Optimale Visma Net integratie met software voor uitgavenbeheer van Payhawk

Wat houdt Visma Net integratie met uitgavenbeheer software van Payhawk in?

Om dat duidelijk te kunnen maken, stellen we je beide softwaretools eerst eens even kort voor:

Visma Net is een cloud-based ERP-systeem dat bedrijven helpt bij het automatiseren en verbinden van al hun bedrijfsprocessen. Het biedt een breed scala aan functionaliteiten, waaronder financiële administratie, voorraadbeheer, projectmanagement- en controle en HRM-functionaliteiten.

Payhawk is een alles-in-één platform voor bedrijven om hun bedrijfsuitgaven beter te kunnen beheren. Het biedt zakelijke betaalkaarten op maat voor personeelsleden, faciliteiten voor internationale betalingen en geautomatiseerde verwerking van betaalautorisaties, bonnen en facturen. Met Payhawk krijg je inzicht in alle bedrijfsuitgaven op één centrale plek.

De Visma Net integratie met Payhawk biedt bedrijven een nog gestroomlijndere en efficiëntere manier om al hun financiële processen te beheren. Door deze twee krachtige tools te integreren, kunnen bedrijven de voordelen ervan combineren binnen een totaaloplossing.

Het belang van integratie in bedrijfsprocessen

De boekhoudkundige integratie van Payhawk als gespecialiseerde oplossing voor geautomatiseerd uitgavenbeheer met een uitgebreid ERP-systeem zoals bijvoorbeeld Visma Net, biedt organisaties een aanzienlijk aantal voordelen. Dit strekt zich uit over de volle breedte van alle bedrijfsprocessen. Door deze twee systemen naadloos te laten samenwerken, kunnen bedrijven hun (financiële) processen optimaliseren en efficiënter maken. Verschillende onderdelen van het bedrijf kunnen zo op een naadloze manier met elkaar samenwerken.

Deze integratie leidt binnen alle bedrijfsprocessen tot onder andere:

• Kostenbesparing;
• Een hogere mate van klanttevredenheid;
• Toename van het concurrentievermogen;
• Reductie van frauderisico’s.

Wat dat concreet betekent en hoe dat werkt, dat vertellen we je hierna graag.

Wat zijn de voordelen van het integreren van Payhawk uitgavenbeheer software met Visma Net?

Kleine en middelgrote ondernemingen profiteren op de volgende manieren van Visma Net integratie met een uitgaven beheerplatform zoals dat van Payhawk.

Grotere nauwkeurigheid en veel minder fouten

Door automatische gegevensinvoer en afstemming wordt de kans op menselijke fouten, bijvoorbeeld tijdens het invoeren van facturen en bonnen, aanzienlijk verminderd. Met OCR-technologie (optische tekenherkenning) worden onkosten binnen Payhawk correct gecategoriseerd, waardoor alles nauwkeurig automatisch wordt geregistreerd en verkeerd boekhouden wordt voorkomen. Foutief gecategoriseerde uitgaven, dubbele boekingen of gemiste transacties behoren tot het verleden.

De mobiele beheerapplicaties van Payhawk kunnen door medewerkers overal en altijd worden gebruikt. De ingevoerde data worden vervolgens direct en foutloos met Visma Net gesynchroniseerd.

Realtime inzicht en controle

Visma Net is een uitgebreid ERP-systeem dat complementair (aanvullend) is ten aanzien van de geavanceerde uitgavenbeheertechnologie die Payhawk biedt. Visma Net wordt gebruikt voor alle soorten financiële transacties zoals facturatie, debiteurenbeheer, crediteurenbeheer en projectbeheer. Transacties die door medewerkers overal en altijd direct m.b.v. slimme mobiele applicaties in Payhawk kunnen worden geregistreerd, worden vervolgens automatisch geboekt in Visma Net. Dat zorgt voor een constante stroom van up-to-date financiële gegevens en betere controle over uitgaven.

De detailinzichten die Visma Net biedt t.a.v. het management van allerlei processen, gekoppeld aan de realtime-input technologie van Payhawk, helpt zelfs individuele teams en personen om hun uitgaven beter te volgen. Het helpt afwijkingen direct te herkennen zodat snel beslissingen kunnen worden genomen. Dankzij realtime budgetbewaking en uitgavencontrole, kan men nog proactiever omgaan met de financiën.

