IVA devengado y deducible: qué es cada uno y en qué se diferencian

Planteamiento

Antes de entrar en materia vamos a hacer un esbozo muy genérico sobre cómo funciona el Impuesto sobre el Valor Añadido, porque va a ser muy útil para entender mejor los conceptos.

Si bien las empresas soportan IVA por las compras y adquisiciones de bienes y servicios que hacen en el ejercicio de su actividad, somos los particulares y clientes finales los que realmente lo pagamos de nuestro bolsillo al comprar comida, al contratar un hotel, al pagar a un fontanero y, en definitiva, en la mayoría de actos de consumo que realizamos.

Así, cuando la cena en un restaurante nos cuesta 110 euros, en realidad estamos pagando 100 euros por lo que hemos tomado y 10 euros de IVA. Para el restaurante, esos 10 euros y los demás que cobre a sus clientes por este concepto, son IVA repercutido (o devengado).

Para realizar su actividad el restaurante ha comprado mercancía y asumido una serie de gastos (por ejemplo, el alquiler del local, la luz, el teléfono, el asesoramiento…) y por todos ellos ha pagado el IVA correspondiente, que se denomina IVA soportado. Cuando este IVA soportado cumple una serie de requisitos es deducible y se restará del IVA devengado para determinar el importe a pagar por este motivo a Hacienda.

Y así, si el total de IVA repercutido en un trimestre ha sido de 3.000 euros, por ejemplo, y el deducible asciende a 2.000, la cantidad a ingresar a favor de la Agencia Tributaria será de 1.000 euros.

La idea importante aquí es que para las empresas el efecto es neutro porque lo recaudan de sus clientes y se lo abonan al estado una vez descontado el que soportan. Así una vez situados vamos a explicar, con más detalle, los conceptos de los que trata el artículo.

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Qué es el IVA devengado

El IVA devengado (o IVA repercutido) es el que las empresas cobran a sus clientes en sus operaciones de venta o de prestación de servicios así como en cualquier otra que determine la ley. Su importe viene determinado por la aplicación de un porcentaje (en España hay tres: 21%, 10% y 4%) sobre el importe de la venta y no se trata de un ingreso más del negocio sino que se recibe para ingresarlo en Hacienda en un momento posterior.

De esta definición conviene tener claro lo siguiente:

• Con el término empresas nos referimos tanto a personas físicas que realizan una actividad empresarial o profesional (autónomos) como a sociedades y demás entidades jurídicas. Pero además, en la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido tienen también esta condición otros sujetos como, por ejemplo, los arrendadores de locales de negocio, que sin tener un negocio como tal también están obligados a repercutir IVA por el alquiler.
• Por las operaciones de venta y de prestación de servicios se devenga IVA pero también por otras diferentes como pueden ser, por ejemplo, la venta de elementos del activo (de un vehículo, por ejemplo).
• Existen una serie de supuestos en los que no se devenga IVA al estar no sujetos o exentos de este impuesto porque así lo establece la legislación.
• El papel de las empresas en el funcionamiento de este tributo es el de meros recaudadores, porque están obligados a cobrar IVA para después ingresarlo a favor del Tesoro Público.

Tener claro lo anterior facilita mucho el entender otras expresiones que se utilizan con frecuencia (en este artículo ya lo hemos hecho), como por ejemplo, “el devengo del IVA”, que es el momento en el que surge la obligación de cobrarlo, o “por tal operación no se devenga IVA” que hace referencia a que ese caso no conlleva la obligación de repercutir el impuesto.

IVA repercutido: ejemplo

[Nota: en todos los ejemplos de este artículo daremos por hecho que las operaciones están gravadas al tipo general de IVA, es decir, al 21%]

La empresa se dedica a la fabricación y venta de estanterías. Recibe un pedido de un cliente por importe de 10.000 euros. Para la entidad es obligatorio cobrar el IVA en sus ventas por lo que los importes serán:

• Base imponible: 10.000 euros.
• IVA repercutido: 2.100 euros.
• Total factura: 12.100 euros.

Esos 2.100 euros de IVA devengado no son para la empresa sino que los cobra para después ingresarlos en Hacienda cuando haga su declaración (y le reste el IVA deducible, como veremos más adelante).

Qué es el IVA soportado y el deducible

Aunque en muchas ocasiones se utilizan como sinónimos, técnicamente IVA soportado y deducible no es lo mismo:

IVA soportado es todo el IVA que las empresas pagan en el ejercicio de su actividad. Por ejemplo, la empresa del punto anterior ha pagado 500 euros de IVA en la compra de madera, esos 500 euros son su IVA soportado.

Y si ese IVA soportado cumple una serie de requisitos estaremos ante el IVA deducible.

Qué es el IVA deducible

El IVA deducible es aquel que ha soportado la empresa y que cumple los requisitos que determina la normativa para poder restarlo del devengado y calcular así el importe a pagar en las declaraciones por este impuesto (modelo 303).

