Suscripciones Saas: Cómo gestionarlas y hacerles seguimiento fácil y efectivo

Gestionar eficazmente las suscripciones a herramientas empresariales bajo el modelo de Software como Servicio (SaaS) es una parte cada vez más importante del control financiero. Cada año empresas de todo tipo ven aumentar sus suscripciones. Con ello, externalizan eficazmente funciones independientes de la empresa, a través de una tecnología que automatiza algunos flujos de trabajo y mejora en general la operación del negocio.

En este sentido, no sorprende que el mercado SaaS tenga actualmente una tasa de crecimiento anual del 18 %.

Las empresas modernas evalúan opciones tecnológicas regularmente con el fin de mejorar sus operaciones. Para cada necesidad de negocio, hay una multitud de soluciones SaaS. La mayoría son muy asequibles y permiten generar valor para el negocio. Esto siempre que tu empresa no esté pagando por suscripciones que nadie esté utilizando o tengas muchas suscripciones para el mismo propósito.

¿Qué significa SaaS?

SaaS son las siglas en inglés de “software como servicio”. En general se trata de licencias de software que se comercializan bajo el modelo de suscripción. Las empresas las contratan para hacer uso de herramientas tecnológicas especializadas con diferentes funciones. Algunos ejemplos de herramientas SaaS son las utilizadas para el email marketing o el software de gestión de gastos.

Las herramientas SaaS son una parte fundamental de la transformación digital. Las empresas están confiando cada vez más en microservicios basados en la nube y las API, en vez de invertir en caros y monolíticos programas bajo el modelo de software propietario o, peor todavía, continuar con anticuados procesos en hojas de cálculo o montañas de papel.

La idea es simple. Una empresa debe solucionar muchos problemas y ganar eficiencia. De la misma manera que el trabajo especializado mejoró nuestra economía, las empresas pueden generar un mayor retorno sobre su inversión mediante la externalización de sus requerimientos específicos, a través de suscripciones a herramientas que sirven para solucionarlos.

¿Contratas y gestionas docenas de trabajadores autónomos para una agencia de traducción? Un software de gestión de autónomos puede hacer que la tarea sea fácil y eficaz.

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¿Qué es la gestión de suscripciones SaaS?

En la actualidad, empresas de todos los tamaños mantienen múltiples suscripciones SaaS que deben gestionar eficientemente.

Se trata esencialmente de la obtención de licencias, pago y cancelación de las suscripciones SaaS de la empresa, de manera que sólo se pague por lo que se necesita.

Lo opuesto a la gestión SaaS es no gestionar nada y dejar que cualquiera en la empresa pueda contratar suscripciones con terceros sin que nadie más se entere. Pero en este supuesto, es posible que unos meses después, alguien descubra que se están gastando miles de euros en herramientas que ya no se utilizan.

Como director financiero, ahorrar y optimizar la gestión de suscripciones SaaS es una decisión fácil. Y controlarla también lo es.

¿Por qué necesitas gestionar las suscripciones de tu empresa?

El problema es bastante evidente. Cada equipo de la empresa necesita diferentes herramientas para realizar su trabajo, lo cual está muy bien. Pero luego suceden cosas:

• Una herramienta o suscripción que parecía útil resulta tener muchas más limitaciones de las esperadas. En consecuencia, el equipo apenas utiliza la herramienta y se olvida de ella en vez de cancelarla.
• Una herramienta ya no se utiliza, pero nadie se ha dado cuenta de que ha empezado un nuevo periodo y se ha renovado automáticamente. Ahora tendrás que pagar un año entero de una suscripción innecesaria.
• La empresa está pagando dos suscripciones que hacen esencialmente lo mismo.
• Alguien de RR. HH. ha contratado una licencia de una herramienta que tiene un número de usuarios disponible sin aprovechar, pero nadie más sabe de su existencia.

Al gestionar las suscripciones SaaS de tu empresa, podrás solucionar o evitar todos los problemas y situaciones anteriores, lo que permitirá ahorrar dinero y generará eficiencias operativas.

¿Cómo te puede ayudar la gestión de suscripciones SaaS a ahorrar dinero y mejorar la eficiencia?

La gestión de suscripciones SaaS puede ayudarte a lograrlo:

• Estableciendo las maneras y sentando las condiciones en las que un equipo puede contratar una nueva herramienta;
• Alertando a las personas relevantes cuando haya una renovación de suscripción pendiente. Esto es especialmente importante en el caso de las licencias anuales;
• Manteniendo registros precisos de las suscripciones actuales;
• Ayudando a los equipos a decidir si realmente siguen necesitando la licencia.

Checklist para reducir el coste de las suscripciones de tu empresa

Para reducir los costes de las suscripciones SaaS y asegurarte de que tu empresa les saca el máximo partido, hemos elaborado esta lista de comprobación:

1. Crea una política para licencias de alta inversión que incluya un proceso de aprobación del equipo financiero

En primer lugar, redacta una política que determine el proceso de aprobación para nuevas licencias SaaS que requieran una inversión elevada.

