Con Payhawk ahorramos tiempo y mejoramos el control del gasto

The Power Business School es una empresa de educación online que crea programas y másteres online desde 2017. Lo que más destaca de sus clases es que están respaldadas por grandes empresarios. Dichos empresarios cuentan cómo han creado sus negocios, qué errores han cometido y, sobre todo, cuáles han sido sus mayores aciertos.

The Power Business School ha venido a revolucionar las reglas del sector de la educación online, sin lugar a dudas. Tienen la capacidad de adaptarse al mercado a una velocidad envidiable. Además, son capaces de generar contenido fácil de consumir de manera constante. De hecho, Sonia nos cuenta que tienen más de 70.000 alumnos repartidos por todo el mundo.

Seguro que has visto su contenido en sus principales redes sociales, LinkedIn o Instagram.

Hemos tenido la oportunidad de hablar con Sonia Gómez, Accounting Manager en The Power Business School. Ella nos cuenta cómo Payhawk permite tener todos los gastos bajo control mientras la empresa sigue creciendo.

Pero antes, si quieres saber qué impacto tendría implementar Payhawk en tu empresa, lee esta guía de implementación: Cómo sacarle el máximo provecho a Payhawk en tan solo 30 días.

La gestión de gastos antes de Payhawk

“Antes de implementar Payhawk era una locura, los gestionábamos todo a través del email. Los empleados nos escribían y nos enviaban los justificantes de sus gastos. Era un descontrol a la hora de archivarlo todo. Además, para realizar las transferencias, teníamos que realizar las sumas de todos los tickets de cada empleado y hacer el reembolso a cada uno de ellos”. Un proceso tan manual y repetitivo conlleva muchas horas de trabajo.

“Por otro lado, cada vez que los empleados realizaban gastos, estaban adelantando su propio dinero. En líneas generales el proceso era manual, más rudimentario y menos digitalizado” nos comenta Sonia.

Por eso decidieron implementar Payhawk, necesitaban tener un mejor control de todos los gastos.

¿Por qué se decidió implementar Payhawk en The Power Business School?

Al igual que pasa con los proveedores de servicios de telefonía móvil, pasa con las soluciones de gestión de gastos. Los clientes, antes de tomar una decisión, se ven obligados a informarse bien para no tener que cambiar de proveedor en un futuro.

Sonia nos confiesa: “Nos decantamos por Payhawk como solución de gestión de gastos porque era la más completa. Miramos varias soluciones, pero no te voy a engañar, Payhawk nos pareció que encajaba mejor para nuestra empresa, ya que nos ayuda a reducir tiempos y nos facilitaba el trabajo del día a día. Elegimos Payhawk porque abarca muchas más funcionalidades que otras soluciones de gestión y eso es genial, sobre todo cuando quieres conseguir mejoras y que tu empresa crezca”.

Sonia acaba la respuesta de forma contundente: “Mira, antes de comenzar a implementar Payhawk, le echamos un vistazo a otras soluciones y lo que nos aportáis vosotros, no nos lo da ninguna”.

Pero, ¿cuáles son todas esas funcionalidades de las que habla la experta en finanzas de The Power Business School?

Las funcionalidades innegociables para The Power Business School

• Flujos de aprobación: “Las notificaciones de los flujos de aprobación llegan a las personas responsables. Y todo se resuelve con un clic. Además, la aprobación de los procesos cuenta con una doble verificación, una por parte del departamento correspondiente y otra realizada por una persona responsable del departamento financiero”. Sin fisuras, sin sorpresas.
• Reembolsos: Para que el sistema de reembolsos funcione lo más importante es el tiempo. Es decir, que el empleado reciba el reembolso en el menor tiempo posible y que, al experto en finanzas, no le lleve mucho tiempo realizarlo adecuadamente. Gracias a Payhawk, los reembolsos se hacen en un clic.
• Pago a empleados y también a proveedores: El software de Payhawk también tiene una funcionalidad que permite gestionar y pagar facturas a proveedores. Lo cual permite tener un control total sobre las cuentas a pagar. Funcionalidad que el departamento financiero de The Power Business School cada vez utiliza más.

