Claves para conectar el ERP con el software de gestión de gastos

Para gestionar los gastos de tu empresa de manera eficiente, es imprescindible contar con un conjunto de herramientas tecnológicas que trabajen de forma integrada.

El ERP conectado con sistemas de contabilidad, software de recursos humanos y plataforma de gestión de gastos no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión de los datos y mejora la toma de decisiones. Y todos sabemos que los datos son el nuevo oro.

Si te resulta complicado rastrear y gestionar estos procesos, es posible que tu configuración actual no esté optimizada para el crecimiento de tu empresa.

En Payhawk, entendemos la importancia de las integraciones con el ERP. Ofrecemos integraciones nativas con los principales sistemas ERP, de contabilidad, RRHH y viajes de negocios, como Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite y QuickBooks. Estas integraciones se conectan perfectamente en tu infraestructura tecnológica existente, mejorando la visibilidad de los datos de gasto y digitalizando la gestión de gastos.

Payhawk es conocida por ofrecer soluciones avanzadas de gestión de gastos y tarjetas corporativas, todo integrado a la perfección con NetSuite. Cuando empezamos a trabajar con Payhawk, enseguida nos dimos cuenta del potencial que tenía. La calidad de la integración nativa con NetSuite es quizás su mayor fortaleza, lo que significa que no es necesario hacer reconfiguraciones complejas durante la instalación, permite personalizar con facilidad los campos y las categorías y sincroniza datos en tiempo real de forma bidireccional. Ross Latta cofundador y CEO de MacroFin

¿Qué son los sistemas ERP?

Un sistema ERP es la columna vertebral de cualquier empresa en crecimiento. Al integrar múltiples funcionalidades en una sola plataforma, permite tener una visión completa y centralizada de todos los procesos de negocio, desde las finanzas hasta la cadena de suministro. La integración con el ERP asegura que toda esta información esté disponible en tiempo real, optimizando la gestión financiera y permitiendo decisiones empresariales informadas.

La importancia de la ERP integración

La integración de tu sistema ERP con un software de gestión de gastos como Payhawk es fundamental para asegurar la precisión y coherencia de los datos. La integración elimina la necesidad de transferir datos manualmente, reduciendo los errores y aumentando la eficiencia operativa. Además, hace que tus datos fluyan automáticamente entre sistemas, lo que facilita la conciliación de cuentas y garantiza que la información esté siempre actualizada y accesible para todos los departamentos.

Howard Thompson, Controlador Financiero Global de GDS Group, destaca la importancia de esta integración:

Nuestro mayor beneficio es la información en tiempo real que obtenemos en la empresa. Payhawk se ha asegurado de que podamos integrar campos personalizados de NetSuite, lo que nos permite informar sobre nuestros márgenes de manera eficiente.

Beneficios clave de integrar tu ERP con Payhawk

1. Precisión y coherencia de los datos: La integración asegura con tu ERP hace que los datos fluyan sin problemas entre tus sistemas, eliminando la necesidad de entradas manuales y mejorando la precisión de la información financiera.
2. Automatización de flujos de aprobación: La integración automatiza la transferencia de datos entre sistemas, reduciendo los errores y aumentando la eficiencia. Además, permite la conciliación automática de cuentas, ahorrando tiempo valioso a tu equipo financiero.
3. Visibilidad de los datos en tiempo real: Con la integración al ERP, tienes acceso instantáneo a datos financieros actualizados, lo que facilita la toma de decisiones sobre presupuestos y asignación de recursos.
4. Pistas de auditoría claras: La integración de sistemas ERP y contabilidad crea registros claros y completos de todas las transacciones, asegurando el cumplimiento de políticas y simplificando las auditorías.
5. Mayor productividad: Al automatizar procesos, tu equipo financiero puede centrarse en tareas estratégicas, impulsando el crecimiento empresarial en lugar de corregir errores manuales.
6. Escalabilidad: A medida que tu empresa crece, la ERP integración con Payhawk se adapta a tus necesidades, manteniendo la eficiencia operativa sin interrupciones.

Desafíos comunes y cómo superarlos

Integrar un nuevo sistema puede presentar desafíos como la consolidación de datos, la adopción por parte de los usuarios y las interrupciones del negocio. Para garantizar una integración exitosa, es fundamental planificar con anticipación, comunicar claramente los requisitos y realizar pruebas exhaustivas para evitar problemas futuros.

Mejores prácticas para conseguir una integración exitosa con tu ERP

• Estrategia clara: Definir una estrategia de integración detallada es clave para minimizar el impacto en tus operaciones diarias.
• Comunicación constante: Asegúrate de que todos los involucrados comprendan el proceso de integración y tengan claros sus roles y responsabilidades.
• Pruebas continuas: Realizar pruebas durante y después de la integración ayuda a identificar y resolver problemas antes de que afecten a la operación diaria.

Conclusión

En Payhawk, hemos diseñado nuestras integraciones pensando en las necesidades de los equipos financieros. Nuestra estrategia de integraciones con ERPs se enfoca en la automatización y en la precisión de los datos, asegurando que toda la información financiera fluya sin problemas entre tus sistemas. Algunas de nuestras integraciones son:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Microsoft Dynamics Finance
• NetSuite
• Exact Online
• Quickbooks
• +50 sistemas de RR.HH.

Si te interesa conocerlas mejor accede al buscador de integraciones de Payhawk o agenda una llamada técnica para verlas en acción.