Sistema de gestión ERP: una guía completa y los 10 más usados

Qué es un sistema de gestión ERP y para qué sirve

Un sistema de gestión ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución informática que integra y centraliza la gestión de diversas áreas de una empresa en una única plataforma. Por lo tanto, permite la planificación, automatización y control de los procesos empresariales.

La principal función de un ERP es optimizar la eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones estratégicas mediante la gestión unificada de datos e información en tiempo real. Con ellos, las empresas agilizan la comunicación interna, siendo más productivas, reduciendo costes y mejorando la calidad de sus servicios y productos.

Además, un sistema integral ERP proporciona una visión holística del negocio. Permite identificar oportunidades y desafíos, y, en última instancia, te da una ventaja competitiva en un entorno empresarial en constante cambio. Al gestionar eficientemente los recursos y procesos, las organizaciones se centran en su crecimiento y en brindar una experiencia más satisfactoria a clientes, empleados y proveedores.

Características de un sistema integral de ERP

A su vez, los sistemas de gestión ERP destacan por ser soluciones completas e integradas para la administración empresarial. Sus principales características son:

• Integran todos los procesos en una sola plataforma.
• Proporcionan una base de datos centralizada y compartida para toda la organización.
• Están formados por módulos funcionales enfocados en áreas específicas (contabilidad, recursos humanos, inventario, ventas y compras…).
• Automatizan los flujos de trabajo.
• Crean informes y análisis en tiempo real.
• Ofrecen acceso remoto y móvil en cualquier momento y lugar.
• Garantizan la seguridad y la privacidad de datos.
• Son sistemas escalables que se adaptan fácilmente al crecimiento de la empresa.
• Ofrecen soporte técnico y actualizaciones constantes.
• Son personalizables.

Estos rasgos hacen de los sistemas de gestión ERP una herramienta esencial para mejorar la eficiencia, la productividad y la competitividad de cualquier empresa, independientemente de su tamaño o tipo de actividad.

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Funcionalidades

A su vez, gracias a esas características, los sistemas integrales ERP cumplen con varias funciones esenciales en todo negocio:

1. Sirven para llevar a cabo tareas contables, presupuestarias y financieras, como la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, el control de activos fijos, la conciliación bancaria o la generación de informes financieros.
2. Facilitan la administración del personal, incluyendo la gestión de nóminas, el control de asistencia, el seguimiento del desempeño, el reclutamiento o la capacitación.
3. Ayudan a gestionar el inventario y las existencias, a realizar seguimiento de proveedores, a planificar y controlar la cadena de suministro y a optimizar la logística.
4. Ofrecen herramientas de administración para el ciclo de ventas, el seguimiento de clientes, la gestión de relaciones con clientes (CRM), la automatización de marketing y el análisis de ventas.
5. Permiten gestionar el proceso de adquisición, las solicitudes y órdenes de compra, los proveedores y las negociaciones de precios.
6. Facilitan la planificación y el control de la producción, la asignación de recursos, el seguimiento de proyectos o la evaluación de costes y plazos.
7. Proporcionan herramientas para la generación de informes, el análisis de datos y la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.
8. Mantienen altos los estándares de calidad al controlar procesos, inspeccionar productos y realizar seguimientos.
9. Fomentan una buena colaboración y las relaciones con proveedores para mejorar la eficiencia y la cadena de suministro.
10. Permiten gestionar el soporte y servicio al cliente, la planificación de mantenimientos y la gestión de garantías.
11. Ayudan a cumplir con regulaciones y normativas específicas del sector y de la empresa.
12. Facilitan el seguimiento y control de activos de la empresa, desde equipos hasta bienes inmuebles.

¿Por qué contar con un ERP?

Lo cierto es que implementar un sistema de gestión ERP te ofrece una amplia gama de beneficios, independientemente de tu tamaño o sector. Más adelante, de hecho, nos centramos en ello.

Lo que es seguro es que un sistema de gestión ERP es una inversión estratégica. La razón es que impulsa el crecimiento y la eficiencia de tu negocio, al tiempo que mejora tu capacidad para enfrentar los desafíos del mercado actual y futuro. Un ERP bien implementado es una herramienta clave y un apoyo para alcanzar el éxito en el mundo empresarial altamente competitivo en el que estamos hoy.

