Voldoe aan de vereisten van een audittrail voor bedrijfsuitgaven

Wat is een audit trail in uitgavenbeheer?

Een audittrail is een reeks gebeurtenissen in het bestaan van een transactie, die plaatsvinden vanaf het ontstaan tot de betaling ervan. De audittrail geeft een duidelijk beeld en biedt inzicht in de aard van elke transactie voor diverse belanghebbenden.

Belanghebbenden zoals bedrijfsleiders, financiële teams, interne of externe auditors en belastinginspecteurs moeten bedrijfstransacties kunnen volgen om betere beslissingen te kunnen nemen (bedrijfsleiders) of om te voldoen aan wet- en regelgeving en beroepsnormen (financiële teams, auditors).

Wat zijn de nalevingsvereisten voor een audittrail van uitgaven?

Voor alle bedrijven gelden diverse boekhoud- en belastingregels, en daarnaast worden grote bedrijven onderworpen aan financiële audits. Om boetes en overtredingen van wet- en regelgeving te voorkomen en een goedkeurende accountantsverklaring te krijgen, moet een bedrijf voor elke transactie voldoende gegevens, oftewel de audit trail, kunnen verstrekken. Dit zijn enkele vereisten:

• Bedrijven mogen hun uitgaven niet hoger of lager voorstellen
• Bij het voorbereiden van financiële overzichten moeten bedrijven hun uitgaven in de juiste, daarvoor geschikte categorieën vermelden
• Bij het invullen van hun belastingaangifte moeten bedrijven hun uitgaven in de juiste categorieën vermelden: aftrekbaar of niet aftrekbaar. En wel of niet met btw belast, enzovoort
• Bedrijven moeten hun auditors voldoende en geschikt auditbewijs kunnen verstrekken, zodat hun auditors kunnen bepalen of de financiële overzichten een correct en eerlijk beeld geven. (Dat betekent dat auditors transacties vanaf het ontstaan tot de betaling en registratie ervan terug moeten kunnen volgen)
• De auditors van het bedrijf krijgen voldoende en geschikt auditbewijs door de volledigheid, de nauwkeurigheid, de classificatie, het moment van plaatsvinden en de registratieperiode van transacties te controleren
• Volgens bepaalde wet- en regelgeving moeten bedrijven van alle transacties papieren of elektronische documenten bewaren gedurende een bepaalde periode nadat de transactie heeft plaatsgevonden

Hoe kan met een audittrail en uitgavenbeheersoftware voldaan worden aan bovenstaande nalevingsvereisten?

Met een gedetailleerde audittrail kunnen bedrijven efficiënter voldoen aan nalevingsvereisten. Met behulp van uitgavenbeheersoftware kunnen bedrijven goede audittrails voor alle uitgaventransacties creëren.

Met de oplossing van Payhawk kunnen bedrijven:

1. Zakelijke betaalkaarten of creditcards (creditcards alleen in VK en VS) verstrekken en live updates en meldingen ontvangen op het platform. Financiële teams kunnen alle uitgaven in real time zien om te voorkomen dat uitgaven te hoog of te laag voorgesteld worden.
2. Het uitgavenbeheerplatform registreert automatisch transacties die betaald worden met een betaalkaart of creditcard, waarvoor werknemers een bonnetje of factuur moeten uploaden. De oplossing leest die en vult gegeven zoals bedrag, datum en leverancier in. Werknemers kunnen ook notities aan de uitgave toevoegen en een keuze maken uit een groot aantal vooraf gedefinieerde categorieën.
3. In mailboxen ontvangen facturen die per bankrekening betaald moeten worden, kunnen gemakkelijk naar de uitgavenbeheersoftware overgezet worden (via uploaden of slepen en neerzetten) en automatisch gelezen worden door de oplossing. Gegevens zoals bedragen, leveranciers en uiterste betaaldatums worden automatisch ingevuld. Bovendien worden betalingsgegevens onthouden als de betreffende leverancier al eerder betaald is.
4. Financiële teams kunnen al die bonnetjes en facturen controleren, indien nodig toewijzen aan de juiste financiële categorie en btw-tarieven aanpassen aan de toepasselijke wetten. Zo waarborg je dat uitgaven op de juiste manier worden opgenomen in financiële overzichten en belastingaangiften.
5. Bovenstaande acties worden geregistreerd en bewaard door de uitgavenbeheersoftware, waardoor de perfecte audittrail voor alle belanghebbenden ontstaat.
6. Alle bovenstaande acties kunnen via integraties automatisch worden opgenomen in de boekhoudsoftware, zonder iets te hoeven importeren of exporteren. Tot slot kunnen bedrijven transacties exporteren naar Excel, waar ze verder geanalyseerd en gefilterd kunnen worden.

De uitgavenbeheeroplossing van Payhawk biedt alle bovenstaande functionaliteit. Dus waarom zou je ingewikkeld doen om de perfecte audittrail te creëren als de software van Payhawk dat gewoon allemaal kan? Boek een demo om meer van ons team te krijgen.