Waar je op moet letten bij het integreren van je ERP- en uitgavenbeheersysteem

Zorgen dat je systemen kunnen communiceren is cruciaal voor het bedrijf. Als ze dat niet kunnen, vertraagt het werk en wordt het moeilijker om financiën en middelen nauwkeurig bij te houden. Erger nog, een gebrek hieran kan de besluitvorming ernstig belemmeren.
Het hebben van een tech stack die goed samenwerkt, maakt het werk voor iedereen gemakkelijker. Twee zaken waar je niet omheen kunt? Je ERP- en boekhoudsystemen moeten compatibel zijn - als ze dat niet zijn, is het moeilijk om belangrijke gegevens te zien en kan het je bedrijf vertragen.

ERP-systemen in een notendop

ERP-systemen vormen de ruggengraat van je bedrijf, door diverse taken en processen centraal te beheren. Ze integreren verschillende functies, waardoor bedrijven alle belangrijke gegevens op één plaats kunnen inzien. Dit maakt ERP-systemen essentieel voor het stroomlijnen van je bedrijfsvoering en het ondersteunen van groei.

En hoe meer je bedrijf groeit, hoe meer processen en mensen je moet beheren. Elk proces moet zo efficiënt mogelijk zijn om de bedrijfsfinanciën te optimaliseren voor groei, inefficiënties op te sporen, workflows te stroomlijnen en datagestuurde bedrijfsbeslissingen mogelijk te maken.

Voor datagestuurde beslissingen heb je toegang nodig tot accurate financiële gegevens, waaronder transacties, records, winst- en verliesrekeningen, kasstroomoverzichten en nog veel meer (allemaal gemakkelijker gemaakt door software voor uitgavenbeheer die sommige van de essentiële informatie rechtstreeks in je ERP synchroniseert).

Giancarlo Bruni, CFO bij Heroes beschrijft:

We gebruiken onze ERP op al onze afdelingen. We hebben het bijvoorbeeld in het People Team, voor salarisadministratie, belastingen, enz. En ook in Supply Chain, voor voorraadplanning, enz. Het is relevant voor elke afdeling.

Het belang van systeemintegratie

Het verbinden van ERP- en uitgavenbeheersoftware, oftewel systeemintegraties, verbetert de nauwkeurigheid en verantwoording, terwijl dubbel werk en foutenpercentages worden verminderd. Deze integraties vereenvoudigen de toegang tot cruciale informatie, zoals gegevens over leveranciers of beschikbare middelen binnen meerdere entiteiten. Daarnaast versnellen ze de verwerking van uitgaven en dragen ze bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering.

Als je geen geïntegreerde systemen gebruikt, wordt het veel moeilijker om je bedrijf te laten groeien. Geïntegreerde systemen helpen je om te groeien door het makkelijk te maken om te gaan met groei, medewerkers te managen, gegevens veilig te houden en één plek te hebben voor al je informatie.

Howard Thompson, Global Financial Controller bij GDS Group, zegt:

Het grootste voordeel van onze aanpak is de toegang tot realtime informatie binnen het bedrijf. Dankzij de codering van al onze uitgaven naar projectcodes in de Payhawk-oplossing kunnen we nu aan het eind van elke maand rapportages genereren over onze marges per evenement en andere relevante gegevens. Payhawk heeft ervoor gezorgd dat we de aangepaste velden van NetSuite en de projectcodes naadloos kunnen integreren in Payhawk.

Zes voordelen van de integratie van je ERP- en boekhoudsysteem met uitgavenbeheer

Er zijn veel voordelen aan het integreren van je systemen; hier zijn onze top zes:

1. Nauwkeurigheid en consistentie van gegevens. Wanneer je systemen met elkaar praten, hoef je geen gegevens meer handmatig in te voeren. In plaats daarvan kunnen gegevens naadloos van het ene systeem naar het andere stromen, waardoor ze nauwkeuriger en toegankelijker worden. En omdat de informatie in alle geïntegreerde systemen hetzelfde is, zijn je financiële gegevens consistent, waardoor beslissingen eenvoudiger genomen kunnen worden.

2. Geautomatiseerde workflows. Als gegevens automatisch door je systemen worden gehaald, hoef je niet te vertrouwen op handmatige tussenkomst, wat minder fouten, knelpunten en vertragingen in processen betekent. Als je in het dagelijk leven bijvoorbeeld gebruikt maakt van een naadloze integratie van software voor uitgavenbeheer en ERP- of boekhoudsystemen, krijg je ook automatische reconciliatie van rekeningen.

3. Real-time zichtbaarheid van gegevens. Integratie van systemen betekent tot op de minuut inzicht in alle beschikbare middelen over meerdere entiteiten en nog veel meer. Je kunt direct betrouwbare rapporten genereren om beslissingen te nemen over budgetten, toewijzing van middelen en prognoses.

Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play Hospitality beschrijft:

We vertrouwen op de aanpasbare klasse-instellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen locaties om prestaties te analyseren. Of het nu gaat om het categoriseren tussen locaties of het categoriseren in de juiste grootboekcode, het is zeer nuttig als het gaat om de manier waarop we uitgaven toewijzen.

4. Duidelijke audittrails. Door je boekhoud- en ERP-systemen te integreren, creëer je duidelijke audittrails, zodat je eenvoudig financiële transacties kunt volgen, de naleving van het uitgavenbeleid kunt garanderen en snel toegang hebt tot alle documenten die je nodig hebt als er een audit wordt uitgevoerd.

