Cuenta por pagar a proveedores: plazo y consecuencias de su incumplimiento

A qué nos referimos exactamente con “cuenta por pagar a proveedores”

Dentro del ámbito financiero, el término concreto "cuenta por pagar a proveedores", más allá de lo que es su control contable, tiene un rol capital. El concepto engloba una amplia variedad de transacciones que implican obligaciones financieras para una empresa.

Pero, en este punto es importante comenzar destacando que, técnicamente, proveedores y acreedores son conceptos distintos:

• Los proveedores son entidades o individuos que suministran los bienes o servicios que constituyen el objeto de tu negocio. Es decir, aquello que se compra para vender.
• Los acreedores son aquellos a quienes tu empresa les debe dinero por diversas transacciones.

Aunque esta distinción técnica existe, la normativa española, en concreto la Ley 3/2004 en la redacción dada por el artículo 33 de la Ley 11/2013, utiliza el término "cuenta por pagar a proveedores" de manera más general. Así mismo, abarca tanto a los proveedores como a los acreedores.

En este contexto normativo, la cuenta por pagar a proveedores se convierte en un concepto que aglutina todas las obligaciones financieras derivadas de tus transacciones comerciales. Por lo tanto, hace referencia a tus compromisos financieros con terceros, sin importar su tipo, si son a corto o largo plazo, etcétera.

Qué normativa afecta a las cuentas a pagar a proveedores

Como decíamos, en España, la normativa principal que aborda estas cuestiones es la Ley 3/2004. No obstante, las particularidades de la misma se reflejan claramente en las modificaciones introducidas por el artículo 33 de la Ley 11/2013. Por ende, la gestión de las cuentas por pagar a proveedores, desde el prisma jurídico, está sujeta a estas modificaciones que buscan regular que las transacciones comerciales sean ágiles y garantizar prácticas financieras justas.

Esta legislación tiene un alcance amplio y afecta a diversas operaciones comerciales, desde la adquisición de materias primas hasta la contratación de servicios profesionales. A su vez y como veremos más adelante, la normativa establece plazos específicos para el pago de estas obligaciones financieras.

Aparte, debes tener en cuenta que la ley excluye ciertas operaciones, y algunas transacciones puntuales también pueden quedar fuera del ámbito de esta regulación. Por eso es esencial que revises detenidamente cada caso para una gestión efectiva de tus cuentas a pagar a proveedores.

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Plazo máximo en el que pagar las facturas

Según establece la normativa, el plazo máximo para saldar las obligaciones derivadas de las cuentas por pagar a proveedores es de 30 días naturales, a menos que se den dos condiciones:

• Que acuerdes con tus proveedores y acreedores unas condiciones de pago distintas.
• Que esas condiciones no resulten "injustas".

En el caso de que, de mutuo acuerdo, fijéis plazos más largos, la ley permite una extensión máxima de 60 días naturales, siempre y cuando no perjudique al acreedor.

En definitiva, este marco temporal busca equilibrar los intereses de ambas partes, asegurando un flujo de efectivo razonable para los proveedores sin imponer cargas excesivas a sus clientes.

Consecuencias de su incumplimiento

¿Y qué sucede si no cumples y no pagas en esos plazos? En ese caso, tendrás que hacer frente a una serie de consecuencias, más allá del mero retraso. La normativa contempla medidas específicas:

Interés de demora

Por un lado, te enfrentarás al pago de intereses de demora. Estos intereses son calculados sobre la base del tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo a su operación de refinanciación más reciente, sumado a ocho puntos porcentuales.

Indemnización

Por otro lado, el acreedor tiene derecho a reclamar una indemnización por los costes de cobro en los que haya incurrido por el retraso. Esta indemnización compensará los gastos adicionales, legales y de otra índole que pueda haber sufrido.

La ley establece una cantidad fija de 40 euros, que se añadirá en todo caso y sin necesidad de petición expresa a la deuda principal.

Además, el acreedor tendrá derecho a reclamar todos los gastos que el retraso le haya originado, siempre que los acredite debidamente y superen los 40 euros señalados.

Ejemplo

Para comprender mejor las consecuencias, te ponemos un ejemplo. Tienes una factura de un proveedor de 10.000 euros con un plazo de 30 días naturales. Sin embargo, no haces el pago en ese tiempo. Ahí, el cálculo de Intereses de demora se apoyaría en lo siguiente:

• Tipo de interés aplicado por el Banco Central Europeo: 1%
• Adición de ocho puntos porcentuales: 9%
• Días de demora: 40 días (por ejemplo)

Con estos datos, la fórmula para calcular los intereses de demora sería:

• 10.000 euros x (9/100) x (40/365)
• 10.000 x 0,09 x 0,1096 = 98,64 euros

Además, el importe que corresponde por indemnización sin necesidad de justificación alguna es de 40 euros.
Por lo tanto, en este ejemplo, la empresa tendría que asumir unos gastos totales de 138,64 euros (98,64 + 40) por los costes adicionales generados.

