Cómo realizar el seguimiento de los KPI para mejorar la planificación financiera

Sin embargo, si hay algo que rompe cualquiera de las respuestas anteriores, es la gestión financiera. Las operaciones eficaces, la innovación del producto, las contrataciones de líderes y la retención del talento deben estar respaldadas por una gestión financiera eficaz y transparente.

¿Qué son los KPIs en la planificación financiera y por qué son importantes?

El plan financiero de tu empresa debe tener en cuenta los datos actuales y las previsiones futuras para garantizar que sea sólido y realista. Los indicadores clave de rendimiento (más conocidos como KPIs) son los que utilizarás para poner a prueba tu plan financiero. Son métricas que nos hablan del rendimiento de la empresa y tienen estas características:

• Clave: son cruciales e indispensables. Elegirlos significa ignorar muchos otros indicadores de rendimiento que podrías tener en cuenta pero no lo haces.
• Relacionados con el rendimiento: actúan como indicadores indirectos de la salud de la empresa. Comprenderás el rendimiento de la organización si entiendes lo que nos dicen.
• Medibles: Si no se puede medir, no es un KPI.

Estos KPIs ayudan a la planificación financiera proporcionando información crucial para apoyar la toma de decisiones. La empresa necesita tener una idea clara de en qué centrarse: ¿Es el margen de beneficios? ¿La falta de ingresos? ¿El capital circulante? Los KPI aíslan el problema para que la empresa pueda abordarlo de frente.

Además, estás totalmente vinculados con los objetivos de la empresa. Es más, los KPIs se utilizan para medir constantemente el progreso de dichos objetivos SMART.

Los ocho KPI que toda empresa debe controlar

Para que la metodología de los KPIs funcione en tu empresa, el imprescindible número uno es elegirlos de forma estratégica. No se trata de hacer el seguimiento de todas las métricas de la empresa, sino poner el foco en las que nos ayudarán a mejorar los resultados.

No es ningún secreto, el truco está en elegirlos bien. Según PWC, lo ideal es tener entre cuatro y diez métricas clave. Los KPI elegidos deberían proporcionar a la mayoría de las empresas una gran comprensión de su situación financiera y permitir una planificación detallada.

Os dejamos una lista con los 8 KPIs más relevantes entorno a tu salud financiera:

Margen de beneficio bruto
= (Ingresos - Coste de ventas) / ingresos * 100
El margen de beneficio bruto es una métrica de rentabilidad sin tener en cuenta los gastos generales. Este KPI es más útil para productos, permitiendo comparaciones sin tener que estimar los gastos generales.

Margen de beneficio neto
= Beneficio neto / Ingresos * 100
El margen de beneficio neto mide el beneficio pero teniendo en cuenta todos los costes fijos de la empresa.

Capital circulante
= Activo Circulante - Deuda Circulante
El capital circulante es la liquidez disponible que puedes utilizar para las operaciones diarias, como las nóminas, el pago de deudas y las cuentas por pagar.

Ratio de solvencia
= Activo circulante / Pasivo circulante
Mide la liquidez para asegurar que la empresa puede pagar cualquier obligación dentro del año.

Apalancamiento
= Activo total / Patrimonio neto total
El apalancamiento financiero mide el riesgo de la empresa calculando qué parte de sus activos está financiada por deuda. Cuanto mayor sea la cifra, más riesgo tendrá la empresa.

Relación entre deuda y fondos propios
= Deuda total / Patrimonio neto total
El ratio de deuda sobre fondos propios también mide el riesgo de la empresa, ya que determina la capacidad de los fondos propios para cubrir toda la deuda en caso de que se produzca una recesión empresarial.

Rentabilidad de los fondos propios (ROE)
= Beneficio Neto / (Fondos Propios Iniciales + Fondos Propios Finales) / 2
El ROE indica hasta qué punto la empresa puede utilizar las inversiones de sus activos para generar beneficios.

Flujo de caja de explotación
El flujo de caja operativo mide la cantidad de efectivo que genera una empresa. Un flujo de caja positivo puede hacer crecer las operaciones, mientras que un flujo de caja negativo requiere financiación adicional para mantener las luces encendidas.

Implementar un panel de control para ver el seguimiento de los KPI

Sigue estos pasos para implementar la elaboración de informes financieros en tu empresa.

1.Elige estratégicamente los KPIs.

En primer lugar, considera qué KPI quieres analizar a lo largo del tiempo. De lo contrario, corres el riesgo de acabar con un mix inconexo de métricas que, en vez de darte visibilidad, te generan más confusión. Además, los informes no resultarán prácticos ni te ayudarán a tomar decisiones.

