Wie man ein KPI Monitoring System zur Unterstützung der Finanzplanung implementiert

Welche Key Performance Indikatoren (KPIs) sind für die Finanzplanung wichtig?

Anhand Ihres Finanzplans projizieren Sie aktuelle Daten und Prognosen auf Ihren Geschäftsplan, um dessen Umsetzbarkeit und Beständigkeit zu evaluieren. Bei dieser Evaluierung helfen Ihnen bestimmte Key Performance Indikatoren– oder Leistungskennzahlen –, mit denen Sie die Effektivität Ihrer geschäftlichen Tätigkeiten bewerten. Diese KPIs haben die folgenden Eigenschaften:

• Sie sind unverzichtbar („Key“, zu Deutsch: wesentlich). Indem Sie sich nur bestimmte KPIs ansehen, verzichten Sie bewusst darauf, andere Leistungskennzahlen in Ihre Entscheidungen einfließen zu lassen.
• Sie repräsentieren die wirtschaftliche Gesundheit („Performance“) Ihres Unternehmens. Die Interpretation Ihrer KPIs gibt Ihnen Aufschluss über Ihre Performance.
• Sie sind messbar. Etwas, das Sie nicht messen können, kann auch nicht als KPI hinzugezogen werden.

Ihre KPIs sind ein wertvoller Input für Ihre Finanzplanung: Sie liefern wichtiges organisatorisches Feedback, das Sie für die Entscheidungsfindung benötigen. Sie helfen Ihnen herauszufinden, worauf Sie Ihre Bemühungen konzentrieren sollten: auf Ihre Gewinnspanne? Auf die fehlenden Umsätze? Auf das Umlaufvermögen? KPIs isolieren dieses Problem, sodass Sie diese Herausforderungen priorisieren und proaktiv angehen können.

Zusätzlich dazu können Ihre KPIs auch bei der Zielsetzung nützlich sein. Wenn Sie sich sowohl über Ihren Status quo als auch über Ihr Erfolgspotenzial im Klaren sind, können Sie sich konkrete Ziele stecken, die anschließend Ihren Teams als wichtige, realistische Leitlinien dienen.

Acht KPIs, die für jedes Unternehmen wichtig sind

KPIs sind deswegen so effektiv, da sie wirklich nur die zentralen Aspekte der geschäftlichen Performance widerspiegeln. Man sollte demnach nur eine Handvoll Kennzahlen nachverfolgen – diese jedoch sehr genau.

Die Kunst besteht darin, die richtigen KPIs auszuwählen. PWC zufolge sind zwischen vier und zehn KPIs für die meisten Unternehmen ein guter Ansatz. Diese KPIs sollten ihnen ein gutes Verständnis ihrer finanziellen Situation bieten und ihre Entscheidungsfindung begünstigen.

Bruttogewinnmarge
= (Umsatz − Verkaufskosten) / Umsatz * 100
Die Bruttogewinnmarge misst die Rentabilität eines Unternehmens, ohne die Gemeinkosten zu berücksichtigen. Dieser KPI ist besonders nützlich für Produkte oder Portfolios, da er Vergleiche ermöglicht, ohne dass man schätzen muss, welcher Anteil der Gemeinkosten auf das jeweilige Angebot entfällt.

Nettogewinnmarge
= Nettogewinn / Umsatz * 100
Die Nettogewinnmarge misst den Gewinn eines Unternehmens unter Einbeziehung der Fixkosten.

Umlaufvermögen
= Aktuelle Assets − Aktuelle Schulden
Das Umlaufvermögen umfasst alle verfügbaren Liquiditäten, die für alltägliche Abläufe wie die Lohnabrechnung, die Schuldentilgung oder Verbindlichkeiten aufgewendet werden können.

Liquidität
= Aktuelle Assets / Kurzfristige Verbindlichkeiten
Die Liquidität misst die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens, und gibt somit Aufschluss darüber, ob es seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann.

Leverage
= Gesamtvermögen / Eigenkapital
Leverage misst das Risiko eines Unternehmens. Dieser KPI gibt Aufschluss darüber, welcher Anteil des Unternehmenskapitals durch Schulden finanziert wird. Je höher diese Kennzahl, desto höher das Risiko für das Unternehmen.

