La digitalización de facturas: cómo afecta a cualquier empresa

Qué es la digitalización de facturas

La digitalización de facturas es el proceso por el que conviertes los datos de estos documentos físicos o en formatos no electrónicos en archivos digitales accesibles. Este método implica la captura, la conversión y el almacenamiento de la información de facturación en un entorno digital, lo cual permite una gestión más eficaz y ágil de los documentos contables en cualquier empresa.

A su vez, la digitalización de facturas y documentos para empresas no significa únicamente escanear papel: implica la transformación de información en formatos electrónicos manipulables y fácilmente integrables en los sistemas de gestión empresarial. Un cambio que revoluciona la forma de controlar los registros financieros y que optimiza significativamente los flujos de trabajo contables.

Ventajas de digitalizar facturas

Pero los beneficios de digitalizar facturas van mucho más allá. En Payhawk ofrecemos soluciones para contribuir a este avance en el tejido empresarial. De hecho, nuestros expertos te lo pueden explicar con mayor profundidad con una demo gratuita si quieres saber más al respecto.

Precisamente, por esa experiencia propia, sabemos que las ventajas de la digitalización de facturas impactan directamente en la eficiencia operativa y financiera de cualquier empresa. Entre ellas destacaríamos:

• Ahorro de tiempo y recursos. Elimina la necesidad de manejar físicamente los documentos. Por eso, agiliza la búsqueda, la revisión y el procesamiento de facturas, lo que te permite destinar recursos a otras tareas más estratégicas.
• Reducción de errores. Al automatizar la captura de datos, minimizas los errores humanos en la introducción manual de información. Por lo tanto, te garantiza mayor precisión en tus registros contables.
• Acceso instantáneo y compartido. Almacenar digitalmente las facturas te da un acceso rápido y compartido desde cualquier ubicación. Así mismo, facilita la colaboración entre equipos y agiliza los procesos de aprobación.
• Mejora en la toma de decisiones. Al tener disponibilidad instantánea de datos actualizados y la capacidad de generar informes detallados, puedes conocer y acceder a información clave para tomar decisiones de negocio más rápidamente.
• Cumplimiento normativo y seguridad. Digitalizar facturas también te facilita el cumplimiento de regulaciones fiscales, ya que cuentas con archivos correctamente organizados y protegidos. Del mismo modo, reduces el riesgo de perder o deteriorar documentos físicos, como sí sucede con los formatos convencionales.
• Sostenibilidad ambiental. Al reducir el uso de papel y otros recursos físicos, contribuyes a la sostenibilidad medioambiental y a disminuir la huella de carbono. De esta forma, no solo muestras un compromiso eco-friendly, sino que también ofreces una imagen más positiva de tu empresa de cara a clientes y socios.

Por estos beneficios, la digitalización de facturas se erige como un motor de eficiencia que simplifica procesos e impulsa la competitividad y la adaptabilidad de las empresas en un entorno cada vez más dinámico y exigente.

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Qué se puede hacer con las facturas una vez digitalizadas

No obstante, con las facturas digitalizadas no solo conviertes documentos físicos en versiones electrónicas. Este proceso, también te abre un amplio abanico de posibilidades en la gestión y utilización de esta información.

Así, una vez que las facturas son digitalizadas, tu empresa puede:

• Automatizar procesos de pago, optimizando los flujos de trabajo y reduciendo los tiempos de procesamiento.
• Facilitar auditorías, al tener la documentación fácilmente accesible y organizada.
• Fomentar y ayudar en el cumplimiento de los requisitos fiscales y legales.
• Analizar datos y generar informes con los que identificar tendencias financieras, realizar proyecciones y adoptar medidas estratégicas.
• Mejorar la gestión de las relaciones con proveedores y clientes, ya que cuentas con un registro detallado de las transacciones y puedes negociar mejor términos y condiciones.
• Implementar soluciones de inteligencia artificial que agilizan el procesamiento y la contabilización.

En definitiva, la digitalización es un proceso que además, te abre la puerta a la optimización de múltiples áreas dentro de tu negocio.