Aunque los equipos tienen presupuestos y necesitan libertad para usarlos, las suscripciones SaaS son pasivos. Si no se controlan, continuarán costando dinero al negocio en los próximos ciclos financieros. Además, el equipo financiero tiene un interés en este asunto y debe supervisar el proceso, dado el estado de pasivo de las suscripciones SaaS.

Un buen lugar para empezar es una breve política que detalle el proceso de autorización y los documentos que algunas acciones del equipo requerirán. Por supuesto, las políticas no tienen por qué ser largas o inaccesibles. Unos cuantos párrafos en un wiki y un mensaje rápido de Slack a los jefes de departamento será todo lo que haga falta.

Recomendamos que esta política incluya la autorización del responsable financiero, quizá limitada a las suscripciones que cuesten por encima de cierto importe o solo para suscripciones anuales. La política debe adaptarse a la cultura de tu empresa, pero lo importante es que el equipo financiero debe estar al corriente de los nuevos compromisos esenciales desde un punto de vista financiero.

2. Utiliza un software de gestión de gastos que destaque las suscripciones

Una solución inteligente de gestión de gastos puede reconocer si un pago es recurrente o no utilizando un software de gestión de suscripciones.

En Payhawk, nuestro sistema de aprendizaje automático reconoce cualquier pago que podría ser una suscripción (incluyendo gastos pasados) y lo señala al usuario para que lo marque como tal, en caso correcto. Al mismo tiempo, el equipo financiero (que son los administradores de la cuenta Payhawk de la empresa) puede ver todos los pagos recurrentes en el portal, para ver lo que entra y lo que sale, gestionar el flujo de caja, hacer previsiones adecuadas y sugerir oportunidades de ahorro cuando sea posible.

3. Mantén una base de datos de todas las suscripciones SaaS

Si tu empresa utiliza Payhawk, el equipo financiero puede ver todas las suscripciones utilizando el software anteriormente mencionado. También pueden ver quién está utilizando la suscripción, cuándo se realizan los pagos (por ej. mensual o anualmente) y a qué se dedican generalmente.

El equipo financiero puede entonces utilizar la información para hacer preguntas más detalladas, como:
-¿Qué hace la herramienta? Esto es importante porque los equipos a menudo utilizan diferentes herramientas para hacer el mismo trabajo. También puede haber una herramienta “todo en uno” que podría generar un ahorro, en ugar de obtener licencias de muchas otras herramientas para hacer trabajos más pequeños.
-¿Cuándo termina el período de renovación? Esto también es importante, porque los equipos deben cancelar las suscripciones antes de que llegue el momento de la renovación para evitar pagar un nuevo ciclo.

4. Asegúrate de que los equipos estén contabilizando los costes SaaS

Los equipos necesitan “pagar” sus propias suscripciones, pero a veces se olvidan de contabilizarlas en sus presupuestos.

Esto podría deberse a varias razones. Quizá la herramienta fue contratada por alguien de un equipo que se ha marchado. Ahora, un nuevo equipo ha heredado su uso, pero nunca ha pensado en los costes de la licencia.

A la inversa, si los equipos contabilizan este coste como parte de su presupuesto, es más probable que revisen su utilidad y lo cancelen para reasignar el presupuesto a algo que necesiten más. Con ello, implementas un contexto en el que todos se responsabilizan.

5. Programa recordatorios en las agendas una semana antes del periodo de renovación

Cada vez que se contrata una nueva suscripción, el “propietario” (la persona que autoriza la licencia fuera del equipo financiero) deberá emitir recordatorios antes de la renovación.

Pide a la gente que programe estos recordatorios y que te incluya en los mismos. De esta manera, usuarios y responsables podrán hablar brevemente de ello antes de comprometerse a pagar otro ciclo. Esto también resulta útil en el supuesto de que esa persona deje la empresa.

6. Implica a tu equipo de compras en las suscripciones de alto valor

Las suscripciones SaaS pueden costar desde unos cuantos euros a miles de euros al año, e incluso más.

Por ello, tiene sentido exigir un proceso de revisión y comparación más detallado en el caso de las suscripciones de alto valor con seis o siete cifras de “coste total de propiedad” (por ejemplo, plataformas de comercio electrónico o herramientas CRM empresariales).

Al incluir la participación de especialistas de Compras, tendrás una garantía de la rigurosidad del proceso, comparando todas las alternativas con base en criterios relevantes para el negocio o el departamento.

No todas las empresas cuentan con un equipo de Compras, pero el consejo es básicamente el mismo. Si estás pensando en una nueva suscripción con un precio elevado, los equipos que estén interesados en ella deberán presentar el caso, comparar todas las alternativas, especificar los criterios de selección y luego explicar por qué la herramienta elegida es la correcta.

Cómo puede ayudar la gestión de suscripciones de Payhawk a tu empresa

Con la funcionalidad de gestión de suscripciones SaaS de Payhawk nunca olvidarás un pago, ni pagarás por duplicado una suscripción.

Programa una demo y comprueba cómo las tarjetas de empresa y el software de gestión de gastos (que incluye la gestión de suscripciones) pueden ayudar a tu empresa en su transformación digital.