Onze Spring ‘25-release is er! Automatiseer financeprocessen met AI-agents en behoud volledige controle.
Onze Spring ‘25-release is er! Automatiseer financeprocessen met AI-agents en behoud volledige controle.
ERP-integratie, beheer van onkosten voor zakenreizen, behoefte aan analytics… Naarmate Flowdesk groeide, had het bedrijf behoefte aan een alles-in-één oplossing om hun boekhouding en uitgavenbeheer te centraliseren en optimaliseren.
Flowdesk is een Franse fintech die sinds 2020 hard aan de weg timmert. Ze leveren financiële diensten aan aanbieders van digitale activa. In 2022 haalde het bedrijf $30 miljoen op in een Serie A-ronde, gevolgd door $50 miljoen in 2023 met investeerders zoals Cathay Ledger Fund, Eurazeo, ISAI, Speedinvest, Bpifrance en Ripple. Begin 2025 kwam daar nog eens $52 miljoen bij om hun infrastructuur voor crypto-trading verder uit te bouwen.
Om grip te houden op de cijfers tijdens die snelle groei, ging CFO Eric Olombel op zoek naar een slimmere manier om hun boekhouding en uitgavenbeheer te organiseren. We spraken hem over de uitdagingen en hoe Payhawk daarin het verschil maakt.
“We hebben verschillende oplossingen vergeleken en kozen uiteindelijk voor Payhawk—de NetSuite-integratie was gewoon het beste uitgewerkt.”
Tot eind 2022 was de boekhouding van Flowdesk volledig uitbesteed en werden uitgaven versnipperd bijgehouden in Qonto en Excel. Die werkwijze maakte het lastig om de kosten goed te volgen, zorgde voor trage goedkeuringstrajecten en leidde tot inefficiënt uitgavenbeheer. Met snelle groei en meerdere investeringsrondes op rij, had Flowdesk dringend behoefte aan een oplossing die schaalbaar was, aansloot op hun nieuwe ERP (Oracle NetSuite) en tegelijkertijd het financiële proces stroomlijnde.
Naarmate Flowdesk groeide, werd het belangrijk om de boekhouding en het uitgavenbeheer op één centrale plek te organiseren.
Tot eind 2022 deden we onze boekhouding via een extern kantoor, dat één keer per jaar de jaarafsluiting verzorgde. Onze uitgaven verwerkten we via Qonto, en daarnaast werkten we met Excel—zonder automatisering of structuur. Het was lastig om zicht te houden op de uitgaven, op de goedkeuringsflows... en bonnetjes ontbraken regelmatig
De boekhouding was erg tijdrovend. Inmiddels kost het controleren van uitgaven nog maar 15 minuten per dag—een taak die anders een fulltime functie zou vragen. Daardoor kan het finance team zich nu richten op strategisch werk.
Wat Eric Olombel ook waardeert: dat Payhawk zich flexibel laat inrichten op basis van Flowdesk’s eigen organisatiestructuur. Zo groeide de tool gewoon mee met het bedrijf.
Om hun groei te ondersteunen en hun infrastructuur te versterken, herzag Flowdesk zijn financiële processen en investeerde het team in technologie—te beginnen met een nieuw ERP. Na de implementatie van Oracle NetSuite was Flowdesk op zoek naar een oplossing voor uitgavenbeheer waarmee het team zowel zakelijke betaalkaarten kon beheren als inkoopfacturen kon verwerken, met een naadloze integratie in het ERP.
Juist die integratie was voor CFO Eric Olombel doorslaggevend:
We hebben verschillende oplossingen vergeleken en kozen uiteindelijk voor Payhawk—de integratie met NetSuite was gewoon het beste uitgewerkt.
Sindsdien blijft Payhawk zich ontwikkelen om te voldoen aan de behoeften van snelgroeiende bedrijven—van scale-ups tot grotere internationale organisaties. Zo lanceerden we onlangs een workflow designer waarmee je goedkeuringsflows kunt afstemmen op je organisatiestructuur, HR-integraties voor eenvoudig onboarding en offboarding, zakelijke betaalkaarten voor elk type uitgave en een budgetmodule voor realtime grip op je kosten—om er maar een paar te noemen. Bekijk al onze nieuwste functies.
