Prorrata de IVA: así funciona exactamente (con ejemplos)

Qué es la prorrata del IVA y cómo funciona

La estructura más básica y elemental del Impuesto sobre el Valor Añadido es la siguiente: las empresas repercuten IVA a sus clientes y lo ingresan en Hacienda una vez deducido el IVA que soportan.

Y a la inversa: si no repercuten IVA en sus ventas no se desgravan el impuesto que soportan en sus compras, gastos o inversiones. Esto es lo que pasa en las actividades exentas de IVA.

Pero, ¿qué ocurre cuando la empresa realiza actividades de ambos tipos? Pues que no todo el IVA que soporta es deducible sino que solo lo será en la proporción que se establezca en aplicación del régimen de prorrata.

Por tanto, la prorrata del IVA es una regla específica del impuesto que se aplica cuando el sujeto pasivo realiza operaciones que dan derecho a deducción junto con otras que no implican esta posibilidad y con ella se determina el importe que se podrá desgravar del IVA total que soporta.

En otras palabras, cuando la empresa repercute IVA solo por una parte de sus ventas de bienes o servicios, el IVA que soporta en sus adquisiciones será deducible solo en una parte y es con la regla de la prorrata cómo se calcula ese importe.

Funcionamiento en la práctica

A efectos prácticos, con la prorrata se determina el porcentaje que se aplicará sobre el IVA soportado para calcular el deducible y que vendrá determinado por la proporción que respecto de los ingresos totales supongan aquellos que están sujetos y no exentos del impuesto.

Por ejemplo, y a groso modo, en una entidad que repercuta IVA solo por el 50% de sus ventas, la prorrata general a aplicar será del 50% también. Esto quiere decir que sólo la mitad del IVA que soporte será deducible.

La idea es que se deduce en la misma proporción que repercute.

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Prorrata general y especial

Existen dos tipos de prorratas de IVA: la general y la especial. Se aplican en supuestos diferentes y su cálculo también es distinto, por eso las vemos por separado.

Prorrata general

Cuando se aplica

La prorrata general se aplica cuando la empresa realiza conjuntamente operaciones con y sin derecho a deducción y siempre que no sea obligatorio aplicar la prorrata especial.

Cómo se calcula

Su cálculo se realiza aplicando la siguiente fórmula:

[Operaciones con derecho a deducción : Total de operaciones] x 100

El resultado es el porcentaje de IVA soportado que será deducible y, si no es exacto, se redondeará a la unidad superior.

Para aplicar la fórmula anterior no se tendrán en cuenta:

• Las operaciones realizadas desde establecimientos permanentes situados fuera del territorio de aplicación del impuesto.
• Las cuotas de IVA.
• Las entregas y exportaciones de bienes de inversión.
• Las operaciones inmobiliarias o financieras que no constituyan actividad empresarial o profesional habitual.
• Las operaciones no sujetas al impuesto según la legislación vigente.
• Los autoconsumos que se produzcan a consecuencia de la afectación como bienes de inversión de las existencias.
• Las subvenciones que no formen parte de la base imponible.

Regularización a realizar al final del ejercicio

A lo largo de todo el ejercicio se aplican dos tipos de prorratas diferentes, que son:

• Prorrata provisional: Se emplea durante los tres primeros trimestres y coincide con la prorrata definitiva del año anterior. En aquellas empresas en que se liquide el IVA de forma mensual, la provisional se aplicará de enero a noviembre.
• Prorrata definitiva: Se calcula al cierre del ejercicio con los datos de las ventas que han tenido lugar en el ejercicio completo y el porcentaje obtenido es el que realmente corresponde aplicar en todo el año.

El proceso es lógico: cómo no se sabe qué proporción de las operaciones totales es la que va a dar derecho a deducción se aplica provisionalmente la prorrata definitiva del ejercicio anterior, y cuando ya se tienen todos los datos se calcula la del año en curso.

Por eso hay que practicar una regularización al final del ejercicio, para que la deducción total sea la que realmente corresponda en función de las ventas totales.

Ejemplo

En el año n-1 la empresa cerró con una prorrata definitiva del 43%, así que en el año n, se deducirá el 43% del IVA que soporte en los tres primeros trimestres.

