Waarom je op zoek moet gaan naar een alternatief voor traditionele bankkaarten

In de wereld van bedrijfsfinanciën worstelen veel financiële teams nog steeds met het bijhouden van personeelsuitgaven met behulp van verouderde methoden. Van traditionele betaalkaarten tot Excel-sheets, de oude methoden leiden vaak tot een wirwar van bonnetjes, een vertraging in de zichtbaarheid van uitgaven en het altijd aanwezige risico van overbesteding.

Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, legt uit:

Voordat we Payhawk gebruikten, moesten we alles handmatig doen met Excel spreadsheets. Iemand stuurde zijn fysieke bonnetjes in een envelop met een spreadsheetuitdraai, legde die op het bureau van zijn manager en liet die aftekenen voordat hij het met de financiële afdeling deelde.

Alternatieven voor traditionele bankoplossingen zoals Payhawk’s zakelijke betaalkaarten (en uitgavenbeheersoftware) vereenvoudigen het gehele uitgavenproces. Met onze slimme kaarten kan jouw team transacties bijhouden in harmonie met budgetten, bonnetjes in een handomdraai vastleggen en ervoor zorgen dat geldstromen perfect in lijn zijn met de behoeften van het bedrijf.

Maar je hoeft ons niet op ons woord te geloven. Hier zijn enkele van onze grootste voordelen bij Payhawk in een notendop.

Top acht voordelen van Payhawk

Moderne bedrijfsleiders verwachten dat ze continu de vinger aan de pols houden, inclusief inzicht in en controle op uitgaven. En daar komen wij om de hoek kijken: wij veranderen de manier waarop bedrijven hun uitgaven beheren en controleren.

Benieuwd hoe fintech-oplossingen zoals de onze traditionele banken ontwrichten?

Hier zijn de belangrijkste voordelen die je krijgt als je Payhawk gebruikt voor uitgavenbeheer:

Zakelijke betaalkaarten

Onze kaarten zijn niet alleen ontworpen om bedrijven te ondersteunen bij het doen van betalingen, maar ook om alle uitgaven slim te beheren. Ontdek hoe onze kaarten de ervaring rondom uitgavenbeheer voor bedrijven kunnen veranderen:

• Gestroomlijnde uitgaven met uitgebreide controles: onze zakelijke betaalkaarten leggen de macht in handen van financiële teams. Met aanpasbare uitgavenlimieten en realtime tracking kunnen bedrijven ervoor zorgen dat elke kaarttransactie perfect past binnen hun budget en beleid.
• Wereldwijde acceptatie en eenvoudig uitgavenbeheer: Onze kaarten worden wereldwijd geaccepteerd, waardoor zakenreizen en aankopen op afstand probleemloos verlopen. In combinatie met de bijbehorende app kunnen werknemers onderweg eenvoudig bonnetjes vastleggen en uitgaven categoriseren, waardoor de administratieve last van onkostendeclaraties aanzienlijk wordt verminderd.

Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play Hospitality, zegt:

We vertrouwen op de aanpasbare instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties en prestaties te analyseren. Of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is zeer nuttig in termen van hoe we uitgaven toewijzen.

• Betere naleving van het beleid: Door specifieke uitgavenregels in te stellen op basis van de kaarthouder, categorie en budget, helpen onze zakelijke kaarten het bedrijfsbeleid automatisch af te dwingen. Dit minimaliseert het risico op ongeautoriseerde uitgaven en verbetert de compliance over de hele linie.

Andere voordelen

Naast onze virtuele en fysieke kaarten bieden we ook:

• Realtime overzicht en verbeterde controle: Bij Payhawk biedt onze oplossing ongeëvenaarde controle over je bedrijfsuitgaven. Elke swipe wordt in realtime gevolgd, wat direct inzicht biedt en ervoor zorgt dat elke uitgegeven dollar gerechtvaardigd is en binnen het budgetbeleid valt. Een aanzienlijk aantal bedrijven rapporteert dat ze hun investering sneller terugverdienen met Payhawk, waarbij 40% de ROI bereikt in minder dan zes maanden - een schril contrast met het branchegemiddelde van 13,8 maanden.
• Massieve vermindering van handmatige taken: Zeg vaarwel tegen het vervelende handmatige beheer van onkostentracking en factuurverwerking. Onze oplossing automatiseert deze taken, waardoor menselijke fouten tot een minimum worden beperkt en je team zich kan richten op wat echt belangrijk is: de groei van je bedrijf. Onze automatisering vermindert ook de handmatige werklast met 50%, waardoor teams de maandelijkse boekhouding twee keer zo snel kunnen afsluiten als voorheen.

Charlotte Donaldson, financieel analist bij Essentia Analytics, zegt:

Wat hebben we geleerd van Payhawk? Het hoeft geen tien dagen te duren om de maand af te sluiten! Nu duurt het nog maar vijf!

