13 may 2024
4 mins

Cómo puede un software multiplicar sus funciones con las integraciones adecuadas

Gestión de facturas electrónicas
Resumen

“API, ERP, CRM… y todo ello en uno gracias a las integraciones”. Es una frase habitual en otros artículos de nuestro blog. Pero, ¿sabes qué son exactamente las integraciones de software de las que hablamos tan habitualmente? En estas líneas disipamos tus dudas y te contamos cuáles son las que te ofrecemos en Payhawk y los beneficios que te aportarán.

Índice

    ¿Qué es una integración de software?

    Las integraciones de software son un pilar tecnológico en el ámbito empresarial. Por definición, son procesos que permiten a diferentes aplicaciones, sistemas o plataformas comunicarse entre sí y compartir datos de manera fluida y eficiente. Adoptan varias formas o tipos, desde interfaces de programación de aplicaciones (API) hasta Plataformas de Integración como Servicio (iPaaS) y otras soluciones como los Sistemas de Servicios Empresariales (ESB).

    En un mundo cada vez más interconectado, las integraciones de software son esenciales para maximizar la eficiencia operativa y optimizar los flujos de trabajo. Te permiten aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas al eliminar los silos de datos. Y, sobre todo, garantizan una comunicación eficaz entre sistemas diferentes.

    Algunos ejemplos comunes de integraciones de software (aunque más adelante los tratamos en profundidad) incluyen la conexión entre:

    • Sistemas de gestión empresarial (ERP).
    • Plataformas de CRM (Customer Relationship Management).
    • Soluciones de recursos humanos.
    • Sistemas de gestión de inventarios y puntos de venta.
    • Programas de contabilidad.

    La verdadera potencia de las integraciones de software está en que unen diversos aspectos de la operativa de cualquier empresa en un único espacio. De esta forma, proporcionan una base sólida para tomar decisiones informadas y, por ende, crecer.

    Payhawk se integra con ERPs, sistemas de contabilidad y de RR.HH. para eliminar entrada manual de datos

    ¿Es lo mismo que una integración de datos?

    Aunque es común utilizar "integración de software" e "integración de datos" de manera intercambiable, son conceptos distintos:

    • Una integración de software conecta y comunica diferentes aplicaciones o sistemas.
    • Una integración de datos se enfoca específicamente en la transferencia y sincronización de información entre dichos sistemas.

    En otras palabras, una integración de datos es un componente crucial dentro de una integración de software más amplia. Asegura que los datos se transmitan de forma coherente y precisa entre las diversas plataformas, permitiendo que las aplicaciones compartan información de manera eficiente y sin problemas.

    La gran ventaja de la integración de aplicaciones

    Las integraciones de aplicaciones son un elemento fundamental en el ecosistema empresarial moderno. Impulsan la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas, principalmente, porque multiplican las funciones de un software. Ahí radica su principal fortaleza.

    No obstante, como más adelante incidimos en esa ventaja concreta, a continuación enumeramos otros beneficios que también son claves:

    • Automatización de procesos: te permiten automatizar flujos de trabajo complejos, eliminando la necesidad de tareas manuales repetitivas y propensas a errores. Por ende, aumentas la eficiencia y liberas recursos para tareas más estratégicas y de alto valor.
    • Acceso a datos en tiempo real: al conectar diferentes sistemas y aplicaciones, te facilitan el acceso instantáneo a datos actualizados y precisos en cualquier momento. Algo esencial para actuar de forma ágil y responder rápidamente a los cambios del mercado y las oportunidades emergentes.
    • Optimización de la experiencia del usuario: mejoran la experiencia del usuario al proporcionar una interfaz única y fluida entre diferentes herramientas y plataformas. Así, los empleados son más productivos y los clientes están más satisfechos.
    • Escalabilidad y flexibilidad: con una arquitectura de software modular y compatible con integraciones, puedes escalar tus operaciones con eficiencia y adaptarte rápidamente a las demandas cambiantes del mercado. Algo vital en el entorno contemporáneo.

    Como decíamos, su capacidad para multiplicar las funciones de un software es particularmente relevante, más aún en un mundo empresarial cada vez más interconectado y digitalizado. Pero ya ves que no es la única ventaja que te ofrecen las integraciones.

    Descubre las integraciones de Payhawk y cómo pueden hacerte ahorrar tiempo y recursos

    Las integraciones de sistemas más útiles en la gestión de la empresa

    Dentro del panorama empresarial, algunas integraciones de sistemas destacan por su utilidad y relevancia en la gestión eficiente de las operaciones. Estas no solo facilitan la coordinación entre diferentes áreas, sino que también mejoran la visibilidad y el control de procesos. En concreto, estas son algunas de las más útiles:

    • ERP (Enterprise Resource Planning). Un ERP integra y gestiona datos y procesos de diferentes áreas (contabilidad, recursos humanos, ventas, inventario, compras…). Al consolidar la información en una única plataforma, optimiza la planificación, la toma de decisiones y la eficiencia operativa. Ejemplo: una empresa manufacturera cuenta con un ERP integrado con su cadena de suministro que recopila datos sobre la demanda de productos, inventario y costes de producción. Al integrar este ERP con sistemas de planificación de la producción y logística, la empresa optimiza la programación de la producción y la gestión de inventarios, minimizando los tiempos de inactividad y maximizando la eficiencia operativa.

