Políticas de gastos. Las 11 mejores formas de establecerlas y mantenerlas

¿Qué es una política de gastos?

Una política de gastos es un conjunto de directrices y normas que rigen la forma en que los empleados pueden gastar el dinero de la empresa. Vamos a explorar algunas de las mejores prácticas para configurar una política de gastos eficaz para tu empresa.

1. Establece el propósito de la política de gastos

Antes de establecer la configuración de la política de gastos, es esencial determinar por qué vas a crearla. ¿Buscas reducir gastos, mejorar el cumplimiento de la normativa corporativa u orientar a los empleados sobre cómo gastar el dinero de la empresa?

Una vez identificado el propósito, lo ideal es adaptar la política de gastos concreta para satisfacer esas necesidades específicas.

Por ejemplo, si está intentando reducir gastos, podrías aplicar normas más estrictas sobre los desembolsos permitidos, introducir unos límites diarios más bajos y exigir la aprobación previa de todos los gastos.

2. Define los gastos que pueden ser reembolsados

Uno de los aspectos más importantes al configurar la política de gastos es definir qué gastos pueden ser reembolsados.

Estos gastos pueden variar en función del tipo de negocio que tengas.

Por ejemplo, un comercial puede reclamar gastos de viaje, comidas y representación. Si ponemos de ejemplo otro perfil laboral, un administrativo por ejemplo, probablemente solo podrá reclamar gastos de formación y material de oficina.

Es muy importante definir claramente los gastos susceptibles de ser reembolsados y dar ejemplos para evitar confusiones.

3. Establece ejemplos de gastos no reembolsables

Da ejemplos de gastos que no son reembolsables y asegúrate de que tus empleados entienden el razonamiento.

De esta forma te aseguras de que todo tu equipo entiende qué desembolsos no están permitidos y se evitan confusiones y malas interpretaciones.

Este simple paso, te ayudará a tener una política de gastos más práctica, clara y efectiva.

4. Establece límites de gasto

Otro aspecto importante de una política de gastos eficaz es establecer límites de gasto claros. Así ayudarás a controlar los costes y evitarás que los empleados gasten más de la cuenta.

Puedes establecer límites para determinadas categorías de gastos o fijar uno total para cada empleado.

También es importante tener en cuenta la ubicación de este, si tienes una empresa con presencia en distintas comunidades o países, ya que los gastos pueden variar según el país o la comunidad autónoma. Por ejemplo, una comida en París será bastante más cara que en Valencia. Y, dentro de nuestro país, hay una gran diferencia entre Galicia y Las Palmas.

5. Define procesos de aprobación

Es esencial establecer procesos de aprobación para garantizar el cumplimiento de la política de gastos.
Algunos movimientos susceptibles de estar bajo un proceso de aprobación previo podrían ser desembolsos como viajes o grandes gastos.

También puedes determinar una jerarquía de aprobación, con diferentes niveles de gestión necesarios para aprobar diferentes tipos de gastos.

Este proceso de aprobación puede ayudarte a garantizar que todos los desembolsos son necesarios y se ajustan al presupuesto.

6. Exige recibos y documentación que soporte los gastos

Los recibos y la documentación son vitales para garantizar que los gastos son legítimos y deberían ser un innegociable en la configuración de tu política de gastos.

Estos documentos incluyen recibos de comidas, viajes y otros, así como información sobre la finalidad del gasto que pueda vincularse a un proyecto, objetivo o iniciativa. Esto ayudará a evitar gastos fraudulentos y a garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal.

Recopilar y clasificar recibos y gastos es muy sencillo para las empresas que utilizan Payhawk como software de gestión de gastos. El registro manual, la recopilación en papel y los recibos perdidos son historia: únicamente tienen que hacer una foto del recibo y subirla al programa.

Reunir los recibos de gastos no sólo es crucial para evitar el fraude, sino que también es una importante palanca de ahorro, ya que puede repercutir en futuras reclamaciones de IVA. Gracias a este control, las empresas pueden reclamar el IVA de forma más eficaz y evitar perder oportunidades de reclamación recopilando, digitalizando y clasificando correctamente los recibos.