Compliance verzekerd, audit-proof

Dankzij geïntegreerde oplossingen zoals de boekhoudkundige integratie van geautomatiseerd uitgavenbeheer van Payhawk met Visma Net, worden alle financiële gegevens gecentraliseerd in één systeem. Dubbele data-entry behoort tot het verleden! Dit voorkomt dat gegevens verloren gaan of dat ze op verschillende plaatsen worden opgeslagen. Dat bevordert de compliance sterk. Elke wijziging in de gegevens wordt bovendien automatisch geregistreerd, waardoor er een duidelijk en traceerbaar spoor ontstaat van alle activiteiten. De oorzaak van eventuele afwijkingen - deze worden als gevolg van geautomatiseerde data entry sowieso tot een minimum beperkt - kunnen gemakkelijk worden getraceerd t.b.v. audits. Dat voorkomt fouten, boetes en reputatieschade.

Tijdbesparing en lagere kosten

Handmatig uitgavenbeheer in een groeiende organisatie kan zich ontwikkelen tot een flinke en risicovolle kostenpost, omdat er steeds meer personeel en tijd nodig zijn. Automatische boeking van transacties die in Payhawk worden geregistreerd, worden echter vanzelf gesynchroniseerd met Visma Net a.g.v. de integratie. Dat elimineert de noodzaak voor handmatige invoer door personeel en voor tijdrovende foutcorrecties achteraf. Medewerkers en financiële teams besteden zo minder tijd aan vervelende administratieve taken en meer tijd aan strategische activiteiten die verder bijdragen aan de groei.

Tegelijkertijd verkorten geautomatiseerde workflows voor goedkeuringen binnen Payhawk de verwerkingstijd van uitgaven aanzienlijk, waardoor medewerkers en processen veel flexibeler worden.

Beter cashflowbeheer

De combinatie die tot stand komt tussen Payhawk i.c.m. Visma Net integratie, zorgt ervoor dat bedrijven via realtime data beter en directer inzicht in hun cashflow en uitgaven krijgen. Dit maakt het gemakkelijker om de uitgavenstroom te beheersen, besparingen te spotten en weloverwogen financiële beslissingen te nemen o.b.v. betere voorspellingen. Bedrijven die dit realtime inzicht niet hebben, kunnen in de problemen komen met hun cashflowbeheer. Dat kan leiden tot onvoorziene liquiditeitstekorten of overschrijdingen van betaaltermijnen. Dergelijke gebeurtenissen schaden de bedrijfsvoering en reputatie en verstoren de groeiplannen.

Betere werknemerservaring

Werknemers profiteren via de boekhoudkundige integratie met de financiële software van Visma Net van eenvoudigere processen voor het indienen en goedkeuren van hun onkosten, van snellere terugbetalingen en van meer transparantie. De administratieve last – daar zit niemand op te wachten - wordt aanzienlijk beperkt. Deze verbeterde werknemerservaring verhoogt de tevredenheid van het personeel. Bovendien is bewezen dat het zorgt voor betere naleving van het opgestelde beleid voor onkostenvergoedingen.

Betere inzichten voor het nemen van strategische beslissingen

Payhawk biedt zeer gedetailleerde uitgavenanalyses gericht op geautomatiseerd uitgavenbeheer. De integratie met de financiële software van Visma Net biedt vervolgens een nog veel bredere range aan financiële rapporten die het Visma-systeem kan genereren. Op die manier kan men top-down analyses verrichten en in- en uitzoomen tot op ieder gewenst (detail)niveau. De integratie van beide tools biedt real-time inzichten in de gehele organisatie met up-to-date informatie en vergaande analytische mogelijkheden zoals:

• Correlatiestudies;
• Voorspellende analyses;
• Customizable dashboards.

De data-gedreven beslissingen die deze oplossingscombinatie biedt, waarborgt dat strategische beslissingen worden genomen op basis van feiten en cijfers in plaats van enkel op intuïtie.