    • CRM (Customer Relationship Management). Los CRM te permiten gestionar las interacciones con tus clientes, desde la captación hasta el servicio postventa. Integrarlo con otras herramientas como el ERP o el sistema de gestión de gastos te da una visión integral de las relaciones con clientes y te ayuda a personalizar tus estrategias de marketing y ventas. Ejemplo: en una compañía de servicios financieros, el equipo de ventas utiliza un CRM para gestionar relaciones con clientes y oportunidades de negocio. Al integrarlo con el sistema de gestión de marketing, la empresa rastrea el rendimiento de las campañas y analiza el retorno de la inversión (ROI) de sus actividades. Así, puede ajustar estrategias para dirigirse mejor a clientes potenciales y, de esa forma, mejorar las tasas de conversión.

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    • Recursos Humanos. Un software de RR.HH sirve para optimizar la gestión del talento y la administración del personal. Con él puedes automatizar procesos de reclutamiento, formación, evaluación del desempeño y gestión de nóminas, lo que mejora la productividad de tu negocio y, al mismo tiempo, la satisfacción de tus empleados. Ejemplo: En una gran compañía tecnológica, el departamento de recursos humanos utiliza un sistema integrado con el sistema de nóminas y el de gestión del talento. Al integrar ambos, la empresa automatiza procesos de reclutamiento y selección, gestiona el desarrollo profesional de la plantilla y garantiza el cumplimiento de las normativas laborales y fiscales.

    • Inventarios y puntos de venta. Este tipo de software te permite hacer una gestión más eficiente del stock y dar una mejor atención a tus clientes. La sincronización de datos en tiempo real te facilita la gestión de productos, así como la de pedidos y la optimización del flujo de mercancías. Ejemplo: una cadena de tiendas minoristas integra su sistema de gestión de inventarios con los puntos de venta en todas sus sucursales. De esta forma, la gestión del inventario es centralizada, con actualizaciones en tiempo real sobre existencias y ventas. Aparte, al integrar los inventarios con proveedores, la cadena automatiza la reposición de los productos según la demanda que haya.

    • Gestión de gastos. Esta clase de plataforma te da una visión completa de los costes y te facilita el seguimiento y el control de los gastos corporativos. En concreto, te permite automatizar la captura de datos de facturas, la aprobación de gastos y la conciliación automática de cuentas, contribuyendo a la transparencia y al cumplimiento normativo. Ejemplo: En una consultoría, el equipo utiliza una plataforma de gestión de gastos integrada con el sistema contable. Al fotografíar recibos de gastos y enviarlos por la aplicación móvil, los empleados generan informes de gastos automáticamente, los cuales se integran con el sistema contable,facilitando la conciliación de cuentas y la generación de informes financieros precisos.

    • Programas de contabilidad y facturación. La integración entre el programa de contabilidad y el sistema de facturación agiliza los procesos financieros y mejora la precisión en la generación de informes y la gestión del flujo de efectivo. Permite automatizar la creación de facturas, la conciliación bancaria y la presentación de impuestos, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y contables. Ejemplo: un bufete de abogados emplea un programa de contabilidad integrado con su sistema de facturación electrónica y gestión de tiempo. Al registrar las horas dedicadas a cada caso en el sistema, los abogados generan facturas precisas y detalladas automáticamente. Estas se integran con el sistema contable, facilitando el seguimiento de ingresos y gastos y el cumplimiento de obligaciones fiscales.

    Por todo ello, las integraciones de sistemas pueden jugar un papel fundamental en tu gestión empresarial, ya que te dan una mayor eficiencia, visibilidad y control sobre procesos clave.

    Cómo multiplica sus funciones Payhawk gracias a sus integraciones

    Precisamente, todas esas integraciones es lo que te ofrece Payhawk y sus funcionalidades. Como plataforma de gestión de gastos líder, destaca por su capacidad para multiplicar funciones mediante integraciones estratégicas con una variedad de herramientas y sistemas empresariales clave. Estas permiten a las empresas optimizar sus procesos de gestión de gastos, aumentar la eficiencia operativa y mejorar la visibilidad financiera.

    A continuación, exploramos algunas de las integraciones clave que te ofrece Payhawk y cómo cada una de ellas potencia sus capacidades:

    Integración con sistemas contables y ERP

    La integración de Payhawk con sistemas contables y ERP líderes, como QuickBooks, Xero, Sage y NetSuite, te permite una sincronización perfecta de datos entre la plataforma de gestión de gastos y tu sistema financiero central. Así, simplificas las operaciones globales y la contabilización de gastos, eliminas la entrada manual de datos y obtienes una visión de las finanzas de tu compañía en tiempo real.