A 31 de diciembre, al calcular la prorrata del ejercicio, se obtiene un resultado del 72%.

Como el total del IVA soportado ha sido de 100.000 euros, el deducible final ascenderá a 72.000 (100.000 x 72%). La diferencia entre ese importe y lo desgravado en los trimestres anteriores será la cantidad deducible a final de año.

Y ese ajuste es lo que se denomina “regularización”.

En el año n+1 se aplicará en los tres primeros trimestres el 72% como prorrata general provisional y ya en el cuarto se harán los ajustes necesarios una vez que se haya calculado la definitiva.

La prorrata del IVA en el primer año

En el primer año de actividad, el porcentaje de prorrata provisional aplicable hasta que se calcule la definitiva al cierre del ejercicio será el que la empresa proponga a la Administración, salvo que esta determine uno diferente.

Prorrata especial

Cuando se aplica

Según establece la normativa, la prorrata especial de IVA se aplicará:

1.- Voluntariamente, cuando así lo decida el sujeto pasivo y se comunique en la última declaración del impuesto del año.

En los casos de inicio de actividad se marcará la correspondiente casilla en la declaración censal.

2.- Obligatoriamente en los siguientes casos:

• Cuando el IVA deducible al aplicar la prorrata general exceda en un 10% del que correspondería al hacer el cálculo con la prorrata especial.
• Cuando se haya optado por el nivel avanzado del Régimen Especial del grupo de entidades de IVA en relación con el sector diferenciado de las operaciones intragrupo.

Cómo funciona

La prorrata especial de IVA funciona de la siguiente manera:

• El IVA que se soporta en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan exclusivamente en las operaciones que dan derecho a deducción (esto es, aquellas por las que se repercute IVA) se deduce íntegramente.
• El IVA que se soporta en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan exclusivamente en las operaciones que no dan derecho a deducción no puede deducirse en ninguna cuantía.
• El IVA que se soporta en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan en común por ambas actividades se deduce en la proporción que resulte de aplicar la prorrata general.

Cómo se calcula

Para calcular la prorrata especial se aplica la fórmula vista en la prorrata general y su resultado será el porcentaje de IVA deducible de los gastos comunes a las distintas actividades, mientras que el de los específicos será deducible o no según corresponda a una u otra.

Ejemplo

La empresa se dedica a la formación y, en las mismas instalaciones, imparte clases de inglés y de técnicas de relajación. Las primeras están exentas de IVA mientras que las segundas no.
Los datos totales del ejercicio son:

• Ingresos por enseñanza de inglés: 160.000 euros
• Ingresos por enseñanza de técnicas de relajación: 90.000 más 18.900 de IVA repercutido.
• IVA soportado en la actividad de idiomas: 6.000 euros
• IVA soportado en la actividad de técnicas de relajación: 4.000 euros
• IVA soportado en gastos comunes a ambas: 10.000 euros

Cálculo de la prorrata definitiva:

[Operaciones con derecho a deducción : Total de operaciones] x 100
[ 90.000 : 250.000 ] x 100 = 36%

Por tanto, el total de IVA deducible será 7.600 euros, resultado de sumar:

• El total soportado en los bienes y servicios adquiridos para la enseñanza de técnicas de relajación: 4.000 euros.
• El 36% del soportado en los bienes y servicios comunes a ambas formaciones: 3.600 euros.

Como en los tres primeros trimestres se habrá aplicado como provisional la prorrata que fue definitiva en el ejercicio anterior, habrá que hacer el ajuste necesario para que el IVA deducible del total del año ascienda exactamente a los 7.600 euros que corresponden.

Y en el ejercicio siguiente, la prorrata que se aplicará de manera provisional al IVA de los gastos comunes será del 36%.

La prorrata del IVA en 7 ideas básicas y concisas

Cuándo se aplica la regla de la prorrata

La prorrata de IVA se aplica cuando una empresa realiza operaciones que originan derecho a deducción junto con otras que no lo hacen.

En esos casos, no todo el IVA es deducible y con la prorrata se determina el importe que sí que se puede desgravar.

Cuándo se calcula

Se calcula al final del ejercicio con los datos anuales y el porcentaje que se obtiene es el que determina el importe total de IVA deducible.