ERP y CRM

Hay otras siglas similares a ERP y con las que se genera cierta confusión. Se trata del CRM (Customer Relationship Management). Aunque ambos comparten objetivos, existen diferencias significativas en sus enfoques y áreas.

Ya hemos detallado lo que es un sistema de gestión ERP. Pero, ¿y un CRM? ¿En qué se diferencian ERP y CRM? El Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM) se centra en la gestión y optimización de las interacciones con los clientes y prospectos en base a la información detallada que almacena sobre ellos (datos de contacto, historial de compras, preferencias y comunicaciones).

De esa forma, el CRM se enfoca en mejorar la experiencia del cliente, permitiendo una atención más personalizada y una mayor retención. Al brindar una visión completa de las relaciones con ellos, el CRM te ayuda a aumentar su satisfacción, a identificar oportunidades de ventas adicionales y a mejorar su lealtad hacia ti.

Las diferencias más importantes entre ERP Y CRM son las siguientes:

• Área de enfoque. El CRM se centra en las relaciones con los clientes mientras que el ERP abarca toda la gestión empresarial
• Departamento que lo utiliza. El CRM se utiliza, básicamente, por los equipos de ventas, marketing y atención al cliente. El ERP, sin embargo, se emplea en todos los departamentos de la empresa.
• Funcionalidades. En el CRM se refieren a la gestión de clientes, generación de oportunidades y seguimiento de prospectos. Con el ERP se consigue la automatización de procesos internos.
• Información almacenada. En el CRM se recopila la información relativa a clientes o potenciales clientes y su interacción con la empresa. Un ERP contiene todas las operaciones internas y recursos de la entidad.

Como ves, mientras que el ERP se ocupa de la eficiencia operativa y la gestión interna de la empresa, el CRM se centra en la relación con los clientes. Juntos, ERP y CRM forman una poderosa combinación que maximiza la eficiencia empresarial y mejora la experiencia del cliente, permitiendo a las empresas alcanzar niveles más altos de éxito en el competitivo mercado actual.

(H2) Tipos de software ERP y ejemplos

Existen diferentes tipos de ERP en el mercado. Los siguientes son los principales y te dejamos un ejemplo representativo de cada uno:

ERP de uso general

Los sistemas de ERP de uso general ofrecen una amplia gama de módulos funcionales. Por eso son muy adecuados para empresas de diversos sectores y tamaños.

Un buen ejemplo es el ERP SAP. Se trata de una solución que abarca todas las áreas, como finanzas, logística, compras, ventas, recursos humanos y más. Es utilizado por empresas de diferentes sectores para mejorar la eficiencia y optimizar sus procesos.

ERP para PYMES

Los softwares ERP para PYMES están diseñados específicamente para satisfacer las necesidades de pequeñas y medianas empresas que buscan una solución accesible y adaptada a su volumen de negocio.

ERP vertical o especializado

Los verticales o especializados son sistemas ERP desarrollados para atender las necesidades específicas de una industria o sector en particular.

ERP en la nube (Cloud ERP)

Este tipo de sistemas de gestión ERP se basan en la nube. Es decir, que en ellos los datos se almacenan y consultan a través de internet, eliminando la necesidad de utilizar servidores locales.

Como ejemplo podemos citar Microsoft Dynamics 365. Es un cloud ERP que integra funciones de ERP y CRM, lo que permite a las empresas gestionar sus operaciones y relaciones con los clientes en una única plataforma.

ERP de código abierto

Los también llamados open code ERP son sistemas cuyo código fuente es accesible. Por lo tanto, puede ser modificado y personalizado libremente.

ERP para la gestión de recursos humanos (HCM)

Estos sistemas integrales ERP HCM están centrados en la gestión de recursos humanos y del capital humano de una empresa.

