Gastos de tarjetas de crédito de empresa: Por qué y cómo mantener registros detallados

Es evidente que las tarjetas de crédito para empresas facilitan la gestión del flujo de caja de una compañía, pero también pueden resultar muy útiles con fines fiscales y para la realización de auditorías.

Como ya sabrás, dedicar el tiempo necesario a detallar cada compra realizada con una tarjeta de crédito de empresa es fundamental, incluso aunque haya que dedicarle mucho tiempo. Y es habitual que, cuando se lleva a cabo esta tarea manualmente, el proceso para cumplimentar papeles para una factura comercial se prolongue hasta 20 minutos.

La buena noticia es que, con ayuda de un programa de tarjetas de crédito de empresa, es posible reducir este tiempo incluso a segundos.

Si tienes catalogados todos tus gastos al finalizar el año, te resultará mucho más sencillo pagar los impuestos correspondientes. Además, esto facilita y optimiza enormemente la solicitud de devoluciones de IVA.

El IVA es una razón importante para mantener registros detallados a la hora de utilizar una tarjeta de crédito de empresa. Si has recopilado, guardado y compartimentado correctamente los gastos, las solicitudes de devolución de IVA son pan comido.

Como el director financiero de MDM Props explica:

*«Antes de Payhawk, si se perdían recibos de tarjetas de crédito, no se podían presentar las solicitudes de devolución de IVA correspondientes. Con unas facturas de IVA trimestrales de hasta 240.000 £, esta cifra es muy importante. Ahora con Payhawk, nuestros titulares de tarjetas suben los recibos en cuestión de segundos y ahorran miles de libras al negocio». *

Así que, la próxima vez que pienses dejar de registrar una compra realizada con tu tarjeta de crédito de empresa, considéralo dos veces. El mantenimiento de registros detallados puede parecer una tarea tediosa, pero merece la pena a largo plazo.

Ventajas de guardar registros detallados de los gastos de las tarjetas de crédito de empresa

El mantenimiento de un registro preciso del gasto del negocio no solo elimina cualquier posible confusión, sino que también puede facilitar que no se gaste excesivamente ya que los directores del negocio pueden comprobar rápidamente el gasto con sus presupuestos e identificar los gastos que hay que revisar o eliminar.

Una buena solución de tarjetas de crédito proporciona muchos métodos para simplificar este proceso y te permite:

• Gestionar eficazmente los gastos de los empleados con flujos de aprobación automáticos, políticas de gasto personalizadas (divididas por departamento/país o por empleado) y bloqueo automático de tarjetas. Al elegir un buen programa y aprovechar debidamente estas funcionalidades, podrás asegurarte de que tu equipo no gaste excesivamente los fondos corporativos
• Consigue un mayor control y visibilidad del gasto con una visión completa de todas las transacciones de la empresa gracias al software de gestión de gastos y las integraciones contables
• Permanece informado sobre los gastos realizados con recordatorios automáticos para que los empleados remitan sus recibos y puedan ser revisados.
• Dispón fácilmente de los fondos necesarios en tus cuentas corporativas con comprobaciones de saldo en tiempo real y recargas para todas las tarjetas de crédito de empresa de tu compañía
• Optimiza tu contabilidad con integraciones nativas con el software ERP y contable de tu empresa. Despídete de las transferencias de datos engorrosas y de la falta de información sobre gastos

Estas y muchas otras funcionalidades de gestión de las tarjetas de crédito de empresa te garantizan un control sólido del uso de las tarjetas de crédito de empresa y permite a los contables llevar a cabo tres tareas importantes:

1. Planificar mejor las futuras inversiones
2. Controlar los hábitos de gasto de los empleados
3. Determinar los tipos de compras que son más esenciales para el éxito de la empresa

Unas tarjetas de crédito para empresas adecuadas y una gestión de gastos unificada proporcionan numerosas ventajas y, por tanto, deben formar parte integral de cualquier estrategia de negocio. El mantenimiento de cuentas detalladas de todos los gastos de las tarjetas de crédito corporativas puede resultar difícil y el software de gestión de gastos de empresa puede ayudarte a simplificar esta tarea.

Cómo ahorrar tiempo y evitar el control y gestión manuales de los gastos de las tarjetas de empresa

Por supuesto, si no se controlan y gestionan de forma adecuada, los gastos de las tarjetas de crédito pueden plantear muchos riesgos a la salud financiera de tu organización.

Por desgracia, en ocasiones los empleados utilizan las tarjetas de crédito corporativas de manera inadecuada para hacer compras personales. Y, si no se ha implementado un sistema adecuado de gestión de tarjetas de crédito, puede resultar sumamente fácil que algo vaya mal.
Para que no pueda producirse el escenario descrito previamente, hay que contar con un software de gestión de gastos de empresa que te ayude a realizar una pista de auditoría de todas las compras de la compañía.

Por esta razón, si decides utilizar una solución de tarjetas de crédito corporativas segura, podrás unificar las finanzas de tu negocio y ahorrar tiempo y dinero, evitando el control manual de los gastos. Un software adecuado de gestión de gastos empresariales también te permitirá asignar tarjetas de crédito corporativas a empleados específicos, controlar las actividades relacionadas con los gastos y las transacciones de datos, y fomentar la implementación de políticas que garanticen que todos los gastos corporativos se gestionan y contabilizan correctamente.

