CFO Talks: de risico's van persoonlijk gebruik van zakelijke creditcards en moderne oplossingen

Om grip te houden op financiën en compliance, kiezen steeds meer bedrijven voor een moderne aanpak met uitgavenbeheeroplossingen zoals Payhawk. Bekende bedrijven zoals Pathé en Kamera Express laten zien hoe het slimmer kan. Maar waarom is het zo belangrijk om zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden? En wat doe je als een werknemer toch privé-uitgaven met de bedrijfskaart doet?

Bedrijven en zakelijke entiteiten zijn opgericht om winst en een hoog rendement te genereren op het kapitaal dat erin is geïnvesteerd. Dat doen ze door hun beschikbare middelen efficiënt te gebruiken. Dit betekent dat ze moeten uitgeven aan zaken en activiteiten die de meeste waarde toevoegen aan het bedrijf. 500 euro van je zakelijke creditcard uitgeven aan drankjes of een uitgebreid diner met je vrienden voldoet niet aan die criteria.

Het kan tot precies het tegenovergestelde effect leiden. Het gebruik van een zakelijke creditcard voor persoonlijk gebruik kan een nadelig belastingeffect hebben voor je bedrijf. De belastingdienst erkent terecht alleen uitgaven die verband houden met je bedrijfsactiviteiten als fiscaal aftrekbaar. Grote persoonlijke uitgaven in de boeken van het bedrijf kunnen leiden tot belastingcontroles en boetes. Prestatie-KPI's en bedrijfsanalyses zijn afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens in je registratiesystemen. Als je in je boekhoudsysteem uitgaven boekt die niets met je bedrijf te maken hebben, raakt de rapportage in de war. Dit kan je bedrijfsanalyses verstoren en tot verkeerde conclusies leiden. Investeerders en kredietverstrekkers van het bedrijf zijn waarschijnlijk verre van blij als ze zich realiseren dat iemand het geld dat ze in het bedrijf hebben gestoken gebruikt voor persoonlijke voordelen.

Mogelijk gevolgd door juridische stappen tegen het bedrijf en een formeel verzoek om de investering of verstrekte leningen onmiddellijk terug te betalen. In de afspraken rond leningen en investeringen worden daarom vaak convenanten en beperkingen vastgelegd voor het gebruik van bedrijfsgeld.

Waarom persoonlijk gebruik van zakelijke betaalkaarten riskant is

Het ongeoorloofd gebruik van een zakelijke creditcard kan grote gevolgen hebben voor bedrijven, CFO’s en werknemers. Dit zijn de voornaamste risico's:

1. Fiscale gevolgen en boetes
De belastingdienst accepteert alleen zakelijke uitgaven als fiscaal aftrekbaar. Wanneer een werknemer of ondernemer een zakelijke creditcard gebruikt voor privé-uitgaven, kan dit leiden tot boetes, naheffingen of zelfs een diepgaandere belastingcontrole. Zakelijke kosten moeten aantoonbaar bijdragen aan de bedrijfsvoering. Privé-uitgaven zoals een diner met vrienden, een hotelverlenging na een zakenreis of de aanschaf van luxeproducten vallen daar niet onder.

2. Verstoorde financiële rapportage
Een accurate en betrouwbare administratie is essentieel voor bedrijfsanalyses, budgettering en strategische besluitvorming. Wanneer privé-uitgaven in de boeken van het bedrijf verschijnen, kan dit leiden tot:

• Vertekende KPI’s en budgetten – CFO’s en financiële managers baseren beslissingen op gegevens. Wanneer persoonlijke kosten worden meegenomen, worden cashflow- en kostenanalyses minder betrouwbaar.
• Complexere audits – Interne en externe audits worden bemoeilijkt als onduidelijk is of een uitgave zakelijk of privé was.
• Onnodige administratieve last – Het achteraf corrigeren en toewijzen van uitgaven leidt tot tijdverlies en hogere administratieve kosten.

3. Aantasting van vertrouwen bij investeerders en kredietverstrekkers
Wanneer een bedrijf niet zorgvuldig omgaat met zijn financiën, kunnen investeerders en banken het vertrouwen verliezen. Zij willen zien dat kapitaal op een strategische en verantwoorde manier wordt ingezet. Persoonlijk gebruik van zakelijke middelen kan:

• Leiden tot terugvordering van investeringen
• Schade toebrengen aan de reputatie van het bedrijf
• Resulteren in juridische stappen en compliance-risico’s

Waarom gebeurt het toch?

