La pista de auditoría y la gestión de gastos corporativos

¿Qué es una pista de auditoría?

Una pista de auditoría es la secuencia de pasos en una transacción o movimiento de efectivo, lo que permite que las compañías pueden rastrear y comprender el origen de cada operación.

Los auditores de una empresa han de rastrear las transacciones comerciales para garantizar su validez. Por ejemplo, utilizan las auditorías para volver a comprobar el coste de los bienes vendidos y asegurarse de que el análisis de beneficios es válido.

En la gestión de gastos, las pistas de auditoría se refieren al seguimiento de cada desembolso y a la comprensión de los detalles implicados.

Cómo las pistas de auditoría pueden ayudar a detectar fraudes

El fraude de gastos es el acto intencionado de falsear los reembolsos para obtener un beneficio.

El anterior, representa el 11% del fraude en las grandes empresas, según el Estudio Global sobre Fraude y Abuso Ocupacional Report To The Nations 2018.

Existen varios tipos de fraude de gastos, según la ACFE, estos incluyen:

• Gastos sobredimensionados. Se trata de reclamaciones de gastos con una cifra mayor a la que realmente se incurrió. Son fáciles de detectar porque el recibo no coincide con la declaración. Una excepción son las reclamaciones por kilometraje, en las que la empresa debe confiar en el empleado sobre la distancia recorrida.
• Gastos mal caracterizados. Hablamos aquí de gastos que se han utilizado de forma indebida, por ejemplo, si una cena para un cliente oculta una cena personal, o si un regalo para un socio comercial ha acabado en manos de un familiar.
• Gastos ficticios. Cuando alguien reclama un gasto que no ha tenido.
• Múltiples solicitudes de reembolso. Si alguien presenta el mismo gasto más de una vez.

Gracias a las pistas de auditoría, puedes minimizar las posibilidades de vivir cualquiera de los fraudes anteriores en los gastos, a excepción de aquellos mal caracterizados.

Ejemplos de cómo una pista de auditoría puede ayudar a prevenir el fraude

Al acceder al recibo y a los detalles presentados, el personal de finanzas y los auditores pueden realizar comprobaciones para determinar la veracidad y validez de la solicitud, lo que ayuda a identificar errores y lo que es más importante, actividades fraudulentas.

Esto lo verás mejor con Luisa, nuestra Directora de Marketing creada particularmente para presentarte este ejemplo. Cenó sola durante la presentación de un nuevo negocio y presentó un recibo de 155 euros. Cualquier auditor financiero experto podría detectar una irregularidad en esto rápidamente a través de su sistema de gestión de gastos y seguir el rastro hasta el recibo en papel escaneado.

Con datos de 2019 que muestran que el 43% de las empresas gestionan manualmente los informes de gastos, está claro que el potencial de error humano es muy alto en las empresas que no han implementado un software de gestión de gastos y registros de auditoría.

Tu gestora de gastos (Melisa, la llamaremos) ha estado sacando mucho a los clientes en los últimos meses, a pesar de que las cuentas que gestiona gastan menos que antes. Una comprobación rápida de los recibos revela que faltan algunos y que otros de ellos pertenecen a lugares y horas del día (o de la noche) que no tienen sentido en función de la ubicación de sus clientes.

Mientras tanto, Alfredo, tu nuevo jefe de ventas, ha estado reclamando un montón de recibos de gasolina, basados en unos pocos viajes cortos que ha hecho para visitar clientes. Envía los recibos desde la gasolinera, por lo que es difícil rebatirlos o abrir una revisión al respecto.

Ejemplos como estos muestran el nivel de transparencia y responsabilidad que las pistas de auditoría de gastos ofrecen tanto a los equipos financieros como a los empleados en general. También demuestran que la calidad del control financiero depende de la integridad y precisión en este registro de auditoría.

Consejos para crear una pista de auditoría en la gestión de gastos de la empresa

Puedes crear fácilmente una pista de auditoría eficaz siguiendo estos consejos:

• Facilita a los implicados en la transacción la obtención y presentación de la documentación. De este modo, los empleados introducirán datos correctos en el software elegido y querrán cumplir las normas. Automatizar gran parte de este proceso es aún más inteligente, ya que elimina el margen de error humano.
• Ofrece soluciones fáciles de usar para el equipo financiero encargado de mantener el control. La pista de auditoría ideal es digital, de modo que este pueda acceder a los informes desde cualquier lugar y aplicar filtros para obtener rápidamente la información que necesita.
• Opta por una solución integral. Utiliza una solución que te ayude a localizar y recopilar toda la documentación necesaria de las compras y a realizar conciliaciones de tarjetas y facturas.

Cómo puede ayudarte la tecnología a crear y mantener una pista de auditoría

Afortunadamente, las pistas de auditoría de gastos constan de unos pocos pasos. Y las soluciones de gestión de gastos de la empresa como Payhawk pueden automatizar y mantener estos pasos sin errores.

En el punto de venta (ya sea físico o digital), el empleado obtiene un recibo. Más adelante, este puede presentar una reclamación, categorizando el recibo y explicando el contexto, si fuera necesario.

Luisa cometió el error de teclear mal el importe del gasto. Esta situación no podría darse con la tecnología OCR, ya que extrae toda la información de la fotografía de un recibo.

Se habría disuadido a Alfredo de sus reclamaciones de recibos de gasolina (y en su lugar se le habría regalado una experiencia de usuario mejorada), ya que las funciones de viajes de negocios están diseñadas para calcular una estimación más justa de los costes.

Los empleados que realizan viajes de trabajo en coche sólo tienen que añadir los puntos de inicio y final (y cualquier otra parada), y el software calcula automáticamente el gasto exacto del viaje y el importe del reembolso.

Con la gestión de notas de gasto de Payhawk, también puedes supervisar todos los desembolsos y transacciones empresariales a medida que se producen en tiempo real. Un aumento repentino de los gastos desencadenará una alerta y, si es necesario, una revisión más en detalle.

Prevenir el fraude antes incluso de que ocurra

Además de seguir una pista de auditoría digital, el software de gestión de gastos de la empresa combinado con las tarjetas corporativas no sólo puede detectar el fraude en los gastos, sino también ayudar a prevenirlo.

Las tarjetas de empresa permiten a los empleados utilizar los presupuestos asignados para realizar su trabajo con eficacia. Pueden utilizarse no sólo para gastos tradicionales como comidas, transporte y ocio, sino también para suscripciones online, campañas de marketing o programas de formación.

Las tarjetas corporativas y el software de gestión de gastos también permiten a los equipos financieros establecer límites de desembolso y aprovechar otros controles.

La jefa de ventas Melisa, que hemos mencionado antes, no habría podido utilizar la tarjeta de la empresa en un bar a las 2 de la madrugada, ya que hubiera tenido una restricción pre-establecida en su tarjeta corporativa. Podría haber pedido a su jefe una aprobación extraordinaria, pero habría levantado muchas sospechas.

Con el software de gestión de gastos, puedes incorporar políticas de gastos y gestionar distintas medidas de control para las tarjetas, como los límites recurrentes, las retiradas en cajeros automáticos y la cadena de aprobación de solicitudes, estableciendo límites financieros y operativos fiables y razonables. Como ya te podrás imaginar, prevenir el fraude empresarial siempre es mejor que detectarlo e intentar solucionarlo más tarde.

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