Verschuldungsgrad
= Gesamtschulden / Eigenkapital
Der Verschuldungsgrad misst ebenfalls das Risiko eines Unternehmens. Er gibt Aufschluss darüber, ob das Eigenkapital des Unternehmens im Falle eines Geschäftsrückgangs zur Schuldenbegleichung ausreicht.

Eigenkapitalrendite (EKR)
= Reingewinn / (Eingesetztes Eigenkapital + Abschließendes Eigenkapital) / 2
Die EKR gibt Aufschluss über die Fähigkeit eines Unternehmens, gewinnbringende Investitionen zu tätigen.

Operativer Cashflow
Der operative Cashflow misst, wie viele Zahlungsmittel ein Unternehmen generiert. Bei einem Zahlungsmittelüberschuss können die geschäftlichen Tätigkeiten weiter expandiert werden, während bei einem negativen Cashflow zusätzliche Finanzierungsmittel erforderlich sind, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Unter diesem Link finden Sie eine umfangreichere Liste mit Finanz-KPIs.

Implementierung eines Systems für das Tracking und Reporting von KPIs

Die folgende Liste wird Ihnen dabei helfen, eine Finanzberichterstattung in Ihrem Unternehmen zu implementieren.

1. Wählen und definieren Sie die KPIs, die Sie tracken möchten.

Anstatt sich eine Liste potenzieller KPIs anzusehen, sollten Sie zunächst darüber nachdenken, welche KPIs Sie aktuell interessieren würden. Andernfalls besteht das Risiko, dass Sie zu viele KPIs überwachen und dann irgendwann vor lauter Daten den Überblick verlieren.

Um die passenden KPIs für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie herausfinden, welche Rolle jeder dieser Leistungsindikatoren bei der Entscheidungsfindung spielen kann. Gewinnkennzahlen sind zum Beispiel deshalb hilfreich, da sie Ihnen Aufschluss über ein etwaiges Ungleichgewicht zwischen Ihren Ausgaben und Einnahmen bieten.

So könnte eine sehr niedrige Nettogewinnmarge möglicherweise auf zu hohe Gemeinkosten schließen lassen und die Frage aufwerfen, ob man diese Kosten zugunsten einer vorteilhafteren Marge reduzieren sollte.

Der Verschuldungsgrad könnte ein KPI sein, den Sie einmal im Jahr berechnen, oder – falls Ihr Unternehmen sich nicht bedeutend durch Fremdkapital finanziert – überhaupt nicht.

Während Sie sich entscheiden, welche KPIs Sie zukünftig nachverfolgen, überwachen und evaluieren möchten, müssen Sie unbedingt Rücksprache mit allen Entscheidungsträgern halten, damit jeder später die für ihn relevanten Performance-Insights erhält.

2. Entscheiden Sie, wie oft Sie Ihre KPIs evaluieren.

Nachdem Sie definiert haben, welche KPIs Sie am meisten interessieren, sollten Sie sich überlegen, wie oft Ihr Finanzteam diese berechnen soll. Eine solche Berichterstattung kann auf verschiedenen Ebenen und in unterschiedlichen Intervallen stattfinden.

Ein CEO etwa wünscht sich zu bestimmten KPIs womöglich eine monatliche Berichterstattung. Vorstandsmitglieder hingegen benötigen wahrscheinlich keine regelmäßigen Performance-Updates dieser Art.

Darüber hinaus könnten Sie die wirtschaftliche Gesundheit Ihres Unternehmens auch gegenüber Ihrer gesamten Belegschaft anhand von KPIs offenlegen. Dies kann sich durchaus positiv auf die Moral Ihrer Teams auswirken, da sie dadurch besser nachvollziehen können, wie sie konkret zum Erfolg ihres Unternehmens beitragen. Immer öfter ergreifen Finanzteams heute entsprechende Maßnahmen, um relevante KPIs auch an den Rest der Belegschaft zu kommunizieren, wobei in dem Fall besonders Rentabilitätsmaßnahmen im Fokus stehen.