Ondanks de risico’s komt het gebruik van zakelijke creditcards voor privédoeleinden nog steeds voor. Dit gebeurt vaak in de volgende scenario’s:

Kleine bedrijven en ondernemers
In startups en familiebedrijven lopen zakelijke en privé-uitgaven vaak door elkaar. Een ondernemer kan bijvoorbeeld tijdelijk privébetalingen doen met een zakelijke kaart en deze later als 'lening' terugbetalen.

Onbewust misbruik
Een werknemer kan per ongeluk een privé-uitgave doen op een zakelijke kaart, bijvoorbeeld door een verkeerde kaart te selecteren bij een online aankoop.

Gebrek aan controlemechanismen
Zonder een duidelijke goedkeuringsflow of limieten kan het gebeuren dat medewerkers uitgaven doen zonder controle vooraf.

Expats en zakenreizigers
Soms worden zakelijke kaarten gebruikt voor persoonlijke uitgaven tijdens een zakenreis, met de intentie om de kosten later terug te betalen.

Wat te doen bij verkeerd gebruik van een zakelijke creditcard?

Wat begint als een klein bedrag – een lunch, een taxi, een upgrade – kan snel uitgroeien tot een serieus probleem. Hoe los je dit probleem op zonder een uitgavencultuur van wantrouwen te creëren? De sleutel ligt in een combinatie van technologie en duidelijke processen. Ook is het belangrijk om snel actie te ondernemen om herhaling te voorkomen.

Bij Pathé, een bedrijf met duizenden werknemers, was controle een belangrijke factor in hun overstap naar Payhawk. Hans Unger, Business Manager bij Pathé, zegt hierover:

Met Payhawk hebben we directe controle over onze uitgaven. Als er meer wordt uitgegeven dan de afgesproken limiet, vragen ze om goedkeuring. Dit gebeurt razendsnel!

Daarnaast geeft Renée Brand, Manager Accounting & Reporting bij Pathé aan:

Payhawk is niet alleen gebruiksvriendelijk en snel, maar helpt ons ook fouten te verminderen

Door uitgaven vooraf te begrenzen en automatische goedkeuringsflows in te stellen, hebben bedrijven als Pathé veel minder last van ongeoorloofd gebruik. In de video hieronder leggen we uit hoe deze workflows werken:

Andere stappen die je kan ondernemen waneer een zakelijke creditcard verkeerd is gebruikt zijn:

• Vraag de werknemer om het bedrag terug te betalen – Dit kan via een terugstorting of inhouding op het salaris.
• Herzie en communiceer het uitgavenbeleid – Zorg dat medewerkers weten wat wel en niet is toegestaan.
• Implementeer slimme betaaloplossingen – Gebruik software zoals Payhawk om uitgaven in real-time te monitoren.
• Neem disciplinaire maatregelen bij herhaaldelijk misbruik – Dit kan variëren van een waarschuwing tot juridische stappen.

Maar we blijven realistisch. Het is niet haalbaar om te verwachten dat werknemers nooit een vergissing maken. Wat wél realistisch is, is een systeem waarbij fouten direct worden opgemerkt en eenvoudig gecorrigeerd kunnen worden. In plaats van achteraf fouten te corrigeren, kunnen bedrijven met de juiste tools voorkomen dat ze überhaupt ontstaan.

Financiële discipline begint bij controle

Het onderscheid tussen zakelijke en privé-uitgaven moet altijd helder zijn, ongeacht de grootte van een bedrijf. Niet alleen om boetes of audits te voorkomen, maar ook om het vertrouwen van investeerders, kredietverstrekkers en werknemers te behouden.

Moderne oplossingen zoals Payhawk maken uitgavenbeheer niet alleen efficiënter, maar zorgen ook voor meer financiële discipline binnen het bedrijf. De vrijheid die een werknemer krijgt om zakelijke betalingen te doen, moet altijd in balans zijn met een systeem dat zorgt voor transparantie en controle.

Wil je zelf ervaren hoe je uitgavenbeheer naar een hoger niveau tilt? Vraag een demo aan en ontdek de kracht van Payhawk.