Suivre ses indicateurs de performance pour une gestion financière efficace

Quels sont les KPI de la planification budgétaire et quelle est leur importance ?

Pour être fiable et réaliste, le plan de financement de votre entreprise doit tenir compte des données et prévisions de votre business plan. Comme leur nom l’indique, les indicateurs clés de performance (KPI) mesurent la performance de votre entreprise. Ce sont sur ces données que votre plan de financement doit reposer. Les KPI sont :

• Indispensables : il existe de nombreux autres indicateurs de performance mais aucun n’est aussi utile.
• Liés à la performance : ils reflètent la santé d’une entreprise. Comprendre ces données, c’est comprendre la performance de votre entreprise.
• Mesurables : s’il vous est impossible de mesurer un ensemble de données, c’est qu’il ne s’agit pas d’un KPI.

Les KPI aident les entreprises à planifier leurs finances en leur fournissant des informations cruciales sur lesquelles elles peuvent s’appuyer pour prendre des décisions. En effet, elles doivent avoir une idée globale de ce sur quoi se concentrer (manque de rentabilité, revenus insuffisants, fonds de roulement, etc.). Ainsi, les KPI permettent aux entreprises de mettre le doigt sur le problème pour qu’elles puissent les aborder de front.

En outre, vous pouvez utiliser vos KPI pour établir des objectifs clairs. Si vous savez où vous vous situez et ce qui est réalisable, ces objectifs pourront permettre à votre équipe d’atteindre un certain niveau de performance.

(h2) Les huit KPI à suivre impérativement pour atteindre ses objectifs financiers

Les indicateurs clés de performance sont, comme leur nom l’indique, des éléments clés pour votre entreprise. Il s’agit donc d’en limiter le nombre pour pouvoir pleinement vous concentrer sur chacun d’entre eux.

Le tout, c’est de bien les choisir. Selon PwC, la plupart des entreprises devraient suivre entre quatre et dix KPI. Ces indicateurs doivent leur permettre de mieux comprendre leur situation financière pour pouvoir prendre des décisions éclairées.

Marge brute

= (chiffre d’affaires - coût des ventes) / chiffre d’affaires × 100

La marge brute permet de mesurer la rentabilité d’une entreprise sans compter les frais généraux. Ce KPI s’avère particulièrement utile pour les produits ou portfolios, car il permet de faire des comparaisons sans prendre en compte les frais généraux.

Marge nette

= profit net / chiffre d’affaires × 100

La marge nette mesure les bénéfices d’une entreprise tout en prenant en compte ses coûts fixes.

Fonds de roulement

= actifs circulants - dettes circulantes

Le fonds de roulement correspond à toutes les liquidités pouvant être utilisées pour des opérations quotidiennes (salaires, remboursement des dettes et comptes fournisseurs).

Ratio de liquidité générale

= actifs circulants / dettes à court terme

Le ratio de liquidité générale mesure la liquidité pour s’assurer que l’entreprise peut payer ses obligations dans un délai de moins d’un an.

Effet de levier

= total des actifs / total des fonds propres

L’effet de levier permet de mesurer les risques en calculant la part des actifs de l’entreprise qui est financée par des emprunts. Plus cette part est élevée, plus l’entreprise est à risque.

Ratio capitaux d'emprunts/capitaux propres

= dette totale / total des fonds propres

Le ratio capitaux d’emprunts/capitaux propres mesure également le risque en évaluant la proportion de fonds propres nécessaires au financement de l’entreprise en cas de ralentissement de son activité.

Rentabilité des capitaux propres

= profit net / (capitaux propres d’ouverture + capitaux propres de clôture) / 2

Cet indicateur permet de mesurer la rentabilité des investissements de l’entreprise.

Flux de trésorerie d’exploitation

Le flux de trésorerie d’exploitation mesure le montant des liquidités générées par une entreprise. Les encaissements permettent de développer les activités de l’entreprise tandis que les décaissements exigent un financement supplémentaire pour éviter que l’entreprise ne mette la clé sous la porte.

Cliquez ici pour consulter une liste exhaustive des KPI financiers.

Mise en œuvre d’un système de suivi et de rapport des indicateurs de performance

Consultez la liste suivante pour savoir comment mettre en place des rapports financiers pour votre entreprise.

Identifiez et définissez les indicateurs de performance que vous souhaitez suivre

Commencez par identifier les KPI qui vous intéressent vraiment. Suivre un trop grand nombre de KPI peut prêter à confusion, créer un manque de visibilité et mener à l’inaction.

