Future CFO Talks: si la IA hace el trabajo, ¿quién firma las cuentas?

Durante los Future CFO Talks de Payhawk en Múnich, un director financiero contó que su proceso de facturación ya estaba casi totalmente automatizado. Las facturas se capturaban desde el origen, el sistema proponía la imputación contable, las aprobaciones seguían las políticas internas y, una vez validados, los datos pasaban al ERP sin que nadie tuviera que moverlos manualmente de una herramienta a otra.

Solo quedaba una revisión humana. Antes de cerrar el proceso, un contable comprobaba los asientos y los códigos fiscales.

Entonces llegó la pregunta desde el escenario: ¿cuánto tiempo más seguiría haciendo falta esa última revisión?

La respuesta fue sencilla: «Por ahora».

Esa frase resume bastante bien la situación de muchos equipos financieros que están empezando a trabajar con IA. El punto de control humano se está desplazando, y casi todos asumen que seguirá haciéndolo. Lo que pocos han decidido todavía es hasta dónde.

La conversación suele centrarse en lo que la IA es capaz de hacer. ¿Puede extraer los datos, contabilizar una factura, detectar una anomalía o recomendar una decisión con suficiente precisión?

Todo eso importa, pero solo resuelve una parte del problema. La pregunta más difícil tiene que ver con la responsabilidad: ¿qué debería poder hacer un sistema de IA sin pedir aprobación cada vez? Y cuando tome una decisión, ¿quién responde por ella?

El límite se mueve antes de que nadie lo defina

Los equipos financieros no están eliminando la intervención humana de un día para otro. El cambio está llegando a través de cientos de pequeñas decisiones.

Primero, las personas dejan de introducir datos. Después, dejan de conciliarlos. Las operaciones sencillas ya no necesitan una imputación manual y algunas aprobaciones de menor importe empiezan a desaparecer. Vistas por separado, todas estas decisiones parecen lógicas: la máquina trabaja más rápido, el proceso es más limpio y la trazabilidad puede incluso mejorar.

Pero, en conjunto, el efecto es mucho mayor. El momento en el que debe intervenir una persona se va retrasando, muchas veces sin que nadie se pare a decidir dónde debería estar el límite.

Así es como la responsabilidad acaba cambiando sin que nadie lo haya decidido.

Si preguntas a un responsable financiero en qué procesos de la empresa ya interviene la IA, es probable que la respuesta esté incompleta. No porque el equipo haya actuado con descuido, sino porque ninguna implantación parecía lo bastante importante como para exigir una visión completa.

Al final, el reparto de responsabilidades se define poco a poco, en lugar de diseñarse de forma consciente.

«Por ahora» resume bien esa situación.

Tres criterios que no bastan

Cuando las empresas intentan decidir dónde debe seguir interviniendo una persona, suelen recurrir a tres criterios: precisión, cumplimiento e intuición.

El criterio de precisión dice que debe intervenir una persona cuando la IA no sea lo bastante fiable. Parece razonable, pero mezcla dos cuestiones distintas: si el sistema puede hacer el trabajo y si la empresa debería delegarle la decisión.

Un modelo puede acertar el 99,9 % de las veces. Aun así, el porcentaje restante importa si los errores provocan pagos duplicados, un tratamiento fiscal incorrecto u operaciones difíciles de revertir.

Además, una firma nunca ha significado que quien firma sea la parte más precisa del proceso. Significa que alguien responde por el resultado.

El criterio de cumplimiento sostiene que debe intervenir una persona cuando así lo exijan un auditor o un regulador. La normativa importa, pero marca el mínimo. No basta para diseñar todo el modelo operativo.

Un control obligatorio puede acabar siendo el punto más débil del proceso si una sola persona debe revisar cientos de decisiones generadas por una máquina, sin tiempo, información o autoridad real para cuestionarlas.

Eso no es una supervisión efectiva. Es un control que parece sólido sobre el papel, pero aporta poca seguridad en la práctica.

El criterio de intuición es más sencillo: mantener a una persona cuando una decisión parezca demasiado importante para automatizarla.

Probablemente sea el enfoque más habitual y también el más difícil de justificar. Lo que parece importante suele depender más de la costumbre que del riesgo real. Los equipos mantienen la intervención humana en los procesos que conocen y automatizan los que resultan repetitivos o tediosos, aunque algunos de los mayores riesgos financieros se escondan en decisiones rutinarias que se repiten miles de veces.

Por eso, el límite debería definirse según el impacto económico, la facilidad para revertir una decisión y las consecuencias de un error. No según la costumbre o la incomodidad.

Finanzas ya tiene parte de la respuesta

En realidad, este debate no trata sobre tareas. Trata sobre cómo se delega la autoridad, algo que los equipos financieros llevan décadas gestionando.

Toda función financiera madura cuenta con algún tipo de matriz de delegación. Esta establece quién puede aprobar qué, hasta qué importe, en qué condiciones y con qué excepciones.

