1 feb 2024
3 mins

Las plataformas de gestión de compras como automatización estrella del negocio

Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad. Eva Zamora
Plataformas de gestión de compras
Resumen

Las plataformas de gestión de compras son el motor que impulsa la eficiencia empresarial. En un mundo donde la agilidad y la optimización son tesoros, estas herramientas se erigen como los pilares de la automatización inteligente. ¿El resultado? Transforman el tedioso proceso de adquisición en una tarea perfectamente controlada. Pero, ¿cómo lo logran? Te lo contamos.

Índice

    Qué son las plataformas de gestión de compras

    Imagina una herramienta versátil capaz de redefinir la forma en que tu empresa adquiere sus recursos, desde los más básicos hasta los más complejos. Pues las plataformas de gestión de compras representan precisamente eso: un ecosistema digital completo que simplifica y optimiza cada etapa del proceso de compra.

    Estas soluciones son mucho más que sistemas o software automatizados; son el cerebro y el corazón de una estrategia de adquisición inteligente. Desde la generación de solicitudes y la gestión de aprobaciones hasta el seguimiento minucioso de cada pedido y la integración con sistemas financieros, estas plataformas lo abarcan todo. Por lo tanto, son una central de control para orquestar con precisión cada movimiento. Y para ello, obviamente se apoyan en la tecnología.

    Para qué sirven exactamente a efectos prácticos

    Lo cierto es que estos software de gestión de compras son el punto neurálgico donde convergen múltiples ventajas.

    Por un lado, simplifican enormemente la gestión de proveedores al consolidar todas las interacciones en un solo lugar. Así te dan una visión panorámica de todas las operaciones y relaciones comerciales. Además, controlan al detalle presupuestos y gastos, fijando límites claros y alertas que evitan desviaciones.

    A su vez, las plataformas de gestión de compras sirven para realizar y ofrecer análisis detallados. Proporcionan informes precisos y en tiempo real que te permiten tomar decisiones estratégicas fundamentadas. Los datos recopilados no solo dan una visión retrospectiva, sino que también apuntan hacia el futuro, ya que identifican oportunidades de ahorro y optimización.

    Otra de las utilidades de estas plataformas es que reducen drásticamente los ciclos de compra, agilizando cada paso desde la solicitud hasta la entrega. Al mismo tiempo, son capaces de asegurar el cumplimiento normativo, minimizando los riesgos legales y operativos.

    En definitiva, estas plataformas o software de compras tienen la capacidad de transformar procesos complejos en acciones más ágiles, liberando recursos humanos y materiales.

    Flujo de aprobación de gastos

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    Ventajas de utilizar una plataforma de gestión de compras

    Precisamente, de esos usos que se les da a los software de planificación de compras surgen diversos beneficios. Ventajas que ya habrás podido ir deduciendo en el punto anterior, pero que te enumeramos a continuación:

    • Optimización de costes. Las plataformas de gestión de compras te ayudan a identificar oportunidades de ahorro, a evitar gastos innecesarios y a negociar mejores términos con tus proveedores. O sea, que contribuyen directamente a la salud financiera de tu empresa.
    • Mayor transparencia. Te ofrecen una visión integral de todas las transacciones, desde las solicitudes de compra hasta las entregas. De esta forma, te aseguran una mayor transparencia en los procesos y reducen los riesgos de errores o fraudes.
    • Gestión eficaz de proveedores. Simplifican la gestión de proveedores al centralizar la comunicación, la evaluación y el seguimiento en un solo espacio. Por eso, garantizan relaciones comerciales sólidas y beneficiosas para todas las partes.
    • Control presupuestario. Los software de gestión de adquisiciones te permiten establecer límites claros y alertas en tiempo real. Así mismo, puedes hacer un mejor seguimiento del presupuesto y control de desviaciones en tus gastos.
    • Análisis estratégico. Estas plataformas elaboran informes detallados que te permiten tomar decisiones estratégicas basadas en datos e identificando patrones, tendencias y áreas de mejora.
    • Cumplimiento normativo. A su vez, garantizan el cumplimiento de regulaciones y normativas. Por lo tanto, minimizan riesgos legales y aseguran que las operaciones que lleves a cabo estén dentro de los parámetros establecidos.
    • Eficiencia en los procesos. El uso y la implementación de estas plataformas reduce significativamente los tiempos de adquisición y aprobación. Por ende, agilizas la cadena de suministro y optimiza la productividad de tus equipos.

    Así que estas ventajas tienen un impacto directo tanto en los aspectos operativos y financieros, como en el equipo y en tus recursos. Está demostrado que son herramientas que liberan recursos y tiempo para que los trabajadores se centren en estrategias de crecimiento y de desarrollo empresarial.