Ventajas y desventajas de un sistema integral ERP

Lo cierto es que, como decíamos al argumentar por qué deberías contar con uno, los sistemas integrales ERP ofrecen una amplia gama de beneficios. Estos son los más valorados por los negocios:

• Integración completa. Integran todos los procesos y datos en una única plataforma, facilitando la comunicación entre departamentos y evitando la duplicación de información.
• Eficiencia operativa. La automatización de procesos y flujos de trabajo mejora la productividad y reduce el tiempo dedicado a tareas manuales, optimizando la eficiencia.
• Toma de decisiones informada. Los datos en tiempo real y los análisis precisos permiten tomar decisiones más informadas y estratégicas a todos los niveles.
• Mejora de la comunicación interna. La integración de datos fomenta la colaboración entre departamentos, mejorando la comunicación interna y el trabajo en equipo.
• Reducción de costes. La eficiencia operativa y la optimización de procesos reducen costes en áreas como la gestión de inventario, la producción y los recursos humanos.
• Control y visibilidad. Ofrecen una visión completa y detallada de todas las actividades y operaciones.
• Cumplimiento normativo. Ayudan a cumplir con regulaciones y normativas específicas del sector y de la empresa, garantizando el cumplimiento de requisitos legales.
• Escalabilidad. Estos softwares ERP están diseñados para adaptarse al crecimiento de las empresas, permitiendo agregar nuevos usuarios y funcionalidades según sea necesario.
• Mejora de la planificación y la gestión de proyectos. Proporcionan herramientas para una planificación avanzada y un seguimiento eficiente de proyectos complejos.

Sin embargo, en los sistemas de gestión ERP no es oro todo lo que reluce. De hecho, también presentan ciertas desventajas que debes tener en cuenta antes de implementarlos. Estas son algunos de los inconvenientes que te puedes encontrar:

• Coste de implementación. Instalar un ERP requiere de una inversión inicial en software, hardware, capacitación y personalización. Aunque hay sistemas de gestión ERP gratis, es complicado que estos cubran todas las necesidades de un negocio.
• Tiempo de implementación. El proceso de implementación puede llevar tiempo y exigir interrupciones en las operaciones de la empresa.
• Adaptación de procesos. La adopción de un ERP puede implicar cambios en los procesos empresariales, lo que conlleva tiempo y esfuerzo para adaptarse a nuevas prácticas.
• Capacitación del personal. La capacitación adecuada del personal es esencial para aprovechar al máximo un ERP. Pero, ese aprendizaje exigirá recursos adicionales y tiempo.
• Personalización y Mantenimiento. La personalización del ERP para satisfacer las necesidades específicas de la empresa puede ser un proceso complejo y costoso. Además, se requerirá un mantenimiento continuo que garantice su correcto funcionamiento y su actualización.

En definitiva, un análisis exhaustivo de las necesidades de tu empresa y una planificación adecuada son fundamentales para aprovechar al máximo los beneficios y minimizar los inconvenientes de un sistema integral ERP.

Integraciones

Los sistemas de gestión ERP también son muy interesantes y valorados por las integraciones que ofrecen. Estas desempeñan un papel crucial en la mejora de la conectividad empresarial.

Un ERP moderno y eficiente también debe enfocarse en la interconexión con otras aplicaciones y sistemas. Estas integraciones permiten una comunicación fluida entre diferentes plataformas, facilitando la transferencia de datos y optimizando la gestión empresarial. Así es como aportan pros y ventajas como los ya citados. Pero, ¿a qué tipo de integraciones nos referimos?:

• Integración con CRM. La conexión entre el ERP y CRM permite una visión integral del ciclo de ventas y la gestión de clientes, lo que mejora la toma de decisiones de ventas y marketing.
• Integración con sistemas de gestión de inventarios. La sincronización entre el ERP y sistemas de gestión de inventarios te ayuda a mantener un control preciso de las existencias y a optimizar la cadena de suministro.
• Integración con plataformas de comercio electrónico. La conexión con plataformas de comercio electrónico facilita el seguimiento de pedidos, la gestión de inventarios y la consolidación de datos de ventas.
• Integración con soluciones de recursos humanos. Integrar el ERP con sistemas de recursos humanos automatiza la gestión de nóminas, el seguimiento de asistencia y los procesos de contratación.
• Integración con proveedores y socios comerciales. La integración con sistemas de proveedores y socios comerciales agiliza la comunicación y la gestión de la cadena de suministro.

