Was leistet KI im Finanzwesen? Vier Anwendungsfälle mit einem Financial Controller Agent

Finanz- und Buchhaltungsabteilungen sehen sich im Ausgabenmanagement mit vielfältigen Herausforderungen konfrontiert – allen voran dem zeitintensiven Sammeln, Nachverfolgen und Auswerten von Belegen über verschiedene Plattformen hinweg. Manuelle Prüfprozesse, potenzielle Compliance-Risiken und ineffiziente Abläufe kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern belasten auch die Mitarbeitenden und verzögern den Monatsabschluss unnötig.

Was ist also die Alternative?

Ein schneller Monatsabschluss – dank automatisierter Beleganforderung und -erfassung, Echtzeit-Abstimmungen, zuverlässiger Kontrollmechanismen und vollständiger Transparenz. All das wird möglich mit einem modernen Enterprise-Ausgabenmanagementsystem wie dem unseren.

Lernen Sie unseren Financial Controller Agent kennen – Ihre neue KI-Unterstützung für effiziente Finanzprozesse

Stellen Sie sich vor, Sie sind Finanzverantwortlicher in einem unserer Kundenunternehmen – eines von vielen in über 32 Ländern. Nun begegnet Ihnen eine smarte, verlässliche Assistenz, die Ihr Team im Arbeitsalltag unterstützt: freundlich, intelligent und immer zur Stelle. Sie arbeitet nahtlos mit Ihrem Finanzteam zusammen, steigert die Effizienz, verbessert die Ergebnisse – und das alles, ohne zusätzliche Ressourcen zu benötigen.

Genau das übernimmt unser Financial Controller Agent. Er ist die ideale Lösung, um die Erfassung und Analyse von Ausgabendokumenten zu optimieren – damit Sie sich darum nicht mehr kümmern müssen.

Dieser Agent fügt sich nahtlos in Ihr bestehendes Payhawk-System ein – das heißt: keine zusätzlichen Prozesse, die erlernt werden müssen. Statt reaktiver, manueller Aufgaben ermöglicht er proaktive, automatisierte Interaktionen mit Mitarbeitenden – und bringt dabei messbare Vorteile in Bezug auf Effizienz und Genauigkeit.

Was ihn von vielen anderen KI-Lösungen unterscheidet, die derzeit auf den Markt drängen? Unser spezialisierter Ansatz setzt bewusst auf maßgeschneiderte Funktionen für den Finanzbereich – im Gegensatz zu generischen KI-Tools, die neue Schwachstellen mit sich bringen können. Dank der gezielten Entwicklung für Finanzprozesse gewährleisten wir von Anfang an sichere Datenverarbeitung und reibungslose Abläufe.

Vier Möglichkeiten, wie unser intelligenter Financial Controller Agent Ihr Finanzteam unterstützen kann

Bis hierhin klingt alles vielversprechend – doch wie sieht das in der Praxis aus? Und vor allem: Was bedeutet das ganz konkret für Ihr Unternehmen?

1. Plattformübergreifendes Nachverfolgen von Belegen

Nehmen wir an, jede Spesenabrechnung dauert 15–20 Minuten: Sie müssen nicht nur die Quittungen einholen, sondern auch unterstützende Dokumente wie Reisepläne oder Fahrtenbücher nachverfolgen. Das ist ein enormer Aufwand für die Administration – und wir sind uns alle einig, dass das Nachfassen von Dokumenten lästig ist.

Wie viel besser wäre es, wenn jemand anderes diese Arbeit übernehmen könnte, damit Sie Zeit sparen und sich auf wichtige Entscheidungen konzentrieren können? Genau hier kommt unser Financial Controller Agent ins Spiel: Ihre Mitarbeitenden erhalten höfliche, aber rechtzeitige Erinnerungen, um Quittungen einzureichen oder ausstehende Aufgaben zur Spesenfreigabe direkt über In-Platform-Kommentare oder Slack zu erledigen.

Dank dieser KI-gestützten Unterstützung können sich Ihre Führungskräfte endgültig vom mühsamen Nachverfolgen fehlender Belege und zeitraubenden Follow-ups verabschieden.

2. Intelligente Analyse von Ausgabedokumenten

Einfacher Zugang zu präzisen finanziellen Einblicken bedeutet fundierte Geschäftsentscheidungen. Während der KI-Agent jede einzelne Spesenposition Zeile für Zeile sammelt und überprüft, erhalten Sie exakte Auswertungen – ganz ohne manuellen Aufwand.

Die intelligente Technologie klassifiziert jede Position automatisch im Hinblick auf Compliance und Analyse und stellt Ihnen übersichtliche Ausgabenzusammenfassungen direkt in Slack oder über Kommentare auf unserer Plattform zur Verfügung.

3. Erkennung ungewöhnlicher Ausgabemuster und automatische Sicherstellung der Compliance – für mehr Transparenz, Kontrolle und Sicherheit in Ihren Finanzprozessen.

