Ohne ein nahtloses Software Setup werden Sie nie ein vollständiges Bild der Geschäftsausgaben erhalten. Sie erhalten keine genauen Daten, wenn Sie diese manuell eingeben oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen müssen. In diesem Blog erfahren Sie, warum Sie eine nahtlose Systemintegration benötigen, um Zeit zu sparen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Die Kommunikation zwischen Ihren Systemen ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wenn sie nicht miteinander kommunizieren können, wird die Arbeit verlangsamt und es wird schwieriger, Finanzen und Ressourcen genau zu verfolgen.
Ein gut funktionierendes technisches Setup erleichtert die Arbeit für alle Beteiligten im Unternehmen. Zwei unabdingbare Voraussetzungen? Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme müssen kompatibel sein - wenn sie es nicht sind, ist es schwierig, wichtige Daten zu sehen, und das kann Ihr Unternehmen bremsen.
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ERP-Systeme integrieren mehrere Funktionen, damit Unternehmen ihre Daten an einem einzigen Ort einsehen können, was sie für das Wachstum unabdingbar macht.
Und je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto mehr Prozesse und Mitarbeiter müssen Sie verwalten. Jeder Prozess muss so effizient wie möglich sein, um die Unternehmensfinanzen für das Wachstum zu optimieren, Ineffizienzen zu erkennen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und datengestützte Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.
Um datengestützte Entscheidungen treffen zu können, benötigen Sie Zugang zu genauen Finanzdaten, einschließlich Transaktionen, Aufzeichnungen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Rechnungen und vielem mehr (all dies wird durch Software für das Ausgabenmanagement erleichtert, die einige der wichtigen Informationen direkt mit Ihrem ERP-System synchronisiert).
Die Integration Ihrer Systeme hat viele Vorteile; hier sind unsere sechs wichtigsten:
1. Datengenauigkeit und -konsistenz. Wenn Ihre Systeme miteinander kommunizieren, entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe. Stattdessen können Ihre Daten nahtlos von einem System zum anderen fließen, wodurch sie genauer und leichter zugänglich werden. Und da die Informationen in allen integrierten Systemen gleich sind, sind Ihre Finanzdaten konsistent, was die Entscheidungsfindung erleichtert.
2. Automatisierte Arbeitsabläufe. Wenn Daten automatisch durch Ihre Systeme gezogen werden, sind Sie nicht auf manuelle Eingriffe angewiesen, was weniger Fehler, Engpässe und Verzögerungen in Ihren Prozessen bedeutet. Wenn Sie beispielsweise eine nahtlose Ausgabenverwaltungssoftware und ein ERP- oder Buchhaltungssystem integriert haben, dann erhalten Sie auch einen automatischen Kontenabgleich.
3. Datentransparenz in Echtzeit. Integration von Systemen bedeutet minutengenaue Einblicke in Ihre Mittel über mehrere Gesellschaften und vieles mehr. Sie können sofort zuverlässige Berichte erstellen, um über Budget, Ressourcenzuweisung und Prognosen zu entscheiden.
4. Klare Prüfpfade. Durch die Integration Ihrer Buchhaltungs- und ERP-Systeme schaffen Sie klare Prüfpfade, die es Ihnen ermöglichen, Finanztransaktionen leicht nachzuvollziehen, die Einhaltung von Ausgabenrichtlinien zu gewährleisten und im Falle einer Prüfung schnell auf alle benötigten Dokumente zuzugreifen.
5. Steigerung der Produktivität. Durch die Automatisierung von Schlüsselprozessen wird Ihnen die gesamte Arbeit abgenommen. Das bedeutet, dass Ihre Finanz- und Buchhaltungsteams ihre Zeit mit wertschöpfenden Aufgaben verbringen können, um das Unternehmenswachstum voranzutreiben, anstatt manuelle Fehler in der Spesenabrechnung zu korrigieren, Daten doppelt zu überprüfen oder Ihre Konten manuell abzustimmen.
6. Bessere Unterstützung im Wachstum Ihres Unternehmens. Ihre Geschäftsanforderungen ändern sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, und kompatible Systeme können diese wechselnden Anforderungen unterstützen. Unabhängig davon, wie Sie sich verändern und wachsen, können Ihre Systeme Ihnen dabei helfen, die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten, anstatt Umwälzungen und Unterbrechungen durch die Migration auf ein neues, flexibleres System zu verursachen, wenn die Zeit gekommen ist.
