a papel, y de papel a digital) para que la gestión de gastos sea una experiencia perfecta”, explica nuestro CEO, Hristo Borisov. Y no somos los únicos que creemos que hemos desarrollado un producto estrella; la confianza depositada por nuestros  clientes e  inversores lo corrobora.

¿Por qué cambiar el statu quo?

El ahorro de tiempo y dinero es uno de los principales beneficios de tener tarjetas de empresa en tu negocio. Te ayudará a simplificar y automatizar los procesos cotidianos, devolviéndote tiempo productivo. También te permitirá tener una visibilidad y un control total y en tiempo real de los gastos. Y no olvides esta ventaja: los empleados se sentirán empoderados para realizar eficientemente su trabajo.

Desde una perspectiva general, la digitalización se está volviendo crucial en el mundo corporativo. Economías enteras están optando por dejar atrás el efectivo y las empresas no pueden permitirse el lujo de quedar rezagadas. Tu negocio puede estar a la vanguardia, subiéndote a la ola de la digitalización y la gestión sin efectivo. Descarga nuestro ebook “Cómo construir una empresa sin efectivo” y descubre cómo eliminar el dinero físico de los pagos y gastos de tu negocio. Y si ya estás listo para surfear la ola con nosotros,  solicita una demo.