Stappen in het begrotingsproces: Prioriteiten voor CFO's in 2024

Het nieuwe kalenderjaar brengt onzekerheid en veel onbeantwoorde vragen met zich mee. Wat betekent het nieuwe jaar bijvoorbeeld voor jouw bedrijf? Zal de verkoop stijgen of dalen? Zal de vraag naar je producten of diensten toenemen? Hoe zal de komende recessie de regelgeving van de overheid veranderen die van invloed is op je resultaat?

Het opstellen van een jaarlijks bedrijfsbudget is een van de belangrijkste stappen bij het plannen van het toekomstige succes van je onderneming. Als onderdeel van dit proces wil je kijken naar trends van de voorgaande jaren, zoals omzetgroei en uitgaven, zodat je realistische doelen kunt stellen voor het komende jaar.

Het is ook een goed moment om na te denken over wat er in de wereld om je heen gebeurt. Met name de recente gesprekken over een "dreigende recessie" hebben voor veel onzekerheid gezorgd over hoe die onze bedrijven en ons leven zal beïnvloeden.

Wanneer je uitgavenplannen maakt voor het nieuwe kalenderjaar, is het belangrijk om deze onzekerheid in gedachten te houden wanneer je beslissingen neemt over hoe je je bedrijfsbudgetten plant. Het nieuwe kalenderjaar is een ideaal moment om je uitgavenprioriteiten te herzien, de bedrijfsdoelstellingen opnieuw te evalueren en een budgetplan te ontwikkelen dat je zal helpen die doelstellingen te bereiken terwijl je de controle over je kosten behoudt en de efficiëntie verhoogt.

Maak de balans op van het jaar door de belangrijkste problemen of verbeterpunten te identificeren

Het jaar is bijna voorbij - je hebt het gehaald. Nu is het tijd om de balans op te maken van de afgelopen maanden en te kijken wat werkte en wat niet. Het verleden is een inzichtelijke leermeester, dus kijk terug naar de financiële prestaties van vorig jaar om trends en patronen te ontdekken. Analyseer waarom de zaken ten goede of ten kwade zijn veranderd. Wat kun je anders doen om de prestaties te verbeteren?

• Herzie je strategische plannen. Zorg ervoor dat je de juiste strategieën hebt voor je bedrijf en houd rekening met eventuele veranderingen in de marktomstandigheden of trends in de afgelopen 12 maanden.
• Herzie het budgetteringsproces. Heb je uitgavenbudgetten kunnen vaststellen die in overeenstemming zijn met je strategische plannen? Zijn ze nog relevant? Moeten ze worden aangepast? Hoe kunnen ze worden verbeterd?
• Herzie de compliance doelstellingen. Weet je bijvoorbeeld welke compliance targets er de komende 12 maanden aankomen? Zijn er wijzigingen in de regelgeving die gevolgen zullen hebben voor de bedrijfsvoering?

Verbeter de kwaliteit van de financiële rapportage

De afgelopen decennia zijn er verschillende geruchtmakende bedrijfsschandalen geweest, waarvan je je sommige misschien herinnert van recente nieuwsberichten. En als geheel staan veel CFO's onder druk om de interne controles te verbeteren en nauwkeurigere en transparantere gegevens te verstrekken aan investeerders. Een belangrijke oplossing is het verbeteren van de kwaliteit van de financiële rapporten. Je begrijpt dat het er niet alleen om gaat het goed te doen, maar ook om het bewijs te leveren dat je het goed hebt.

Een praktische manier om dit aan te tonen is door de transparantie van de belangrijkste bedrijfsgegevens te vergroten. Zorg ervoor dat de prestatiecijfers duidelijk worden gecommuniceerd tussen afdelingen en teams, zodat iedereen begrijpt hoe ze bijdragen aan de algemene doelstellingen van het bedrijf. Dit is cruciaal bij de voorbereiding van het komende begrotingsjaar. Op deze manier begrijpen werknemers op elk niveau in het bedrijf hoe succes eruit ziet, en niet alleen de hogere leidinggevenden.

Focus op productiviteit door stroomlijning en automatisering van boekhoudkundige en financiële processen

Een van de grootste zorgen van CFO's is het vinden van manieren om de efficiëntie en productiviteit te verhogen op gebieden waar momenteel handmatige processen plaatsvinden. CFO's erkennen dat automatisering hen zal helpen geld te besparen en de flexibiliteit van de organisatie te vergroten, wat in de toekomst tot een grotere winstgevendheid kan leiden. Door de juiste oplossing voor uitgavenbeheer te kiezen, zoals Payhawk, kun je integreren met andere vitale toepassingen (zoals Exact Online, NetSuite, QuickBooks, enz.). En zal je als CFO of financieel leider helpen de efficiëntie te verhogen en een beter financieel bestuur te krijgen.

Verminder handmatige taken door te investeren in automatiseringssoftware die financieel beheer vereenvoudigt. Een oplossing voor uitgavenbeheer in combinatie met een boekhoudkundig ERP-systeem met business intelligence-mogelijkheden die real-time inzichten in de bedrijfsvoering kunnen bieden. Het moet je een beter inzicht geven in de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) van je bedrijf, zoals cashflow en winstgevendheid.

