Uitgaven zakelijke creditcard: Waarom en hoe je een gedetailleerde administratie bijhoudt

Zakelijke creditcards met cashflowbeheer dragen bij binnen een bedrijf, maar ze kunnen ook helpen bij audits en belastingzaken.

Zoals je waarschijnlijk weet, is het cruciaal om de tijd te nemen om elke aankoop met een zakelijke creditcard te specificeren, ook al kost het veel tijd. En meestal, als het handmatig wordt gedaan, kost het invullen van papierwerk voor een zakelijke factuur 20 minuten om te voltooien.

Het goede nieuws is dat je dit proces met behulp van een zakelijke creditcardoplossing kunt terugbrengen tot slechts enkele seconden.

Als je aan het einde van het jaar al je uitgaven op een rijtje hebt, wordt het betalen van je belastingen een stuk eenvoudiger. Daarnaast maakt het voor bedrijven in Nederland het terugvorderen van btw eenvoudiger en nauwkeuriger.

Btw is een belangrijke reden om een nauwkeurige administratie bij te houden als je een zakelijke creditcard gebruikt. Als je uitgaven correct hebt vastgelegd, opgeslagen en hebt ingedeeld, is het terugvorderen van btw een fluitje van een cent.

Zoals de financieel manager bij MDM Props het uitlegt: "Vóór Payhawk betekende het ontbreken van creditcardbonnen dat er geen btw werd teruggevorderd. Met driemaandelijkse btw-rekeningen die kunnen oplopen tot €240K, is dat enorm. Nu, met Payhawk, uploaden onze kaarthouders bonnetjes in seconden en besparen ze het bedrijf duizenden euro's."

Dus als je er de volgende keer aan denkt om een aankoop met je zakelijke creditcard niet te registreren, denk dan nog eens na. Het bijhouden van een gedetailleerde administratie lijkt misschien vervelend, maar op de lange termijn is het de moeite waard.

De voordelen van het bijhouden van een gedetailleerde administratie voor zakelijke creditcarduitgaven

Het nauwkeurig bijhouden van bedrijfsuitgaven voorkomt niet alleen verwarring, maar kan ook overbesteding helpen voorkomen doordat bedrijfsleiders uitgaven snel kunnen vergelijken met budgetten en uitgaven kunnen identificeren die moeten worden herzien of geschrapt.

Een goede creditcardoplossing voor bedrijven biedt vele manieren om dit proces te vereenvoudigen, zodat je:

● Efficiënt personeelsuitgaven beheren met geautomatiseerde goedkeuringsworkflows, aangepast uitgavenbeleid (opgesplitst per afdeling/land of per medewerker) en functies voor automatische kaartblokkering. Door een goede oplossing te kiezen en deze functies op de juiste manier in te zetten, kun je ervoor zorgen dat je team niet te veel geld uitgeeft aan bedrijfsfondsen
● Bereik betere uitgavencontrole & inzicht met een volledig overzicht van alle bedrijfstransacties dankzij software voor uitgavenbeheer en boekhoudintegraties
● Blijf op de hoogte van gemaakte kosten met automatische herinneringen voor medewerkers die hun bonnetjes ter controle indienen.
● Financier je bedrijfsrekening eenvoudig met realtime saldocontroles en opwaarderingen voor alle zakelijke creditcards
● Gestroomlijnde boekhouding met directe integratie met de boekhoud- en ERP-software van je bedrijf. Geen onhandige gegevensoverdracht en ontbrekende onkosteninformatie meer.

Deze en vele andere functies voor het beheer van zakelijke creditcards zorgen ervoor dat je het gebruik van zakelijke creditcards consistent kunt bijhouden, waardoor accountants drie zeer belangrijke dingen kunnen doen:

1. Beter plannen voor toekomstige investeringen
2. Uitgavengewoonten van medewerkers controleren
3. Bepalen welke soorten aankopen het meest essentieel zijn voor het succes van hun activiteiten

Een goed beheer van zakelijke creditcards en uitgaven brengt veel voordelen met zich mee en zou daarom een integraal onderdeel moeten zijn van elke bedrijfsstrategie. Het is misschien moeilijk om een gedetailleerde boekhouding bij te houden van alle zakelijke creditcarduitgaven, maar met software voor uitgavenbeheer kan het allemaal een stuk gemakkelijker worden.

