En plena era de la transformación digital, la gestión eficiente de las facturas es un pilar fundamental en el plano empresarial y contable. Y lo es para cualquier organización que quiera optimizar sus procesos financieros, sin importar su tamaño o sector. Por ende, la digitalización de facturas no solo es una tendencia, sino una necesidad creciente. A continuación, te explicamos por qué y te desvelamos las múltiples ventajas que hay alrededor de este concepto.
La digitalización de facturas es el proceso por el que conviertes los datos de estos documentos físicos o en formatos no electrónicos en archivos digitales accesibles. Este método implica la captura, la conversión y el almacenamiento de la información de facturación en un entorno digital, lo cual permite una gestión más eficaz y ágil de los documentos contables en cualquier empresa.
A su vez, la digitalización de facturas y documentos para empresas no significa únicamente escanear papel: implica la transformación de información en formatos electrónicos manipulables y fácilmente integrables en los sistemas de gestión empresarial. Un cambio que revoluciona la forma de controlar los registros financieros y que optimiza significativamente los flujos de trabajo contables.
Pero los beneficios de digitalizar facturas van mucho más allá. En Payhawk ofrecemos soluciones para contribuir a este avance en el tejido empresarial. De hecho, nuestros expertos te lo pueden explicar con mayor profundidad con una demo gratuita si quieres saber más al respecto.
Precisamente, por esa experiencia propia, sabemos que las ventajas de la digitalización de facturas impactan directamente en la eficiencia operativa y financiera de cualquier empresa. Entre ellas destacaríamos:
Por estos beneficios, la digitalización de facturas se erige como un motor de eficiencia que simplifica procesos e impulsa la competitividad y la adaptabilidad de las empresas en un entorno cada vez más dinámico y exigente.
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No obstante, con las facturas digitalizadas no solo conviertes documentos físicos en versiones electrónicas. Este proceso, también te abre un amplio abanico de posibilidades en la gestión y utilización de esta información.
Así, una vez que las facturas son digitalizadas, tu empresa puede:
En definitiva, la digitalización es un proceso que además, te abre la puerta a la optimización de múltiples áreas dentro de tu negocio.
Esta suele ser la pregunta típica en este punto. Primeramente, confiando en especialistas del sector como es el caso de Payhawk. Y, además, teniendo en cuenta que la digitalización efectiva de tus documentos requiere seguir pasos específicos, cumplir con ciertos requisitos y emplear herramientas concretas.
Por un lado, debes saber que el proceso de digitalizar tus facturas conlleva un paso a paso que consiste en:
Por otra parte, la digitalización de documentos y facturas también te va a exigir que cumplas con unos requisitos técnicos y legales:
En último lugar, debes contar con herramientas específicas y con tecnología pensada para digitalizar documentos y facturas con la mayor eficacia. Mayormente, hablamos de:
La combinación de estos pasos, requisitos y herramientas es clave para una digitalización de facturas efectiva, sin importar el tipo de compañía o negocio. Y también te ayudará utilizar materiales didácticos y formativos elaborados por especialistas en contabilidad y gestión empresarial.
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Precisamente, en esta parte del artículo es interesante detenernos en la tecnología OCR, la cual ya hemos mencionado anteriormente. Por sus siglas, hablamos de tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) y es un componente fundamental en el proceso de digitalizar facturas y documentos empresariales.
Así mismo, es una herramienta que convierte texto impreso o escrito a formato digital editable, lo que te permite extraer automáticamente los datos de tus facturas. Para ello se apoya en algoritmos avanzados que reconocen caracteres y patrones en imágenes o documentos escaneados y los transforma en texto digital que puedes editar y procesar con sistemas informáticos.
En concreto, te da la posibilidad de extraer de forma automática la información más importante de las facturas. Es decir, fechas, nombres, importes y números. O sea, que con un lector OCR para facturas agilizas la captura de los datos.
Al mismo tiempo, como la tecnología OCR automatiza su lectura y conversión, minimizas los errores humanos y mejoras la precisión de todos tus registros contables. Y, además, se integra con sistemas de gestión empresarial, lo que te facilita la transferencia de los datos a plataformas o softwares. En resumen, allanas el camino hacia una operativa más ágil y precisa.
En este punto, habiendo detallado lo más importante sobre el proceso de facturas, queremos hacer una última aclaración: digitalización de facturas y factura electrónica son ideas ligadas pero no son conceptos idénticos. Son términos que a menudo se entrelazan, pero es importante comprender lo que los diferencia:
Por lo tanto, la digitalización de facturas es un paso inicial y fundamental en la automatización de tus procesos contables. Por su parte, la factura electrónica representa el siguiente nivel, ya que exige cumplir con requisitos legales y fiscales específicos. Integrar ambos conceptos potenciará tu eficiencia y la seguridad en la gestión de tus documentos financieros.
De todas formas, en Payhawk somos conscientes de que la digitalización de facturas plantea numerosas preguntas y retos. Por eso, queremos ayudarte con esta batería de dudas frecuentes que nos plantean muchos clientes y usuarios.
La "digitalización certificada por la AEAT" o digitalización de facturas según la AEAT hace referencia al proceso de convertir documentos en papel a formatos electrónicos que cumplen con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria española (AEAT). Esta certificación garantiza la validez legal de las copias digitales, equiparándolas a los documentos originales en papel.
Para obtener esta certificación hay que seguir unas pautas específicas que aseguren la integridad, autenticidad y legibilidad de los documentos. Esto es fundamental para cumplir con las normativas fiscales y legales y utilizar documentos digitalizados en lugar de los originales en papel.
No necesariamente. La factura digitalizada, si cumple con los requisitos legales y técnicos, puede sustituir al documento en papel. La normativa varía según el país, pero en muchos casos, las facturas digitalizadas con validez legal pueden ser almacenadas en formato electrónico, siempre y cuando se cumplan los estándares de integridad, autenticidad y legibilidad establecidos.
Depende de la comunidad autónoma y el país. Mayoritariamente, se promueve la digitalización para agilizar procesos y reducir el uso de papel, pero no siempre es obligatorio. De todas formas, aunque no sea un requisito indispensable, la digitalización es muy beneficiosa para mejorar la eficiencia, la precisión y la accesibilidad de la información contable en las empresas.
La validez de la digitalización para la Agencia Tributaria depende de que cumpla con sus requisitos específicos. Es decir, debe ceñirse a las normativas que garanticen la integridad, autenticidad y legibilidad de los documentos. Los métodos deben asegurar la fiabilidad de la reproducción y almacenamiento de la información, utilizando tecnologías y procesos que cumplan con sus estándares. Por eso, es crucial seguir las directrices legales y técnicas.
Sí, escanear facturas es una práctica común para contabilizarlas. El proceso implica el uso de escáneres que integren la factura en un sistema contable. A su vez, estos escaneos pueden utilizarse junto con herramientas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Así mismo, la digitalización agiliza el proceso de contabilización al eliminar la entrada manual de datos, reduciendo errores y mejorando la eficiencia en la gestión contable.
(H2) Payhawk como herramienta para digitalizar facturas
Concluimos contándote cómo Payhawk y sus funcionalidades te pueden ayudar en el proceso de digitalizar tus facturas.
Somos una solución integral para la digitalización eficiente de tus facturas y nuestra plataforma te ofrece unas características que simplifican y optimizan el proceso de gestión. Principalmente, destacamos por:
En definitiva, Payhawk se posiciona como una solución integral que no solo digitaliza, sino que simplifica y optimiza tu gestión de facturas y que te proporciona una visión clara y unificada de tus flujos financieros. Haz clic en Programar demo y nuestros expertos te lo demostrarán.
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