    Integración con plataformas de facturación electrónica

    Otra integración de Payhawk es con plataformas de facturación electrónica como Bill.com o Invoiced. Esta te facilita la gestión y el seguimiento de facturas, ya que los usuarios las cargan directamente en la plataforma de Payhawk, donde se asocian automáticamente con transacciones de tarjetas y gastos relacionados. Por ende, agilizas la conciliación de cuentas y garantizas la precisión en el registro de gastos y facturación.

    Integración con sistemas de gestión de viajes y reservas

    Otro tipo de integración de Payhawk es la que hace con sistemas de gestión de viajes y reservas populares como TravelPerk, Booking.com y Airbnb for Work. Así mismo, simplifica la gestión de gastos relacionados con viajes de negocios. Los usuarios hacen sus reservas de vuelos, hoteles y transporte directamente desde la plataforma y los gastos de viajes se registran automáticamente y se asignan a los proyectos correspondientes. Ideal para la facturación y la rendición de cuentas.

    Integración con plataformas de compras y proveedores

    Como última muestra, la integración de Payhawk con Amazon Business, Shopify y VISA Commercial Offers y similares. Con ella gestionas mejor las compras corporativas y los proveedores. Así se puede comprar desde Payhawk, donde aplicas automáticamente políticas de gastos predefinidas y controles (lo que llamamos Procure to-pay). Además, las transacciones se registran al instante en el sistema, simplificando la conciliación y la gestión de cuentas por pagar.

    Todas estas integraciones destacan cómo Payhawk potencia capacidades al ofrecer una solución integral para la gestión de gastos empresariales. Al conectar la plataforma con una variedad de herramientas y sistemas empresariales, te permite optimizar tus procesos, mejorar la visibilidad financiera y decidir mejor. De eso mismo dan fe nuestros clientes:

    Giancarlo Bruni, director financiero de Heroes: “Como CFO de la empresa debo saber de cuánto dinero disponemos, cuáles son las ganancias en tiempo real y qué cambios debo implementar. También necesitamos información sobre nuestro inventario. Ahora puedo acceder a toda esta información a través de mi ERP, Netsuite, y visualizar los datos en tiempo real gracias a la integración directa con Payhawk”.

    Carolina Einarsson, directora financiera de Essentia Analytics: “La integración que Payhawk ha creado para Xero es una de las mejores que he visto en el mercado. Basta con hacer un solo clic en Xero y la información se envía directamente a Payhawk”.

    ¿Aún no nos crees del todo? En ese caso, te animamos a que lo compruebes tú mismo. Haz clic en habla con un experto y nuestro personal te hará un demostración y te dará cualquier explicación que necesites. Y por si necesitas más ayuda, aquí te dejamos varias preguntas frecuentes que suelen hacernos.

    Preguntas frecuentes

    ¿Es recomendable integrar todos los software que se utiliza en la empresa?

    No necesariamente. Es crucial evaluar cuidadosamente qué integraciones son realmente necesarias para optimizar los procesos empresariales y mejorar la eficiencia. Prioriza las integraciones que aporten un valor significativo y sean compatibles con tu estrategia empresarial a largo plazo.

    ¿Todos los programas están preparados para integrarlos entre sí?

    No, algunos programas pueden requerir desarrollos adicionales o personalizaciones para facilitar la integración. Es fundamental investigar y comprobar si los sistemas que deseas integrar son compatibles entre sí o cuentan con la capacidad de adaptarse a través de APIs u otras soluciones de conectividad.

    ¿Afecta a la seguridad de los datos?

    Sí, las integraciones pueden plantear riesgos de seguridad si no se implementan adecuadamente. Por eso, es importante garantizar que las integraciones cumplan con los estándares de seguridad y privacidad de datos. Por ejemplo, el cifrado de datos en tránsito y en reposo, la autenticación de usuarios y el monitoreo continuo de posibles vulnerabilidades.

    ¿Qué debe tener en cuenta a la hora de implementar una integración?

    Al implementar una integración, es fundamental que consideres aspectos como la escalabilidad, la flexibilidad, el soporte técnico y el impacto en los procesos existentes. Además, es importante establecer un plan de contingencia para mitigar posibles interrupciones en caso de fallos o problemas técnicos durante la implementación o la operación continua.

    Eva Zamora - Redactora de contenidos freelance en la sucursal española de Payhawk. Está especializada en contabilidad.
    Eva Zamora
    Redactora de Contenidos
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    Después de años asesorando a empresas, Eva descubrió su pasión por el SEO y la fusionó con su amor por la escritura. Es una de las mejores redactora SEO especializada en finanzas corporativas.

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