Tener claro lo que es IVA devengado y deducible es fundamental en el mundo empresarial por diferentes motivos pero, ya que el objetivo principal de todo negocio es ganar dinero, entre ellos hay uno muy importante y es que se puede ahorrar mucho si se manejan bien estas partidas. En este artículo lo vamos a explicar de una manera muy sencilla y con ejemplos, de forma que cuando termines vas a ser un experto en la materia. Solo tienes que seguir leyendo.
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Antes de entrar en materia vamos a hacer un esbozo muy genérico sobre cómo funciona el Impuesto sobre el Valor Añadido, porque va a ser muy útil para entender mejor los conceptos.
Si bien las empresas soportan IVA por las compras y adquisiciones de bienes y servicios que hacen en el ejercicio de su actividad, somos los particulares y clientes finales los que realmente lo pagamos de nuestro bolsillo al comprar comida, al contratar un hotel, al pagar a un fontanero y, en definitiva, en la mayoría de actos de consumo que realizamos.
Así, cuando la cena en un restaurante nos cuesta 110 euros, en realidad estamos pagando 100 euros por lo que hemos tomado y 10 euros de IVA. Para el restaurante, esos 10 euros y los demás que cobre a sus clientes por este concepto, son IVA repercutido (o devengado).
Para realizar su actividad el restaurante ha comprado mercancía y asumido una serie de gastos (por ejemplo, el alquiler del local, la luz, el teléfono, el asesoramiento…) y por todos ellos ha pagado el IVA correspondiente, que se denomina IVA soportado. Cuando este IVA soportado cumple una serie de requisitos es deducible y se restará del IVA devengado para determinar el importe a pagar por este motivo a Hacienda.
Y así, si el total de IVA repercutido en un trimestre ha sido de 3.000 euros, por ejemplo, y el deducible asciende a 2.000, la cantidad a ingresar a favor de la Agencia Tributaria será de 1.000 euros.
La idea importante aquí es que para las empresas el efecto es neutro porque lo recaudan de sus clientes y se lo abonan al estado una vez descontado el que soportan. Así una vez situados vamos a explicar, con más detalle, los conceptos de los que trata el artículo.
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El IVA devengado (o IVA repercutido) es el que las empresas cobran a sus clientes en sus operaciones de venta o de prestación de servicios así como en cualquier otra que determine la ley. Su importe viene determinado por la aplicación de un porcentaje (en España hay tres: 21%, 10% y 4%) sobre el importe de la venta y no se trata de un ingreso más del negocio sino que se recibe para ingresarlo en Hacienda en un momento posterior.
De esta definición conviene tener claro lo siguiente:
Tener claro lo anterior facilita mucho el entender otras expresiones que se utilizan con frecuencia (en este artículo ya lo hemos hecho), como por ejemplo, “el devengo del IVA”, que es el momento en el que surge la obligación de cobrarlo, o “por tal operación no se devenga IVA” que hace referencia a que ese caso no conlleva la obligación de repercutir el impuesto.
[Nota: en todos los ejemplos de este artículo daremos por hecho que las operaciones están gravadas al tipo general de IVA, es decir, al 21%]
La empresa se dedica a la fabricación y venta de estanterías. Recibe un pedido de un cliente por importe de 10.000 euros. Para la entidad es obligatorio cobrar el IVA en sus ventas por lo que los importes serán:
Esos 2.100 euros de IVA devengado no son para la empresa sino que los cobra para después ingresarlos en Hacienda cuando haga su declaración (y le reste el IVA deducible, como veremos más adelante).
Aunque en muchas ocasiones se utilizan como sinónimos, técnicamente IVA soportado y deducible no es lo mismo:
IVA soportado es todo el IVA que las empresas pagan en el ejercicio de su actividad. Por ejemplo, la empresa del punto anterior ha pagado 500 euros de IVA en la compra de madera, esos 500 euros son su IVA soportado.