Natürlich werden Sie Ihre ERP- oder Spesenverwaltungssoftware auf der Grundlage ihrer größten Vorteile auswählen. Eine Sache, die Sie berücksichtigen sollten, sind die Integrationsmöglichkeiten.
Viele Lösungen für das Ausgabenmanagement stellen ihre Integrationsstrategie ausführlich dar, aber nicht alle sind gleich. Vergewissern Sie sich also, dass jede Integrationsimplementierung die folgenden Punkte abdecken kann:
Wenn Sie mehrere Systeme mit vielen Daten haben, kann es schwierig sein, diese in einem einzigen System zu konsolidieren. Die Konsolidierung erfordert eine sorgfältige Planung und ein Verständnis dafür, welche Daten wichtig sind und welche vernachlässigt werden können. Ziehen Sie in Erwägung, mit einem Experten für Datenintegration zusammenzuarbeiten, um alles zu sichten und zu verstehen, bevor die Integration erfolgt.
Oder lassen Sie sich vom Anbieter des Ausgabenmanagements bestätigen, dass seine Verbindungen a) dies durch direkte Interaktionen abdecken und b) einen detaillierten Implementierungsplan und einen Manager enthalten.
Die Integration oder Übertragung von Daten aus Altsystemen kann für Mitarbeiter, die Ihr aktuelles System seit vielen Jahren nutzen, schwierig sein.
Lassen Sie sich von den Anbietern, die Sie evaluieren, zeigen, welche Art von Unterstützung und Schulung für die Mitarbeiter sie anbieten, damit Sie betriebliche Verzögerungen reduzieren können. Und beziehen Sie die Mitarbeiter in die Forschung ein, um sicherzustellen, dass Sie Systeme integrieren, die einen Mehrwert für ihre täglichen Arbeitsaufgaben darstellen.
Unterbrechungen bei der Migration von Systemen und der Integration von Daten können sich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirken, wenn sie nicht effizient durchgeführt werden. Die Integration von Systemen kann schnell komplex und kostspielig werden. Um eine erfolgreiche Integration zu gewährleisten, müssen Sie sorgfältig planen.
Ihre Integrationsstrategie ist der Schlüssel zum Erfolg des Prozesses. Und Planung bedeutet, dass die Auswirkungen auf die internen Teams so gering wie möglich sind, dass nach Abschluss der Integration keine Lücken zwischen den Systemen bestehen und dass alle Beteiligten wissen, was erwartet wird.
Gute Kommunikation ist der Schlüssel zu einem effektiven Projektmanagement - aber Sie müssen es nicht alleine machen. Bei Payhawk zum Beispiel unterstützen unsere Implementierungsmanager Sie bei jedem Schritt und nutzen Dokumente wie die "Bulk-Import-Vorlage", um sicherzustellen, dass alles, was Sie benötigen, in Ihrem ERP-System und unserer Software abgebildet ist - das Endergebnis ist eine nahtlose Integration.
Indem Sie die Systeme zu Beginn des Integrationsprozesses testen, können Sie Probleme frühzeitig erkennen und weitere Probleme vermeiden, z. B. Probleme bei der Synchronisierung von Finanzdaten. Und wenn Sie doch auf Probleme stoßen, notieren Sie sie, um den Fortschritt zu verfolgen. Hören Sie nicht auf, das System zu testen, wenn die Integration abgeschlossen ist; kein System läuft fehlerfrei, vor allem nicht in den ersten Phasen der Nutzung.
Bei Payhawk haben wir unsere Integrationsstrategie ganz auf die Bedürfnisse von Finanzfachleuten ausgerichtet. Und diese Strategie folgt dem Konzept der buchhalterischen Abgrenzung, was bedeutet, dass alle Ihre Ausgabendaten nahtlos zwischen den Systemen fließen.
Payhawk lässt sich mit vielen marktführenden ERP-, Buchhaltungs-, HR- und Geschäftsreisesystemen integrieren. Von Microsoft Dynamics 365 Business Central und Oracle NetSuite bis hin zu QuickBooks, Xero, HiBob, Workday und TravelPerk. Wir fügen uns direkt in Ihr bestehendes technisches System ein, erhöhen die Datentransparenz über alle Plattformen hinweg, automatisieren sich wiederholende Aufgaben und digitalisieren die Prozesse des Ausgabenmanagements.
Mit Payhawk-Integrationen können Sie:
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Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.
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