Diez pasos para que los equipos Financieros adopten la tecnología con éxito

Desde startups en rápido crecimiento hasta grandes empresas globales, adoptar la tecnología financiera adecuada es clave para alcanzar tus objetivos. Necesitas tener una visión completa del gasto de la empresa para tomar decisiones más inteligentes y rápidas, y la tecnología correcta puede darte eso y mucho más.

El problema es que el mercado está saturado. Hay muchas soluciones que prometen eficiencia, innovación y resultados, lo que puede resultar abrumador. Los líderes financieros se preguntan: ¿por dónde empiezo a adoptar una nueva tecnología? ¿Cómo consigo que el equipo la use y que la transición desde sistemas antiguos sea fluida?

Por qué un CFO debe liderar la adopción tecnológica

Nadie entiende los números ni su impacto mejor que tú como CFO.

Como líder financiero, conoces el coste de cada inversión tecnológica y sabes medir el ROI real, lo que te convierte en la persona ideal para liderar la adopción tecnológica en la empresa.

Pero incorporar nuevas herramientas no se trata solo de añadir software y calcular costes. Se trata de alinear la tecnología con los objetivos del negocio y usarla para generar cambios medibles y aumentar la eficiencia. Con el rol del CFO ampliándose hacia la innovación y la estrategia digital, tu papel deja de ser solo financiero para convertirse en motor estratégico de transformación.

Nuestro informe Cómo los CFOs están abordando la brecha tecnológica actual muestra que el 98 % de los líderes financieros creen que adoptar tecnología ayuda a tomar mejores decisiones. Sin embargo, el 93 % sigue lidiando con herramientas aisladas y datos desconectados.

La necesidad es clara, pero también lo son los obstáculos. Aquí es donde Payhawk entra en juego: unifica toda la gestión de gastos en una sola plataforma. Tarjetas corporativas, pagos y datos de gasto en tiempo real, todo conectado en un sistema transparente pensado para la finanza moderna.

Cuatro desafíos en la adopción tecnológica

Adoptar tecnología es esencial, pero no siempre es fácil. Aquí tienes cuatro barreras comunes que enfrentan la mayoría de los equipos financieros:

1. Demasiadas opciones
El mercado está lleno de plataformas que prometen grandes mejoras de eficiencia, pero no todas ofrecen un ROI real. Es clave identificar las herramientas que realmente aportan valor en tu sector, analizar casos de uso y revisar historias de éxito de otros clientes. Hacer tu investigación te ayudará a elegir la tecnología que más beneficios aporte.

2. Formación insuficiente
En Payhawk, la IA es la base de una gestión de gastos eficiente. Pero para equipos acostumbrados a sistemas antiguos, la IA puede resultar confusa. Según el informe Cómo los CFOs están abordando la brecha tecnológica actual, el 55 % de los CFOs señala que la falta de formación adecuada es la principal barrera para adoptar nuevas tecnologías como la IA. La buena noticia: los agentes de IA de Payhawk están integrados en herramientas intuitivas que los equipos ya usan, sin curva de aprendizaje adicional. Además, ofrecemos soporte humano y sesiones de formación en vivo durante la implementación, para que tu equipo esté listo desde el primer día.

3. Resistencia cultural
Más del 44 % de los CFOs indica que la resistencia cultural frena la adopción de nuevas tecnologías. El problema no es la tecnología en sí, sino el miedo y la falta de comprensión. Para liderar el cambio, primero hay que conocer a tu equipo. Cada organización tiene innovadores, primeros adoptantes, mayoría temprana, mayoría tardía y rezagados. Saber en qué grupo está tu equipo te permite introducir la tecnología de manera personalizada, transformando dudas en compromiso y resistencia en impulso.

4. Coste
El coste real de un nuevo software no es solo la licencia: incluye la formación, la configuración y el tiempo que el equipo necesita para adaptarse. Casi el 39 % de los CFOs considera que el coste es la principal barrera para adoptar nueva tecnología. Pero esto se puede superar. Elige software fácil de implementar, intuitivo y eficiente desde el primer día. Así modernizas tu stack financiero sin afectar la productividad.

Diez pasos para una adopción tecnológica exitosa para CFOs

Dividir la adopción tecnológica en pasos manejables hace que todo resulte menos abrumador.

Aquí tienes diez pasos probados que los CFO pueden seguir para asegurar el éxito. Con una plataforma como Payhawk, cada uno de estos pasos se vuelve más sencillo, integrado e impactante, facilitando convertir la estrategia en resultados operativos.

Paso 1: Prioriza la visión y la estrategia

Todos en la organización deben compartir la misma visión, lo que implica asegurarse de que todos entiendan el propósito y los beneficios de la adopción tecnológica. Este enfoque también te permite conocer las preocupaciones de tu equipo y determinar cómo la tecnología puede apoyarlos mientras se alinean con los objetivos de la empresa.

Paso 2: Elige tecnología que favorezca la escalabilidad

Solo el 35 % de los CFOs asegura que su tecnología actual satisface sus necesidades. El resto sigue con herramientas que ralentizan el crecimiento en lugar de impulsarlo.

Para escalar de manera efectiva, necesitas sistemas que funcionen en conjunto:

• Integraciones fluidas con ERP, software contable, herramientas de viaje y demás flujos financieros.
• Flujo automático de datos, sin entrada manual ni vacíos.
• Conciliaciones en tiempo real.
• Onboarding y offboarding de personal en minutos, no días.

La tecnología adecuada no solo respalda el crecimiento, sino que lo acelera.

