Cómo crear una política de gastos para las tarjetas de empresa

Una gestión eficaz de los gastos de empresa es fundamental para mantener la estabilidad financiera y alcanzar unos niveles de rentabilidad óptimos. Una política de gastos vinculada a las tarjetas de empresas proporciona el marco necesario para que las empresas puedan controlar el gasto y garantizar unas prácticas responsables.

¿Qué es una política de gastos vinculada a tarjetas de empresas?

Una política de gastos vinculada a tarjetas de empresas, ya sean de crédito o débito, es un conjunto de normas que describen el uso que debe hacerse de las tarjetas para realizar gastos empresariales. Recoge todas las normas y requisitos a los que están sujetos los empleados cuando utilizan las tarjetas para pagar los gastos de empresa.

Por lo general, una buena política de gastos para los gastos con tarjetas de empresa incluiría la siguiente información:

• Quién es responsable de autorizar las compras realizadas con la tarjeta.
• Qué tipo de compras están permitidas.
• Cómo deben efectuar y declarar los gastos los empleados.
• Restricciones o pautas adicionales sobre el control de gastos, como el importe máximo de los gastos, los flujos de aprobación necesarios y las solicitudes de gastos adicionales.

El objetivo de esta política es garantizar que todos los empleados comprendan sus responsabilidades a la hora de utilizar una tarjeta de empresa y proteger a la empresa de cualquier posible uso indebido de fondos (como la compra de artículos para su disfrute personal).

¿Por qué es necesario contar con una política de control de gastos para las tarjetas de crédito o débito?

Una política bien definida permite establecer los requisitos necesarios para hacer un uso adecuado de las tarjetas de empresas, reduciendo así el fraude y el uso indebido dentro de la organización. Además, una vez que el gasto está hecho, ese importe no se puede recuperar. Por ello, es mejor prevenir que curar.

Una buena política debería incluir estos diez elementos:

• Condiciones necesarias para que los empleados puedan disponer de una tarjeta.
• Instrucciones sobre cómo obtener y activar una tarjeta de empresa nueva.
• Descripción del proceso de presentación, aprobación y conciliación de los gastos.
• Procedimientos de notificación en caso de pérdida o robo de la tarjeta.
• Políticas de auditoría de las tarjetas utilizadas para controlar y gestionar los gastos.
• Consecuencias del incumplimiento de la política de tarjetas.
• Límites de control de gastos para definir los tipos de compras permitidas con fondos de la empresa. Por ejemplo, cada empleado puede destinar un máximo de 150 € al mes a gastos de desplazamiento.
• Descripción de los documentos adicionales que deban aportarse (p. ej., facturas) para garantizar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables y obtener el reembolso en los plazos previstos.
• Restricciones sobre el tipo de compras que requieren aprobación y sobre quién puede acceder a las tarjetas de empresa para evitar usos no autorizados.
• Flujos de aprobación, es decir, disponer de una política clara para garantizar que todos los empleados estén al corriente de las normas que rigen el uso de los fondos de empresa.

Cómo crear una política eficaz de tarjetas de empresas en cuatro pasos

Crear una política de control de gastos no tiene por qué ser una tarea complicada. Para establecer una política eficaz (y lograr un mejor control de gastos con las tarjetas de empresa), muchas empresas empiezan siguiendo estos cuatro pasos:

1. Decidir qué tipos de compras se pueden (y no se pueden) realizar con los fondos de la empresa y determinar quién necesita acceso a dichos fondos para poder desempeñar su trabajo con eficacia.

2. Consultar a un asesor jurídico o a otros expertos en finanzas antes de ultimar nada, para comprobar que las políticas estén al día con las leyes y normativas vigentes sobre la gestión de los gastos de empresa en tu región. Aquí encontrarás un ejemplo de este tipo de directrices proporcionadas por el gobierno del Reino Unido.

3. Determinar los parámetros exactos de la política de gastos, como los tipos de gastos (gastos de desplazamiento, de viaje de negocios, de material de oficina, etc.) y la cantidad que los empleados pueden emplear en cada uno de ellos al mes. En este paso también es fundamental determinar quién informará de los gastos (y quién los aprobará). Este proceso puede llevar mucho tiempo si se hace manualmente, por lo que te recomendamos utilizar una solución de gestión de gastos de empresa.

4. Informar claramente de la nueva política a toda la organización para garantizar un proceso de adopción sencillo y un cumplimiento adecuado.
   Después de haber seguido los cuatro pasos clave, dispondrás de toda la información necesaria para configurar y distribuir tarjetas de empresa a los equipos y empleados pertinentes.

La importancia de contar con la ayuda de profesionales

Dedica tiempo a crear una política sobre tarjetas de empresas completa y adaptada específicamente a las necesidades de tu organización. Así te ahorrarás quebraderos de cabeza si en algún momento surgen problemas relacionados con el uso indebido de las tarjetas, con un gasto excesivo por parte de los empleados o proveedores y con errores humanos.

Además, puedes valorar la posibilidad de recurrir a expertos en la materia, ya que tus políticas de control de gasto solo serán eficaces si tu equipo puede aplicarlas. Con una plataforma de gestión de gastos de empresa puedes automatizar una buena parte del trabajo, desde la emisión de tarjetas y la realización de controles hasta la elaboración de informes y la conciliación del sistema contable.

Con Payhawk, por ejemplo, las tarjetas de crédito y débito y la integración con el software garantizan que la política de gastos esté directamente vinculada a la herramienta que utilizan los empleados para efectuar pagos. De este modo, los empleados podrán cumplir las directrices con mayor facilidad sin necesidad de andar rebuscando para encontrar las normas y reglamentos de la empresa.

Mercell, cliente de Payhawk, explica lo importantes que son para su empresa las políticas de gastos integradas. Ahora, el equipo de contabilidad puede impulsar eficazmente el cumplimiento de la normativa en toda la empresa mediante la aplicación de ajustes generalizados en sus políticas. «Mi función favorita es la que permite asignar políticas de gastos a los empleados», explica Leon Steenbrink, CFO de Mercell Nederland. «Me gusta porque anima a los empleados a desempeñar sus tareas sin tener que pedir permiso para gastar un dinero que ya tienen asignado en el presupuesto».

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