KPI-monitoring implementeren om financiële planning te ondersteunen

Wat zijn Key Performance Indicators (KPI's) in financieel beheer en waarom zijn ze belangrijk?

In het financiële plan van je bedrijf moeten actuele gegevens en toekomstige verwachtingen worden toegepast op je algehele businessplan om te zorgen dat het degelijk en realistisch is. Key Performance Indicators zijn maatstaven voor de bedrijfsprestaties, die je gebruikt om je financiële plan te toetsen. Ze hebben de volgende kenmerken:

• Key - ze zijn cruciaal en onontbeerlijk. Door deze te kiezen, moet je veel andere mogelijke indicatoren negeren.
• Gerelateerd aan performance - ze fungeren als maatstaf voor de gezondheid van het bedrijf. Als je begrijpt wat ze zeggen, dan weet je hoe goed de organisatie presteert.
• Meetbaar. Als je het niet kunt meten, is het geen KPI.

Deze KPI's helpen je bij de financiële planning doordat ze feedback over je organisatie geven die cruciaal is voor de besluitvorming. Het bedrijf moet een duidelijk beeld hebben van waar de focus moet liggen. Is het winstmarge? Te weinig omzet? Werkkapitaal? KPI's maken duidelijk wat het probleem is, zodat je bedrijf dit direct kan aanpakken.

Daarnaast kun je KPI's gebruiken als duidelijke targets. Als je weet waar je staat en wat de mogelijkheden zijn, kun je targets formuleren die de aandacht van je teams richten op het bereiken van een bepaald prestatieniveau.

De acht KPI's die elk bedrijf zou moeten monitoren

De kern van een Key Performance Indicator is precies dat: key, oftewel cruciaal. Dat betekent dat het er niet meer dan een paar moeten zijn en dat je aan elk daarvan veel aandacht moet besteden.

De truc is om de juiste keuze te maken. Volgens PwC is vier tot tien KPI's voor de meeste bedrijven een goed aantal om te monitoren. De gekozen KPI's geven de meeste bedrijven een duidelijk inzicht in hun financiële situatie en maken een weloverwogen planning mogelijk.

Brutowinstmarge
= (omzet - verkoopkosten) / omzet * 100
Brutowinstmarge is een maatstaf voor winstgevendheid zonder rekening te houden met overheadkosten. Deze KPI is vooral nuttig voor producten of portfolio's om vergelijkingen te kunnen maken zonder de vereiste overheadkosten te hoeven inschatten.

Nettowinstmarge
= nettowinst / omzet * 100
Nettowinstmarge meet ook de winstgevendheid, maar houdt rekening met alle vaste kosten van het bedrijf.

Werkkapitaal
= vlottende activa - vlottende schulden
Werkkapitaal zijn alle beschikbare liquide middelen die je kunt gebruiken voor de dagelijkse gang van zaken, zoals lonen, aflossing van schulden en betaling van crediteuren.

Current Ratio
= vlottende activa / vlottende schulden
De current ratio meet de liquiditeit om te bepalen of het bedrijf aan alle verplichtingen binnen het jaar kan voldoen.

Hefboom
= totale activa / totaal eigen vermogen
De financiële hefboom meet het risico voor een bedrijf door uit te rekenen hoeveel van de bedrijfsmiddelen gefinancierd zijn met schulden. Hoe groter het getal, des te groter het risico voor het bedrijf.

Schuldratio
= totale schulden / totaal eigen vermogen
De schuldratio meet ook het risico in het bedrijf door te kijken naar de mate waarin alle schulden kunnen worden afbetaald met eigen vermogen als het bedrijf in zwaar weer komt.

Rentabiliteit eigen vermogen (REV)
= nettowinst / (eigen beginvermogen + eigen eindvermogen) / 2
REV geeft aan hoe goed het bedrijf investeringen van het eigen vermogen kan benutten om winst te genereren.

Operationele kasstroom
De operationele kasstroom meet hoeveel liquide middelen een bedrijf genereert. Bij een positieve kasstroom kan het bedrijf groeien, maar bij een negatieve kasstroom is aanvullende financiering nodig om de zaak draaiend te houden.

Kijk hier voor een uitgebreidere lijst met financiële KPI's..

Implementeren van een systeem voor het volgen en rapporteren van KPI's

Volg deze lijst om financiële rapportage in jouw bedrijf te implementeren.

1. Definieer en kies de KPI's die je wilt bijhouden

Bedenk eerst welke KPI's je zou willen bijhouden zonder direct te kijken naar wat mogelijk is. Anders loop je het risico om in een KPI-oerwoud te belanden en veel te veel KPI's te volgen. Dat leidt tot verwarring, gebrek aan inzicht en passiviteit.