Y si ese IVA soportado cumple una serie de requisitos estaremos ante el IVA deducible.
El IVA deducible es aquel que ha soportado la empresa y que cumple los requisitos que determina la normativa para poder restarlo del devengado y calcular así el importe a pagar en las declaraciones por este impuesto (modelo 303).
Las condiciones a cumplir para poder deducir el IVA soportado son:
Una vez que entiendes qué es deducir el IVA, la diferencia entre IVA deducible y no deducible es clara: el primero es el que cumple los requisitos que dan derecho a su desgravación y el segundo es aquel al que le falta alguno.
Lo entenderás muy bien con los siguientes ejemplos:
1.- Un electricista tiene una factura de compra de unas botas con un IVA de 30 euros. Si las botas son de seguridad, de las que se usan para el trabajo, el IVA será deducible, pero si se trata de unas botas para hacer senderismo no es deducible porque ese tipo de calzado no es necesario para el desempeño de su actividad.
2.- La empresa recibe la factura por unas comisiones que ha pagado en la que no consta el NIF de quien la emite, por tanto el IVA no será deducible al no ser la factura correcta desde el punto de vista formal.
3.- Aparece en un cajón una factura de compra de mercancía de hace 2 años. Si se cumplen los demás requisitos, su IVA es deducible en la próxima declaración porque no han transcurrido más de 4 años desde su devengo.
El IVA devengado y el deducible son dos caras de la misma moneda:
El devengado es el impuesto desde el punto de vista de la empresa que vende la mercancía o presta el servicio. Al realizar la operación se devenga el IVA y ha de cobrarlo a su cliente.
El deducible es el impuesto desde el punto de vista de la empresa que compra el bien o el servicio y que debe pagarlo junto con el precio. Si ese IVA que soporta en el ejercicio de su actividad cumple los requisitos establecidos por la ley ese IVA será deducible en el modelo 303 correspondiente.
Hay una serie de cuestiones que se suelen preguntar en Google referente a este tema y a las que vamos a responder de forma directa a continuación:
Hablamos de IVA devengado cuando estamos haciendo referencia a las ventas, porque es en el momento de la venta cuando se devenga el IVA.
En las compras el IVA es soportado o deducible.
El IVA devengado no tiene incidencia alguna en la declaración de la renta. Son impuestos diferentes que no tienen ningún punto en común y que se liquidan cada uno con su propia declaración, por lo que no afectan nada el uno en el otro.
Para calcular la cuota a pagar de IVA en el régimen simplificado de IVA (más comúnmente conocido como “módulos”) el devengado se calcula aplicando los signos, índices o módulos que establece la normativa y del resultado se resta el IVA deducible.
Y como ocurre en el régimen general, el IVA deducible será el soportado tanto en la adquisición de bienes y gastos corrientes como en la adquisición de activos que cumplan los requisitos de deducibilidad.
La única particularidad que plantea este sistema es que además también será deducible, en concepto de cuotas soportadas de difícil justificación, el 1% del importe calculado como IVA devengado.
El IVA soportado que cumpla los requisitos se podrá deducir en las declaraciones que se presenten dentro de los 4 años siguientes a su devengo. Una vez cumplido este plazo el IVA no será deducible.
Lo habitual es que se desgrave en la liquidación que se presenta en el período que corresponde a su fecha pero es perfectamente legal hacerlo en otra posterior siempre que no se supere el plazo de los 4 años.
El principal motivo que provoca que el IVA que se ha pagado no sea deducible es el no estar en posesión de la factura correspondiente o que esta no contenga las menciones mínimas.
Es una situación que se da con mucha frecuencia en los gastos que realizan los empleados por cuenta de la empresa cuyo importe no suele ser muy alto pero sí que se repiten continuamente, lo que hace que al sumarlos el IVA que se pierde sea considerable.
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El proceso será muy diferente al tradicional:
Cabe mencionar que la conciliación bancaria se hace de forma automática y en tiempo real.
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