Cartes bancaires traditionnelles : quelles alternatives pour les entreprises et comment changer de solution ?

Alors que le monde de la finance d'entreprise évolue à un rythme effréné, de nombreuses équipes Finance s'efforcent encore de suivre et de contrôler les dépenses de leurs employés en utilisant des méthodes désuètes. Qu’il s’agisse de cartes d'entreprise traditionnelles ou de tableurs Excel, les méthodes dites « classiques » sont souvent synonymes d’enchevêtrement de reçus, de manque de visibilité sur les dépenses et de risque permanent de dépassement de budget.

Comme l'explique Howard Thompson, Global Finance Controller chez GDS Group :

Avant Payhawk, nous devions tout faire manuellement, sur Excel. Il fallait envoyer des justificatifs papiers dans une enveloppe accompagnée d’une copie du tableau Excel, la laisser sur le bureau du manager, puis la faire signer avant de la communiquer à l’équipe Finance.

Des alternatives aux solutions bancaires traditionnelles, telles que les cartes d'entreprise Payhawk et les logiciels de gestion des dépenses, permettent de simplifier l'ensemble des processus financiers. Grâce à des cartes qui permettent de renforcer le contrôle des dépenses, votre équipe Finance peut effectuer le suivi des transactions en concordance avec les budgets, saisir les reçus en un clin d'œil et garantir des flux de trésorerie en parfaite adéquation avec le rythme et les besoins de l’entreprise. Découvrons tout de suite les 8 avantages majeurs des cartes Payhawk.

Les 8 principaux avantages de Payhawk

Les dirigeants d'entreprise d’aujourd’hui souhaitent garder la main en permanence sur l’ensemble de leurs activités, y compris en ce qui concerne la compréhension et le contrôle des dépenses. C'est précisément là que Payhawk entre en scène et vient bousculer les banques traditionnelles. En utilisant notre solution pour améliorer la gestion de vos dépenses, vous pourrez bénéficier des avantages suivants :

Cartes d'entreprise

Nos cartes sont conçues non seulement pour aider les entreprises à effectuer des paiements, mais aussi pour gérer intelligemment toutes leurs dépenses. Elles favorisent une nouvelle expérience de gestion et de contrôle des dépenses, notamment grâce à :

• Des dépenses rationalisées et des contrôles étendus : nos cartes d'entreprise confèrent davantage de liberté et d’autonomie aux équipes Finance. Grâce à des limites de dépenses personnalisables et à un suivi en temps réel, les entreprises peuvent s'assurer que chaque transaction effectuée par carte s'aligne parfaitement sur leur budget et leur politique de dépenses.
• Une acceptation internationale et une gestion des dépenses facilitée : nos cartes Visa sont acceptées partout dans le monde, ce qui constitue un précieux atout dans le cadre de voyages d'affaires et d’achats effectués à distance. Grâce à l'application associée, les employés peuvent facilement saisir les reçus et classer les dépenses par catégorie, même lors de leurs déplacements professionnels, ce qui réduit considérablement la charge administrative liée au reporting des dépenses. Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play Hospitality, en parle : Nous nous appuyons sur les paramètres personnalisables de Payhawk pour distinguer nos différents sites et analyser les performances. Qu'il s'agisse d'établir des catégories entre les sites ou de les classer dans le bon code du grand livre comptable, cela nous est extrêmement utile pour répartir les dépenses.
• Une amélioration du respect des politiques : nos cartes d’entreprise permettent d’appliquer automatiquement les politiques en vigueur au sein de l’entreprise en établissant des règles de dépenses spécifiques en fonction du titulaire de la carte, de la catégorie et du budget correspondants. Cela permet de minimiser le risque de dépenses non autorisées et d’améliorer la conformité dans l'ensemble de l'entreprise.