Para elegir los KPI hay que tener en cuenta la función de cada uno de ellos en la toma de decisiones y en los objetivos empresariales. Las métricas de beneficios suelen resultar de gran utilidad porque señalan desequilibrios entre gastos e ingresos.

Por ejemplo, un margen de beneficio neto muy bajo debería plantear preguntas sobre los costes actuales y si es posible reducirlos para obtener un margen saludable.

Por otro lado, los ratios de endeudamiento se puede calcular una vez al año. Presta poca atención si, por ejemplo, la empresa no depende significativamente de la deuda para financiar sus operaciones.

A la hora de definir los indicadores clave de rendimiento (KPI) de los que hacer un seguimiento, supervisar e informar, debes implicar a todas las partes interesadas para asegurarte de que todos están satisfechos con tu visión del rendimiento de la empresa.

2.Decide cada cuánto realizarás y analizarás los informes

El siguiente paso es establecer la frecuencia. Es decir, decidir cada cuánto tiempo se analizarán los KPIs.

Los informes, por supuesto, pueden realizarse a varios niveles y con distintos intervalos. Tú decides. El director general puede estar interesado en informes mensuales (¡o incluso más frecuentes!) de varios indicadores clave de rendimiento. Sin embargo, los miembros del consejo de administración no necesitarán estos documentos de forma mensual.

Las empresas que son transparentes sobre la salud del negocio cuentan con empleados satisfechos que comprenden su contribución a los objetivos empresariales. Cada vez es más habitual que los equipos financieros se comuniquen con el resto de la empresa en relación con los KPIs, especialmente las medidas de rentabilidad.

Considera la posibilidad de realizar reuniones trimestrales (como hacen muchos ayuntamientos) para comunicar con los empleados cuál es la situación actual de la empresa: si te encuentras cerca o lejos de los objetivos, qué dicen las métricas, qué hitos han ayudado a la consecución de objetivos, a qué retos se enfrenta la empresa,...

3.Elige un sistema de seguimiento de los KPI

Dependiendo de la naturaleza y la madurez de tu empresa, puedes realizar el seguimiento y la supervisión de los KPI con hojas de cálculo y herramientas de inteligentes como Microsoft BI y Google Data Studio. Lo ideal sería combinarlas con tu software de contabilidad.

El software de contabilidad automatizará algunas de tus tareas, como el pago de nóminas y el seguimiento de las facturas y los ingresos. De esta manera, calcular los beneficios, la liquidez y la solvencia resulta sencillo. Para calcular las métricas es imprescindible tener a mano los gastos. **Por ello, tu software de gestión de gastos también tendrá mucho que aportar a estos análisis de KPIs que mejoran tu salud financiera y te ayudan a tomar decisiones inteligentes a tiempo. **

Para las empresas más grandes, la gestión de recursos empresariales (ERP) puede ser la solución ideal, ya que combina pedidos, inventario, fabricación y planificación de recursos con la función de gestión financiera. Lo ideal es trabajar con un software de gestión de gastos que se integre directamente con un ERP. Disponer de datos sincronizados, desde el pago hasta la conciliación bancaria, puede ofrecer a las empresas un informe detallado y minucioso sobre el estado de salud e la misma.

4.Dominar el arte de la visualización de datos

Se hace un seguimiento de los KPI porque hay un público que necesita saberlo. Además a los equipos financieros les encantan los números y los gráficos. Esforzarse un poco en la visualización de datos puede ayudar mucho a las personas que no están día tras día analizando datos.

5.Interpretar los resultados

Los números cuentan una historia, pero sólo si escuchas y hablas el idioma la comprenderás. Para interpretar los resultados, hay que poder compararlos.

Tienes tres opciones:

• Compararlos con los objetivos.
• Compararlos con los resultados anteriores.
• Compararlos con los de la competencia.

Si has establecido objetivos SMART (específicos, medibles, ambiciosas y realistas y acotados en el tiempo), hay que fijarse en ellos, ya que han sido elaborados teniendo en cuenta el mercado y los competidores. Si faltan objetivos, comparar los datos actuales con periodos anteriores puede darte una idea de la dirección en la que estás yendo.

Por último, la comparación con los competidores, cuando se dispone de datos, también puede ser muy reveladora para comprender cómo están resultando las distintas estrategias en el panorama competitivo.

6.Optimiza el proceso y obtén información en tiempo real gracias a Payhawk

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