Der neue Enterpriseplan: Firmenkarten und globales Ausgabenmanagement für multinationale Unternehmen

Der neue Enterpriseplan bietet besondere Vorteile für multinationale Unternehmen, die mit Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Dynamics 365 Finance arbeiten. Er ermöglicht eine effektivere Verwaltung von Ausgaben und Firmenkarten und bietet zusätzliche Kontrollen und Automatisierungen für die Buchhaltung aller Unternehmenseinheiten.

Bei einer Expansion ins Ausland wird die Ausgabenverwaltung zunehmend komplexer, da die Ausgaben in mehreren Ländern anfallen. Unser Team hat erkannt, mit welchen Komplexitäten diese stetige Entwicklung einhergeht, und hat den neuen Enterprise Plan ins Leben gerufen, der eine einzige globale Lösung für Firmenkarten und Spesenmanagement bietet. Außerdem kann dieser nahtlos mit den ERP-Systemen Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder 365 Finance integriert werden, wodurch die maximale Automatisierung der Buchhaltung und eine effektive Verwaltung der Ausgaben in allen Einheiten eines Konzerns gegeben ist.

Kürzlich erhobene Daten zeigen, dass 53 % der Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitenden in Großbritannien, Europa und den USA Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics 365 Finance als ERP-System nutzen.

Bislang konnten erhielten globale Unternehmen, die die oben genannten ERP-Systeme verwenden, keine vollumfängliche Ausgabenverwaltungslösung. Den traditionellen Ausgabenverwaltungslösungen mangelte es an globaler Abdeckung und nativen API-Integrationen mit den ERP-Systemen der Unternehmen.

Mit integrierten Firmenkarten zu mehr Ausgabensicherheit in globalen Unternehmen

Einer der entscheidendsten Vorteile einer integrierten Firmenkarte ist die gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Mit einer intelligenten Firmenkarte können die Mitarbeitenden bequem Zahlungen tätigen, ohne dabei endlose Spesenberichte einreichen zu müssen oder auf die Rückerstattungen zu warten. Diese Zeitersparnis führt zu höherer Produktivität und Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Dank wirksamer proaktiver Kontrollen (z. B. Ausgabenlimits, Beschränkungen für Händlerkategorien und Echtzeitwarnungen) können Sie das Risiko von Betrug, Fehlern und unzulässigen Ausgaben bei Ihren Firmenkarten präventiv verringern.

Darüber hinaus können Finanzteams den automatisierten Zahlungsabgleich nutzen, um Transaktionen schnell und einfach mit Rechnungen zusammenzufügen, wodurch der Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Verwaltung von Ausgaben gesenkt wird. Mit diesem intelligenten Echtzeitabgleich gewährleisten Sie, dass Ihre Finanzdaten korrekt und aktuell sind.

Niedrigere Fremdwährungsgebühren dank globaler Lösung

Bei international tätigen Unternehmen fallen oft hohe Fremdwährungsgebühren an. Darüber hinaus müssen bei Käufen oder Zahlungen in einer Fremdwährung die Wechselkurse sowie etwaige Gebühren mit einberechnet werden.

Wenn ein Unternehmen in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Währungen und Wechselkursen tätig ist, sind die Fremdwährungsgebühren ein besonders problematischer Kostenfaktor. Unsere integrierte Firmenkarte ermöglicht es Ihnen jedoch, bei Fremdwährungsgebühren Geld zu sparen, da Ausgaben und Rechnungszahlungen in der regionalen Währung getätigt werden. Sie können für diese Firmenkarten ein Konto eröffnen und in den jeweiligen Währungen und Ländern ausstellen (auch in den USA mit USD).

Branchenführende Integrationen mit Unternehmens-ERPs für ihre Buchhaltung

Mit nur einem Klick können Sie Ihr ERP-System in sekundenschnelle integrieren und bieten Ihrem Finanzteam ein wirksames Werkzeug, für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Wenn die Kostenberichterstattung, die Rechnungsbearbeitung, der Zahlungsabgleich sowie andere Aufgaben automatisiert werden, können sich Finanzteams auf unternehmenskritische Maßnahmen konzentrieren. Diese Integrationen sorgen auch dafür, dass alle Daten korrekt und aktuell sind, was Ihnen einen transparenten Einblick in die finanzielle Performance Ihres Unternehmens ermöglicht und manuelle Fehlerquellen eliminiert.

Konfigurierbare Integration von MS Dynamics
Unsere nahtlose und unkomplizierte Integration mit MS Dynamics (einschließlich sowohl MS Dynamics Business Central als auch MS Dynamics Finance) gibt Finanzteams die Möglichkeit, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen direkt in Ihrem ERP-System zu verwalten. Mit der Integration wird manuelle Dateneingabe überflüssig, Finanzteams gewinnen transparente Einblicke und können reibungslos zwischen Plattformen wechseln.