Faciliteren van schaalvergroting

Handmatige processen in het kader van onkosten en boekhouding kunnen bij toename van de bedrijfsomvang zoals gezegd een bottleneck worden. De vertraging die dit oplevert belemmert bedrijfsgroei. Zonder integratie kan een organisatie moeite ervaren om efficiënt en effectief in te spelen op nieuwe klantbehoeften of grotere vraagvolumes. Dat belemmert de groei en de concurrentiepositie. De integratie van Payhawk en Visma Net faciliteert deze groei juist.

Het implementatie- en integratieproces stap voor stap uitgelegd

De integratie van de financiële software van Visma Net met Payhawk, betreft een partner-built integratie. Dat betekent dat Visma Net zijn platform al geschikt heeft gemaakt op basis van Payhawk Developer API's. Dergelijke partners worden speciaal door Payhawk geselecteerd op basis van hoge standaarden. Dat betekent dat zij, net als Payhawk zelf, vergaande ondersteuning bieden bij implementatie en integratie t.b.v. hun software.

In de basis vergt het implementatie- en integratieproces 2 belangrijke stappen:

Stap 1: implementatie van Visma en Payhawk separaat

Hoewel Visma Net en Payhawk naadloos kunnen samenwerken door een optimale integratie, zijn het twee verschillende softwareoplossingen met elk hun eigen implementatieprocessen. Beide organisaties bieden daarbij intensieve ondersteuning. Voor de implementatie van Payhawk betreft dat de volgende stappen:

• Het plannen van een technische kick-off onder leiding van Payhawk, om alle accountinstellingen te bekijken en te analyseren, alsmede de bestaande boekhouding en financiën en de grootboek-rekeningstructuur.
• Op basis daarvan stellen de Payhawk-consultants een advies op t.a.v. het inrichten van alle gebruikersinstellingen, waaronder het kaartbeleid, goedkeuringsworkflows en de organisatiestructuur.
• Dit plan presenteren we tegelijkertijd met een demonstratie van de productmogelijkheden. Daarmee helpen we klanten om het product optimaal te kunnen gebruiken en de voordelen, ook van ons voorstel, goed te begrijpen.
• Op basis van de klantfeedback feedback testen we de instellingen of werken we ze bij. De daadwerkelijke setup wordt dus tijdens het adviesgesprek uitgevoerd, waarna de klant direct zelf kan beginnen met testen.

Stap 2: Doorvoeren van integraties

Wanneer een klant gebruik maakt van andere softwaretools, dan vormt de inventarisatie daarvan en integratie daarmee een apart onderdeel. Het opzetten van de boekhouding en financiën en de grootboek-rekeningstructuur verricht Payhawk dan zodanig, dat dit optimaal aansluit op alle relevante integraties, inclusief nagenoeg ieder denkbaar ERP systeem.

Is er sprake van native integratie met bestaande ERP-systemen voor boekhoudkundige informatie? In dat geval zal Payhawk dit ERP-systeem koppelen zodat alle bestaande boekhoudcategorieën, aangepaste velden en waarden, btw-tarieven en leveranciers rechtstreeks vanuit het ERP gesynchroniseerd worden.

Voor wat betreft de integratie met Visma Net is dit vanwege de bestaande koppeling uiterst eenvoudig, net als in het geval van andere partner-built integraties. Het kost niet meer dan een half uur om de technische integratie tussen beide platforms in te stellen. Solution Partners zoals Visma Net bieden ondersteuning, begeleiding en gedetailleerde instructies voor het instellen van de configuratie om een soepele ervaring te kunnen garanderen.

Kies voor optimale groeifacilitering met Visma en Payhawk

Maakt jouw organisatie al gebruik van Visma Net en wil je dat nu optimaal gaan combineren met de voordelen die de software voor geautomatiseerd uitgavenbeheer van Payhawk biedt? Is het net andersom of ben je voornemens om beide oplossingen te gaan implementeren?

Visma Net integratie met Payhawk leidt tot een uniek partnerschap dat je optimaal laat profiteren van de voordelen van beide oplossingen. Leg contact met Visma of Payhawk waarna je snel en effectief door het totale proces van implementatie en integratie wordt begeleid.