ERP et gestion des dépenses : de l’importance d’avoir des logiciels compatibles

Afin de gagner en temps et en précision dans leurs processus de gestion financière, les entreprises doivent avant tout s’assurer que leurs différents systèmes peuvent communiquer entre eux de manière fluide. À ces fins, il est impératif que l’ERP et le logiciel comptable soient compatibles. Dans le cas contraire, il sera difficile d’accéder aux données critiques, ce qui risque de fortement ralentir l’activité.

L’ERP en bref

Un système ERP (Enterprise Resource Planning), aussi appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), représente, en quelque sorte, l'épine dorsale de l’entreprise. Ce logiciel permet d’intégrer de multiples fonctions qui permettent de visualiser l’ensemble de ses données regroupées au sein d’un système centralisé.

À mesure que votre entreprise se développe, vous serez amené à jongler avec des processus complexes de plus en plus nombreux. Chacun de ces processus doit être aussi efficace que possible afin d’optimiser les finances de l'entreprise dans le cadre de sa croissance, détecter les points inefficaces et rationaliser les workflows.

Pour prendre des décisions optimales en vous appuyant sur les données, vous devez pouvoir facilement accéder à des informations financières précises (paiements par transactions, enregistrements comptables, comptes de résultat ou encore flux de trésorerie). Un logiciel de gestion de dépenses facilite cela car il se charge de synchroniser certaines informations cruciales directement vers votre ERP.

Nous avions besoin d’une solution tout-en-un qui intègre l’ensemble de nos données directement dans notre ERP. Payhawk s’est révélé être un bon choix de partenaire car ils ont su nous accompagner au mieux dans notre hypercroissance. Désormais, nous utilisons notre ERP dans l’ensemble de nos services, des ressources humaines (gestion des salaires, des taxes etc.) à la gestion de la chaîne logistique (planification des stocks), témoigne Giancarlo Bruni, DAF chez Heroes.

L’essentielle compatibilité des systèmes

Les bénéfices qui découlent du principe « d’intégration des systèmes », à savoir la compatibilité entre votre ERP et votre logiciel de gestion des dépenses, sont multiples : cela vous permet, par exemple, de gagner en précision et en fiabilité – en réduisant notamment les risques d’erreurs humaines et en éliminant les doublons -, d’accéder plus facilement à des informations d’importance majeure - telles que les coordonnées des fournisseurs ou les fonds disponibles selon les entités -, ou encore de traiter plus rapidement les dépenses. La liste est longue !

Sans systèmes compatibles, il est probable que votre entreprise rencontre des difficultés pour se développer. En optant pour des systèmes intégrés, vous pourrez ainsi rassembler toutes vos données sur un emplacement unique, afin de simplifier de nombreuses tâches, telles que la gestion de la croissance et des salariés, tout en garantissant la sécurité de vos informations.

Howard Thompson, Contrôleur des Finances Global chez GDS Group, déclare :

Étant donné que toutes nos dépenses sont catégorisées par codes de projet dans la solution Payhawk, nous pouvons désormais établir un reporting précis sur nos marges par événement à la fin de chaque mois. Payhawk a fait un excellent travail en veillant à ce que nous puissions avoir ce champ personnalisé de NetSuite et le code de projet de NetSuite dans Payhawk.

Les 6 avantages d’intégrer votre ERP et votre solution de gestion des dépenses

En intégrant vos systèmes, vous bénéficierez de nombreux avantages. Payhawk en a sélectionné six :

1. Des données plus précises et cohérentes : Lorsque vos systèmes communiquent entre eux, il n’est plus nécessaire de saisir les données manuellement. Celles-ci peuvent alors circuler d’un système à l’autre de manière fluide et gagnent en précision et en accessibilité. Dans un système centralisé, la cohérence des données financières facilitera votre prise de décisions.

2. L’automatisation des workflows : Une fois vos systèmes intégrés, vous pouvez extraire des données automatiquement et éliminer ainsi les interventions manuelles qui peuvent entraîner des erreurs, des goulots d’étranglement et des ralentissements dans vos processus. Grâce à un logiciel de gestion des dépenses qui s’intègre à votre ERP ou à votre logiciel comptable, vous pourrez ainsi effectuer automatiquement des rapprochements comptables en toute simplicité.

3. Une visibilité des données en temps réel : En intégrant vos systèmes, vous pourrez gagner en visibilité en obtenant notamment des données en temps réel, ainsi qu’un aperçu unique de vos fonds de réserve sur plusieurs entités. Cela permet également de générer instantanément des rapports fiables sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour prendre des décisions éclairées en matière de budget, d'affectation des ressources et de prévisions.

Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play Hospitality explique :
« Les paramètres personnalisables de Payhawk nous permettent d’établir une distinction entre nos différents sites et d’analyser les performances. Cela nous est extrêmement utile pour mieux répartir les dépenses. »

4. Des pistes d'audit fiables : En intégrant votre logiciel comptable et votre ERP, vous pourrez créer des pistes d'audit fiables qui vous permettront d’assurer facilement le suivi des transactions financières, d’agir conformément à vos politiques de dépenses et d'accéder rapidement à tous les documents nécessaires en cas d'audit.

5. Des gains de productivité : En automatisant les processus clés, vous libérez ainsi vos équipes Finance et Comptabilité en leur permettant de consacrer davantage d’attention à des tâches à forte valeur ajoutée destiné à stimuler la croissance de l'entreprise au lieu de perdre du temps en tâches chronophages et redondantes, comme la correction d’erreurs humaines dans les notes de frais, le double contrôle des données ou les rapprochements manuels.

