La pista de auditoría y la gestión de gastos corporativos

¿Qué es una pista de auditoría?

Una pista de auditoría es la secuencia de pasos en una transacción o movimiento de efectivo, lo que permite que las compañías pueden rastrear y comprender el origen de cada operación.

Los auditores de una empresa han de rastrear las transacciones comerciales para garantizar su validez. Por ejemplo, utilizan las auditorías para volver a comprobar el coste de los bienes vendidos y asegurarse de que el análisis de beneficios es válido.

En la gestión de gastos, las pistas de auditoría se refieren al seguimiento de cada desembolso y a la comprensión de los detalles implicados.

Cómo las pistas de auditoría pueden ayudar a detectar fraudes

El fraude de gastos corporativos es el acto intencionado de falsear los reembolsos para obtener un beneficio.

El anterior, representa el 11% del fraude en las grandes empresas, según el Estudio Global sobre Fraude y Abuso Ocupacional Report To The Nations 2018.

Existen varios tipos de fraude de gastos, según la ACFE, estos incluyen:

• Gastos sobredimensionados. Se trata de reclamaciones de gastos con una cifra mayor a la que realmente se incurrió. Son fáciles de detectar porque el recibo no coincide con la declaración. Una excepción son los gastos por kilometraje, en las que la empresa debe confiar en el empleado sobre la distancia recorrida.
• Gastos mal caracterizados. Hablamos aquí de gastos que se han utilizado de forma indebida, por ejemplo, si una cena para un cliente oculta una cena personal, o si un regalo para un socio comercial ha acabado en manos de un familiar.
• Gastos ficticios. Cuando alguien reclama un gasto que nunca ha ocurrido.
• Múltiples solicitudes de reembolso. Es decir, reembolsos duplicados, en el caso que alguien presenta el mismo gasto corporativo más de una vez.

Gracias a las pistas de auditoría, puedes minimizar las posibilidades de vivir cualquiera de los fraudes anteriores en los gastos de empresa, a excepción de aquellos mal caracterizados.

Ejemplos de cómo una pista de auditoría puede ayudar a prevenir el fraude en gastos corporativos

Es habitual que el equipo de finanzas o auditoría revise los recibos y los detalles asociados a un gasto corporativo para verificar su validez. Este proceso no solo permite detectar errores, sino que también es clave para identificar posibles intentos de fraude. Gracias a las pistas de auditoría, es posible consultar el historial completo de cada gasto, desde su creación hasta su aprobación, modificación o rechazo, lo que reduce significativamente el riesgo de irregularidades y mejora el control financiero.

Veámoslo con ejemplos.

Luisa, directora de Marketing, cenó sola tras una reunión comercial y presentó un recibo de 155 euros. A simple vista, puede parecer un gasto corporativo razonable. Pero un auditor con acceso al sistema de gestión de gastos y al recibo escaneado puede identificar rápidamente una irregularidad, ya sea por el importe, el número de comensales o el lugar.

Mientras tanto, Alfredo, jefe de ventas, ha reclamado múltiples gastos de gasolina. Por su parte envía los tickets desde la gasolinera, lo que dificulta el seguimiento. Sin una pista de auditoría, sería complicado cuestionar estas reclamaciones. Pero con visibilidad completa, se pueden contrastar fechas, distancias recorridas y patrones de comportamiento.

Ejemplos como estos muestran el nivel de transparencia y responsabilidad que las pistas de auditoría de gastos ofrecen tanto a los equipos financieros como a los empleados en general. También demuestran que la calidad del control financiero depende de la integridad y precisión en este registro de auditoría.

El problema: la gestión manual de gastos corporativos

En 2019, el 43% de las empresas seguía gestionando los informes de gastos corporativos manualmente, en vez de utilizar una solución para gestionar gastos de empresa de forma automatizada. Esto deja la puerta abierta a errores humanos, fraudes y una falta de trazabilidad que complica tanto el día a día como las auditorías externas.

Consejos para crear una pista de auditoría en la gestión de gastos de la empresa

Una buena pista de auditoría no se trata solo de almacenar información, sino de facilitar la supervisión.

Para lograrlo de forma manual, es clave establecer procesos internos claros: solicitar siempre justificantes de gasto, mantener registros organizados (por fecha, responsable o tipo de gasto) y fomentar la trazabilidad mediante hojas de cálculo compartidas o carpetas estructuradas. Además, es fundamental que los empleados introduzcan la información de forma precisa y completa, y que el equipo de finanzas disponga de tiempo y recursos para revisar y cotejar cada gasto con su correspondiente aprobación.