Bij het kiezen van de KPI's die je wilt volgen, moet je nadenken over de rol van elke KPI in de besluitvorming. Winstmaatstaven zijn nuttig omdat ze onevenwichtigheden tussen uitgaven en inkomsten aangeven.

Zo moet je bij een erg lage nettowinstmarge naar de overheadkosten kijken om te zien of die verlaagd kunnen worden om de marge te verbeteren.

De schuldratio daarentegen zou je eens per jaar kunnen berekenen. Als je bedrijf bijvoorbeeld zijn activiteiten niet of in beperkte mate financiert met kredieten, hoef je hier weinig aandacht aan te besteden.

Betrek alle stakeholders bij het definiëren van de KPI's die je wilt monitoren en rapporteren, zodat zij uiteindelijk allemaal tevreden zijn met het inzicht dat ze krijgen in de prestaties van het bedrijf.

2. Spreek een rapportage frequentie af

Als je eenmaal hebt bepaald wat je precies wilt bijhouden en rapporteren, moet je nadenken over de frequentie waarmee de financiële afdeling verslag moet uitbrengen.

Dit kan uiteraard op verschillende niveaus en met verschillende intervallen plaatsvinden.

De CEO kan geïnteresseerd zijn in de maandelijkse (of zelfs nog frequentere) rapportage van diverse KPI's. Maar bestuursleden hoeven niet voortdurend rapporten te ontvangen.

Bedrijven die transparant zijn over de gezondheid van het bedrijf, hebben tevreden werknemers die begrijpen wat hun bijdrage aan het grotere geheel is. Het wordt steeds gebruikelijker voor financiële teams om het hele bedrijf te informeren over Key Performance Indicators, vooral de maatstaven voor winstgevendheid.

Denk bijvoorbeeld aan driemaandelijkse personeelsbijeenkomsten om iedereen in het bedrijf te informeren, of het nieuws nu goed, geweldig of juist wat minder goed is.

3. Kies een systeem voor het bijhouden van KPI's

Afhankelijk van de aard en de ontwikkelingsfase van je bedrijf kun je KPI's bijhouden en monitoren met spreadsheets en tools voor business intelligence, zoals Microsoft BI en Google Data Studio, of in combinatie met je boekhoudsoftware.

Boekhoudsoftware automatiseert sommige taken, zoals loonadministratie en het bijhouden van facturen en inkomsten, zodat je winst, liquiditeit en solvabiliteit gemakkelijk kunt berekenen.

Maar de meeste financiële KPI's zijn gebaseerd op berekende cijfers, waardoor je gegevens uit verschillende bronnen zoals je software voor uitgavenbeheer moet ophalen om ze te kunnen bepalen.

Voor grotere bedrijven kan Enterprise Resource Management (ERP) de ideale oplossing zijn, omdat die bestellingen, voorraad, productie en resourceplanning combineert met financieel beheer. Ideaal is het gebruik van software voor uitgavenbeheer die rechtstreeks integreert met een ERP. Met naadloos gekoppelde gegevens, van betaling tot bankreconciliatie, krijgen bedrijven een holistisch overzicht van de gezondheid van hun onderneming.

4. Visualiseer gegevens

Je houdt KPI's bij omdat mensen in je bedrijf die nodig hebben. Financiële teams zijn dol op cijfers en diagrammen. Maar door een beetje moeite te doen om gegevens te visualiseren, worden ze veel begrijpelijker voor mensen die niet elke dag met datadashboards werken.

Als je diagrammen opschoont en zo bewerkt dat de belangrijkste inzichten eruit springen, zal iedereen waarschijnlijk aandachtiger naar de rapporten kijken.

5. Resultaten interpreteren

Cijfers vertellen een verhaal, maar alleen als je luistert en de taal spreekt. Om resultaten te interpreteren, moet je ze kunnen vergelijken.

Je hebt drie opties:

• Vergelijken met targets
• Vergelijken met eerdere prestaties
• Vergelijken met concurrenten

Als er targets gesteld zijn, moet je daarnaar kijken omdat er bij het opstellen van de targets rekening gehouden is met de markt en de concurrenten. Als er geen targets zijn, kan een vergelijking met eerdere periodes een idee geven van hoe goed het management de verschillende afdelingen van het bedrijf heeft geleid.

Als die gegevens beschikbaar zijn, kan een vergelijking met concurrenten tot slot een zeer bruikbaar inzicht geven in het effect van verschillende strategieën op het concurrentieveld.

6. Zoom in op het realtime beeld met Payhawk

Uiteindelijk is een KPI-systeem pas compleet met accuraat en realtime inzicht in je uitgavenbeheer. Met Payhawk houd je de controle over je uitgaven met onze alles-in-een-software voor uitgavenbeheer. Boek een demo en ontdek het zelf.