Selon Julian Hall, COO chez Essentia Analytics :
« Avant Payhawk, nous étions toujours en train de courir après les factures et nous avions également beaucoup de problèmes de saisie, en particulier concernant les paiements. Nous nous sommes finalement rendu compte que nous avions une immense opportunité d'amélioration. »

6. Un encouragement de l'évolution de votre entreprise : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il est tout à fait naturel que vos besoins évoluent aussi. Ainsi, quelle que soit la vitesse à laquelle votre entreprise évolue et se développe, opter pour des systèmes compatibles vous permet de conserver votre efficacité opérationnelle, et donc de scaler plus facilement.

Surmonter les principaux défis liés à l’intégration de l’ERP

Vous choisirez naturellement votre ERP ou votre logiciel de gestion des dépenses en fonction des avantages qu’ils pourront vous apporter. Vous devez surtout prendre en considération un critère clé : leur interopérabilité.
En effet, toutes les solutions de gestion des dépenses ne se valent pas. Il est donc nécessaire de s’assurer que la procédure d’intégration couvre les points suivants :

1. Consolidation des données

Lorsque plusieurs systèmes hébergent de vastes volumes de données, il peut être difficile de les consolider au sein d’un système unique. La consolidation nécessite de planifier minutieusement et de classer les données en fonction de leur degré d’importance. Avant de procéder à l’intégration de vos systèmes, il peut être judicieux de faire appel à un expert en intégration de données pour analyser vos logiciels de manière approfondie.

Vous pouvez également demander au fournisseur de logiciel de gestion des dépenses de vous confirmer que ses services comprennent a) des intégrations natives et b) un plan d’implémentation du logiciel ainsi qu’un gestionnaire de données.

2. Adoption par les utilisateurs

Si certains de vos employés utilisent vos logiciels actuels depuis déjà plusieurs années, il est probable qu’ils rencontrent des difficultés en essayant d’intégrer ou de transférer des données à partir d’un ancien système.

Afin de minimiser les retards opérationnels, demandez aux fournisseurs que vous avez sélectionnés de vous expliquer quel type d’accompagnement et de formation ils proposent. N’hésitez pas à impliquer vos collaborateurs pour garantir l’adoption de la solution choisie.

3. Perturbation des activités

Les perturbations liées à la migration des systèmes et à l'intégration des données peuvent avoir un impact négatif sur vos résultats financiers si celles-ci ne sont pas efficaces. Le processus peut rapidement devenir complexe et coûteux. Pour réussir l’intégration des systèmes, il est nécessaire de la planifier avec soin.

Les bonnes pratiques à suivre pour assurer la compatibilité entre votre ERP et votre logiciel de gestion des dépenses

Définir une stratégie d'intégration claire

L’élaboration d’une stratégie d'intégration claire est une étape clé dans la réussite du processus. La planification permet de réduire l'impact autant que possible sur les équipes internes, d'éviter les décalages entre les systèmes une fois l'intégration terminée et de faire en sorte que toutes les parties prenantes aient conscience des résultats attendus.

Communiquer vos besoins

Une bonne communication entre les parties prenantes est la clé d’une gestion de projet efficace – mais il n’est pas nécessaire de faire cavalier seul ! Chez Payhawk, par exemple, nos Implementation Managers vous accompagnent à chaque étape du processus en s'appuyant sur des documents tels que « le modèle d’importation en masse » pour s'assurer que tous vos besoins sont pris en compte sur votre ERP et au sein de notre logiciel pour vous offrir une intégration fluide.

Effectuer des tests approfondis

En testant les systèmes dès le début du processus d'intégration, vous serez en mesure d’identifier les problèmes en amont afin d'éviter que d'autres surviennent à l’avenir – la synchronisation des données financières, par exemple. Lorsque vous rencontrez des problèmes, notez-les afin de suivre les progrès réalisés. Même une fois l'intégration terminée, continuez de tester régulièrement votre système. Aucune solution ne fonctionne sans erreurs, en particulier lors des premières d’utilisation !

Simplifier le travail des équipes Finance grâce aux intégrations Payhawk

Chez Payhawk, nous avons élaboré notre stratégie d'intégration en prenant en compte les besoins des professionnels de la finance. Cette stratégie suit le concept de comptabilité d’engagement (aussi appelé Accruals), ce qui signifie que toutes vos données de dépenses circulent de manière transparente entre les systèmes.

Payhawk s'intègre nativement avec de nombreux ERP et autres systèmes de comptabilité, mais aussi des SIRH et des solutions de gestion des frais de déplacements. De Microsoft Dynamics 365 Business Central à Oracle NetSuite, en passant par QuickBooks, Xero, Payfit, Lucca, HiBob, Workday ou encore TravelPerk, notre solution s’intègre à votre pile technologique existante en vous permettant d’améliorer la visibilité de vos données sur l’ensemble de vos plateformes, tout en automatisant les tâches répétitives et en numérisant les processus de gestion des dépenses.

Grâce aux intégrations Payhawk, vous pouvez :

• Suivre vos dépenses en temps réel,
• Personnaliser vos workflows d’approbation,
• Garantir la conformité des politiques d’entreprise,
• Obtenir des données comptables prêtes à l’emploi en cas d’audit,
• Vous concentrer sur les activités stratégiques de l'entreprise,
• Gagner du temps grâce aux mises à jour automatiques,
• Améliorer la sécurité grâce à des processus d’on-boarding et d’off-boarding automatiques.

Pour en savoir plus sur nos intégrations, programmez une démo avec nos experts dès maintenant !