Hoe je tijd kunt besparen en het handmatig bijhouden en beheren van zakelijke creditcarduitgaven kunt vermijden

Natuurlijk kunnen zakelijke creditcarduitgaven riskant zijn voor de financiële gezondheid van je organisatie als ze niet goed worden bijgehouden en beheerd.

Helaas worden zakelijke creditcards soms misbruikt voor persoonlijke aankopen door medewerkers. En zonder een goed systeem voor creditcardbeheer kan het maar al te gemakkelijk misgaan.
Om het bovenstaande scenario te voorkomen, moet je software voor zakelijk uitgavenbeheer gebruiken om je te helpen een auditspoor van alle bedrijfsaankopen bij te houden.

Daarom kan het kiezen voor een zakelijk creditcardoplossing die voldoet aan de veiligheidsnormen je helpen om de bedrijfsfinanciën te harmoniseren en zo tijd en geld te besparen door handmatig bijhouden te voorkomen. De juiste software voor uitgavenbeheer laat je ook betaalkaarten toewijzen aan specifieke medewerkers, uitgavenactiviteiten en gegevenstransacties monitoren en beleid afdwingen om ervoor te zorgen dat elke bedrijfsuitgave goed wordt beheerd en verantwoord.

Hoe krijg je transparantie en verantwoording over personeelsuitgaven?

Hoewel software voor uitgavenbeheer organisaties meer transparantie en controle biedt over de uitgaven van werknemers, is het voor bedrijven van vitaal belang om te zorgen voor een soepele toepassing van het bedrijfsuitgavenbeleid. Je organisatie kan een cultuur van financiële verantwoordelijkheid creëren door een onkostentrackingsysteem te implementeren.

Het gebruik van één uitgavenbeheersysteem binnen je organisatie maakt dit proces heel eenvoudig. Dit is alles wat je hoeft te doen:

1. Bedrijfsbrede betaalkaarten uitgeven voor zakelijke uitgaven
2. Aangepaste, geautomatiseerde goedkeuringsstromen instellen voor financiële managers
3. Een apart uitgavenbeleid creëren voor je afdelingen
4. De verandering communiceren in een bedrijfsbrede aankondiging.

Op deze manier zullen medewerkers beter begrijpen hoe ze uitgaven op een conforme en kosteneffectieve manier kunnen benaderen.

Bovendien kan software voor uitgavenbeheer trends identificeren met betrekking tot de uitgaven van medewerkers in de loop van de tijd, zoals gebieden waar teams vaak boven het budget gaan of deadlines voor uitgaven missen. Gewapend met deze realtime gegevens kun je effectieve budgetplannen en uitgavenprognoses doeltreffend communiceren met belanghebbenden.

Met dit inzicht kan je organisatie het beleid waar nodig aanpassen en updates communiceren naar medewerkers om naleving te garanderen.

Persoonlijke en zakelijke uitgaven scheiden

Zoals we al eerder hebben vermeld, kunnen persoonlijke uitgaven soms mislopen en op de zakelijke creditcard van een medewerker terechtkomen. De sleutel om dit te voorkomen is door ervoor te zorgen dat het juiste beleid voor werknemersvergoedingen aanwezig is.

Stel bijvoorbeeld dat een medewerker kantoorbenodigdheden moet kopen voor een project of zakelijke reiskosten moet maken voor een werkgerelateerd evenement. Ze moeten ofwel betalen met hun betaalkaart of betalen met een persoonlijke kaart en verwachten dat ze onmiddellijk worden terugbetaald, aangezien de uitgave 100% bedrijfsgerelateerd is.
Integendeel, als hun telefoon niet goed werkt en ze willen een nieuwe kopen, dan moet die van hun persoonlijke kaart worden afgeschreven.