    Garantiza la precisión e identifica las discrepancias con la triple conciliación de las órdenes de compra

    Triple conciliación en PO

    La utilidad se dispara cuando forma parte de una software más amplio

    Lo que también está probado es que integrar una plataforma de gestión de compras en un ecosistema de software más amplio potencia exponencialmente su impacto y eficiencia en la empresa. Esta sinergia no solo optimiza el proceso de adquisiciones, sino que también fortalece otros aspectos clave de tu negocio.

    A continuación, te detallamos cómo esta integración potencia sus beneficios:

    • Integración con sistemas financieros. Al conectarse con sistemas contables y financieros, estas plataformas facilitan la trazabilidad de cada gasto. Con lo cual, te garantizan una gestión más precisa de tus recursos económicos.
    • Interoperabilidad con herramientas de gestión. La conexión con sistemas de gestión ERP permite un flujo continuo de datos, optimizando la planificación de recursos y la toma de decisiones estratégicas.
    • Automatización integral. Al formar parte de un sistema más amplio, la automatización se extiende a múltiples áreas, desde la gestión de inventarios hasta la generación de informes financieros.
    • Centralización y coherencia de datos. La consolidación de datos que proceden de diferentes áreas del negocio te garantiza una visión unificada. Así mismo, evitas que haya discrepancias y te aseguras la coherencia de la información.
    • Escalabilidad y adaptabilidad. La capacidad de estos sistemas integrados para crecer y adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio te ofrece una gestión más ágil y escalable. De esa forma, podrás preparar el terreno para tu futuro crecimiento.

    Esta sinergia entre la plataforma y un sistema más amplio no solo mejora tu gestión de compras en general. También fomenta una cultura empresarial basada en la agilidad, la colaboración y la comunicación.

    Cómo realizar órdenes de compra con Payhawk

    Automatiza el proceso de compra con Payhawk

    Llegados a este punto, tenemos que desvelarte cómo la automatización del proceso de compra con Payhawk es la revolución para tu gestión empresarial. Más allá de un programa de compras, te ofrecemos una amplia gama de herramientas y funcionalidades que agilizan y optimizan cada etapa de tus procesos de compra, desde la solicitud inicial hasta el pago final. Así mismo, con nosotros podrás disfrutar de todo lo que detallamos.

    Órdenes de compra automáticas

    Payhawk simplifica y controla todo el proceso, combinando solicitudes, aprobaciones, órdenes de compra y conciliación con un proceso automatizado de cuentas por pagar.

    Solicitudes de compra intuitivas

    Registra y organiza todas tus solicitudes de compra en una base de datos centralizada, proporcionando una visibilidad completa sobre los próximos gastos desde el principio.

    Flujos de aprobación automatizados

    Mantiene el control sobre el presupuesto con ágiles flujos de aprobación de varios pasos, asegurando que las solicitudes sean aprobadas en tiempo hábil.

    Conciliación inteligente

    Evita errores en la conciliación automática entre órdenes de compra, acuses de recibo y facturas, garantizando la precisión de los datos y la identificación temprana de discrepancias.

    Pagos internacionales sencillos

    Realiza transferencias bancarias internacionales directamente desde la plataforma, ahorrando tiempo y dinero en transacciones a más de 160 países y en más de 50 divisas.

    Compras transparentes y gestión centralizada de gastos

    Ofrece una visión completa de todas las adquisiciones, simplificando la experiencia de compra para todos, desde el equipo financiero hasta los empleados.

    Experiencia de usuario y proceso de procure-to-pay

    Proporciona una experiencia de usuario que es muy valorada, con una interfaz de lo más intuitiva y que facilita la aprobación instantánea de los gastos. Además, el proceso de procure-to-pay es muy simple:

    1. Los empleados envían solicitudes con toda la información necesaria.
    2. Se aprueba y se emite la orden de compra (PO) automáticamente.
    3. Se comprueba la coherencia entre órdenes de compra, acuses de recibo y facturas.
    4. Se ejecuta de forma integral el proceso de compra-pago a proveedores con todas las funcionalidades necesarias.

    En definitiva, las funcionalidades de Payhawk abarcan desde la agilidad en la creación y envío de solicitudes de compra hasta la personalización minuciosa de flujos de aprobación. O sea, que te ofrecen una gestión integral de compras y gastos, lo cual genera una experiencia fluida y eficiente tanto para tu equipo financiero como para tus empleados.

    Y no solo lo decimos nosotros. La mayoría de nuestros clientes lo confirman, como es el caso de Adriá Vázquez, CFO de VICIO. Él mismo señala que:

    Desde que utilizamos Payhawk hemos ganado visibilidad y trazabilidad: en todo momento sabemos cuánto se está gastando, en qué departamento se ha realizado el gasto, qué persona lo ha hecho y cuál es la finalidad del mismo.

    Pero como lo mejor es demostrarlo con hechos, concluimos este artículo animándote a comprobarlo por ti mismo. Para eso, solo te queda hacer clic en programar demo y nuestros expertos te guiarán en una demostración que no te exige ningún compromiso. ¡Anímate y pruébalo!

    Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
    Eva Zamora
    Redactora de Contenidos
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    Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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