Autres avantages

Outre nos cartes virtuelles et physiques, nous offrons également :

• Un suivi instantané et un contrôle renforcé des dépenses : notre solution favorise un contrôle inégalé sur les dépenses de votre entreprise. Chaque transaction est suivie en temps réel, ce qui permet de s'assurer que chaque euro dépensé est justifié et conforme aux politiques budgétaires en vigueur au sein de l’entreprise. Par ailleurs, de nombreuses entreprises déclarent atteindre un ROI très rapidement grâce à Payhawk, dont 40 % d'entre elles en moins de six mois – un contraste frappant avec la moyenne du secteur, fixée à 13,8 mois.
• Une réduction massive des tâches manuelles : dites adieu à la gestion manuelle fastidieuse du suivi des dépenses et du traitement des factures ! Notre solution permet d’automatiser ces tâches, ce qui minimise les erreurs humaines et permet à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance de votre entreprise. En outre, cette automatisation des tâches permet également aux équipes d’effectuer la clôture comptable mensuelle deux fois plus rapidement, en réduisant leur charge de travail manuel de moitié. Charlotte Donaldson, analyste financière chez Essentia Analytics, en témoigne : Grâce à Payhawk, nous nous sommes rendus compte que notre clôture mensuelle pouvait être effectuée en cinq jours au lieu de dix !
• Un rapprochement des reçus en toute simplicité : oubliez le casse-tête de la chasse aux reçus ! Chez Payhawk, nous associons automatiquement chaque transaction à son reçu correspondant. Le rapprochement des reçus devient alors un jeu d'enfant et permet d’obtenir des dossiers financiers complets et précis.
• Un processus de gestion des dépenses entièrement dématérialisé : de la transaction à la tenue de la comptabilité finale, en passant par l'intégration native à votre ERP, votre processus de gestion est entièrement numérisé et automatisé, ce qui a pour effet de transformer la manière dont vous gérez et transformez vos dépenses. Grâce à Payhawk et à nos intégrations ERP natives, vous pouvez accélérer le traitement de vos dépenses en collectant plus de la moitié des reçus le jour même où la transaction est effectuée.
• Une pré-comptabilité simplifiée : nos fonctionnalités automatisées de pré-comptabilité éliminent la saisie manuelle des données, de sorte que vos documents financiers soient toujours précis et à jour, sans devoir multiplier les interventions manuelles.

Nadia Vauytrecht, HR & Operations Manager chez Explose partage son expérience :

Grâce à Payhawk, je peux désormais me concentrer sur des tâches qui créent de la valeur ajoutée pour l'entreprise. Payhawk facilite particulièrement mes activités comptables grâce à sa technologie OCR, qui prend en charge une partie de mon travail en identifiant les factures en double et en remplissant automatiquement plusieurs champs. C'est un peu comme si je pouvais me dédoubler et que j’avais deux fois plus de visibilité !

Comment implémenter facilement votre solution Payhawk

Maintenant que nous avons passé en revue les nombreux avantages offerts par les solutions fintech par rapport aux banques traditionnelles, nous allons vous guider pas à pas dans le processus d’implémentation de votre nouvelle solution Payhawk.

Robbie Hadfield, ACCA, Director of Solutions Engineering chez Payhawk, explique :

Nous avons permis à des milliers d'entreprises de transitionner vers Payhawk en toute simplicité. Nos importations de données, nos intégrations et nos listes de vérifications pratiques garantissent une transition en douceur avec un minimum de perturbations pour votre organisation. Par ailleurs, nos experts responsables de l’implémentation des solutions Payhawk vous partagent des conseils et des bonnes pratiques pour favoriser un déploiement progressif et complet, afin de simplifier votre processus de gestion des dépenses au maximum.

À présent, découvrez les étapes essentielles déterminées par Payhawk pour préparer votre système et votre équipe à une mise en service réussie.

