Cómo las integraciones de ERP y contabilidad facilitan decisiones estratégicas
Gestionar gastos globales, conciliaciones y aprobaciones en múltiples sistemas de cuentas por pagar y de gastos, junto a tu ERP, se simplifica al conectarlos. Obtienes una única fuente de información, sincronización en tiempo real y claridad en cada departamento y transacción. Nada de complicaciones, solo decisiones más inteligentes y rápidas. La clave no es si integrar tu ERP, sino cómo y con qué herramientas.
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Cuando las herramientas de gastos son demasiado básicas para desglosar y categorizar correctamente el gasto, y el ERP es demasiado pesado para gestionar gastos sobre la marcha, la falta de conexión entre sistemas genera errores, datos fragmentados y visibilidad limitada para tomar decisiones informadas.
Se necesita un sistema donde:
- Los gastos con tarjeta corporativa se registren automáticamente en las cuentas contables correctas.
- Las facturas se codifiquen, aprueben y envíen al ERP sin retrasos.
- Se respeten divisas, códigos fiscales y estructuras de entidad.
- Todo se sincronice de manera continua, precisa y segura.
Las integraciones nativas o directas entre soluciones de gestión de gastos y ERP proporcionan una única fuente de datos precisa, eliminando discrepancias causadas por información fragmentada o retrasada. También aceleran el cierre de mes al eliminar cuellos de botella manuales y garantizan el cumplimiento de normativas como SOX, reduciendo el riesgo de problemas costosos de cumplimiento normativo.
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Tu ERP + gestión de gastos: un sistema operativo en tiempo real para equipos financieros modernos
Ya utilices Sage Intacct para escalar operaciones, NetSuite para gestionar complejidad global, o Xero y QuickBooks a medida que creces, en Payhawk nuestras integraciones nativas están diseñadas para trabajar contigo.
NetSuite
La integración de Payhawk con NetSuite está pensada para escalar. Ya trabajes con múltiples entidades, divisas o departamentos, la integración lo gestiona todo, sincronizando el plan contable, filiales, clasificaciones y datos de proveedores. Los gastos y facturas aprobados se registran en segundos, con la codificación y documentación correcta. Es la favorita de los equipos financieros que gestionan configuraciones intercompañía complejas o gastos basados en proyectos.
Microsoft Dynamics 365 Finance
Microsoft Dynamics 365 Finance es conocido por su compleja contabilidad basada en dimensiones. La integración de Payhawk con Microsoft BC simplifica esta complejidad, permitiendo asignaciones en tiempo real por centros de coste, departamentos y proyectos. Automatiza registros, reduce errores manuales y acelera cierres de mes. Además, garantiza un flujo de datos limpio y consistente entre las categorías basadas en dimensiones de Dynamics y nuestra solución.
Sage Intacct
Para empresas en rápido crecimiento que necesitan algo más avanzado que un software contable básico, la integración de Payhawk con **Sage Intacct** cierra la brecha. Al sincronizar datos maestros como proveedores, códigos fiscales y cuentas contables directamente en la plataforma, los equipos pueden automatizar conciliaciones y mantener la precisión en tiempo real. Además, los campos personalizados basados en el plan contable de Sage permiten codificar los gastos correctamente desde el principio, acelerando el cierre de mes y aumentando la integridad de los datos.
QuickBooks
Con la integración de Payahwk y **QuickBooks**, proporcionamos claridad y consistencia. Ya se trate de gastos reembolsables, tarjetas corporativas o cuentas por pagar, nuestras plantillas de exportación se ajustan a tu plan contable. Los registros quedan más limpios, mejor categorizados y con conciliaciones más rápidas, para que finanzas pueda centrarse en la estrategia, no en hojas de cálculo.
Xero
La integración de Payhawk con **Xero** es ideal para empresas en crecimiento que buscan control sin perder agilidad. Los equipos financieros pueden exportar gastos y facturas categorizados mediante plantillas adaptadas a su configuración de Xero. Combinado con el seguimiento de gastos en tiempo real y la captura de recibos, elimina sorpresas a fin de mes y mantiene el proceso ligero y flexible.
Gestión multi-entidad simplificada
Ya gestiones cinco o cincuenta entidades, nuestras integraciones soportan flujos de trabajo multi-entidad con reglas específicas por país o filial. Esto incluye cuatro aspectos clave:
- Asignación de códigos fiscales (por ejemplo, IVA vs GST)
- Gestión de divisas y tipos de cambio
- Sincronización de campos personalizados desde el ERP a los flujos de gastos y facturas
- Cadenas de aprobación, presupuestos y vistas de informes específicas por entidad
Al automatizar la gestión de impuestos, divisas y otros elementos complejos, te ayudamos a escalar con facilidad, evitando errores manuales o discrepancias entre entidades.