Verspil geen tijd meer aan repetitieve taken. Houd grip op terugkerende uitgaven, automatiseer administratie met AI en creëer ruimte voor groei en strategie.
Dankzij de native integratie worden transacties met één klik gesynchroniseerd met NetSuite, volledig afgestemd op de bestaande processen van Flowdesk. Het team kan verschillende soorten uitgaven beheren—betalingen met zakelijke kaarten, terugbetalingen aan medewerkers en betalingen aan leveranciers—via één connector die automatisch journaalposten, uitgavenrapporten en leveranciersfacturen verwerkt.
Met Payhawk kunnen we nieuwe leveranciers in één keer toevoegen, zonder tijdverlies. Dat is een echte winst, want we hebben inmiddels honderden leveranciers. De interface is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Payhawk is al gekoppeld aan NetSuite, en de boekhouding verloopt daardoor bijna vanzelf! Bovendien is de verwerkingstijd van uitgaven teruggebracht tot enkele minuten, terwijl dat eerder een hele dag per maand kostte. Dat is een aanzienlijke besparing, zeker nu we razendsnel groeien, vier internationale entiteiten hebben opgezet, en ons salesteam regelmatig op reis is. Zonder Payhawk zouden we veel vaker medewerkers moeten terugbetalen voor voorgeschoten kosten—dat zou het cashflowbeheer een stuk lastiger maken.
Eric Olombel is ook erg tevreden over de TravelPerk-integratie, waarmee het beheer van reisgerelateerde onkosten voor medewerkers sterk is vereenvoudigd.
Dankzij deze integratie kunnen Flowdesk-medewerkers gebruikmaken van een uitgebreid aanbod om zelf vluchten, treinen, hotels en meer te boeken. Het reisbeleid van het bedrijf is direct geïntegreerd in TravelPerk, wat zorgt voor meer flexibiliteit bij terugbetalingen.
Voor de boekhouding worden facturen elk uur automatisch gematcht in Payhawk—ongeacht de gebruikte betaalmethode. Uitgaven via TravelPerk kunnen worden voldaan via kaartbetaling, of door middel van maandelijkse of wekelijkse bankoverschrijvingen.
De realtime rapportagefunctionaliteit van Payhawk geeft Flowdesk gedetailleerd inzicht in het uitgavenpatroon van het bedrijf. Dat maakt het opstellen van budgetten en het plannen van uitgaven een stuk eenvoudiger.
Voor Flowdesk zorgen deze geavanceerde analysemogelijkheden voor volledige zichtbaarheid én beter financieel beheer.
Overweeg je, net als Flowdesk, een oplossing waarmee je grip krijgt op je uitgaven én je boekhouding optimaliseert? Plan dan hier een afspraak in met een van onze experts.
Of je nu tientallen, honderden of duizenden werknemers hebt, wij nemen alle zorgen rondom bedrijfsuitgaven van je over en geven je controle met één enkele oplossing. Zeg vaarwel tegen vervelende financiële taken en plan vandaag nog een demo met ons.
Door je aan te melden, ga je akkoord met het ontvangen van e-mails over onze producten en diensten, zoals beschreven in onze privacyverklaring. Afmelden kan altijd.
Payhawk Limited, All rights reserved. Payhawk Limited is registered under company registration number 11747263, Chancery House, 53-64 Chancery Lane, London WC2A 1QS. Payhawk Debit and Credit Cards are issued by Payhawk Financial Services UAB and Paynetics AD in the EEA, Payhawk Financial Services Limited and Payrnet Limited in the UK, and Cross River Bank, Member FDIC in the US.
The Payhawk Visa Debit card and Payhawk Visa Credit cards are issued pursuant to a license from Visa.
Deutsch (DE)
Français (FR)