Des intégrations natives aux logiciels comptables, RH et d’ERP existants

La base d'une transition fluide commence par l'intégration de la solution Payhawk à vos ERP (ou logiciels comptables) et vos systèmes RH existants. Cette étape implique la consolidation de vos opérations financières et le maintien de la cohérence des données entre les plateformes. Notre équipe dédiée à l’implémentation facilite les connexions entre chaque système ERP de chaque filiale pertinente pour les entreprises gérant plusieurs entités, ce qui garantit une intégration complète en parfaite adéquation avec votre structure organisationnelle.

Importer vos données de référence dans Payhawk

Une transition en douceur vers Payhawk comprend notamment le transfert de vos données de référence dans la plateforme. Ce processus, à la fois facilité par l'intégration ERP et l'importation directe de données à partir d'Excel, garantit que toutes les données critiques soient en place avant la mise en service. Grâce à une gestion effectuée en amont, nous faisons en sorte que vos données financières soient organisées et prêtes à l'emploi dès le premier jour.

Une configuration supplémentaire

Au-delà de l'intégration des données, il est essentiel de configurer votre système pour qu'il corresponde à vos processus d'entreprise. Notre équipe vous permettra de configurer divers workflows et processus lors de l'intégration, notamment :

• Les workflows d'approbation : vous pourrez ainsi personnaliser les processus d'approbation en fonction de votre hiérarchie organisationnelle et de vos politiques de dépenses.
• Les politiques relatives aux cartes : vous pourrez mettre en place des mécanismes de contrôle relatifs à l'utilisation des cartes d’entreprise afin d'empêcher les dépenses non autorisées et de renforcer la sécurité.
• Les réglementations relatives à la chasse aux reçus : vous pourrez activer des fonctionnalités spécifiques pour pouvoir gérer et minimiser les problèmes liés aux reçus manquants, afin de garantir la conformité et de simplifier les rapprochements bancaires.

Martin Reindl, Implementation Director chez Payhawk, déclare :

Chez Payhawk, nos responsables de l’implémentation et notre équipe projet assurent presque un rôle de consultant : ils guident et conseillent les entreprises sur l’implémentation de leur compte et font le gros du travail afin de donner au client toutes les clés pour une implémentation réussie. Nous examinons ensuite leur cas d'usage avant de proposer des suggestions et de prodiguer des conseils sur l’implémentation de la solution afin de s'assurer qu'ils en tirent le meilleur parti. Prenons l'exemple d'un client qui déclare ne pas avoir besoin de notre fonctionnalité de gestion des abonnements. Dans ce cas, nous allons effectuer des recherches sur son cas d’usage et si nous constatons que cela peut lui être utile et lui apporterait davantage de valeur ajoutée, nous lui conseillons de l'installer.

Dispenser une formation aux principaux utilisateurs

Il est essentiel de doter votre équipe des connaissances et des compétences nécessaires pour leur permettre d’exploiter tout le potentiel de notre solution. Les sessions de formation initiales sont conçues pour les principaux utilisateurs – à savoir les contrôleurs de gestion, les directeurs comptables et d’autres membres clés du service Finance responsables de la gestion quotidienne des finances de l’entreprise.

Les thèmes des différentes formations dispensées comprennent notamment :

• L’intégration de l'ERP existant : pour veiller à ce que toutes les dépenses soient correctement cartographiées dans votre grand livre de comptes.
• Le processus de vérification des dépenses : pour rationaliser la façon dont les dépenses sont approuvées et enregistrées dans Payhawk.
• Les différents modules d'abonnements : pour transférer toutes les dépenses récurrentes par carte de vos anciens systèmes vers Payhawk afin d'optimiser les avantages liés au cashback et de simplifier le suivi des dépenses.
• Le processus de clôture mensuelle : pour préparer votre équipe à effectuer des clôtures mensuelles efficaces grâce à notre solution.

Adopter Payhawk

Prêt à transformer la gestion des finances de votre entreprise grâce à Payhawk ?

Découvrez ci-dessous le déroulement du processus d’implémentation de notre solution :

Émission de cartes

Tout d'abord, vous devez transférer tous vos paiements récurrents d’abonnements sur des cartes Payhawk dédiées. Cette migration consiste non seulement à changer d’espace pour effectuer les paiements, mais aussi à améliorer votre manière de gérer ces dépenses.