Formas de gestionar las cuentas por pagar a proveedores

Precisamente, existen diversas metodologías para abordar esta tarea, cada una con sus propias ventajas e inconvenientes. Aquí te mostraremos dos de ellas, las cuales son consideradas en el mundo contable como las principales: el método tradicional y la gestión de las cuentas por pagar automatizada.

Método tradicional

Este primer enfoque consiste en la gestión manual de las cuentas pendientes de pago. Es decir, según este método, registras todas las transacciones, los datos y los pagos de forma manual en un sistema digital (o, aunque parezca mentira a día de hoy, analógico).

Aunque ha sido un método muy común y único durante decadas, a día de hoy presenta varios inconvenientes:

• Más errores humanos. La inserción manual de los datos aumenta el riesgo de errores, desde inexactitudes en los registros hasta problemas en los cálculos.
• Más consumo de tiempo y recursos. La gestión manual consume más tiempo y recursos, ya que implica tareas repetitivas y administrativas que podrías optimizar utilizando tecnologías más avanzadas.
• Mayor dificultad para cumplir con los plazos. La dependencia de procesos manuales dificulta el cumplimiento de los plazos de pago, ya que todo es más lento.

De forma automatizada

Actualmente cada vez gana más peso y son más numerosos los adeptos el segundo enfoque: la gestión automatizada de cuentas por pagar a proveedores. De hecho, se ha vuelto tan popular en la mayoría de sectores e industrias por las numerosas ventajas que ofrece:

• Eficiencia y precisión. La automatización reduce el riesgo de errores, ya que los sistemas digitales procesan grandes volúmenes de transacciones con rapidez y precisión.
• Cumplimiento normativo. Las soluciones automatizadas se programan para cumplir automáticamente con los plazos y requisitos legales, minimizando riesgos y consecuencias negativas.
• Ahorro de tiempo y recursos. Al eliminar tareas manuales repetitivas, puedes asignar tus recursos a actividades más estratégicas y centradas en el crecimiento del negocio.
• Visibilidad y control. Los sistemas automatizados te dan una visión en tiempo real de tus obligaciones financieras, facilitándote la toma de decisiones en base a datos.

Y por si aún no crees que la balanza esté decantada hacia la metodología digital, debes saber que la inmensa mayoría de organismos y autoridades fiscales cada vez abogan más por implantar este modelo en todo el tejido empresarial.

Payhawk como herramienta perfecta para automatizar los pagos a proveedores

Es en este punto donde entra en juego Payhawk y sus funcionalidades. En el mundo empresarial actual, donde la eficiencia y la precisión son imperativas, contar con herramientas especializadas es fundamental. Payhawk surge como una solución integral para la gestión automatizada de tus cuentas por abonar a proveedores. De hecho, te ofrecemos beneficios como.

• Automatización inteligente. En Payhawk utilizamos tecnología avanzada para automatizar tu proceso completo de cuentas por pagar. Desde la recepción de facturas hasta la emisión de pagos, reducimos la carga administrativa y minimizamos los errores.
• Cumplimiento normativo. Nuestra plataforma está diseñada para cumplir estrictamente con la normativa, garantizando que cumples con los plazos de pago.
• Visibilidad en tiempo real. Te proporcionamos una plataforma que te da una visión completa y en tiempo real de todas tus transacciones y obligaciones financieras. Así tienes el control total para decidir con informes y datos.
• Integración fácil. Nuestra herramienta se integra sin problemas con otros sistemas que utilices. Por eso, es una solución flexible que se adapta a las necesidades específicas de tu empresa.
• Seguridad y protección. Implementamos las medidas de seguridad más avanzadas, asegurando la confidencialidad y la protección de tus datos financieros más sensibles.

Lo cierto es que Payhawk automatiza los pagos a proveedores y optimiza todo el proceso contable dentro de un mismo espacio muy cómodo y al que los empleados acceden rápidamente. Así lo confirma Claudia Llambrich, Controller de Heycar y cliente de Payhawk, quien señala que “lo que me gusta es que podamos configurar la herramienta personalizándola a nuestro gusto y que toda la información esté accesible y ordenada. Los datos se recogen y se categorizan al instante”.

En resumen, la herramienta no solo cumple con los estándares normativos, sino que también consigue una gestión financiera mucho más eficaz. Si buscas una solución integral y moderna, Payhawk es la mejor opción para la gestión de tus cuentas a pagar a proveedores. Haz clic en aquí para comprobarlo por ti mismo en una prueba gratuita con nuestros expertos.