11 tips voor een effectief kostenbeleid

Een kostenbeleid is een reeks regels die bepalen hoe medewerkers bedrijfsgeld kunnen uitgeven. In dit artikel bespreken we hoe je op een effectieve manier zo'n kostenbeleid kunt opstellen en naleven.

1. Bepaal het doel van het kostenbeleid

Voordat je een kostenbeleid opstelt, is het belangrijk om eerst het doel ervan te bepalen. Wil je je uitgaven verminderen, de naleving van de regelgeving verbeteren of werknemers een leidraad geven voor het uitgeven van bedrijfsgeld? Zodra je het doel helder voor ogen hebt, kun je het beleid daarop afstemmen. Als je bijvoorbeeld je uitgaven wilt beperken, kun je strengere regels invoeren over welke uitgaven wel en niet zijn toegestaan, daglimieten instellen en verplichte goedkeuring vooraf eisen voor alle uitgaven.

2. Bepaal welke uitgaven vergoed worden

Een van de belangrijkste aspecten van een kostenbeleid is bepalen welke uitgaven worden vergoed. Dit hangt af van je bedrijf en de functie van de medewerker. Een verkoopmedewerker kan bijvoorbeeld reis-, maaltijd- en representatiekosten declareren. Maar een medewerker die op kantoor werkt, kan alleen uitgaven voor kantoorbenodigdheden en opleidingen declareren. Om duidelijkheid te scheppen, is het belangrijk om precies aan te geven welke uitgaven zijn toegestaan en voorbeelden te geven.

3. Geef voorbeelden van niet-vergoedbare uitgaven

Geef voorbeelden van niet-vergoedbare kosten en leg uit waarom ze niet kunnen worden gedeclareerd. Voorbeelden van niet-vergoedbare kosten zijn essentieel voor elk onkostenbeleid. Op die manier help je werknemers te begrijpen welke uitgaven niet zijn toegestaan om verwarring en misverstanden te voorkomen.

4. Stel uitgavenlimieten in

Nog een belangrijk aspect van een effectief kostenbeleid zijn uitgavenlimieten om de kosten in de hand te houden en te voorkomen dat werknemers te veel uitgeven. Je kunt limieten instellen voor specifieke uitgavencategorieën, of een uitgavenlimiet per werknemer. Houd ook rekening met de locatie van de medewerker, omdat de kosten flink kunnen verschillen. Een maaltijd kost natuurlijk veel meer in New York dan in Bulgarije.

5. Zorg voor goedkeuringsprocessen

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat het kostenbeleid wordt nageleefd aan de hand van goedkeuringsprocessen. Tijdens zo'n proces kan vooraf goedkeuring worden gegeven voor bepaalde uitgaven, zoals reizen of grote aankopen. Je kunt ook een goedkeuringshiërarchie bepalen, waarbij verschillende soorten uitgaven moeten worden goedgekeurd door meerdere managementlagen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alle uitgaven die worden gedaan echt noodzakelijk zijn en binnen het budget passen.

6. Vraag om bonnetjes en andere documenten

Met de juiste bonnetjes en andere documenten kun je er zeker van zijn dat alle uitgaven geoorloofd zijn. Deze documenten, zoals bonnetjes voor maaltijden, reizen en andere onkosten, bieden ook informatie over het doel van een uitgave, zodat ze gekoppeld kunnen worden aan een project, doel of initiatief. Dit helpt om fraude te voorkomen en om te voldoen aan de belastingregels.

Met de uitgavenbeheersoftware van Payhawk wordt het verzamelen en categoriseren van bonnetjes en uitgaven een fluitje van een cent. Geen gedoe meer met lange onkostendeclaraties of stapels papieren bonnetjes. Je hoeft alleen maar een foto van het bonnetje of de factuur te maken en te uploaden.

Bonnetjes zijn niet alleen belangrijk om fraude te voorkomen, maar kunnen ook kostenbesparingen opleveren, omdat de btw kan worden teruggevraagd. Laat geen btw meer liggen door bonnetjes op de juiste manier te verzamelen, digitaliseren en categoriseren.