Paso 3: Trabaja la cultura y la mentalidad

Para que tu equipo adopte la tecnología, necesitas fomentar una cultura de experimentación y aprendizaje. Animar a los líderes a mostrar curiosidad y desarrollar habilidades marca el ejemplo, haciendo que la adopción se convierta en algo natural para todos.

Trabajar con un proveedor que ofrezca interfaces intuitivas y diseño centrado en el usuario (como la app móvil y el portal web de Payhawk) facilita la adopción para todo el equipo.

Paso 4: Forma y cubre las brechas de conocimiento

Además de fomentar una mentalidad tecnológica, es clave asegurar que tu equipo tenga las habilidades necesarias para sacar el máximo provecho a la nueva tecnología. Esto implica capacitar al personal o contratar talento que cubra las brechas de conocimiento.

Invierte en formación continua, ya sea interna, usando la capacitación que ofrece el proveedor, o mediante suscripciones a programas de formación.

Paso 5: Garantiza la seguridad de los datos

Las brechas de seguridad pueden ser catastróficas, no solo para la reputación, sino también para la salud financiera. Evalúa siempre las credenciales de seguridad de la tecnología que implementes: cómo protegen la transmisión de datos y qué medidas existen para salvaguardar la información financiera.

Con datos financieros tan sensibles, es imprescindible usar software que priorice su protección.

Conoce todas las medidas de seguridad de Payhawk.

Paso 6: Mejora la gobernanza y la toma de decisiones

Adoptar nueva tecnología afecta a toda la organización, no solo a finanzas. Por eso, crear un comité transversal es una de las decisiones más inteligentes.

Reúne representantes de todos los departamentos desde el principio. Así podrás detectar puntos de fricción, asegurar compromiso y tomar mejores decisiones sobre cómo la IA y la automatización encajan en los procesos existentes.

Formar este comité ya aporta valor: rompe silos, genera confianza y hace que todos hablen el mismo idioma antes de iniciar la transformación.

El resultado: implementación más fluida, mayor adopción y tecnología que beneficia a toda la organización, no solo a un departamento.

Paso 7: Planifica la disrupción operativa

Implementar nueva tecnología siempre genera cierto grado de disrupción, pero la clave está en cómo gestionas la transición. Considera los impactos a corto y largo plazo y comunica claramente los cambios esperados. La transparencia evita sorpresas y mantiene al equipo informado.

Nota: El enfoque modular de Payhawk permite fases de integración que minimizan la disrupción operativa.

Paso 8: Define qué significa el éxito

Tu definición de éxito cambiará con el tiempo. Al inicio de la transformación digital, podría ser completar un análisis de habilidades para identificar brechas. Más adelante, el éxito podría medirse por una implementación fluida y cómo evaluas “fluidez”.

Es importante definir métricas de éxito y celebrar cada pequeño logro. Compartir estos avances con todo el equipo genera impulso positivo.

Paso 9: Involucra a todos durante y después de la transformación digital

La transformación digital solo funciona si todos están alineados. Mantener al equipo informado requiere comunicación clara y constante, usando los canales adecuados.

Usa herramientas de proyectos como Slack o Teams para crear espacios de retroalimentación y actualización. Esto mantiene a liderazgo, finanzas y operaciones sincronizados durante la implementación.

Y no pares cuando el sistema esté en marcha. La comunicación debe seguir siendo central incluso después de la adopción.

En Payhawk, esto está integrado en la propia plataforma: puedes etiquetar colegas directamente en gastos, facturas o solicitudes de compra. Nada de hilos interminables ni chats aislados, todo queda vinculado a datos reales, manteniendo a todos responsables e informados.

Así se mantiene el impulso mucho después del lanzamiento.

Paso 10: Mide el éxito y ajusta cuando sea necesario

La tecnología avanza rápido, y tu equipo debe adaptarse igual de rápido. La única manera de hacerlo es medir continuamente el éxito y realizar mejoras cuando sea necesario.

Esto puede incluir usar nuevas funciones del software para aumentar la eficiencia o reducir tareas manuales.

Mide tanto KPIs adelantados como rezagados, elimina herramientas que no aporten valor y usa datos precisos para tomar decisiones. Con las funciones de gestión de suscripciones de Payhawk, por ejemplo, puedes identificar rápidamente herramientas poco utilizadas y analizar el historial de precios para tomar decisiones de gasto alineadas con el presupuesto.

Adoptar tecnología de la manera correcta

Implementar nueva tecnología no es solo una tarea más: es un cambio estratégico. Como CFO, tu misión es equilibrar el ROI con el impacto operativo, asegurándote de que cada inversión mejore eficiencia y experiencia.

La buena noticia es que plataformas como Payhawk facilitan ese equilibrio.

Payhawk está diseñada para una adopción rápida y sin frustraciones. Su diseño intuitivo y mobile-first elimina las barreras que suelen ralentizar a los equipos.

Como explica Cristina Fuentes, Treasury Manager en Wallapop:

Una de las razones por las que elegimos Payhawk fue su accesibilidad y facilidad de uso para todo el equipo. Al ser tan intuitiva, permite a cualquier empleado —incluso los que viajan de forma ocasional— gestionar sus gastos de viaje sobre la marcha. El proceso es muy sencillo: pagan, hacen una foto y olvidan el papeleo.

Si tu también quieres mejorar la gestión de gastos y finanzas en Payhawk, puedes empezar por solicitar una llamada con un experto, quien evaluará tu caso y podrá presentarte mejoras de automatización de proceos y tecnología IA disponible en Payhawk.