Als het gaat om het stroomlijnen van de boekhoudprocessen, kan de juiste software je bovendien helpen om handmatige taken te automatiseren, zoals inzicht in abonnementen, onkostenvergoedingen en toegang tot bedrijfsuitgaven, zodat je je kunt richten op meer strategische initiatieven zoals omzetgroei of kostenbesparingen. Een intelligent softwaresysteem zorgt ervoor dat de financiële rapporten foutloos zijn. Dit kan je op de lange termijn zowel tijd als geld besparen.

Controleer hoeveel wordt toegewezen aan elke categorie van de budgetten van je bedrijf
Voor veel KMO's kan budgettering meer een kunst dan een wetenschap zijn. Er zijn zoveel bewegende delen en variabelen dat het moeilijk is om precies te bepalen hoeveel geld er in elke afdeling of categorie zal worden uitgegeven. Dit maakt het moeilijk om nauwkeurig vooruit te plannen en ervoor te zorgen dat je bedrijf zo efficiënt en winstgevend mogelijk blijft werken.

Een manier om het budgetteren gemakkelijker te maken is door gebruik te maken van software om je boekhoudkundige en financiële processen te automatiseren, zoals Payhawk's slimme software voor uitgavenbeheer. Met onze software kun je eenvoudig zakelijke budgetten opstellen voor verschillende afdelingen of categorieën binnen je bedrijf, inclusief boekhoudkundige gegevens van bonnen en facturen. Wij bieden ook Visa business debit en creditcards (creditcards alleen in het VK en de VS) voor werknemers en bedrijfsteams. Met deze kaarten kun je uitgaven bijhouden en de uitgaven van werknemers controleren, terwijl je ze de gemoedsrust geeft dat ze altijd toegang hebben tot fondsen wanneer ze die nodig hebben.

Strategische planning en prognoses

Hoewel we ons in een veel betere positie bevinden dan tijdens de Grote Recessie van 2008, zijn er nog steeds economische onzekerheden. En te midden van gesprekken over een nieuwe recessie is er geen garantie dat alles soepel zal verlopen. Als financieel leider begrijp je dat je in je rol groot moet denken, maar ook wendbaar genoeg moet zijn om de veranderende marktomstandigheden bij te houden. Ook moet je rekening houden met alle andere potentiële risico's (van operationele risico's tot toename van de concurrentie) om ervoor te zorgen dat je genoeg geld in reserve hebt, mochten die zich voordoen.

Het is ook gemakkelijk om in de val te lopen om je te concentreren op het verbeteren van de marges in plaats van op omzetgroei. Hoewel omzetgroei belangrijk is, is het ook belangrijk om de winstgevendheid op peil te houden door de kosten laag te houden en de uitgaven te beheersen via een geautomatiseerde strategische planning.

Implementeer proactieve zero-based budgettering

Zero-based budgeting (ZBB) is een boekhoudmethode die managers verplicht om elk geld dat ze uitgeven te verantwoorden. Het dwingt hen beslissingen te nemen op basis van wat ze nodig hebben, niet op basis van wat ze willen. Met een zero-based budget heb je meer controle over hoe geld wordt uitgegeven, wat leidt tot een beter gebruik van middelen en een efficiëntere bedrijfsvoering.

Zero-based budgeting houdt in dat elke uitgave wordt verantwoord voordat het boekjaar begint. De meeste bedrijven gebruiken dit proces al voor hun planning. Er zijn zelfs bedrijven die managers verplichten elk kwartaal of jaar een bepaald deel van hun budget opnieuw toe te wijzen als de uitgaven niet in overeenstemming zijn met de huidige begrotingsdoelstellingen. Dit wordt afgedwongen om een objectieve manier te bieden om uitgavenbudgetten te evalueren op basis van werkelijke prestaties in plaats van historische projecties of ramingen.

Hoofdpunten

Budgettering kan zowel nuttig als bevredigend zijn wanneer het correct wordt uitgevoerd. Het opstellen van een jaarlijks bedrijfsbudget is een van de belangrijkste stappen bij het plannen van het succes van je bedrijf in het komende jaar. Als onderdeel van dit proces wil je kijken naar trends van de voorgaande jaren, zodat je realistische doelen kunt stellen voor het komende jaar.

Payhawk biedt meer inzicht in je bedrijfsvoering. Met real-time toegang tot gegevens binnen handbereik kun je variabele kosten en bedrijfsuitgaven bijhouden zonder dat je stapels papieren dossiers hoeft door te spitten of informatie handmatig in spreadsheets hoeft in te voeren. Je kunt trends in verkoopresultaten per regio of productcategorie identificeren, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over toekomstige groeimogelijkheden voor het nieuwe jaar.

Kom meer te weten over hoe onze software voor uitgavenbeheer je kan helpen bij het plannen van je bedrijfsbudget voor het nieuwe kalenderjaar, boek een demo.