Laten we eens kijken naar het succesverhaal van het Duitse autobedrijf ATU. Voordat ze hun kostenbeheer met Payhawk hadden gedigitaliseerd, betaalden de vestigingsmanagers met contant geld voor onderdelen, wat vervolgens werd gecategoriseerd als 'overige uitgaven'. Hierdoor kon ATU geen btw terugvorderen, wat neerkwam op 19% van het aankoopbedrag. Maar nadat ze waren overgestapt op Payhawk, bespaarden ze maar liefst € 2 miljoen in één jaar tijd, alleen maar omdat ze de bonnetjes nu op de juiste manier konden verzamelen en categoriseren.

7. Geef duidelijke richtlijnen

Het is belangrijk om duidelijke richtlijnen te geven zodat werknemers het kostenbeleid goed begrijpen. In deze richtlijnen kun je voorbeelden van vergoedbare uitgaven geven, het goedkeuringsproces uitleggen en aangeven wat de gevolgen zijn als werknemers deze regels niet naleven. Om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van het beleid en hun verantwoordelijkheden, kun je ook een training geven.

Het beste gebruik je een oplossing waarmee je het kostenbeleid kunt integreren in de tool die werknemers gebruiken om uitgaven te doen. Als werknemers bijvoorbeeld gebruikmaken van zakelijke betaalkaarten die verbonden zijn met de app van Payhawk, zijn alle limieten, goedkeuringen, dagvergoedingen, enz. al in de tool verwerkt, met specifieke parameters voor jouw bedrijf.

8. Controleer of de regelgeving wordt nageleefd

In de moderne internationale zakenwereld is het belangrijker dan ooit om het kostenbeleid in overeenstemming te brengen met de lokale regelgeving. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot juridische sancties, reputatieschade en een grotere blootstelling aan risico's. Dit alles kan een aanzienlijke impact hebben op het succes van je bedrijf.

9. Gebruik de taal van je werknemers

Schrijf het kostenbeleid zo dat het voor werknemers duidelijk is. Geef een verklarende woordenlijst met alle gebruikte termen en afkortingen. Als werknemers het beleid begrijpen, zullen ze het beter opvolgen en minder fouten maken.

10. Bewaak en handhaaf het beleid

Het essentieel om het kostenbeleid goed in de gaten te houden. Controleer bijvoorbeeld onkostendeclaraties regelmatig en monitor de uitgaven van werknemers. Het is ook belangrijk om consequenties te verbinden aan het niet naleven van het beleid, zoals disciplinaire maatregelen, het automatische blokkeren van betaalkaarten of het niet vergoeden van de onkosten.

11. Gebruik een uitgavenbeheeroplossing

Een programma voor uitgavenbeheer is van vitaal belang voor elk bedrijf dat een sterk kostenbeleid wil opzetten en handhaven. Dit kan helpen om het bedrijfsbeleid en de lokale regelgeving na te leven, verstandige uitgaven te bevorderen en inzichten te bieden over uitgavenpatronen.

Payhawk biedt een complete oplossing voor uitgavenbeheer, met ingebouwde beleidsregels, limieten, blokkeringen, goedkeuringsworkflows en meer. Lees meer over hoe je uitgaven in de hand houdt met beleidsregels en aanpasbare controles.

Belangrijkste conclusies

Een effectief kostenbeleid is essentieel voor elk bedrijf dat zijn kosten in de hand wil houden, de naleving wil verbeteren en wil zorgen dat bedrijfsgeld op de juiste manier wordt gebruikt. Door vergoedbare uitgaven te bepalen, uitgavenlimieten in te stellen, goedkeuringsprocessen op te zetten, bonnetjes en andere documenten te vereisen, duidelijke richtlijnen op te stellen en het beleid te bewaken en handhaven, krijg je een beleid dat voldoet aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf.

Onthoud: een kostenbeleid staat niet voor altijd vast. Controleer het beleid regelmatig om te zien of het nog steeds relevant en effectief is. Met een goed opgesteld kostenbeleid kan je bedrijf kostenbesparingen realiseren en efficiënter werken. Ontdek hoe het platform voor uitgavenbeheer van Payhawk daarbij helpt.