Cómo se digitalizan las facturas

Esta suele ser la pregunta típica en este punto. Primeramente, confiando en especialistas del sector como es el caso de Payhawk. Y, además, teniendo en cuenta que la digitalización efectiva de tus documentos requiere seguir pasos específicos, cumplir con ciertos requisitos y emplear herramientas concretas.

Pasos a seguir

Por un lado, debes saber que el proceso de digitalizar tus facturas conlleva un paso a paso que consiste en:

• Capturar o escanear facturas para contabilizarlas, ya sea porque están en papel o que las has recibido directamente en formato digital.
• Extraer los datos mediante la utilización de herramientas como el lector OCR para recoger información clave, como fechas, importes y detalles.
• Almacenar las facturas digitalizadas en un sistema de gestión documental y ordenado que asegure su accesibilidad y su seguridad.

Requisitos

Por otra parte, la digitalización de documentos y facturas también te va a exigir que cumplas con unos requisitos técnicos y legales:

• Un hardware y software para la digitalización de facturas especializado.
• Acceso a internet, puesto que estas herramientas de almacenamiento trabajan en la nube.
• Políticas de seguridad y medidas que protejan la información sensible.

Herramientas

En último lugar, debes contar con herramientas específicas y con tecnología pensada para digitalizar documentos y facturas con la mayor eficacia. Mayormente, hablamos de:

• Software de digitalización de documentos o herramientas especializadas como las que te ofrecemos en Payhawk.
• Plataformas de gestión de documentos o sistemas específicos de gestión empresarial que te permitan organizar y acceder fácilmente a tus facturas digitalizadas.
• Tecnología y herramientas OCR capaces de extraer datos automáticamente de las facturas escaneadas o recibidas en formato digital.

La combinación de estos pasos, requisitos y herramientas es clave para una digitalización de facturas efectiva, sin importar el tipo de compañía o negocio. Y también te ayudará utilizar materiales didácticos y formativos elaborados por especialistas en contabilidad y gestión empresarial.

La tecnología OCR

Precisamente, en esta parte del artículo es interesante detenernos en la tecnología OCR, la cual ya hemos mencionado anteriormente. Por sus siglas, hablamos de tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y es un componente fundamental en el proceso de digitalizar facturas y documentos empresariales.

Así mismo, es una herramienta que convierte texto impreso o escrito a formato digital editable, lo que te permite extraer automáticamente los datos de tus facturas. Para ello se apoya en algoritmos avanzados que reconocen caracteres y patrones en imágenes o documentos escaneados y los transforma en texto digital que puedes editar y procesar con sistemas informáticos.

En concreto, te da la posibilidad de extraer de forma automática la información más importante de las facturas. Es decir, fechas, nombres, importes y números. O sea, que con un lector OCR para facturas agilizas la captura de los datos.

Al mismo tiempo, como la tecnología OCR automatiza su lectura y conversión, minimizas los errores humanos y mejoras la precisión de todos tus registros contables. Y, además, se integra con sistemas de gestión empresarial, lo que te facilita la transferencia de los datos a plataformas o softwares. En resumen, allanas el camino hacia una operativa más ágil y precisa.

La digitalización de facturas y la factura electrónica

En este punto, habiendo detallado lo más importante sobre el proceso de facturas, queremos hacer una última aclaración: digitalización de facturas y factura electrónica son ideas ligadas pero no son conceptos idénticos. Son términos que a menudo se entrelazan, pero es importante comprender lo que los diferencia:

• La digitalización de facturas es el proceso de convertir documentos físicos o en formatos no electrónicos a archivos digitales. A su vez, permite el almacenamiento y un acceso cómodo a las facturas, pero no implica la validez legal inherente a la factura electrónica.
• La factura electrónica es un documento digital con validez legal que cumple con estándares específicos y que exige la utilización de una firma electrónica. A diferencia de una factura digitalizada, la factura electrónica tiene validez legal y puedes emitirla, recibirla y almacenarla en formato electrónico sin necesidad de imprimirla.

Por lo tanto, la digitalización de facturas es un paso inicial y fundamental en la automatización de tus procesos contables. Por su parte, la factura electrónica representa el siguiente nivel, ya que exige cumplir con requisitos legales y fiscales específicos. Integrar ambos conceptos potenciará tu eficiencia y la seguridad en la gestión de tus documentos financieros.