Les principaux abonnements à migrer sont les suivants :

• Google
• Microsoft
• Slack
• Votre système ERP
• Vos frais de marketing (Google Ads, SEO, sites web)
• Les services publics sollicités
• Votre opérateur Internet
• Vos assurances

La fonctionnalité de gestion des abonnements de Payhawk fait office de liste de vérification complète qui permet de s'assurer qu'aucun paiement important n'est oublié pendant la transition.

Émission de cartes aux membres de l'équipe

Le choix de la date d'émission des cartes Payhawk est primordial. Nous recommandons de commencer la dernière semaine du mois. Cela permet aux membres de votre équipe de recevoir leurs cartes virtuelles d’entreprise instantanément, tandis que les cartes physiques arrivent dans un délai de deux à trois jours. Le fait de commencer à cette période vous permet de clôturer le mois avec vos anciens systèmes et de démarrer le mois suivant avec Payhawk.

Plan de migration des cartes

Une migration de cartes typique peut se dérouler comme suit :

• Semaine 1 à 3 : vous continuez à configurer vos cartes existantes.
• Semaine 4 : vous entamez le processus d'intégration de Payhawk, qui inclut notamment des sessions de formation ou des vidéos visant à faciliter l'activation des cartes et l'utilisation de l'application. Vous pourrez ainsi émettre des cartes Payhawk et y transférer tous vos paiements d'abonnements.
• Mois 2 : vous commencez à utiliser activement vos nouvelles cartes. Vous pouvez assurer le suivi et la gestion de vos abonnements via la plateforme Payhawk.
• Mois 3 : Vous désactivez vos anciennes cartes pour éviter les interruptions de service et confirmez que toutes les dépenses ont été transférées avec succès vers Payhawk.

Quelques bonnes pratiques et étapes à suivre pour une transition en douceur

• Formation et activation des cartes : prévoyez une session de formation pour tous les titulaires de cartes afin de vous assurer que chacun est à l'aise avec le nouveau système. Les cartes doivent être activées dans les cinq jours suivant leur émission.
• Vérifications et rapprochements mensuels : à la fin du mois, passez en revue toutes les transactions effectuées par carte pour vous assurer qu'elles sont correctement enregistrées et exportées vers votre système ERP. Cela vous permettra de maintenir des registres financiers précis et de simplifier les rapprochements bancaires lors de votre clôture mensuelle.
• Utilisation continue et retours d’expérience : continuez à utiliser les cartes Payhawk et consultez régulièrement des retours d’expérience afin d'optimiser votre système. De plus, en faisant régulièrement le point avec vos utilisateurs, vous serez en mesure d'identifier rapidement les éventuelles difficultés rencontrées et de rationaliser le processus de gestion des dépenses.

Les entreprises ayant opté pour Payhawk ont constaté une nette progression dans la gestion de leurs finances. Par exemple, en indiquant que toutes les dépenses par carte ont été vérifiées lors de la clôture mensuelle, les entreprises peuvent ainsi rationaliser leurs processus de rapprochement bancaire, ce qui leur permet d’effectuer leur clôture financière de manière plus fluide. En outre, la gestion centralisée ou par service des abonnements favorise une meilleure responsabilisation et un meilleur contrôle des dépenses de l'entreprise.

David Sandler, Senior Business Controller chez Mercell, déclare :

Avant d’adopter Payhawk, nous ne disposions que d’une seule carte bancaire, partagée entre plusieurs personnes. Il nous était donc difficile de savoir d’où provenaient les dépenses et chaque fois que quelqu'un avait besoin d'utiliser la carte, il devait s'adresser directement à notre directeur financier. Désormais, nos employés sont parfaitement autonomes sur leurs dépenses.

Envie de savoir comment Payhawk peut transformer vos opérations financières ? Programmez dès maintenant une démo avec nos experts !