5. De productiviteit verhogen. Door belangrijke processen te automatiseren, wordt al het zware werk voor je gedaan. Dit betekent dat financiële en boekhoudkundige teams tijd kunnen besteden aan taken met toegevoegde waarde om de bedrijfsgroei te stimuleren in plaats van aan het corrigeren van handmatige fouten in onkostendeclaraties, het dubbel controleren van gegevens of het handmatig reconciliëren van rekeningen.

Julian Hall, COO bij Essentia Analytics, legt uit:

Vóór Payhawk moesten we altijd achter facturen aan en hadden we ook veel problemen met het opnieuw invoeren van gegevens, vooral rond betalingen. We realiseerden ons dat we een enorme kans op verbetering hadden.

6. Betere ondersteuning als je bedrijf groeit. De behoeften van je bedrijf veranderen als je groeit en goed op elkaar afgestemde systemen kunnen deze veranderende vereisten ondersteunen. Dus, ongeacht hoe je verandert en groeit, je systemen kunnen helpen de operationele efficiëntie te behouden in plaats van onrust en verstoring door te migreren naar een nieuw, flexibeler systeem wanneer de tijd daar is.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het integreren van een nieuw systeem (en hoe ze te overwinnen)

Je kiest je ERP- of uitgavenbeheersoftware natuurlijk op basis van de grootste voordelen. Eén ding waar je rekening mee moet houden, zijn de integraties.

Veel oplossingen voor uitgavenbeheer geven details over hun integratiestrategie, maar ze zijn niet allemaal gelijk. Zorg er dus voor dat elke integratie-implementatie het volgende kan dekken:

1. Gegevensconsolidatie

Wanneer je meerdere systemen hebt die veel gegevens bevatten, kan het moeilijk zijn om deze te consolideren in één systeem. Consolidatie vereist zorgvuldige planning en inzicht in welke gegevens belangrijk zijn en welke kunnen worden genegeerd. Overweeg om samen te werken met een expert op het gebied van gegevensintegratie om alles uit te pluizen en te begrijpen voordat je gaat integreren.

Vraag de leverancier van de uitgavenbeheeroplossing om te bevestigen of hun systeem a) directe interacties met andere systemen ondersteunt en b) een gedetailleerd implementatieplan en contactpersoon voor het beheer biedt.

2. Gebruikersadoptie

Het integreren of verplaatsen van gegevens uit oudere systemen kan moeilijk zijn voor medewerkers die de huidige systeem al jaren gebruiken.

Vraag alle leveranciers die je evalueert om te laten zien wat voor ondersteuning en training ze bieden voor medewerkers, zodat je operationele vertragingen kunt beperken. En betrek medewerkers bij het onderzoek om er zeker van te zijn dat je systemen integreert die waarde toevoegen aan hun dagelijkse werktaken.

3. Onderbreking van de bedrijfsvoering

Bij het migreren van systemen en het integreren van gegevens kunnen onderbrekingen het bedrijfsresultaat beïnvloeden als deze processen niet goed worden uitgevoerd. Systeemintegraties kunnen snel complex en kostbaar worden. Zorgvuldige planning is essentieel voor een succesvolle integratie.

Best practices voor compatibiliteit

Stel een duidelijke integratiestrategie op

Je integratiestrategie is de sleutel tot het succes van het proces. En planning betekent zo min mogelijk impact op interne teams, geen gaten tussen systemen wanneer de integratie is voltooid en alle belanghebbenden weten wat er wordt verwacht.

Communiceer je vereisten

Goede communicatie is de sleutel tot effectief projectmanagement - maar je hoeft het niet alleen te doen. Bij Payhawk ondersteunen onze implementatiemanagers je bij elke stap, waarbij ze gebruikmaken van documenten zoals de 'bulk import template' om ervoor te zorgen dat alles wat je nodig hebt in kaart wordt gebracht in je ERP en onze software - met als eindresultaat een naadloze integratie.

Grondig testen

Door de systemen aan het begin van het integratieproces te testen, kun je problemen in een vroeg stadium opsporen om verdere problemen te voorkomen, bijvoorbeeld problemen met de synchronisatie van financiële gegevens. En als je problemen tegenkomt, noteer ze dan om de voortgang te volgen. Stop niet met het testen van het systeem wanneer de integratie is voltooid; geen enkel systeem zal zonder fouten werken, vooral in de eerste gebruiksfasen.

Payhawk begrijpt de behoeften van accountants en financiële teams

Bij Payhawk hebben we onze integratiestrategie volledig ontworpen rondom financiële professionals. En deze strategie volgt het concept van boekhoudkundige overlopende posten (accruals concept), wat betekent dat al je uitgavengegevens naadloos tussen systemen stromen.

Payhawk integreert met veel toonaangevende ERP-, boekhoud-, HR- en zakenreissystemen. Van Microsoft Dynamics 365 Business Central en Oracle NetSuite tot Exact Online, AFAS, HiBob, Workday en TravelPerk. We sluiten naadloos aan op je bestaande tech stack, verbeteren de zichtbaarheid van je gegevens op alle platforms, automatiseren repetitieve taken en digitaliseren uitgavenbeheerprocessen.

Met Payhawk integraties kun je:

• Onkosten in real-time volgen
• Goedkeuringsworkflows aanpassen
• Naleving van het bedrijfsbeleid garanderen
• Auditklare boekhoudgegevens verkrijgen
• Concentreren op kernactiviteiten
• Tijd besparen met auto-bulk updates
• De veiligheid verbeteren met automatische on & off-boarding

Lees hier meer over onze integraties of plan een demo om ze in actie te zien.