Pour savoir quels KPI suivre, intéressez-vous à ce qu’ils peuvent vous apporter en termes de prise de décisions. Les indicateurs permettant de mesurer les bénéfices engendrés par votre entreprise sont utiles pour connaître les déséquilibres entre vos dépenses et vos revenus.

Ainsi, une marge nette particulièrement basse devrait vous alerter sur le montant de vos frais généraux et vous encourager à les réduire pour obtenir une meilleure marge.

Le ratio capitaux d’emprunts/capitaux propres peut, quant à lui, être calculé une fois par an. Il ne vous sera toutefois pas très utile si votre entreprise ne compte pas sur des emprunts pour financer ses opérations.

Impliquez toutes les parties prenantes lorsque vous décidez des KPI à suivre pour vous assurer que votre choix convient à tout le monde.

Définissez la fréquence du suivi

Une fois que vous avez défini la portée de vos KPI, intéressez-vous à la fréquence à laquelle vous souhaitez obtenir des rapports financiers.

Ces rapports peuvent concerner tous les niveaux de votre entreprise et être établis à la fréquence de votre choix.

Ainsi, si le PDG d’une entreprise peut demander à avoir des rapports mensuels (voire hebdomadaires) sur les différents KPI, ce ne sera pas forcément le cas des membres du conseil d’administration qui n’ont pas besoin de les suivre d’aussi près.

Les entreprises qui font preuve de transparence au sujet de leur santé financière peuvent compter sur des employés satisfaits qui savent en quoi leurs efforts contribuent à l’équipe dans sa globalité. Les équipes financières sont de plus en plus nombreuses à partager leurs rapports avec le reste de leur entreprise, notamment en ce qui concerne sa rentabilité.

Vous pouvez ainsi envisager d’organiser des réunions trimestrielles pour informer l’ensemble de vos collègues de la santé financière de votre entreprise.

Choisissez un système de suivi des KPI

Selon la nature et la maturité de votre entreprise, vous pouvez être en mesure de suivre vos KPI grâce à des feuilles de calcul et des outils d’informatique décisionnelle, comme Microsoft Power BI et Looker Studio (anciennement Google Data Studio), ou votre propre logiciel de comptabilité.

Un logiciel de comptabilité vous permet d’automatiser certaines de vos tâches, comme les salaires ou le suivi des factures et des recettes, pour que vous puissiez facilement calculer vos bénéfices, vos liquidités et votre solvabilité.

Cependant, la plupart des KPI financiers sont calculés à partir de plusieurs sources. Vous devrez ainsi extraire des données de votre logiciel de gestion des dépenses.

Les grandes entreprises peuvent également tirer parti d’un système ERP (Enterprise Resource Planning) pour allier commandes, stocks, production et planification des ressources à leur solution de gestion des finances. Utiliser un logiciel de gestion des dépenses qui s’intègre directement à votre système ERP est idéal. Il vous permet en effet de transférer les données relatives à vos paiements en toute simplicité pour effectuer des rapprochements et ainsi obtenir un aperçu global de la santé de votre entreprise.

Simplifiez la présentation des données

En tant que responsable, vous vous devez de suivre les KPI pour tenir vos employés informés de la santé de votre entreprise. Vos équipes financières se feront une joie de rassembler des données en graphiques tous plus sophistiqués les uns que les autres. Toutefois, en repensant la façon dont vous présentez vos données, vous permettez aux personnes qui ne passent pas leurs journées à scruter des tableaux de bord de comprendre les informations que vous leur communiquez.

Pensez donc à simplifier vos graphiques pour faire ressortir les données clés et ainsi créer des rapports qui parleront à tous les membres de votre entreprise.

Assurez-vous de comprendre les données

Les données sont éloquentes, mais uniquement si vous les comprenez. Pour interpréter les données que vous avez recueillies, vous devez pouvoir les comparer.

Trois options s’offrent à vous :

• Comparez-les à vos objectifs
• Comparez-les aux performances passées
• Comparez-les aux résultats de la concurrence.

Si vous vous êtes fixé des objectifs financiers, intéressez-vous-y car vous vous êtes sûrement basé sur le marché et vos concurrents pour les formuler. Autrement, pensez à comparer les données relatives à différentes périodes pour en savoir plus sur la santé financière actuelle de votre entreprise.

Enfin, n’hésitez pas à comparer vos données à celles de vos concurrents, si vous y avez accès, pour en savoir plus sur l’efficacité des stratégies mises en place par ces derniers.

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