Cómo lograr transparencia y responsabilidad en el gasto de los empleados

El software de gestión de gastos proporciona a las organizaciones mayor transparencia y control del gasto de los empleados y para los negocios es vital que puedan garantizar una adopción sin problemas de las políticas de gastos de empresa. Tu organización puede crear una cultura de responsabilidad financiera mediante la implementación de un sistema de control de gastos.

Este proceso se simplifica notablemente utilizando un software de gestión de gastos unificado para toda tu organización. Y todo lo que necesitas es:

1. Emitir tarjetas corporativas para toda la empresa para los gastos corporativos (tarjetas virtuales o físicas)
2. Configurar flujos de aprobación personalizados y automáticos para los directores financieros
3. Crear políticas independientes para cada uno de los departamentos de tu empresa
4. Comunicar el cambio a toda la compañía e involucrar a los empleados.

De este modo, los empleados entenderán mejor cómo abordar los gastos de forma responsable y acorde a la política de la empresa.

Además, el software de gestión de gastos puede identificar tendencias históricas relacionadas con el gasto de los empleados, por ejemplo, áreas en las que los equipos superan habitualmente el presupuesto o no se cumplen las fechas límite para los gastos. Armado con estos datos en tiempo real, podrás elaborar planes presupuestarios eficaces y comunicar las previsiones de gastos de forma efectiva a los grupos de interés implicados.

Con esta información, tu organización podrá ajustar las políticas según sea necesario y comunicar actualizaciones a los empleados con el fin de garantizar su cumplimiento.

Separación de gastos personales y de empresa

Tal como hemos mencionado previamente, los gastos personales pueden realizarse erróneamente con las tarjetas de crédito corporativas de los empleados. La clave para evitarlo es garantizar que estén en vigor políticas adecuadas de reembolso a los empleados.

Por ejemplo, digamos que un empleado tiene que comprar suministros de oficina para un proyecto o incurrir en gastos de viaje de trabajo relacionados con un evento laboral. En este caso, debe pagar con la tarjeta de empresa o con una tarjeta personal y esperar un reembolso rápido, ya que el gasto está 100 % relacionado con la empresa.

Por el contrario, si su teléfono no funciona bien y quiere comprar uno nuevo, debería hacerlo con su tarjeta personal, ya que no es un gasto relacionado con la empresa.

Estos casos pueden parecer obvios, pero podrías sorprenderte con el número de gastos personales que pasan desapercibidos en una tarjeta corporativa tradicional emitida por un banco. El uso de un programa más avanzado con límites de gasto bien configurados puede ayudarte a impedir esas situaciones y a que no haya malos entendidos con las políticas de reembolso de tu empresa.

Con un programa de gestión de gastos inteligente como Payhawk, los controles están integrados en las tarjetas. Esto significa que es casi imposible que los empleados gasten en exceso. Desde el bloqueo automático de tarjetas con gasto excesivo hasta la personalización de los límites diarios, las propias tarjetas dificultan que los empleados incumplan las reglas.

Si has elaborado un borrador estelar de los procedimientos internos para la gestión de tus gastos, pero sigues teniendo problemas para poner en vigor estas políticas en tu organización, sopesa solicitar ayuda a profesionales expertos en la gestión de gastos.

Dificultades para documentar y notificar gastos con fines fiscales y de auditoría

Una inadecuada previsión del gasto de empresa puede provocar dificultades a la hora de documentar y notificar gastos con fines fiscales y de auditoría. Sin previsiones de gasto precisas (especialmente con múltiples entidades legales y departamentos), lo que has sugerido que vas a hacer y piensas que vas a pagar puede ser totalmente diferente y crear graves problemas a tu negocio.

Las soluciones de gestión de gastos líderes del mercado, como la nuestra, disponen de una gran variedad de funcionalidades que garantizan el cumplimiento fiscal. Con cierta ayuda tecnológica, puedes mejorar espectacularmente tus previsiones, controlar todos los recibos del negocio, fomentar el gasto de los departamentos conforme a los presupuestos y dejar de preocuparte por una nueva posible auditoría fiscal.

Dificultades para identificar e impedir las actividades fraudulentas

El 36 % de las brechas de confidencialidad de datos de toda la compañía están relacionadas con el phishing.

Con la prevalencia cada vez mayor de la digitalización de las finanzas y la contabilidad, los negocios se enfrentan a un incremento notable del riesgo de sufrir phishing y fraudes.

Desde el reconocimiento de las actividades fraudulentas hasta la garantía de la seguridad de los registros, los negocios deben comprender perfectamente las técnicas de seguridad financiera y de registro.

En realidad, la identificación del fraude plantea un gran desafío, ya que los delincuentes están buscando constantemente nuevos métodos y estrategias para evitar los protocolos de seguridad. Además, la prevención del fraude se basa en gran medida en la implementación de múltiples niveles de protección en los sistemas de registro, así como en la formación sobre protocolos financieros para todos los empleados.

La creación de un entorno seguro, protegido por múltiples capas de seguridad, puede ayudarte a salvaguardar tus actividades financieras. Y llevar esto a cabo con un programa de gestión de gastos que dispone de potentes funcionalidades de seguridad puede ayudarte a dormir tranquilo.

Cómo guardar registros detallados de los gastos de las tarjetas de crédito de empresa: siguientes pasos

Aunque puede resultar difícil controlar todos los gastos de las tarjetas de crédito, los beneficios de mantener unos registros detallados superan con creces las posibles incomodidades asociadas.

Además, si cuentas con un software de gestión de gastos innovador, podrás incrementar la transparencia y el registro del gasto de tus empleados sin tener que esforzarte adicionalmente.

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