DAF : 10 clés de succès pour l'adoption de nouvelles technologies

Que l’on soit une start-up ou une grande entreprise internationale, impossible de se passer des outils numériques adaptés pour atteindre ses objectifs. Les nouvelles technologies aident en effet à prendre des décisions plus rapides (et plus éclairées), à bénéficier d’une visibilité totale sur les dépenses, et à assurer la conformité de l’organisation. Autant de bénéfices sur lesquels il est aujourd’hui difficile de faire l’impasse…

Cependant, l’innovation et l’optimisation des processus peuvent se heurter à un marché saturé de solutions technologiques, qui promettent toutes des résultats exceptionnels. Se lancer dans un projet de déploiement technologique peut alors sembler intimidant : par où commencer pour intégrer un nouvel outil ? Comment assurer l’adhésion des équipes et réussir la transition entre anciens et nouveaux systèmes ?

Dans ce guide, nous vous proposons une feuille de route complète. L’objectif : aider les directions financières à mettre en place (et réussir) cette phase de transition.

La mise en place de nouveaux outils technologiques dans l’entreprise et ses défis

Intégrer de nouveaux outils numériques dans une entreprise au fonctionnement déjà bien rodé n’est jamais simple. Ces outils sont en effet supposés apporter une réelle valeur ajoutée à l’organisation, tout en renforçant sa productivité : mais il ne suffit pas de les mettre en place pour que tout fonctionne de la manière souhaitée. Pour que l’implémentation de ces outils soit efficace, la démarche doit être globale, de la mise en œuvre initiale à l’utilisation de la solution, en passant par l’optimisation de ses fonctionnalités pour soutenir les objectifs de l’entreprise.

On peut ainsi parler de cycle continu : à mesure que vos processus évoluent, la technologie vous accompagne pour vous aider à vous adapter facilement.

Pourquoi les directions financières doivent-elles s’intéresser aux nouvelles technologies ?

Les directions financières connaissent mieux que quiconque le coût et le retour sur investissement des outils numériques. Elles sont donc idéalement placées pour piloter la mise en place de ces nouvelles technologies dans l’organisation. D’autant que, avec l’évolution du rôle des directions financières (désormais moteurs d’innovation), celles-ci occupent désormais une position stratégique. Mais pour être efficace, le processus de pilotage doit être aligné sur les objectifs de l'entreprise.

À ce titre, notre étude “Les DAF à la croisée des chemins numériques” révèle que 98 % des directeurs financiers considèrent que les nouvelles technologies améliorent leur prise de décision. Pourtant, 93 % d’entre eux se heurtent encore à des obstacles liés à la fragmentation des outils et au manque de connexion entre les données.

L’intérêt pour les nouvelles technologies ne manque donc pas, mais les freins à leur adoption persistent. Chez Payhawk, nous vous aidons à lever ces barrières en unifiant l’ensemble de votre gestion des dépenses : cartes, paiements et données en temps réel réunis au sein d’une plateforme unique.

Quatre grands défis liés à l'adoption des nouvelles technologies

Parmi ces quatre défis fréquents, lesquels résonnent particulièrement pour votre entreprise ?

1. Un marché saturé

Le marché déborde de solutions promettant toujours plus d’efficacité. Mais pour identifier celles qui offrent un véritable retour sur investissement, une analyse approfondie est nécessaire. Il s’agit de repérer les outils qui créent réellement de la valeur (en prenant en compte votre secteur d’activité), d’examiner leurs cas d’usage et d’étudier les retours d’expérience des clients. En réalisant une étude comparative rigoureuse, vous serez en mesure de prendre la meilleure décision.

2. Une formation insuffisante

Chez Payhawk, l’IA est au cœur de notre solution de gestion des dépenses. Mais cette technologie peut sembler complexe, surtout pour des équipes habituées à des systèmes traditionnels. Nos données montrent que 55 % des directions financières estiment que le manque de formation aux nouvelles technologies, notamment à l’IA, constitue le principal frein à leur adoption. La bonne nouvelle ? Ce défi peut être facilement relevé avec un accompagnement adapté.

Ainsi, chez Payhawk, nous veillons à ce que vous tiriez pleinement parti de notre solution. C’est pourquoi nous plaçons la formation au centre de notre démarche et organisons des sessions en direct tout au long de l'implémentation, afin que votre équipe soit opérationnelle dès le premier jour.