Como comprenderás ahora, las integraciones en un sistema Integral ERP son fundamentales para mejorar la conectividad empresarial y optimizar la gestión de datos y procesos. Aprovechándolas, las empresas mantienen una ventaja competitiva y pueden alcanzar objetivos de negocio más fácilmente.

Consejos para elegir el mejor sistema de gestión ERP para tu empresa

En este punto del artículo, es el momento de ayudarte a la hora de escoger un sistema de gestión ERP. Con la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado, es importante que consideres varios factores antes de tomar una decisión. Por eso, te damos consejos para que elijas el mejor para tu empresa:

• Evalúa tus necesidades. Identifica los procesos y las áreas que necesitan mejoras y define tus objetivos específicos antes de comenzar la búsqueda de un ERP.
• Compatibilidad con tu industria y tamaño. Asegúrate de que esté diseñado para satisfacer las necesidades de tu industria y de que sea escalable para adaptarse al crecimiento de tu empresa.
• Funcionalidades y módulos requeridos. Verifica si ofrece las funcionalidades y módulos que son relevantes para tu compañía (finanzas, recursos humanos, ventas, compras, inventario, etcétera).
• Experiencia del proveedor. Investiga la reputación y la experiencia del proveedor del ERP en el mercado y revisa reseñas y testimonios de otros clientes.
• Flexibilidad y personalización. Asegúrate de que sea personalizable para adaptarlo a las necesidades específicas de tu negocio.
• Capacitación y soporte. Verifica el nivel de capacitación y soporte que el proveedor te ofrece durante y después de la implementación.
• Coste total. Considera no solo el precio inicial, sino también los costes a largo plazo asociados con la implementación, el mantenimiento y las actualizaciones.
• Integraciones y compatibilidad. Asegúrate de que pueda integrarse con otras aplicaciones y sistemas que ya utiliza tu empresa para la gestión de datos.
• Prueba y demostración. Pide una demostración del ERP y, si es posible, realiza pruebas para asegurarte de que cumple con tus expectativas. Precisamente, es algo que puedes hacer con la herramienta de Payhawk, donde te damos la posibilidad de solicitar una demo con nuestros expertos.
• Referencias y recomendaciones. Consulta con otras compañías que hayan implementado el mismo ERP para obtener opiniones y recomendaciones.

Al fin y al cabo, el mejor sistema de gestión ERP será el que más se ajuste a ti, a tus particularidades y a lo que realmente necesitas.

ERP más usados

Pero, de todas formas, hay ciertas marcas que tienen más tirón comercial y que son más conocidas y demandadas como proveedoras de sistemas ERP. Además los softwares tienen más o menos demanda según la región y la industria.

Sistemas ERP más usados en España

A su vez, aunque hay ligeras diferencias, los sistemas de gestión ERP más usados en España, en algunos casos, pertenecen a marcas que ya aparecen la lista anterior, pero con modelos ad hoc. Así mismo, los más populares en nuestro país son:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central and 365 Finance
• Oracle Netsuite
• Exact Online
• Datev
• QuickBooks Online
• Xero

Payhawk y tu sistema ERP

Sin ser un ERP, Payhawk es una solución de gestión de gastos que se integra perfectamente con diversos sistemas ERP, incluidos algunos de los que hemos mencionado anteriormente. De hecho, basta con que conozcas las funcionalidades de Payhawk para que lo compruebes por ti mismo.

Al conectar Payhawk con tu sistema ERP, puedes simplificar y automatizar el proceso de gestión y control del gasto. Nuestra herramienta te ofrece características avanzadas, como la digitalización de recibos, el análisis de gastos en tiempo real y la generación de informes detallados. Por lo tanto, optimizarás cualquier área de tu negocio.

Al aprovechar la integración de Payhawk con tu sistema de gestión ERP, puedes hacer más eficiente la gestión empresarial general y mejorar la eficacia financiera de tu empresa en particular. Pero como lo mejor es que lo experimentes tú mismo, te animamos a solicitar una demo con nuestros expertos. Ellos te enseñarán todas sus funcionalidades sin ningún tipo de compromiso.