• Moeiteloze reconciliatie: Vergeet de hoofdpijn van het zoeken naar bonnetjes. Bij Payhawk koppelen we automatisch elke transactie aan het bijbehorende bonnetje, waardoor reconciliatie een fluitje van een cent is en je verzekerd bent van een complete en accurate financiële administratie.
• Volledige digitalisering van je uitgavenbeheer: Vanaf het transactiepunt tot de uiteindelijke boekhouding via de integratie met je ERP, digitaliseren en automatiseren wij het hele proces, waardoor je je uitgaven op een geheel nieuwe manier kunt beheren en vastleggen. Met Payhawk en onze naadloze ERP- en boekhoudintegraties kun je je onkosten sneller verwerken, waarbij meer dan de helft van alle bonnetjes op dezelfde dag wordt geïnd.
• Vereenvoudigde voorboeking: Onze geautomatiseerde pre-boekhoudfuncties elimineren handmatige gegevensinvoer, waardoor je financiële administratie altijd nauwkeurig en up-to-date blijft, zonder constante handmatige tussenkomst.

Nadia Vauytrecht, HR & Operations Manager bij Explose zegt:

Dankzij Payhawk kan ik me richten op taken die bedrijfswaarde creëren. Payhawk maakt boekhouden makkelijker; de OCR doet een deel van mijn werk door dubbele facturen te identificeren en velden in te vullen. Het is net het vierogenprincipe in actie!

Hoe implementeer je Payhawk?

Nu we de vele voordelen van fintech-oplossingen ten opzichte van traditionele bankoplossingen hebben besproken, zullen we je door het implementatieproces van de overgang naar Payhawk leiden.

Robbie Hadfield, ACCA, Director Solution Engineering bij Payhawk, zegt:

We hebben duizenden bedrijven naadloos overgezet naar Payhawk. Onze gegevensimport, integraties en praktische checklists zorgen voor een soepele overgang met minimale verstoring van je normale bedrijfsvoering. Bovendien bieden onze ervaren implementatiemanagers begeleiding en best practices voor een grondige en volledig gefaseerde uitrol, waardoor het beheer van onkosten naadloos en zonder stress verloopt.

Laten we de essentiële stappen doorlopen die Payhawk neemt om je systeem en team voor te bereiden op een succesvolle start.

ERP, boekhouding en HR integraties

De basis voor een naadloze overgang begint met de integratie van de Payhawk oplossing met je bestaande ERP- en HR-systemen. Deze stap omvat het consolideren van je financiële activiteiten en het handhaven van gegevensconsistentie tussen platforms. Voor bedrijven die meerdere entiteiten beheren vergemakkelijkt ons implementatieteam de verbindingen met elke relevante ERP en zorgt zo voor een volledige integratie die is afgestemd op jouw organisatiestructuur.

Je "masterdataset" importeren in Payhawk

Een soepele overgang naar Payhawk omvat het overbrengen van de stamgegevens naar het platform. Dit proces, dat wordt vergemakkelijkt door zowel ERP-integratie als directe gegevensimport vanuit Excel, zorgt ervoor dat alle kritieke gegevens aanwezig zijn voordat je live gaat. Door dit vooraf te doen, zorgen we ervoor dat je financiële gegevens vanaf de eerste dag georganiseerd en klaar voor actie zijn.

Aanvullende configuratie

Naast gegevensintegratie is het belangrijk om je systeem zo in te stellen dat het overeenkomt met de bedrijfsprocessen. Ons team laat je tijdens het inwerken verschillende workflows en processen configureren:

• Goedkeuringsworkflows: Pas goedkeuringsflows aan die je organisatorische structuur en uitgavenbeleid weerspiegelen.
• Beleid voor kaarten: Stel controlemechanismen in voor kaartgebruik om ongeautoriseerde uitgaven te voorkomen en de veiligheid te verbeteren.
• Bonnetjes najagen: Activeer functies om problemen met ontbrekende bonnetjes te beheren en tot een minimum te beperken, de naleving te garanderen en reconciliatie te vereenvoudigen.

Martin Reindl, Director of Implementation bij Payhawk, zegt:

Onze implementatiemanagers en ons projectteam zijn eigenlijk Payhawk-consultants; ze zijn er om te begeleiden en te adviseren bij het opzetten van het bedrijfsaccount en al het zware werk te doen, zodat de klant klaar is voor succes. We kijken vervolgens naar hun use case en bieden suggesties en advies over het opzetten van de oplossing om ervoor te zorgen dat ze het meeste waar voor hun geld krijgen. Neem bijvoorbeeld een klant die zegt dat hij onze software voor abonnementenbeheer niet nodig heeft. In dat geval stellen we toch voor om het in te stellen op basis van ons onderzoek naar hun use case, omdat we hebben gezien dat ze er baat bij hebben en het nog meer waarde biedt.

Basistraining voor gebruikers

Je team voorzien van kennis en vaardigheden is essentieel om het volledige potentieel van onze oplossing te benutten. De eerste trainingssessies zijn bedoeld voor voornaamste gebruikers - controllers, directeuren boekhouding en ander belangrijk financieel personeel dat betrokken is bij het dagelijkse financiële beheer.