Tot zover lijkt het misschien voor de hand liggend, maar het zal je verbazen hoeveel persoonlijke uitgaven onopgemerkt blijven op een traditionele betaalkaart. Het gebruik van een meer geavanceerde oplossing met vaste onkostenregels kan je helpen dit te voorkomen en het vergoedingenbeleid voor medewerkers glashelder te maken binnen je organisatie.

Met een slimme oplossing voor kostenbeheer zoals Payhawk zijn de kaartcontroles bovendien ingebouwd, wat betekent dat het voor de medewerker bijna onmogelijk is om te veel uit te geven. Van het automatisch blokkeren van kaarten die te veel uitgeven tot het aanpassen van dagelijkse limieten - de kaarten zelf maken het medewerkers moeilijk om de regels te overtreden.

Als je een uitstekend ontwerp hebt gemaakt van je interne procedures voor uitgavenbeheer, maar je hebt nog steeds moeite om dit beleid in je organisatie te handhaven, overweeg dan om de hulp in te roepen van ervaren professionals op het gebied van uitgavenbeheer.

Moeite met het documenteren en rapporteren van uitgaven voor belasting- en controledoeleinden

Slechte prognosticering van bedrijfsuitgaven kan problemen veroorzaken bij het documenteren en rapporteren van uitgaven voor belasting- en auditdoeleinden. Zonder nauwkeurige uitgavenprognoses (vooral meerdere juridische entiteiten en afdelingen) kan wat je hebt gesuggereerd en denkt te moeten betalen mijlenver uit elkaar liggen en grote problemen opleveren voor je bedrijf.

Toonaangevende oplossingen voor uitgavenbeheer zoals de onze zijn uitgerust met functies die nodig zijn om naleving van de belastingwetgeving te garanderen. Met een beetje hulp van technologie kun je je prognoses drastisch verbeteren, alle bedrijfsontvangsten bijhouden, uitgaven van afdelingen binnen budgetten stimuleren en je nooit meer zorgen maken over een mogelijke belastingcontrole.

Moeilijkheden bij het identificeren en voorkomen van frauduleuze activiteiten

36% van alle bedrijfsbrede datalekken had te maken met phishing.

Met de steeds grotere verspreiding van digitale boekhouding en financiën worden bedrijven steeds vaker geconfronteerd met het ontmoedigende risico van phishing en fraude.

Van het herkennen van frauduleuze activiteiten tot het garanderen dat gegevens veilig zijn, bedrijven moeten een goed begrip hebben van beveiligingstechnieken voor boekhouding en financiën.

In werkelijkheid is het identificeren van fraude een uitdaging omdat criminelen voortdurend nieuwe methoden en strategieën vinden om beveiligingsprotocollen te omzeilen. Bovendien is fraudepreventie sterk afhankelijk van het implementeren van meerdere beschermingsniveaus in boekhoudsystemen en het trainen van alle medewerkers in financiële protocollen.

Het creëren van een veilige omgeving, beschermd door meerdere beveiligingslagen, kan je helpen bij het beveiligen van je financiële activiteiten. En dit doen via een oplossing voor uitgavenbeheer met robuuste beveiligingsfuncties kan je helpen om 's nachts goed te slapen.

Hoe je gedetailleerde gegevens over zakelijke creditcarduitgaven bijhoudt: Je volgende stappen

Hoewel het moeilijk kan zijn om al je creditcarduitgaven bij te houden, wegen de voordelen van een schone, gedetailleerde administratie ruimschoots op tegen de nadelen.

En met een geavanceerde oplossing voor uitgavenbeheer in je arsenaal krijg je zonder extra inspanningen een betere transparantie en verantwoording van de uitgaven van je medewerkers.

Lees meer over het inzetten van slim kostenbeheer in je organisatie om tijd, geld en slapeloze nachten te besparen. Begin vandaag nog, boek een demo.