Ahora bien, si quieres disponer de un sistema fiable que te permita reducir tiempo y automatizar procesos, puedes contar con una solución para la gestión de gastos, que te permitirá:

• Facilitar a los empleados la subida de la información mediante una app móvil: Si el equipo puede subir los gastos corporativos tan solo haciendo una foto desde su móvil, el equipo financiero dispondrá de toda la información actualizada en tiempo real. Y evita la pérdida de tickets.
• Automatizar la captura de datos: Un buen sistema de gestión de gastos extrae automáticamente la información desde la foto del recibo, por lo tanto se reducen los errores en el proceso de entrada manual y, por tanto, evitas errores en tu contabilidad.
• Añadir normas y flujos de aprobación automáticamente: Puedes definir políticas de gasto personalizadas y establecer flujos de aprobación automáticos en función de importe, categoría o centro de coste, sin necesidad de revisiones manuales.
• Mantener el control para bloquear tarjetas siempre que sea necesario: Si se detecta un incumplimiento o uso indebido, es posible bloquear la tarjeta corporativa en tiempo real con un solo clic, garantizando una reacción inmediata y el control sobre los fondos de la empresa.
• Facilitar la revisión financiera y la pista de auditoría: El equipo de finanzas accede a los informes siempre que quiera, y puede filtrar, buscar y auditar sin esfuerzo, siempre que sea necesario. De este modo, finanzas mantiene el control, mientras que no se para la operativa diaria del negocio.
• Centralizar la información: Una solución integral te permitirá rastrear compras, conciliar tarjetas y facturas, y garantizar el cumplimiento.

Cómo puede ayudarte la tecnología a crear y mantener una pista de auditoría para gastos corporativos

Afortunadamente, las pistas de auditoría de gastos se pueden estructurar en unos pocos pasos clave. Y con soluciones avanzadas como Payhawk, es posible automatizar y mantener todo el proceso sin errores ni pérdida de tiempo.

Por ejemplo, en el momento del pago (ya sea en un comercio físico o digital) el empleado obtiene un recibo. Posteriormente, puede presentar la reclamación correspondiente, categorizando el gasto y añadiendo contexto si es necesario.

Volviendo a nuestro ejemplo anterior, Luisa cometió el error de introducir manualmente un importe incorrecto. Con tecnología OCR de una solución de gestión de gastos corporativos, esto no habría ocurrido: el sistema extrae automáticamente la información del recibo fotografiado, minimizando los errores humanos.

Por otro lado, Alfredo, con sus frecuentes solicitudes de gasolina poco justificadas, también habría tenido más difícil su estrategia. Las funcionalidades específicas para controlar gastos de viajes de trabajo en coche permiten calcular automáticamente el coste real del trayecto a partir de los puntos de origen, destino y paradas intermedias, generando así un reembolso justo y preciso.

Gracias a la gestión de notas de gasto de Payhawk, también puedes monitorizar todos los desembolsos y transacciones en tiempo real. Un incremento inusual de los gastos, por ejemplo, puede generar una alerta automática y activar una revisión más detallada por parte del equipo financiero.

Prevenir el fraude antes incluso de que ocurra

Además de ofrecer una trazabilidad completa con una pista de auditoría digital, el software de gestión de gastos combinado con las tarjetas corporativas no solo permite detectar el fraude, sino también anticiparse a él y prevenirlo desde el origen.

Estas tarjetas permiten a los empleados acceder a presupuestos preaprobados para desarrollar su actividad con agilidad, ya sea para gastos habituales como dietas o transporte, o para pagos más estratégicos como suscripciones, campañas de marketing o formación profesional.

Además, permiten establecer controles avanzados como límites de gasto, restricciones por horario, bloqueo de retiradas en cajeros o la configuración de flujos de aprobación.

Con un software como Payhawk puedes definir políticas de gasto claras, aplicar reglas de control automáticas y gestionar excepciones con total trazabilidad. Y como bien sabes, siempre es mejor prevenir el fraude que tener que detectarlo y solucionarlo más tarde. Puedes empezar por solicitar una llamada con un experto sin compromiso y evaluar el impacto de usar una solución para la gestión de gastos como Payhawk.