Además, Payhawk acaba de lanzar una nueva funcionalidad que, aparte de realizar el pago, te permite gestionar los proveedores. Te permite categorizar los gastos según el proveedor por ejemplo.

• Reportes en tiempo real: Sonia destaca que, gracias a estos reportes, la empresa es capaz de tomar decisiones basadas en datos (y no en suposiciones).
• Conciliación automática: Lo que facilita y agiliza el cierre mensual. El responsable del equipo financiero, solo tiene que revisar los gastos y exportar el Excel correspondiente. Coser y cantar.
• Asignar presupuestos a los equipos: Sonia comenta que crear los presupuesto y ver que estos se cumplen es esencial, son una pieza clave, una piedra angular en el crecimiento de la empresa.

En definitiva, “con Payhawk los gastos de la empresa están bajo control y esto es esencial para cualquier departamento financiero y cualquier empresa”.

Integrar TravelPerk con Payhawk nos ayuda a gestionar los viajes y sus gastos

“Para todo el tema de los viajes de negocios usamos TravelPerk. Antes era mucho más complicado gestionar los viajes de los empleados: cada uno se hacía responsable de sus viajes y tenía la obligación de recolectar todos los recibos generados durante el viaje para el departamento financiero". Sonia afirma que este modus operandi no era eficaz para los empleados ni tampoco para los expertos en finanzas.

Gracias a TavelPerk y a Payhawk The Power Business School tiene la capacidad de gestionar los viajes y los gastos correspondientes de una manera más sencilla: “La verdad es que tener integrado Payhawk con TravelPerk es una pasada, los viajes se reservan desde su plataforma y todo el itinerario está en el mismo lugar. Además, en lugar de tener mil recibos, tenemos una única factura por viaje, nos hace la vida más fácil a todo el departamento financiero” comenta Sonia.

Payhawk, una plataforma y una app muy fáciles de usar

Cuando le preguntamos si habían tenido algún problema con la aplicación de Payhawk, Sonia responde: “Payhawk es fácil de usar, tanto la plataforma web como la aplicación móvil. La verdad es que no hemos tenido ningún problema. El departamento financiero se ha adaptado a la perfección porque la interfaz es muy intuitiva. Lo mismo pasa con la aplicación móvil para todos los empleados, la curva de aprendizaje es realmente pequeña”.

The Power Business School apuesta firmemente por la tecnología y la innovación

Uno de los pilares de The Power Business School es la innovación. Constantemente se van adaptando a las exigencias de los alumnos, por ejemplo, y a nuevas formas de trabajar internamente en la empresa. El foco es claro: optimizar y mejorar todo lo que ya existe. Sonia lo explica claramente: “En The Power Business School nos gusta innovar todo el rato e ir probando. Llevo tres años en la empresa y todo ha ido mejorando. También es cierto que vamos probando poco a poco, puesto que no se puede llegar a todo, por eso hay que priorizar. Payhawk ha sido una de esas mejoras”.

Sonia nos comenta que “en The Power Business School estamos encantados con Payhawk, porque nos ha ayudado a reducir tiempos”.

Reportes y datos a un clic de distancia

“Lo que me gusta de Payhawk es que ahora podemos tener toda la información accesible, ordenada y a un clic de distancia. Y el hecho de automatizar tareas, tener reportes en tiempo real de todos nuestros gastos y ahorrar tiempo en tareas tediosas, es algo que se agradece”, señala Sonia.

Para The Power Business School, una empresa que está en constante crecimiento y con muchos alumnos en todo el mundo, contar con un software de gestión de gastos es imprescindible, ya que facilita la vida al equipo financiero y les permite reducir tiempos, tener un control de gastos y reportes en tiempo real.

Si tu empresa todavía sigue perdiendo el tiempo con un engorroso proceso de gestión de gastos, es hora de considerar la automatización con un software todo en uno.

Gestiona los gastos, los pagos, las suscripciones y los reembolsos reduciendo las horas de gestión a la mitad, como lo hizo The Power Business School. Programa una demo con nosotros y te contamos cómo.