Tomemos como ejemplo a la empresa automovilística alemana ATU.

Antes de digitalizar la gestión de gastos con Payhawk, los directores de sus sucursales compraban piezas en efectivo y clasificaban los gastos comerciales como "otros".

Como resultado, ATU no podía recuperar el 19% del importe de la compra como devolución del IVA. Tras pasarse a Payhawk, ahorraron más de 2 millones de euros en un solo año, gracias a la correcta recogida y categorización de los recibos que respaldaban sus gastos empresariales.

7. Proporciona directrices claras

Es importante proporcionar directrices claras para garantizar que todos los empleados entienden la política de gastos.
Estas directrices pueden incluir ejemplos de gastos reembolsables, la explicación del proceso de aprobación y las consecuencias en caso de incumplimiento. También puedes dar pequeñas formaciones a los empleados para asegurarte de que comprenden la política y sus responsabilidades.

Lo ideal sería utilizar una solución que te permita incorporar la política de gastos en la herramienta que utilizan tus empleados para los desembolsos. Con Payhawk, si tus empleados utilizan tarjetas corporativas conectadas a la aplicación, por ejemplo, los límites de gasto, las aprobaciones, las dietas, etc., ya están integrados en la herramienta, con los parámetros específicos establecidos a medida por tu empresa.

8. Mantente atento al cumplimiento de la normativa fiscal

En el entorno empresarial global actual, es más importante que nunca que las empresas se aseguren de que sus políticas de gastos comerciales cumplen la normativa local.

El incumplimiento puede dar lugar a sanciones legales, daños a la reputación y una mayor exposición al riesgo, lo que puede afectar significativamente al éxito de la empresa.

9. Utiliza el lenguaje de tus empleados

Asegúrate de que tu política de gastos está redactada de forma que tus empleados la entiendan.

Añade un glosario con todos los términos y abreviaturas que utilices. Es más probable que los empleados que entienden la política la sigan correctamente y eviten cometer errores.

10. Supervisa y haz cumplir la política

Por último, es esencial controlar y hacer cumplir la política de gastos.

Esto puede incluir auditorías periódicas de los informes de gastos y la supervisión de cómo los empleados gastan el dinero de la empresa.

También es esencial aplicar consecuencias en caso de incumplimiento, como medidas disciplinarias, la congelación automática de las cuentas de gastos o el rechazo del reembolso de gastos.

11. Utiliza una solución de gestión de gastos

Un programa de gestión de gastos es vital para cualquier empresa que desee establecer y mantener una política de gastos sólida.
Ayuda a garantizar el cumplimiento de la política corporativa y la legislación local, promueve prácticas de gasto prudentes y proporciona información detallada sobre los patrones de gasto.

En Payhawk, ofrecemos una solución completa de gestión de gastos, que incluye políticas incorporadas, límites, bloqueos, flujos de trabajo de aprobación y mucho más.

Asegúrate de tener más información sobre el control de gastos con políticas y controles personalizables.

Puntos clave

Una política de gastos eficaz es esencial para cualquier empresa que desee controlar los costes, mejorar el cumplimiento de la normativa corporativa y fiscal y utilizar correctamente el dinero de la empresa.

Definiendo los gastos reembolsables, fijando límites de gasto, estableciendo procesos de aprobación, exigiendo recibos y documentación, proporcionando directrices claras y supervisando y aplicando la normativa de la empresa, puedes crear una política que satisfaga las necesidades específicas de tu negocio.

Recuerda que una política de gastos no es inamovible y que debes revisarla periódicamente para asegurarte de que sigue siendo pertinente y eficaz.

Con una política de gastos bien elaborada, tu empresa puede ahorrar dinero y funcionar de forma más eficiente. Descubre cómo puede ayudarte la plataforma de gestión de gastos de Payhawk.