Hier könnte man beispielsweise vierteljährliche Meetings mit allen Beschäftigten ansetzen, bei denen sowohl gute als auch nicht so gute Neuigkeiten geteilt werden.

3. Wählen Sie ein System zur Nachverfolgung von KPIs.

Abhängig von der Art und Reife Ihres Unternehmens können Sie Ihre KPIs möglicherweise mit Tabellenkalkulationen oder Business-Intelligence-Tools wie Microsoft BI und Google Data Studio bzw. mithilfe Ihrer Buchhaltungssoftware nachverfolgen und überwachen.

Eine Buchhaltungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, einige Ihrer Aufgaben zu automatisieren, etwa die Lohnabrechnung oder die Nachverfolgung von Rechnungen und Einnahmen. Dies erleichtert Ihnen die Berechnung von Gewinn, Liquidität und Solvenz.

Die meisten Finanz-KPIs müssen jedoch erst anhand von Daten berechnet werden, die in unterschiedlichen Quellen gespeichert sind, zum Beispiel in Ihrer Spesenmanagementsoftware.

Größere Unternehmen greifen eher auf ERP-Lösungen (ERP = Enterprise Resource Planning) zurück, da sie dort ihre Bestellungen, ihr Inventar, ihre Produktionsaktivitäten, ihre Ressourcenplanung und ihr Finanzmanagement miteinander verknüpfen können. Für sie ist es am sinnvollsten, eine Spesenmanagementlösung zu nutzen, die direkt mit einem ERP-System integriert werden kann. Auf diese Weise profitieren sie von der Zahlung bis zur Abstimmung ihrer Bankdaten von einem nahtlosen Datenfluss und somit von einer ganzheitlichen Sicht über ihre Unternehmensgesundheit.

4. Erstellen Sie ansprechende Datenvisualisierungen.

Wer sich die Mühe macht, bestimmte KPIs zu überwachen, der wird seine Ergebnisse mit anderen teilen wollen. Während Finanzteams gerne in umfangreiche Daten und komplizierte Diagramme eintauchen, muss man für ein Publikum, das nicht tagtäglich mit Dashboards arbeitet, seine Präsentationsform etwas anpassen.

Indem Sie Ihre Diagramme übersichtlicher gestalten und die wichtigsten Insights darin hervorheben, werden Ihre Ergebnisse die gebührende Aufmerksamkeit erhalten.

5. Interpretieren Sie die Ergebnisse.

Ihre Daten haben eine große Aussagekraft, sofern sie denn richtig interpretiert werden. Um das zu tun, müssen Sie sie mit bestimmten Benchmarks vergleichen.

Dafür gibt es drei Optionen:

• Vergleichen Sie Ihre Daten mit Ihren Zielsetzungen.
• Vergleichen Sie Ihre Daten mit Ihrer bisherigen Performance.
• Vergleichen Sie Ihre Daten mit der Performance von Wettbewerbern.

Haben Sie sich im Voraus bestimmte Ziele gesteckt, sollten Sie Ihre Ergebnisse nun damit vergleichen. Schließlich wurden diese Zielsetzungen mit Blick auf den aktuellen Markt und Wettbewerb formuliert. Wurden keine Ziele gesetzt, kann Ihnen ein Vergleich mit Ihrer vergangenen Performance aufzeigen, wie gut die Geschäftsführung die verschiedenen Unternehmensfunktionen angeleitet hat.

Als finale Option können Sie Ihre Performance mit der von Wettbewerbern vergleichen (falls entsprechende Daten vorliegen). Dies kann Aufschluss darüber geben, wie verschiedene Strategien sich in der Wettbewerbslandschaft bewähren.

6. Verschaffen Sie sich einen Echtzeitüberblick – mit Payhawk.

Um das volle Potenzial Ihres KPI-Systems auszuschöpfen, benötigen Sie nicht zuletzt auch Echtzeiteinblicke in Ihr Ausgabenmanagement. Mit der umfassenden Spesenmanagementsoftware von Payhawk behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben. Buchen Sie noch heute eine Demo, um mehr zu erfahren.