En los tres primeros trimestres (o en las liquidaciones de enero a noviembre cuando se presenta el IVA mensual) se aplica como provisional la prorrata que fue la definitiva en el año anterior. Por eso en la última autoliquidación habrá que regularizar la diferencia.

Fórmula para calcular la prorrata general

[Operaciones con derecho a deducción : Total de operaciones] x 100

Cuál es la diferencia entre la prorrata general y la prorrata especial

La prorrata general y la prorrata especial se diferencian en que:

• En la prorrata general el porcentaje que se calcula se aplica al total del IVA soportado por la empresa, independientemente de a qué operaciones se hayan destinado las compras o gastos que lo han generado.
• En la prorrata especial se distingue:

1.- El IVA soportado en las operaciones que dan derecho a deducción, el cual es deducible íntegramente.
2.- El IVA soportado en las operaciones que no dan derecho a deducción, el cual no es deducible en ninguna medida.
3.- El IVA soportado en las compras y gastos comunes a ambos tipos de operaciones, el cual será deducible en el porcentaje que resulte de aplicar la prorrata general.

Cuándo se aplica la prorrata especial

La prorrata especial se aplica:

• Cuando el sujeto pasivo opte por ella voluntariamente
• En los casos en los que resulta obligatoria porque así lo establece la normativa y que son: cuando el IVA deducible sea superior en un 10% del que resultaría si se aplica la prorrata general y en determinados casos en los que se aplica el Régimen Especial de grupos de entidades.

Cuándo se aplica la prorrata general

La prorrata general se aplica por defecto, es decir, se emplea siempre que el sujeto pasivo no haya optado por aplicar la prorrata especial ni resulte esta obligatoria en los casos que hemos señalado en el punto anterior.

Qué es la regularización de deducciones en bienes de inversión y cuándo procede

Para las deducciones del IVA que soporta la empresa por la adquisición de bienes de inversión se establece lo que se denomina “período de regularización” durante el cual habrá que ir ajustando el IVA deducible.

Dicho período es de los 9 años siguientes al de su adquisición para los inmuebles (terrenos y edificaciones) y de 4 para todos los demás.

Durante su transcurso, la regularización solo se aplicará si entre la prorrata definitiva del ejercicio de la adquisición y la calculada en el ejercicio corriente existe una diferencia superior a 10 puntos.

Funciona de la siguiente manera:

1.- Se calcula la diferencia entre la prorrata definitiva del año en curso con respecto a la del año de adquisición del bien.

Si esta diferencia es inferior a 10 puntos no se hace nada, pero en caso contrario se actúa como se explica a continuación.

2.- La diferencia entre ambos porcentajes se multiplica por el IVA que se soportó en su momento y el resultado se divide entre 5 o entre 10 en caso de inmuebles. El resultado obtenido será el importe del ingreso o deducción complementario.

Esta mayor o menor deducción se consignará en la última declaración del ejercicio.

Payhawk y la gestión de gastos de la empresa

Independientemente de si la empresa tiene que aplicar la prorrata especial del IVA, la general o ninguna en realidad, hay una cosa que está muy clara: cada factura que se extravía o que no reúne los requisitos para poder deducir su IVA supone un coste económico para la empresa, porque ese impuesto que se ha pagado no se va a poder recuperar.

¿Cómo reducir al mínimo estos casos? Contando con una herramienta de gestión de gastos como Payhawk, que te permitirá:

• Introducir los documentos en el sistema con una simple foto, lo cual posibilita su comprobación a tiempo real por quien corresponda.
• Entregar tarjetas a los empleados para que realicen los pagos que sean necesarios y que cumplan con las políticas establecidas por la entidad. La conciliación automática hará visible cualquier error que se haya cometido y dejará margen para su corrección.
• Elaborar informes detallados y completos que, al cruzar la información, ponen de manifiesto posibles discrepancias.

Nuestros clientes satisfechos hacen prueba de ello. Como, por ejemplo, Diana Ruseva, Directora Financiera de Eleven, que en su testimonio nos comenta el gran problema que suponía para la empresa el recopilar todas las facturas de viajes del equipo y la cantidad de gastos no identificables a los que tenía que hacer frente. Asegura que “con Payhawk, ahorrar tiempo y dinero son los principales beneficios. Y sin esfuerzo alguno.”

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