Bancos vs fintech: ¿Buscas una alternativa a las tarjetas tradicionales?

En el vertiginoso mundo de las finanzas corporativas, muchos equipos financieros siguen luchando por hacer un seguimiento de los gastos de los empleados utilizando métodos anticuados. Desde las tradicionales tarjetas corporativas hasta las hojas de Excel, los antiguos métodos implican una montaña de recibos en papel, un retraso en la visibilidad de los gastos y el riesgo de gastar más de la cuenta.

Como explica Howard Thompson, interventor global de GDS Group:

Antes de utilizar Payhawk, teníamos que hacerlo todo manualmente utilizando hojas de cálculo Excel. Los empleados enviaban sus recibos físicos en un sobre junto con una hoja de cálculo impresa, lo dejaba en la mesa de su jefe, este tenía que firmarlo antes de compartirlo con el departamento financiero.

Las alternativas a las soluciones bancarias tradicionales, como las tarjetas de empresa Payhawk (y el software de gestión de gastos), simplifican todo el proceso de gasto. Con las tarjetas inteligentes que aumentan el control, tu equipo puede realizar un seguimiento de las transacciones, capturar recibos en un instante y garantizar que el flujo de caja está bajo control.

Pero no te fíes solo de nuestra palabra. Descubre los mayores beneficios de Payhawk.

Los ocho beneficios principales de Payhawk

Los líderes empresariales modernos esperan tener el control del gasto y, al evaluar los bancos vs. fintech, veremos que estas últimas nos dan más posibilidades para tener el gasto bajo control. Con Payhawk puedes hacerlo incluso en tiempo real. Y ahí es donde entramos nosotros: cambiando la forma en que las empresas gestionan y controlan sus gastos.

¿Tienes curiosidad por ver cómo las soluciones fintech como la nuestra revolucionan a los bancos tradicionales?

Estas son las principales ventajas que obtienes al utilizar Payhawk para la gestión de gastos (ventajas que tienen las fintechs versus los bancos):

Tarjetas corporativas

Nuestras tarjetas están diseñadas no solo para ayudar a las empresas a realizar pagos, sino también para gestionar todos los gastos de forma inteligente. Y he aquí cómo estas tarjetas están transformando la experiencia de gasto de las empresas:

• Gasto racionalizado con amplios controles: Nuestras tarjetas corporativas ponen el poder en manos de los equipos financieros. Con límites de gasto personalizables y seguimiento en tiempo real, las empresas pueden asegurarse de que cada transacción con tarjeta se ajusta perfectamente a su presupuesto y política.

• Aceptación en todo el mundo y fácil gestión de gastos: Nuestras tarjetas se aceptan en todo el mundo, lo que facilita los viajes de negocios y las compras a distancia. Junto con la aplicación correspondiente, los empleados pueden capturar fácilmente los recibos y clasificar los gastos sobre la marcha, lo que reduce significativamente la carga administrativa de los informes de gastos.

Andrew Jacobi, vicepresidente de Finanzas de EE. UU. en State of Play Hospitality, afirma:

Confiamos en la configuración personalizada de Payhawk para analizar el rendimiento. Tanto si se trata de categorizar los gastos de las diversas entidades como la categorización de los gastos para el libro mayor, es extremadamente útil.

• Mejora del cumplimiento de las políticas: Al establecer reglas de gasto específicas basadas en el titular de la tarjeta, la categoría y el presupuesto, nuestras tarjetas corporativas ayudan a aplicar las políticas de la empresa de forma automática. Esto minimiza el riesgo de gastos no autorizados y mejora el cumplimiento en todos los ámbitos.

Otras ventajas

Además de nuestras tarjetas virtuales y físicas, también ofrecemos:

• Supervisión y control mejorado: En Payhawk, nuestra solución ofrece un control inigualable sobre tus gastos empresariales. Cada transferencia se controla en tiempo real, ofreciendo información inmediata y garantizando que cada dólar gastado está justificado y dentro de las políticas presupuestarias. Un número considerable de empresas afirman haber recuperado la inversión más rápidamente con Payhawk, con un 40% que alcanza el ROI en menos de seis meses, en claro contraste con la media de 13,8 meses del sector.

• Reducción masiva de tareas manuales: Di adiós a la tediosa gestión manual del seguimiento de gastos y procesamiento de facturas. Nuestra solución automatiza estas tareas, minimizando los errores humanos y liberando a tu equipo para que pueda centrarse en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio. Nuestra automatización también reduce la carga de trabajo manual en un 50%, lo que permite a los equipos cerrar los libros mensuales el doble de rápido que antes.