Wussten Sie, dass 57 % der Unternehmen eine geringe Einhaltung ihrer Spesenrichtlinien durch Mitarbeitende melden? Die gute Nachricht: Unser Financial Controller Agent verfügt über integrierte Anomalieerkennung und hilft so, die Gültigkeit von Rechnungen zu überprüfen – etwa durch den Abgleich von Zahlungsinformationen des Lieferanten.

Die Software markiert außerdem ungewöhnlich hohe Beträge bei bestimmten Lieferanten und weist auf Abweichungen von üblichen Zahlungsmethoden hin, z. B. wenn statt mit Karte per Banküberweisung gezahlt wird. Das schafft eine zusätzliche Sicherheitsebene und beugt Risiken vor.

Ohne Betrugserkennung und Richtliniendurchsetzung in Ihren Finanzprozessen riskieren Sie ernsthafte Auswirkungen auf Ihr Geschäftsergebnis. Unser KI-Agent hingegen erkennt fehlende Informationen, meldet regelwidrige Transaktionen und stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher – noch vor der Einreichung. So minimieren Sie Risiken effektiv.

4. Nahtlose Integration in unsere Enterprise-Infrastruktur auf höchstem Niveau

Unser KI-Agent berücksichtigt rollenbasierte Zugriffskontrollen – das bedeutet, dass all Ihre bestehenden Payhawk-Berechtigungen, Prüfpfade und Workflow-Regeln vollständig erhalten bleiben.

Kritische und sensible Vorgänge erfordern weiterhin menschliches Eingreifen – der Mensch behält also stets die Kontrolle, während die KI die zeitaufwändigen Aufgaben übernimmt.

Wichtig ist, dass KI echten Mehrwert schafft – das ist selbstverständlich. Deshalb achten wir darauf, dass sie die Prozesse Ihres Finanzteams nicht stört. Stattdessen fügt sie sich nahtlos in bestehende Freigabeworkflows ein und sorgt gleichzeitig für vollständige Transparenz bei jeder Transaktion.

Die Vorteile eines integrierten Financial Controller KI-Agents

Die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen sind weitreichend. Hier sind nur fünf zeitsparende Aufgaben, die unser neuer Agent für Sie übernimmt:

1. Reduziert Verwaltungsaufwand: Der KI-Agent verwandelt manuelle Aufgaben in automatisierte Prozesse und verschafft Ihrem Finanzteam mehr Zeit für strategische Themen wie Finanzplanung, Liquiditätsprognosen und Budgetierung.
2. Ermöglicht genauere Spesenberichte: Durch die Automatisierung und Optimierung der Datenerfassung sowie der Anomalieerkennung profitieren Ihre Controller von schnelleren (und stressfreien) Monatsabschlüssen sowie präziseren Berichten.
3. Verbessert die Mitarbeitererfahrung: Der KI-Agent reduziert Reibungspunkte im gesamten Spesenprozess und sorgt so für ein angenehmeres Nutzungserlebnis mit der Software – insbesondere für Ihr Finanzteam.
4. Senkt Kosten: Die Automatisierung von Aufgaben wie der Belegerfassung minimiert menschliche Fehler und spart unnötige Ausgaben im Finanzbereich. Ihr Team muss weniger Zeit mit der Korrektur kleiner, aber wichtiger Fehler verbringen – das steigert Effizienz und Produktivität.
5. Ermöglicht skalierbare Prozesse: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden Prozesse schnell komplexer und schwerfälliger. Ohne KI bedeutet das mehr Fehler, mehr Verwaltungsaufwand und weniger Effizienz und Transparenz. Lassen Sie sich beim Skalieren von KI unterstützen – ganz ohne zusätzliche Tools oder Komplexität.

Den operativen Aufwand reduzieren

Unternehmensweite Finanzteams stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn sie durch manuelle Verwaltungsaufgaben ausgebremst werden. Um agil zu bleiben und effizient zu skalieren, ist ein Umdenken gefragt. Genau hier kommen KI-Agents ins Spiel – nicht, um Menschen zu ersetzen, sondern um ihre Wirkung zu verstärken.

Wenn Routinetätigkeiten wie das Nachverfolgen von Belegen oder Zahlungsanfragen vom Tisch sind, kann sich Ihr Finanzteam auf das Wesentliche konzentrieren: Strategie, Analysen und das Vorantreiben des Unternehmens.

Unsere spezialisierten AI-Agents übernehmen zeitraubende Aufgaben, entlasten Ihr Finanzteam und steigern die Effizienz – ganz ohne zusätzliche Ressourcen. Sie sind ein zentraler Bestandteil unseres Frühjahrs-Release 2025 und ermöglichen eine neue Art der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine. Ob automatisierte Belegverfolgung, intelligente Analysen oder Compliance-Sicherung – mit dem AI Office of the CFO setzen Sie auf zukunftssichere Prozesse, die skalierbar, sicher und benutzerfreundlich sind.

Sie möchten den Monatsabschluss beschleunigen, Verwaltungsaufwand reduzieren und „Belege hinterherlaufen“ endgültig von Ihrer To-do-Liste streichen? Dann buchen Sie jetzt eine personalisierte Demo unserer Komplettlösung – und erleben Sie unsere KI-gestützten Agents live in Aktion.