Las condiciones a cumplir para poder deducir el IVA soportado son:

• Que el empresario o profesional a efectos de IVA realice operaciones que dan derecho a deducción. Por ejemplo, la actividad de dentista no da derecho a deducción porque está exenta de IVA, lo que significa que no se cobra IVA por este servicio. No se presenta ninguna liquidación por este impuesto y al no haber IVA devengado tampoco hay IVA deducible.
• Que las cuotas soportadas se refieran a bienes o servicios que se afecten a su actividad empresarial o profesional. Por tanto, cualquier IVA que se haya soportado en gastos o inversiones que no sean necesarias para el desarrollo del negocio no será deducible.
• Que se esté en posesión de la factura que cumpla con los requisitos que establece el reglamento y conste con el Libro Registro de Facturas Recibidas. En este sentido, la normativa es muy rigurosa desde el punto de vista formal y es necesario que las facturas contengan todas las menciones que recoge la ley al efecto. Si cuentas con una herramienta de control de gastos como Payhawk este requisito dejará de ser un problema para tu empresa. Solicita una demo gratuita con nuestros especialistas y te lo explicarán en detalle.
• Que se ejerza el derecho a deducción en la declaración correspondiente antes de que transcurran 4 años.

IVA deducible y no deducible

Una vez que entiendes qué es deducir el IVA, la diferencia entre IVA deducible y no deducible es clara: el primero es el que cumple los requisitos que dan derecho a su desgravación y el segundo es aquel al que le falta alguno.

Lo entenderás muy bien con los siguientes ejemplos:

Ejemplos

1.- Un electricista tiene una factura de compra de unas botas con un IVA de 30 euros. Si las botas son de seguridad, de las que se usan para el trabajo, el IVA será deducible, pero si se trata de unas botas para hacer senderismo no es deducible porque ese tipo de calzado no es necesario para el desempeño de su actividad.

2.- La empresa recibe la factura por unas comisiones que ha pagado en la que no consta el NIF de quien la emite, por tanto el IVA no será deducible al no ser la factura correcta desde el punto de vista formal.

3.- Aparece en un cajón una factura de compra de mercancía de hace 2 años. Si se cumplen los demás requisitos, su IVA es deducible en la próxima declaración porque no han transcurrido más de 4 años desde su devengo.

Diferencia entre IVA devengado y deducible

El IVA devengado y el deducible son dos caras de la misma moneda:

El devengado es el impuesto desde el punto de vista de la empresa que vende la mercancía o presta el servicio. Al realizar la operación se devenga el IVA y ha de cobrarlo a su cliente.

El deducible es el impuesto desde el punto de vista de la empresa que compra el bien o el servicio y que debe pagarlo junto con el precio. Si ese IVA que soporta en el ejercicio de su actividad cumple los requisitos establecidos por la ley ese IVA será deducible en el modelo 303 correspondiente.

El IVA devengado y deducible en el modelo 303

Como ya ha quedado claro, el resultado de la declaración de IVA será la diferencia entre el devengado y el deducible y, lógicamente, ambas cantidades habrán de reflejarse en el formulario correspondiente que es el modelo 303.

Veamos de qué manera.

IVA devengado modelo 303

Los datos que hay que consignar en la declaración referentes al régimen general son:

base imponible * tipo de gravamen * cuota repercutida

Como nuestra normativa contempla tres porcentajes diferentes en el modelo hay 3 líneas independientes, de las cuales se cumplimentarán las que sean necesarias según los tipos impositivos que aplique la empresa en función de su actividad. Comprenden las casillas que van del número 1 al 9.

Cuentan con espacios diferentes las adquisiciones intracomunitarias y otras operaciones con inversión del sujeto pasivo, las modificaciones de bases y cuotas (que se rellenan con los datos de las facturas rectificativas) y las relativas al recargo de equivalencia.

La suma de todas las cuotas de este apartado será el “Total cuota devengada”, que se anota en la casilla 27.

IVA deducible modelo 303

En cuanto al IVA deducible, en el modelo 303 figura tanto la base imponible como la cuota y esta información aparece desglosada en los siguientes conceptos:

• Por cuotas soportadas en operaciones interiores corrientes
• Por cuotas soportadas en operaciones interiores con bienes de inversión
• Por cuotas soportadas en importaciones de bienes corrientes
• Por cuotas soportadas en importaciones de bienes de inversión
• En adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios corrientes
• En adquisiciones intracomunitarias de bienes de inversión
• Rectificación de deducciones

También figuran dentro del apartado al IVA deducible los importes originados por:

• Compensaciones Régimen especial de Agricultura, Ganadería y Pesca
• Regularización de bienes de inversión
• Regularización por aplicación del cálculo definitivo de la prorrata

La suma de todas esas cuotas será el “Total a deducir”, que se registra en la casilla 45.

