Unser Spring-’25-Release ist da! Nutzen Sie die volle Leistungsfähigkeit unserer AI-Agents, um Finanzprozesse zu automatisieren – bei voller Kontrolle.
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Da die digitale Transformation weiterhin ganz oben auf der Prioritätenliste von Führungskräften steht (und das aus gutem Grund), ist Technologie die treibende Kraft hinter echten Veränderungen. Aber wie können Sie Ihr IT-Budget im Zaum halten, während Sie große Schritte machen? Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Budget intelligenter verwalten und Ihre IT-Strategie auf die nächste Stufe heben können.
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Technologie ist ein wichtiger Faktor für bessere Geschäftsentscheidungen und die Rationalisierung veralteter Prozesse. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Technologiebudgets in den letzten Jahren erheblich gestiegen sind. Im Jahr 2020 machten die Technologiebudgets durchschnittlich 4,25 % des Unternehmensumsatzes aus. Im Jahr 2024 ist diese Zahl um 37 % auf 5,85 % gestiegen. Diese Verschiebung zeigt, wie wichtig Technologie geworden ist, um Unternehmen dabei zu helfen, effizient, agil und zukunftsfähig zu bleiben.
Dieselbe Studie ergab, dass 60 % der Führungskräfte Schwierigkeiten haben, die Rendite ihrer Technologieinvestitionen zu messen. Dies führt oft dazu, dass Technologieausgaben einen schlechten Ruf haben und als übermäßig komplex und kostspielig erscheinen – Stichwort Budgetprüfung.
Aber in der heutigen Welt, in der fast jedes Unternehmen mit irgendeiner Form von IT arbeitet, besteht die eigentliche Herausforderung darin, dieses Budget intelligent zu verwalten. Wie können Sie besser nachvollziehen, wohin IT-Ausgaben fließen, und sicherstellen, dass diese in den richtigen Bereichen eingesetzt werden? Sehen wir uns einige praktische Möglichkeiten an, um den Überblick zu behalten.
Fördern Sie den verantwortungsvollen Umgang mit Ihrem geschäftlichen Budgets
Sie wissen wahrscheinlich, dass IT-Budgets viele Bereiche abdecken, von Computersystemen und Antivirensoftware bis hin zu Produktivitätstools. Sie sind das Rückgrat Ihres Unternehmens und betreffen alle Bereiche von Finanzen und Marketing bis hin zu Vertrieb und Produktion.
Jede Abteilung ist auf irgendeine Form auf IT angewiesen, um ihre Arbeit zu erledigen, sei es bei der Auftragsabwicklung oder der Verwaltung von Aufgaben. Dies ist also nur eine kurze Erinnerung daran, die IT-Kosten im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Unternehmen Budgets klug planen. Schließlich möchte niemand von überraschenden Abonnements oder Systemkosten überrascht werden, die sich im Laufe der Zeit summieren.
Ihr IT-Budget ist das Herzstück Ihrer digitalen Transformation, die für Unternehmen, die ihre Produktivität steigern, ihre Effizienz optimieren, ihre Kosten kontrollieren und den sich wandelnden Kundenerwartungen gerecht werden wollen, von entscheidender Bedeutung ist. Aber was steckt hinter all dem? Die schnelle Antwort lautet: die digitale Infrastruktur – Softwarepakete, Systeme und Technologien – alles was unter Ihr IT-Budget fällt.
Bei so vielen Investitionen in die IT ist es leicht, zu viel auszugeben, daher ist es wichtig, diese Budgets genau im Auge zu behalten. So behalten Sie den Überblick darüber, wohin Ihr Geld fließt, wann es ausgegeben wird und ob es mit Ihren strategischen Zielen übereinstimmt.
Die Überwachung Ihres Budgets gibt Ihnen die nötigen Einblicke, um kluge Geschäftsentscheidungen zu treffen, Ressourcen zu optimieren und sich auf langfristiges Wachstum vorzubereiten.
Die Budgetverwaltung ist knifflig. