Het belang van efficiënte uitgavencontroles voor bedrijven

Uitgavencontroles vormen een belangrijk onderdeel van het financiële beleid van ieder bedrijf. Ze helpen het bedrijf om de uitgaven te analyseren en indien nodig te beperken. Een robuust controlesysteem voor uitgaven kan een bedrijf helpen om geld te besparen, de winst te verhogen en zijn financiële gezondheid te verbeteren. Bedrijven moeten een efficiënt systeem creëren om hun zakelijke betalingen en uitgaven bij te houden, als ze effectieve controle over uitgaven willen bereiken. Veel tools, waaronder verschillende soorten software, kunnen je helpen om de financiën van je bedrijf beter te beheren.

Uitgavenbeheer begrijpen

De term 'uitgavenbeheer' wordt soms gebruikt als een synoniem voor 'uitgavencontroles'. Maar in werkelijkheid heeft deze term specifiek betrekking op de activiteiten die door financiële afdelingen worden uitgevoerd om zakelijke uitgaven bij te houden, te analyseren en te controleren. Bedrijven maken gebruik van tools en technieken voor uitgavenbeheer om ervoor te zorgen dat ze alleen voor essentiële kosten betalen en dat er geen geld wordt verspild aan onnodige aankopen of diensten.

Deze tools behelzen:

• Aanbestedingssystemen: Deze softwareprogramma's houden bij hoe je bedrijf zijn geld uitgeeft en hoeveel het uitgeeft aan specifieke categorieën, zoals kantoorbenodigdheden, reiskosten enz. Met deze programma's kun je probleemgebieden identificeren waar de kosten te hoog zijn, en indien nodig de uitgaven beperken.
• ERP-systemen: Software voor enterprise resource planning (ERP) helpt om veel bedrijfsprocessen te automatiseren, waaronder boekhoudkundige transacties en inventarisbeheerprocessen.

Met uitgavenbeheer kunnen organisaties hun effectiviteit op het gebied van kostencontrole meten en tegelijkertijd hun koopkracht maximaliseren door onnodige uitgaven tot het minimum terug te brengen.

Waarom zijn uitgavencontroles belangrijk?

Geld uitgeven is makkelijk. Maar veel bedrijven geven meer uit dan noodzakelijk, omdat ze niet over een systeem beschikken om hun uitgaven te beheren. Met de juiste uitgavencontroles verbeter je de efficiëntie door te bepalen wat er aan welke activiteiten kan worden uitgegeven, wie dit kan goedkeuren enzovoort.

Begrip van de bedrijfsuitgaven is belangrijk voor het budgetterings- en voorspellingsproces van een bedrijf. Als je niet weet hoeveel je uitgeeft aan bepaalde categorieën goederen of diensten, is het onmogelijk om te voorspellen wat je toekomstige uitgaven zullen zijn. Dit gebrek aan zichtbaarheid van uitgaven maakt het moeilijk om kapitaaluitgaven en andere investeringen die planning vereisen voor te bereiden. Als je niet weet hoeveel je nu uitgeeft, hoe kun je dan voorspellen wat je behoeften in de toekomst zullen zijn?

De impact van ongecontroleerde uitgaven

Ongecontroleerde en onbeheerde uitgaven kunnen ernstige consequenties hebben - of zelfs het einde betekenen voor een bedrijf. Hier volgen vijf van de grootste problemen die onbeheerde bedrijfsuitgaven kunnen veroorzaken.

Onnodige en tijdverslindende administratieve taken

Een groot probleem bij het beheren van uitgaven op verschillende platforms en in verschillende spreadsheets is de hoeveelheid tijd die het oplossen van een probleem kan kosten. Je kunt uren besteden aan het bijwerken van een spreadsheet of het aanmaken van nieuwe facturen en vervolgens vergeten om ze toe te voegen aan je systeem. Of je kunt uren besteden aan het herschrijven van een factuursjabloon en vervolgens vergeten waar je hem hebt opgeslagen.

Je betalingen zijn ook niet verbonden aan software voor uitgavenbeheer, dus er is geen realtime zichtbaarheid van uitgaven. Als je niet weet wat er achter de schermen gebeurt, kan het moeilijk zijn om te zien waar je bedrijf geld zou kunnen besparen of efficiënter zou kunnen werken. Het werpt vruchten af als je precies weet wat er gebeurt.

Ontoereikende financiële planning

Als je geen controle over je uitgaven hebt, kun je tegen onjuiste budgettering en financiële verliezen aanlopen. Je geeft dan waarschijnlijk veel geld uit zonder dat je het overzicht behoudt, wat het moeilijk maakt om kosten en baten in te schatten. Wanneer je over een budget heen gaat, moet je je uitgaven inperken. Dit kan resulteren in diensten of producten van een lagere kwaliteit. En omdat er onvoldoende middelen zijn om te investeren, heeft dit ook een effect op de algehele prestaties van het bedrijf.

Kostbare fouten

Vergissingen in de uitgavencontroles kunnen leiden tot kostbare fouten. Een bedrijf kan bijvoorbeeld betalen voor een dienst die nooit geleverd is. Dit kan gebeuren wanneer de factuur van de leverancier betaald is, maar de levering van de dienst niet geregistreerd is.

Gebrek aan vertrouwen bij investeerders en aandeelhouders

Je wilt dat je investeerders er vertrouwen in hebben dat hun geld goed gebruikt wordt. Dit kan alleen gebeuren wanneer de uitgaven gecontroleerd worden. Aandeelhouders verliezen hun vertrouwen in het bedrijf en geloven niet langer dat je in staat bent een winstgevend bedrijf te runnen. Daarnaast resulteert een gebrek aan vertrouwen van de kant van investeerders en aandeelhouders waarschijnlijk in een onvermogen om geld aan te trekken, wat leidt tot minder zakelijke kansen, een kleiner marktaandeel en minder winst.

Groter risico op fraude

Als je per ongeluk een systeem creëert waarin iemand gemakkelijk financiële misdaden kan plegen, zal dit op een dag waarschijnlijk ook gebeuren. Een gebrek aan transparantie kan leiden tot vertrouwensproblemen. Dit heeft een negatief effect op de reputatie van organisaties en personen. Nu er zoveel persoonlijke gegevens online te vinden zijn en cybercriminaliteit toeneemt, kunnen criminelen in sommige gevallen je identiteit stelen en deze gebruiken om fraude of andere misdaden te plegen, zonder ooit zelfs maar met je in contact te zijn geweest — en zonder sporen achter te laten.

Cruciale strategieën om je zakelijke uitgaven te controleren

Als je aan het hoofd van een bedrijf staat, krijg je met een groot aantal uitdagingen te maken. Een van de grootste is controleren hoeveel je uitgeeft aan dagelijkse onkosten. Als je constant moet kiezen tussen het maximaliseren van je activiteiten of kostenbesparingen, weet je dat dit niet gemakkelijk is. Maar er zijn een paar eenvoudige maatregelen die je kunt nemen om ervoor te zorgen dat je bedrijf zijn geld verstandig uitgeeft.

Zet een goed ontwikkeld uitgavenproces op

Een goed beheerd proces is cruciaal bij het controleren van je zakelijke uitgaven. Het zal je helpen risico's te beheren en ervoor zorgen dat je aan de regelgeving voldoet.

Ontdek waar je het meest aan uitgeeft

Bepalen waar je bedrijf geld uitgeeft is onontbeerlijk om kosten te kunnen besparen. Het is essentieel om te vast te stellen welke delen van je activiteiten het meeste kosten, zodat je je eerst op deze dingen kunt concentreren.

Kaartgebaseerde uitgaven

Gebruik je nog geen zakelijke kaarten voor de uitgaven en aankopen van je bedrijf? Begin daar dan nu mee. Met betaalkaarten kunnen medewerkers aankopen doen zonder aan contant geld of andere rompslomp te hoeven denken. Met zakelijke betaalkaarten heb je ook onmiddellijk zicht op uitgaven en kun je zien hoeveel er is uitgegeven en waaraan. Daarnaast maken ze het gemakkelijker om transacties te reconciliëren omdat de kaarthouder het betaalbewijs behoudt — in plaats van dat het, in het ergste geval, kwijtraakt in de post of wordt weggegooid.

Extraheer en analyseer je gegevens

Dit kun je op een aantal verschillende manieren doen, bijvoorbeeld met uitgavenbeheersoftware die aankopen bijhoudt, boekhoudsoftware die inkomensstromen bijhoudt en rapporten die toekomstige uitgaven voorspellen. De kern is dat je gegevens uit verschillende bronnen naar één enkele locatie extraheert en analyseert, zodat je beter geïnformeerde beslissingen kunt nemen over hoe je geld uitgeeft.

Automatiseer uitgavecontroles

Met automatisering kun je handmatige taken elimineren en fouten bij het beheer van onkostennota's van medewerkers verminderen. Je kunt je bedrijfsuitgaven in de loop van de tijd zo ook effectiever beheren.

Moeiteloze controle: Al je zakelijke uitgaven onder één dak

Van het beheer van reiskosten tot het bijhouden van marketingbudgets: bedrijven hebben behoefte aan meer zichtbaarheid om bedrijfsuitgaven de baas te blijven.
Als je een oplossing voor uitgavenbeheer zoals Payhawk gebruikt, krijg je zakelijke betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, allemaal op één plek. Je kunt al je uitgaven op één plek bijhouden en trends ontdekken om te zien waar het meeste geld wordt uitgegeven.

Het is de verantwoordelijkheid van je kaarthouders om hun bonnetjes en facturen te uploaden, en onze geautomatiseerde 'bonnenjager' stuurt hen een herinnering wanneer ze dit vergeten. Daarnaast garanderen onze integraties van topkwaliteit dat je gegevens perfect synchroniseren met je boekhoudsoftware of ERP naar keuze, zonder handmatige invoer of fouten.

Boek vandaag nog een demo om meer te weten te komen over hoe je de beste beslissingen neemt voor je bedrijf met de juiste uitgavencontroles.