El IVA no deducible en el modelo 303

Como del IVA devengado solo se puede restar el deducible para calcular el resultado de la declaración, el IVA no deducible no aparece en el modelo 303.

De hecho, cualquier importe que no reúna los requisitos de deducibilidad “no existe” a los efectos de este impuesto.

Preguntas que se han planteado

Hay una serie de cuestiones que se suelen preguntar en Google referente a este tema y a las que vamos a responder de forma directa a continuación:

IVA devengado compras o ventas

Hablamos de IVA devengado cuando estamos haciendo referencia a las ventas, porque es en el momento de la venta cuando se devenga el IVA.

En las compras el IVA es soportado o deducible.

IVA devengado declaración de la renta

El IVA devengado no tiene incidencia alguna en la declaración de la renta. Son impuestos diferentes que no tienen ningún punto en común y que se liquidan cada uno con su propia declaración, por lo que no afectan nada el uno en el otro.

IVA soportado deducible régimen simplificado

Para calcular la cuota a pagar de IVA en el régimen simplificado de IVA (más comúnmente conocido como “módulos”) el devengado se calcula aplicando los signos, índices o módulos que establece la normativa y del resultado se resta el IVA deducible.

Y como ocurre en el régimen general, el IVA deducible será el soportado tanto en la adquisición de bienes y gastos corrientes como en la adquisición de activos que cumplan los requisitos de deducibilidad.

La única particularidad que plantea este sistema es que además también será deducible, en concepto de cuotas soportadas de difícil justificación, el 1% del importe calculado como IVA devengado.

IVA soportado deducible 4 años

El IVA soportado que cumpla los requisitos se podrá deducir en las declaraciones que se presenten dentro de los 4 años siguientes a su devengo. Una vez cumplido este plazo el IVA no será deducible.

Lo habitual es que se desgrave en la liquidación que se presenta en el período que corresponde a su fecha pero es perfectamente legal hacerlo en otra posterior siempre que no se supere el plazo de los 4 años.

¿Existe un importe máximo de IVA deducible?

No, no existe un importe máximo de IVA deducible ni tampoco un mínimo: se puede deducir todo el IVA soportado por la empresa que cumpla los requisitos que la legislación establece para ello.

En los casos en los que el IVA deducible es superior al IVA devengado el resultado de la declaración es negativo y se genera un crédito a favor de la empresa por ese importe.

Si este hecho tiene lugar en la declaración correspondiente al último trimestre del año (o último mes para quienes liquiden el impuesto de forma mensual) la empresa podrá o bien solicitar la devolución de la cantidad en cuestión o dejarla “a compensar” en las siguientes liquidaciones.

Si se opta por la segunda opción, el importe “a compensar” se podrá restar del resultado de futuras declaraciones.

Por el contrario, si el resultado negativo se produce en cualquier período que no sea el último del ejercicio siempre será “a compensar” en las siguientes liquidaciones porque la devolución solo se puede solicitar al final del año.

Al hilo de esta cuestión, merece la pena señalar que tampoco existe importe mínimo ni máximo en cuanto al IVA devengado.

Con Payhawk ahorrarás dinero al aumentar el IVA deducible

El principal motivo que provoca que el IVA que se ha pagado no sea deducible es el no estar en posesión de la factura correspondiente o que esta no contenga las menciones mínimas.

Es una situación que se da con mucha frecuencia en los gastos que realizan los empleados por cuenta de la empresa cuyo importe no suele ser muy alto pero sí que se repiten continuamente, lo que hace que al sumarlos el IVA que se pierde sea considerable.

Con Payhawk y sus tarjetas para gastos de empresa puedes atajar este problema de raíz, porque dirás adiós a los reportes de gastos, al tener que cuadrar los números con los empleados o a que alguno de ellos regrese de un viaje y te encuentres con que falta la factura del gasoil.

El proceso será muy diferente al tradicional:

• El trabajador hará una foto a la factura y con ese simple gesto esta estará dentro del sistema: se podrá enviar al programa contable, se integrará en los informes configurados e, incluso, se podrá destruir el soporte en papel porque el archivo digital que se genera produce efectos legales.
• Al pagar con la tarjeta que le ha sido asignada, la empresa puede controlar el gasto prácticamente a tiempo real. Además puedes establecer límites de gasto personalizables y flujos de aprobación de varios pasos, por ejemplo, y modificar su alcance o anularla en cualquier momento.

Cabe mencionar que la conciliación bancaria se hace de forma automática y en tiempo real.

Pero además, no solo ganarás dinero en las liquidaciones de IVA al no haber extravíos de justificantes que te impidan practicar deducciones sino que también lo harás con el tiempo que ahorras automatizando una gran cantidad de procesos y disponiendo de la información con un par de clics.

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