Charlotte Donaldson, analista financiera de Essentia Analytics, comenta:

¿Qué hemos aprendido de Payhawk? No hace falta tardar diez días en cerrar el mes. ¡Ahora solo hacen falta cinco!

• Conciliación automatizada: Olvídate del dolor de cabeza de perseguir recibos. En Payhawk, emparejamos automáticamente cada transacción con su recibo correspondiente, haciendo la conciliación de recibos un juego de niños y garantizando registros financieros completos y precisos.

• Digitalización completa de la gestión de gastos: Desde el punto de transacción hasta la contabilidad final pasando por la integración con tu ERP, digitalizamos y automatizamos todo el proceso, transformando la forma en que gestionas y registras tus gastos. Con Payhawk y nuestras perfectas integraciones con ERP y softwares de contabilidad, puedes acelerar el procesamiento de tus gastos, con más de la mitad de todos los recibos recogidos el mismo día en que se producen.

• Pre-contabilidad simplificada: Nuestras funciones automatizadas de pre-contabilidad eliminan la introducción manual de datos, lo que garantiza que tus registros financieros sean siempre precisos y estén actualizados sin necesidad de una intervención manual constante.

Nadia Vauytrecht, Directora de RRHH y Operaciones de Explose dice:

Payhawk me permite centrarme en tareas que crean valor para la empresa. Payhawk facilita la contabilidad; el OCR hace parte de mi trabajo identificando facturas duplicadas y rellenando campos... ¡Es como el principio de los cuatro ojos en acción!

Cómo implementar Payhawk

Ahora que hemos repasado las numerosas ventajas de las soluciones fintech frente a las de los bancos tradicionales, te guiaremos a través del proceso de implantación de la transición a Payhawk.

Robbie Hadfield, ACCA, Director de Ingeniería de Soluciones de Payhawk, afirma:

Hemos realizado la transición de miles de empresas a Payhawk sin problemas. Nuestras importaciones de datos, integraciones y listas de comprobación garantizan un cambio sin problemas con una interrupción mínima para tu organización. Además, nuestros experimentados gestores de implementación ofrecen orientación y las mejores prácticas para un despliegue completo y por fases, haciendo que la gestión de gastos sea fluida y fácil.

Recorramos los pasos esenciales que Payhawk aconseja para preparar a tu equipo para un lanzamiento exitoso.

Integraciones de ERP, contabilidad y RR.HH.

La base de una transición comienza con la integración de la solución Payhawk con tus sistemas ERP y de RRHH existentes. Este paso implica consolidar tus operaciones financieras y mantener la coherencia de los datos en todas las plataformas. Nuestro equipo de implementación facilita las conexiones con cada filial de ERP relevante para las empresas que gestionan múltiples entidades, garantizando una integración completa que se alinea con tu estructura organizativa.

Importación de tu "conjunto maestro de datos" a Payhawk

Una transición fluida a Payhawk incluye la transferencia de tu conjunto de datos maestros a la plataforma. Este proceso, facilitado tanto por la integración ERP como por la importación directa de datos desde Excel, garantiza que todos los datos críticos estén en su sitio antes de que empiece a funcionar. Al gestionar esto por adelantado, nos aseguramos de que tus datos financieros estén organizados y listos para la acción desde el primer día.

Configuración adicional

Más allá de la integración de datos, la configuración de tu sistema para que coincida con tus procesos de negocio es clave. Nuestro equipo te permitirá configurar varios flujos de aprobación y procesos durante la incorporación:

• Flujos de aprobación: Personaliza rutas de aprobación que reflejen tu jerarquía organizativa y tus políticas de gasto.
• Políticas de tarjetas: Establece mecanismos de control del uso de tarjetas para evitar gastos no autorizados y mejorar la seguridad.
• Normas de seguimiento de recibos: Activa funcionalidades para gestionar y minimizar los problemas con recibos perdidos, garantizando el cumplimiento y simplificando la conciliación.

Martin Reindl, Director de Implantación de Payhawk, afirma:

Nuestros gestores de implantación son como consultores de Payhawk; están aquí para guiar y asesorar sobre la configuración de la cuenta de la empresa y hacer el trabajo pesado para que el cliente esté preparado para el éxito. A continuación, analizamos tu caso de uso y te ofrecemos sugerencias y consejos sobre la configuración de la solución para garantizar que obtengas el máximo beneficio por tu inversión. Por ejemplo, si un cliente dice que no necesita nuestro software de gestión de suscripciones, le sugeriremos configurarlo basándonos en nuestra investigación sobre su caso de uso en concreto, ya que hemos visto que les beneficiaría y ofrecería aún más valor (aunque ellos todavía no lo sepan o puedan ver).