Equipos financieros que usan NetSuite, Sage Intacct y similares obtienen el mismo nivel de detalle. Un cliente de SaaS en Reino Unido pasó de dos a doce entidades en 18 meses sin contratar más personal, gracias a los flujos automatizados entre nuestra solución e Intacct.
Datos fiables. Informes útiles.
Uno de los mayores beneficios de la integración en tiempo real con el ERP es la integridad de los datos financieros. Con Payhawk, cuando se aprueba una transacción, se formatea correctamente y se envía al ERP con todos los metadatos necesarios, incluyendo:
- Códigos contables
- Etiquetas de departamento y proyecto
- Registros de proveedores
- Adjuntos de recibos
- Estados de reembolso
- Referencias de pago
No más conciliaciones posteriores. No más dudas sobre si la hoja de cálculo refleja la realidad.
Flexibilidad incorporada para Xero, QuickBooks y otros: No todas las empresas usan NetSuite o Dynamics. Por eso también ofrecemos exportaciones estructuradas para software contable como Xero, QuickBooks o DATEV. No son simples CSV: están preconfiguradas, mapeadas y personalizables según tu estructura contable.
El resultado es el mismo: datos limpios y fiables en el sistema que realmente importa.
Caso real de uso de Payhawk y NetSuite, en la empresa de eventos State of Play
State of Play Hospitality, el grupo de ocio experiencial detrás de marcas como Bounce, Hijingo y Flight Club, opera múltiples locales en Reino Unido y EE. UU. Para un equipo financiero que gestiona seis entidades legales —y sigue creciendo— tener visibilidad del gasto en cada local es esencial.
Antes de Payhawk, State of Play dependía de un conjunto de herramientas descoordinadas: tarjetas de banco, flujos de gastos manuales y un sistema de cuentas por pagar desconectado (Bill.com) que no encajaba con NetSuite.
Al pasar a Payhawk, los responsables de cada local pueden capturar los gastos desde el origen —ya sea con tarjeta o factura— y la integración en tiempo real los envía directamente a NetSuite con los códigos contables, clases y documentación correcta.
Gestión multi-entidad con claridad total
Con nuestro panel multi-entidad, State of Play puede alternar entre filiales y obtener visibilidad instantánea del gasto, hasta el nivel de transacción, proveedor y justificación. No es solo reporting, es infraestructura para la toma de decisiones.
Campos personalizados y análisis de desviaciones
Gracias a los campos personalizables de Payhawk, los equipos distinguen entre locales y analizan el rendimiento. Cada gasto se registra, etiqueta y evalúa, permitiendo un análisis proactivo de desviaciones, por ejemplo, cuando el presupuesto del evento se excede.
Onboarding rápido de proveedores y control de gastos
En hostelería, esperar tres días para aprobar una tarjeta puede retrasar lanzamientos, relaciones con proveedores o compras. Con Payhawk, se puede emitir una tarjeta al instante para un proveedor específico con un límite exacto, manteniendo agilidad operativa y control financiero.
La captura automática de facturas mediante tecnología OCR y la sincronización completa con NetSuite eliminan los cierres de mes caóticos. La conciliación se convierte en un proceso continuo y sin complicaciones.
Claridad y control: el efecto Payhawk
Hoy, el equipo financiero de State of Play dedica menos tiempo a gestionar datos y más a mejorar márgenes, optimizar presupuestos y escalar con confianza. Al reemplazar herramientas desconectadas con una plataforma global única, han conseguido control financiero en tiempo real en todos los locales, divisas y categorías.
Payhawk permite detectar rápidamente cualquier exceso de gasto en la cuenta de resultados, transformando la gestión de gastos a escala.
Cómo beneficiarse de la integración del ERP con Payhawk
Descubre cómo State of Play, empresa de hospitalidad, optimiza el gasto y el impacto de cada evento
Integraciones que crecen contigo
No se puede construir una función financiera estratégica con parches y herramientas desconectadas. Si buscas escalar sin añadir complejidad ni más personal, la integración con el ERP no es opcional: es la base.
En Payhawk ayudamos a los responsables financieros a automatizar tareas operativas, aplicar marcos de control y obtener los datos necesarios para liderar con éxito. Nuestras integraciones nativas con ERP no solo conectan sistemas, sino que permiten a tu equipo financiero adelantarse a los acontecimientos. Obtienes datos fiables y en tiempo real que impulsan eficiencia, cumplimiento y toma de decisiones estratégicas en toda la empresa.
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Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Desde la redacción de anuncios hasta la creación de guiones para vídeos, Trish cuenta con una amplia experiencia en redacción y creación de contenido para los sectores financiero, de la moda y de los viajes.