De trainingsonderwerpen omvatten:

• Gedetailleerde ERP-integratie: Zorgen dat alle uitgaven correct in je grootboek worden opgenomen.
• Uitgaven beoordelingsproces: Stroomlijnen hoe uitgaven worden goedgekeurd en vastgelegd in Payhawk.
• Afschrijvingsmodule: Alle terugkerende kaartuitgaven overzetten van oudere systemen naar Payhawk om cashbackvoordelen te optimaliseren en het bijhouden van onkosten te vereenvoudigen.
• Processen rondom de maandafsluiting: Bereid je team voor op een efficiënte maandafsluiting met onze oplossing.

Overstappen naar Payhawk

Klaar om een transformerende stap te zetten in het beheren van de financiën van je bedrijf door over te stappen op Payhawk? Hier zie je hoe de implementatie eruit zou kunnen zien:

Fase 1: Kaarten uitgeven

Eerst moet je al je terugkerende abonnementen overzetten naar speciale Payhawk abonnementskaarten. Bij deze overstap gaat het niet alleen om het veranderen van de plek waar de betalingen worden gedaan, maar ook om het verbeteren van de manier waarop je deze uitgaven beheert.

De belangrijkste abonnementen die overgaan zijn:

• Google
• Microsoft
• Slack
• ERP kosten
• Marketingkosten (Google Ads, SEO, Websites)
• Bedrijfskosten
• Internetkosten
• Verzekeringskosten

De Payhawk Abonnementen functie dient als een uitgebreide checklist om er zeker van te zijn dat er geen belangrijke betaling over het hoofd wordt gezien tijdens de overgang.

Kaarten uitgeven aan teamleden

Beslissen wanneer je je Payhawk-kaarten gaat uitgeven is cruciaal. We raden aan om in de laatste week van de maand te beginnen. Door deze timing ontvangen je teamleden hun virtuele kaarten direct, terwijl de fysieke kaarten binnen twee tot drie dagen arriveren. Door op dit moment te beginnen sluit je de maand naadloos af met je bestaande systemen en start je de nieuwe maand met Payhawk.

Kaartmigratieplan

Een doorgaanse kaartmigratie kan er als volgt uitzien:

• Week 1-3: Ga door met de bestaande kaartinstellingen.
• Week 4: Begin met de Payhawk integratie, inclusief trainingssessies of video's om het activeren van de kaart en het gebruik van de app te vergemakkelijken. Geef Payhawk kaarten uit en zet alle abonnementsbetalingen op deze nieuwe kaarten.
• Maand 2: Start met het actief gebruiken van Payhawk kaarten. Bewaak en beheer Abonnementen via het Payhawk platform.
• Maand 3: Deactiveer oude kaarten om serviceonderbrekingen te voorkomen en bevestig dat alle uitgaven met succes zijn overgegaan naar Payhawk.

Beste werkwijzen en volgende stappen voor een soepele overgang

• Training en activering: Plan een trainingssessie voor alle kaarthouders om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd is met het nieuwe systeem. Kaarten moeten binnen vijf dagen na uitgifte worden geactiveerd.
• Maandelijkse controle en reconciliatie: Controleer aan het einde van elke maand alle kaarttransacties om er zeker van te zijn dat ze correct zijn geregistreerd en geëxporteerd naar je ERP-systeem. Dit helpt bij het bijhouden van nauwkeurige financiële gegevens en vereenvoudigt de maandafsluiting.
• Gebruik en feedback: Blijf Payhawk-kaarten gebruiken en verzamel feedback om het systeem te optimaliseren. Door regelmatig met gebruikers te overleggen, kunnen eventuele problemen vroegtijdig worden opgespoord en kan het onkostenbeheerproces worden gestroomlijnd.

Bedrijven die overstappen op Payhawk merken aanzienlijke verbeteringen in de efficiëntie van hun financieel beheer. Door bijvoorbeeld alle kaartuitgaven aan het einde van de maand als ‘beoordeeld’ te markeren, kunnen bedrijven hun reconciliatieprocessen stroomlijnen, waardoor de financiële afsluiting soepeler verloopt. Bovendien zorgt het centraal of per afdeling beheren van abonnementen voor een betere verantwoording van en controle over de bedrijfsuitgaven.

• David Sandler, Senior Business Controller bij Mercell, zegt:

Voor Payhawk hadden we maar één creditcard, die door meerdere mensen werd gebruikt, dus het was moeilijk voor ons om te traceren welke uitgaven waar vandaan kwamen, en elke keer als iemand de creditcard moest gebruiken, moesten ze contact opnemen met onze CFO, en nu krijgen ze de autonomie die ze nodig hebben.

Benieuwd hoe Payhawk jouw financiële operaties kan veranderen, net als het team van Mercell?

Vraag een demo aan en zet je zinnen op een toekomst waarin weloverwogen beslissingen, geoptimaliseerde budgetten en duurzame groei de norm zijn.