Nadie espera que el CFO apruebe personalmente cada operación. La responsabilidad puede repartirse porque la autoridad está acotada, documentada y sujeta a escalados.

La IA no necesita una filosofía completamente nueva. Necesita ocupar un lugar dentro del modelo que Finanzas ya utiliza.

Eso no significa atribuir responsabilidad legal a un sistema ni fingir que una máquina puede responder por una decisión. Significa definir qué puede hacer, en qué condiciones y en qué momento debe devolver la decisión a una persona.

La firma humana no desaparece. Cambia de sitio.

En lugar de aprobar cada resultado, las personas pasan a validar las reglas de funcionamiento: qué decisiones puede tomar el sistema, qué límites debe respetar, qué excepciones debe escalar, qué pruebas debe conservar y quién tiene autoridad para intervenir.

Es una forma de control más escalable, pero también implica más responsabilidad. Aprobar un pago significa responder por ese pago. Aprobar las reglas con las que un sistema libera miles de pagos significa responder por todo el marco que los hace posibles.

Puede haber menos firmas manuales, pero las que quedan pesan más.

El panel de Múnich ya aplicaba este modelo

Lo más interesante del debate fue que los profesionales del panel ya habían empezado a marcar estos límites, aunque no los describieran así.

Un especialista en tesorería de una empresa industrial internacional explicó que la IA podía detectar anomalías, como una factura de un importe inusual, datos maestros incoherentes o cualquier otro patrón fuera de lo normal.

Aun así, ningún pago relevante salía de la empresa sin la aprobación de una persona.

El límite no dependía de lo que la tecnología pudiera hacer, sino del riesgo que la empresa estaba dispuesta a asumir.

La directora financiera explicó la otra cara del mismo modelo. Su empresa permitía experimentar con herramientas de IA, pero frenó su uso dentro del equipo financiero hasta contar con un marco legal claro y unas condiciones adecuadas para alojar los datos.

La diferencia importa porque probar una herramienta no es lo mismo que delegarle una decisión.

Las empresas necesitan espacio para comprobar qué puede aportar la IA sin someter cada idea a meses de procesos internos. Pero cuando un sistema empieza a tratar datos sensibles, influir en decisiones financieras o actuar a gran escala, las exigencias deben cambiar.

La respuesta no es controlarlo todo antes de empezar ni avanzar rápido y añadir controles después. Hace falta más disciplina:

Experimenta con amplitud. Delega con criterio. Aplica controles según el riesgo.

Tener a una persona en el proceso no basta

La expresión «human in the loop» se ha convertido en una especie de salvavidas para la IA empresarial. Tranquiliza a consejos de administración y reguladores porque da a entender que todavía hay una persona en algún punto del proceso.

Pero participar no es lo mismo que tener el control. Y tener el control no es lo mismo que asumir la responsabilidad.

Una persona puede revisar un resultado sin tener autoridad para rechazarlo. Puede aprobar una acción sin entender cómo se ha generado la recomendación. Incluso puede figurar como responsable del proceso mientras Tecnología, el proveedor y el negocio dan por hecho que será otro quien responda si algo sale mal.

Ahí está el verdadero riesgo.

Finanzas puede pensar que Tecnología responde por el modelo, mientras Tecnología entiende que Finanzas responde por el proceso. El negocio puede asumir que el proveedor responde por el resultado, mientras el proveedor se remite a sus términos y condiciones.

Todos han participado, pero nadie responde con claridad.

La pregunta no debería ser si hay una persona en cada paso. Debería ser si existe alguien con nombre y apellidos capaz de explicar por qué se permitió actuar al sistema, en qué condiciones, cómo pueden reconstruirse sus decisiones y qué ocurre cuando se equivoca.

Así es el control cuando las personas dejan de revisar cada transacción.

¿Dónde queda la última firma?

Es posible que la revisión final del contable termine desapareciendo tal y como la conocemos. La imputación contable y las comprobaciones fiscales serán cada vez más precisas, las excepciones se detectarán con más facilidad y los asientos rutinarios necesitarán menos supervisión manual.

Pero que desaparezca la tarea no significa que desaparezca la responsabilidad sobre las cuentas.

Una función financiera madura no mantendrá a una persona revisando cada transacción, pero sí a una persona responsable de cada sistema. Por eso, la última firma no permanecerá para siempre en la factura, el pago o el asiento contable. Subirá un nivel y pasará al propio modelo operativo.

¿Qué puede hacer la IA? ¿Dónde debe detenerse? ¿Qué decisiones son demasiado relevantes o difíciles de revertir como para delegarlas? ¿Qué pruebas debe conservar? ¿Quién puede corregir o anular sus decisiones? ¿Y quién responde por todas esas elecciones?

La IA puede asumir el trabajo y recibir autoridad para actuar. Lo que no puede asumir es la responsabilidad.

Esa parte sigue necesitando un nombre.