Dudas frecuentes

De todas formas, en Payhawk somos conscientes de que la digitalización de facturas plantea numerosas preguntas y retos. Por eso, queremos ayudarte con esta batería de dudas frecuentes que nos plantean muchos clientes y usuarios.

¿Qué significa “digitalización certificada por la AEAT”?

La "digitalización certificada por la AEAT" o digitalización de facturas según la AEAT hace referencia al proceso de convertir documentos en papel a formatos electrónicos que cumplen con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria española (AEAT). Esta certificación garantiza la validez legal de las copias digitales, equiparándolas a los documentos originales en papel.

Para obtener esta certificación hay que seguir unas pautas específicas que aseguren la integridad, autenticidad y legibilidad de los documentos. Esto es fundamental para cumplir con las normativas fiscales y legales y utilizar documentos digitalizados en lugar de los originales en papel.

Además de la factura digitalizada ¿hay que conservarla en papel?

No necesariamente. La factura digitalizada, si cumple con los requisitos legales y técnicos, puede sustituir al documento en papel. La normativa varía según el país, pero en muchos casos, las facturas digitalizadas con validez legal pueden ser almacenadas en formato electrónico, siempre y cuando se cumplan los estándares de integridad, autenticidad y legibilidad establecidos.

¿Es obligatorio digitalizar las facturas?

Depende de la comunidad autónoma y el país. Mayoritariamente, se promueve la digitalización para agilizar procesos y reducir el uso de papel, pero no siempre es obligatorio. De todas formas, aunque no sea un requisito indispensable, la digitalización es muy beneficiosa para mejorar la eficiencia, la precisión y la accesibilidad de la información contable en las empresas.

¿Cualquier forma de digitalización es válida de cara a la Agencia Tributaria?

La validez de la digitalización para la Agencia Tributaria depende de que cumpla con sus requisitos específicos. Es decir, debe ceñirse a las normativas que garanticen la integridad, autenticidad y legibilidad de los documentos. Los métodos deben asegurar la fiabilidad de la reproducción y almacenamiento de la información, utilizando tecnologías y procesos que cumplan con sus estándares. Por eso, es crucial seguir las directrices legales y técnicas.

¿Se pueden escanear las facturas para contabilizarlas?

Sí, escanear facturas es una práctica común para contabilizarlas. El proceso implica el uso de escáneres que integren la factura en un sistema contable. A su vez, estos escaneos pueden utilizarse junto con herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Así mismo, la digitalización agiliza el proceso de contabilización al eliminar la entrada manual de datos, reduciendo errores y mejorando la eficiencia en la gestión contable.

(H2) Payhawk como herramienta para digitalizar facturas
Concluimos contándote cómo Payhawk y sus funcionalidades te pueden ayudar en el proceso de digitalizar tus facturas.

Somos una solución integral para la digitalización eficiente de tus facturas y nuestra plataforma te ofrece unas características que simplifican y optimizan el proceso de gestión. Principalmente, destacamos por:

• Integración completa. Payhawk te permite la integración con múltiples proveedores, facilitando la gestión centralizada de facturas recurrentes. Como menciona Benoît Menardo cofundador de Payflow, uno de nuestros usuarios, “si miro Payhawk veo que al final son los mismos 4 ó 5 proveedores cada mes. Si ya lo tengo todo integrado, ¡nunca más veré un recibo!”.
• Automatización de procesos. Nuestra herramienta emplea tecnología avanzada, como el lector OCR, para digitalizar y capturar datos automáticamente. Así, agilizas la entrada de información y reduces errores.
• Acceso y control. Te ofrecemos una interfaz intuitiva que te permite acceder a las facturas digitalizadas desde cualquier lugar, dándote control total sobre todo tu proceso de gestión documental.

En definitiva, Payhawk se posiciona como una solución integral que no solo digitaliza, sino que simplifica y optimiza tu gestión de facturas y que te proporciona una visión clara y unificada de tus flujos financieros. Haz clic en Programar demo y nuestros expertos te lo demostrarán.