SaaS Spend Management: cómo controlar el aumento de tus costes de software

La pregunta es ¿por dónde empezar?

Los datos de la plataforma de compras de SaaS, Vertice, sugieren que las empresas utilizan cada año un 18% más de herramientas con el objetivo principal de impulsar su crecimiento. El problema, sin embargo, es que este volumen de herramientas hace que sea cada vez más difícil para empresas como la tuya mantenerse al tanto de la pila de SaaS, identificar las áreas susceptibles de ahorro y, por último, negociar mejores precios para las herramientas de las que depende tu empresa.

En última instancia, las empresas que no gestionan sus carteras de software de forma eficaz acabarán gastando mucho más de lo que deberían en SaaS.

La buena noticia es que hay formas de controlar los costes de SaaS.

¿A dónde va todo ese dinero?

Si preguntaras a un ejecutivo a dónde va a parar el gasto que se hace en SaaS, probablemente señalaría unos cuantos contratos importantes. Si bien es cierto que unas pocas herramientas clave tienden a costar más (y lo más probable es que estés pagando un 20 o 30% de más por ellas), estas herramientas también suelen recibir la mayor atención cuando toca renovarlas.

Por otro lado, las compras más pequeñas tienden a pasar desapercibidas a pesar de que pueden suponer hasta un 20% del gasto total de una empresa.

Aquí es donde la gestión eficaz de los gastos de SaaS es fundamental.

¿Qué puedes hacer para controlar los gastos?

Clasificar los gastos

Comprender tus gastos de SaaS es el primer paso para controlarlos. Para ello, debes descubrir y catalogar todas las aplicaciones de software que utiliza tu organización y, a continuación, clasificar tus gastos. Independientemente del tamaño de la compra, todos los gastos y facturas deben organizarse de forma que los equipos financieros puedan supervisar dónde aumentan los gastos y en qué cuantía.

Payhawk facilita esta tarea con la supervisión de los gastos de suscripción. Al agrupar los costes por proveedor, puedes destacar rápidamente qué compras incurrirán en costes recurrentes o suscripciones que pueden solaparse entre departamentos.

También es importante que conozcas la diferencia entre tarifas únicas, costes de suscripción, recargos y otros complementos. Necesitas una visibilidad total de los costes susceptibles de sufrir estos cambios para evitar acumular grandes gastos en el futuro.

Analizar el uso que haces

Una vez que sepas cuánto gastas en software, el siguiente paso es evaluar si estás utilizando de forma adecuada las herramientas que has adquirido. Lo más probable es que haya áreas en las que podrías reducir el gasto.

Un estudio de Vertice ha revelado que, de media, un tercio de las licencias de software están infrautilizadas. Y el porcentaje es aún mayor en departamentos como el de ventas, donde se desperdicia nada más y nada menos que un 52% de las licencias. Esto se traduce en un gasto enorme que se podría haber destinado a otra cosa.

Una plataforma de compras de SaaS como Vertice te puede permitir saber en qué medida se están utilizando estas herramientas y comprender cómo adaptar las suscripciones para conseguir un potencial ahorro considerable de los costes.

Negociar todos los contratos SaaS

Una vez que te hayas armado con la información sobre las herramientas que utiliza tu empresa, dónde hay solapamientos y dónde hay sobrecostes, es hora de tomar algunas decisiones.
Empieza por eliminar los solapamientos. Si has descubierto que dos herramientas pueden hacer lo mismo, deberías eliminar una de ellas de tu pila SaaS. Del mismo modo, deberías deshacerte de las licencias de las herramientas que quieres conservar pero que no estás utilizando correctamente.

Puedes prepararte mejor para negociar condiciones contractuales únicas si comprendes bien qué es lo que necesitas de una suscripción.

De hecho, existen varias estrategias de negociación de software que pueden reducir los costes de forma eficaz. La más importante de ellas es utilizar precios de referencia.

Los costes de SaaS rara vez son inamovibles y, en el caso de muchos proveedores, suele haber una gran disparidad entre los precios que pagan empresas de tamaño similar por el mismo plan. En última instancia, esto significa que hay oportunidades para asegurarse un descuento al negociar una nueva compra o renovación.

Estar al tanto de las renovaciones

El 89% de los contratos de SaaS incluyen cláusulas de renovación automática, por lo que es fundamental estar al tanto de los plazos de renovación y cancelación. Si esperas demasiado en modificar o rescindir un contrato, corres el riesgo de pagar un año más por una herramienta que no quieres o un número excesivo de licencias, a menudo con un coste enorme para la empresa.

Los aumentos automáticos son otro problema frecuente, ya que muchos contratos de software permiten aumentos de precio sin previo aviso. Presta atención a estas condiciones cuando negocies con los proveedores. Mejor aún, pide que las eliminen.

Crear un proceso de adquisición sostenible

Una vez que tengas tu pila en orden, deberás asegurarte de que siga así. A la hora de adquirir nuevas herramientas, es importante documentar los contratos y dejar que los gestione un equipo central de adquisiciones que pueda supervisar activamente toda la cartera y, al mismo tiempo, ofrecer más información para ahorrar costes.

Centralizar y racionalizar las adquisiciones también puede contribuir en gran medida a mejorar la seguridad de la información, proteger los datos confidenciales de posibles riesgos y cumplir las normativas.

Al estandarizar tu proceso de compras y examinar adecuadamente cada herramienta utilizada en la organización, puedes proteger mejor los archivos de tu empresa, la propiedad intelectual y otros datos confidenciales frente a costosos riesgos de seguridad.

Al mismo tiempo, el proceso debe ser lo suficientemente sencillo como para disuadir a los miembros del equipo de saltárselo. Encontrar formas de automatizar el proceso en la medida de lo posible equilibrará la necesidad de rapidez con la necesidad de cumplimiento.

Encontrar un socio que te pueda ayudar

Las herramientas SaaS evolucionan constantemente con el objetivo de resolver cualquier problema que pueda tener una organización moderna y la gestión de gastos para SaaS no es una excepción. Asociarse con empresas como Payhawk y Vertice es la forma más sencilla de conseguir una visibilidad completa de los gastos de tus contratos, agilizar la gestión de los gastos de SaaS y utilizar la automatización para simplificar el proceso de adquisición de SaaS.

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