Formación de usuarios básicos

Dotar a tu equipo de conocimientos y habilidades es fundamental para aprovechar todo el potencial de nuestra solución. Las sesiones de formación iniciales están diseñadas para los usuarios principales: controllers, directores de contabilidad y otro personal financiero clave implicado en la gestión financiera diaria.

Los temas de formación incluyen:

• Integración detallada de ERP: Garantizar que todos los gastos se asignen correctamente a tu libro mayor.
• Proceso de revisión de gastos: Agilizar la forma en que se aprueban y registran los gastos en Payhawk.
• Módulo de suscripciones: Transferencia de todos los gastos recurrentes con tarjeta de los sistemas antiguos a Payhawk para optimizar los beneficios del cashback y simplificar el seguimiento de los gastos.
• Cierre de fin de mes: Preparando a tu equipo para cierres eficientes con nuestra solución.

Cambiar a Payhawk

¿Listo para dar un paso transformador en la gestión de las finanzas de tu empresa cambiando a Payhawk? He aquí cómo podría ser tu implementación:

Fase 1: Emisión de tarjetas

En primer lugar, debes mover todas tus suscripciones a tarjetas de suscripción Payhawk. Esta transición no consiste solo en cambiar el lugar donde se realizan los pagos, sino en mejorar la forma de gestionar estos gastos.

Entre las suscripciones clave que deben trasladarse se incluyen:

• Google
• Microsoft
• Slack
• Gastos de ERP
• Gastos de marketing (anuncios de Google, SEO, sitios web)
• Suministros
• Costes de Internet
• Pagos de seguros

La funcionalidad Suscripciones de Payhawk sirve como una checklist para ayudar a garantizar que no se pase por alto ningún pago crítico durante la transición.

Emisión de tarjetas a los miembros del equipo

Decidir cuándo emitir tus tarjetas Payhawk es crucial. Recomendamos empezar la última semana del mes. Este momento permite que los miembros de tu equipo reciban sus tarjetas virtuales al instante y que las tarjetas físicas lleguen en dos o tres días. Si entregas las tarjetas en este momento, ayudas al departamento financiero a cerrar el mes con tus sistemas antiguos y poner en marcha el nuevo mes en Payhawk.

Plan de migración de tarjetas

Una migración de tarjetas típica podría tener este aspecto:

• Semana 1-3: Continúa con tus configuraciones de tarjetas existentes.
• Semana 4: Comienza la integración de Payhawk, incluyendo sesiones de formación o vídeos para facilitar la activación de la tarjeta y el uso de la aplicación. Emitir tarjetas Payhawk y transferir todos los pagos de suscripción a estas nuevas tarjetas.
• Mes 2: Comienza a utilizar activamente las tarjetas Payhawk. Supervisa y gestiona las suscripciones a través de la plataforma Payhawk.
• Mes 3: Desactiva las tarjetas antiguas para evitar interrupciones del servicio y confirma que todos los gastos han pasado correctamente a Payhawk.

Mejores prácticas y próximos pasos para una transición fácil y rápida.

• Formación y activación: Programa una sesión de formación para todos los titulares de tarjetas para asegurarte de que todos se sienten cómodos utilizando el nuevo sistema. Las tarjetas deben activarse en los cinco días siguientes a su emisión.
• Revisión y conciliación mensual: Al final de cada mes, revisa todas las transacciones con tarjeta para asegurarte de que están correctamente registradas y exportadas a tu sistema ERP. Esto ayuda a mantener registros financieros precisos y simplifica la conciliación de fin de mes.
• Uso continuado y comentarios: Sigue utilizando las tarjetas Payhawk y recaba opiniones para optimizar el sistema. Las comprobaciones periódicas con los usuarios pueden ayudar a identificar a tiempo cualquier problema y agilizar el proceso de gestión de gastos.

Las empresas que pasan a Payhawk observan mejoras significativas en la eficacia de la gestión financiera. Por ejemplo, al marcar todos los gastos con tarjeta como revisados a final de mes, las empresas pueden agilizar sus procesos de conciliación, garantizando un cierre financiero más fluido. Además, la gestión de las suscripciones de forma centralizada o por departamentos mejora la responsabilidad y el control de los gastos de la empresa.

David Sandler, Senior Business Controller de Mercell, afirma:

Antes de Payhawk, solo teníamos una tarjeta de crédito, que era utilizada por varias personas, por lo que nos resultaba difícil rastrear qué gastos procedían de dónde, y cada vez que alguien necesitaba utilizar la tarjeta de crédito, tenía que ponerse en contacto con nuestro director financiero, y ahora tienen la autonomía que necesitan.

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