Payhawk ist nun ein offizieller Partner von Microsoft und einer der ersten Anbieter von Ausgabenverwaltungslösungen auf dem Marktplatz Microsoft AppSource. Unsere Zusammenarbeit zeigt deutlich unser Engagement, vertrauenswürdige API-Integrationen für die beliebtesten Unternehmens-ERPs anzubieten und die Automatisierung in der Buchhaltung zu maximieren.

Integration von Oracle NetSuite
Auch unsere Integration mit Oracle NetSuite bietet erstklassige Vorteile, darunter die Optimierung und Automatisierung von Abläufen und Ausgaben. Mit dieser Integration sparen Finanzteams bis zu vier Tage pro Monat und haben mehr Zeit für die Steigerung der finanziellen Performance.

„Wir haben fünf Entitäten und ungefähr 300–500 Ausgabenposten pro Monat in unserem Mutterunternehmen. Früher brauchte ich einen ganzen Tag pro Entität, um diese Daten zu prüfen, zu importieren, zu exportieren und ins korrekte Format zu konvertieren. Doch heute, dank der nativen NetSuite-Integration, verbringe ich nur eine Stunde am Tag mit dieser Aufgabe. Das macht einen enormen Unterschied.“ Eduardo Felipez, Management Accountant bei Heroes

Liquiditätsplanung leicht gemacht mit konzernweiten Ausgabenmanagement-Tools

Zusätzlich zum Enterprise Plan gibt es auch neue Funktionen für das Multi-Entity-Management, mit denen Finanzteams Ausgaben und die Liquidität in mehreren Gesellschaften zentral steuern und verwalten können. Ihr Unternehmen ist im Wachstum? Eine der neuen Funktionen ist das gemeinsame Onboarding von Mitarbeitenden aus verschiedenen Gesellschaften in die Plattform.

Zudem zeigt unser Gruppen-Dashboard beim Multi-Entity-Management die Ausgaben in Echtzeit, anstehende Spesen sowie die verfügbaren Mittel an. Sie erhalten einen Überblick über die Ausgaben jeder Einheit und jedes Teams sowie über die Ausgabenbearbeitung in ihrem gesamten globalen Unternehmen – ideal für effiziente Monats- und Jahresabschlüsse.

Das sagt Hristo Borisov, CEO und Mitgründer von Payhawk, zu den neuesten Produkteinführungen: „Mit der Einführung unseres neuen Enterprise Plans werden eine Reihe neuer Funktionen verfügbar, die größeren, weltweit tätigen Unternehmen eine echte Alternative zu herkömmlichen Firmenkarten- und Ausgabenverwaltungssystemen bieten. Ein wichtiger Teil dieses Angebots sind vertrauenswürdige API-Integrationen für die beliebtesten Unternehmens-ERPs, um die Automatisierung in der Buchhaltung zu maximieren. Wir haben außerdem Tools entwickelt, die es Finanzführungskräften erleichtern, einen Überblick über die Ausgaben auf Konzernebene zu erhalten und diese zu verwalten. Das sind etwa neue Dashboards und Einstellungen zu Konzernausgaben und Genehmigungen. So gelingt die laufende Verwaltung von Nutzern auch in großen Maßstäben einfacher.“

Automatisierte Ausgabenverwaltung für globale Teams

Mit dem Aufkommen moderner Ausgabenverwaltungslösungen können Unternehmen, die veraltete ERP- und Ausgabensysteme nutzen, jetzt von einer besseren Ausgabenkontrolle und Automatisierung in der Buchhaltung profitieren. Diese Lösungen sind global einsetzbar, d. h. multinationale Unternehmen können ihre Firmenkarten- und Ausgabenverwaltungslösungen in einer einzigen Plattform zusammenführen. Ebenso bieten sie native API-Integrationen mit den ERP-Systemen der Unternehmen, was eine nahtlose Datenübertragung ermöglicht und keinen manuellen Abgleich erfordert.

Durch diese modernen Ausgabenverwaltungslösungen können Unternehmen ihre Buchhaltung optimieren, Fehler reduzieren und Zeit und Geld sparen. Unternehmen, die mit Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Microsoft Dynamics 365 Finance arbeiten, können nun die Vorteile dieser Lösungen nutzen – somit ist heute der beste Zeitpunkt für eine Investition in intelligente Ausgabenverwaltungstechnologie.

„Mit Payhawk erzielten wir sehr schnell einen ROI. Es war ein echter Glücksgriff, und wir konnten sogar Ressourcen direkt an gewinnbringende Teams umverteilen. Eine unserer Finanzmitarbeiterinnen kann sich nun die Hälfte ihrer Arbeitszeit dem Sales-Bereich widmen.“
Carolina Einarsson, FS, bei Essentia Analytics.

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