3. Une résistance culturelle

44 % des directions financières affirment que la résistance culturelle constitue un obstacle majeur à l’adoption des technologies basées sur l’IA. Cette résistance ne provient pas seulement d’un manque de compréhension, mais aussi de la peur de l’inconnu : « Quel impact cela aura-t-il sur l’équipe finance ? »

Ce type d’inquiétude peut freiner l’engagement des salariés et la mise en place de nouvelles solutions. Comprendre la courbe d’adoption de l’innovation (innovateurs, premiers adeptes, majorité précoce, majorité tardive et retardataires) est à ce titre essentiel. Il s’agit d’identifier, en tant que direction financière, dans quelles catégories se situent les collaborateurs. Cela vous permettra d’assurer une mise en place progressive et adaptée.

4. Le coût

Il ne s'agit pas seulement du prix du logiciel, mais aussi des perturbations opérationnelles liées à sa mise en œuvre, ainsi que de la formation des équipes. Tous ces éléments ont un coût, et le coût est un obstacle courant à l'adoption des nouvelles technologies (pour 39 % des directeurs financiers). C'est pourquoi il est essentiel de trouver un logiciel dont la mise en œuvre est aussi fluide que possible.

P.S. Utilisez notre checklist pour vous préparer au changement organisationnel et à la transformation des processus.

Directions financières : 10 étapes pour réussir la mise en place de nouveaux outils numériques

Décomposer la mise en place d’un nouveau processus en petites étapes la rend tout de suite moins intimidante. Voici donc 10 démarches simples à accomplir.

Étape 1 : donner la priorité à la vision et à la stratégie

Tous les membres d’une même entreprise doivent partager une vision commune. Dans ce contexte, il faut donc s'assurer que chacun comprend la finalité et les avantages de la nouvelle technologie adoptée. Dans le même temps, cela vous offre la possibilité de comprendre les inquiétudes des équipes et d'identifier les meilleures réponses à y apporter.

Étape 2 : adopter une technologie basée sur l'évolutivité

Seuls 35 % des directeurs financiers déclarent que leurs outils technologiques actuels répondent à leurs besoins. Ce qui signifie qu'une technologie inadaptée empêche de nombreuses entreprises d'atteindre leur véritable potentiel de croissance ! Pour éviter cet écueil, il est important de mettre en œuvre des outils qui apportent une valeur ajoutée à vos processus métier à mesure qu'ils évoluent. Ce qui implique de les intégrer aux systèmes existants (ERP, comptabilité, voyages d'affaires, etc.).

L’objectif ? Synchroniser facilement les données, réduire la saisie manuelle, rapprocher en temps réel l’ensemble des dépenses… et bien plus encore.

Étape 3 : Travailler sur la culture d’entreprise

Pour favoriser l’adoption de nouvelles technologies, il est important de créer une culture qui valorise l’expérimentation et l’apprentissage continu. En incitant les managers à faire preuve de curiosité et à développer leurs compétences, vous montrez l’exemple et encouragez l’ensemble des équipes à suivre cette dynamique.

S’associer à un partenaire commercial qui propose des interfaces intuitives et une expérience utilisateur agréable (comme l’application mobile et le site web de Payhawk) permet également de rendre la transition plus simple et moins intimidante pour tous.

Étape 4 : Miser sur la formation des équipes

Au-delà de l’adoption d’un état d’esprit propice au changement, il est essentiel de s’assurer que les équipes possèdent les compétences nécessaires pour exploiter pleinement la nouvelle solution. Cela peut impliquer de renforcer les compétences internes ou de recruter de nouveaux talents.

Quoi qu’il en soit, n’ayez pas peur d’investir dans la formation et le développement professionnel de vos collaborateurs, qu’il s’agisse d’organiser des ateliers en interne, d’utiliser les modules de formation proposés par votre éditeur de logiciel, ou encore de recourir à des sessions de formation spécialisées.

Étape 5 : Garantir la sécurité des données

Les violations de sécurité peuvent avoir des conséquences désastreuses, tant sur la réputation de votre entreprise que sur la continuité des opérations. Mieux vaut donc prévenir que guérir, en étudiant les garanties offertes en matière de protection des données par l’outil que vous envisagez de déployer. Comment les données sont-elles transmises en toute sécurité ? Quelles mesures sont mises en place pour protéger vos données financières une fois la solution opérationnelle ? Etc.

Parce que les données financières sont particulièrement sensibles, il est essentiel de choisir un logiciel qui en fait une priorité absolue. Découvrez, à ce titre, l’ensemble des mesures de sécurité mises en œuvre par Payhawk.

Étape 6 : Améliorer la gouvernance et la prise de décision

L'adoption de nouvelles technologies dans l'entreprise touche l’ensemble des services. C'est pourquoi la création d'un comité de pilotage peut s'avérer très utile. La présence de membres de chaque service au sein de ce comité permet de garantir que les décisions prises tiennent compte des besoins de chacun. Mais aussi, et c’est tout aussi important, d’améliorer la communication et la collaboration.

Étape 7 : Anticiper les perturbations opérationnelles

Toute mise en œuvre technologique entraîne inévitablement une certaine forme de perturbation. La clé réside dans la manière dont vous accompagnez cette transition. Ainsi, il est important de prendre en compte les impacts potentiels, à court comme à long terme, et veillez à communiquer clairement chaque changement prévu.

Une communication transparente permet à chacun de rester informé : elle évite les surprises, et facilite une transition plus sereine.

Le saviez-vous ? L'approche de Payhawk en matière de configuration nous permet de procéder à une intégration progressive, ce qui minimise les perturbations opérationnelles.

Étape 8 : Redéfinir le succès

Votre définition du succès va évoluer naturellement au fil de votre transformation numérique. L’essentiel est de définir clairement vos indicateurs de réussite, mais aussi de valoriser chaque étape franchie, même les plus modestes. En partageant ces réussites avec toute l’équipe, vous créez une dynamique positive et encouragez l’adhésion.

Étape 9 : Impliquer l’ensemble des équipes

Maintenir l’engagement de chaque collaborateur n’est jamais simple. Une communication transparente et régulière dans des canaux clairement définis (Slack, Teams, etc.) permet d’assurer la cohérence des messages transmis aux équipes. Cet alignement est essentiel pour garantir la mise en œuvre efficace des nouveaux processus.

Même après l’implémentation, ces canaux de communication doivent être conservés. Chez Payhawk, la communication centralisée est au cœur de notre approche : la plateforme permet d’envoyer des messages et de mentionner directement les utilisateurs concernés en matière de dépenses, factures ou demandes d’achat. Cela limite les échanges dispersés en dehors de l’outil, réduit les pertes d’information et renforce l’autonomie de chacun.

Étape 10 : Mesurez vos progrès (et ajustez votre approche si nécessaire)

La technologie évolue vite, et vos équipes doivent être capables de s’adapter tout aussi rapidement. Pour y parvenir, pas de secret : il faut suivre régulièrement les résultats obtenus et ajuster sa stratégie en cas de besoin. Cela peut passer par l’adoption d’une nouvelle fonctionnalité, ou par des ajustements visant à réduire la charge de travail manuelle.

Suivez attentivement vos indicateurs de performance, et n’hésitez pas à abandonner les outils qui n’apportent plus de valeur. Grâce aux fonctionnalités de gestion des abonnements de Payhawk, vous pouvez facilement repérer les outils sous-utilisés, analyser votre historique des dépenses et prendre les meilleures décisions pour optimiser votre budget.

Adopter le bon outil, de la manière la plus adaptée !

Réussir l’adoption d’un nouvel outil technologique requiert une approche stratégique, basée sur une planification rigoureuse et une réflexion approfondie. Autrement dit, les directions financières doivent trouver le bon équilibre entre retour sur investissement et impact opérationnel.

La bonne nouvelle, c’est que des outils comme Payhawk rendent ce processus beaucoup plus simple, transparent et efficace. C’est d’ailleurs ce que soulignent de nombreux clients, qui mettent en avant la facilité d’utilisation de notre solution : un facteur clé pour assurer une adoption rapide !

Chez Payhawk, notre processus d’intégration se déroule en trois étapes : le lancement, l’implémentation et la mise en service.

Vous souhaitez simplifier vos opérations financières, améliorer votre efficacité et baser vos décisions stratégiques sur des données 100% fiables ? Découvrez comment Payhawk peut vous y aider. Demandez dès maintenant une démonstration personnalisée de notre produit.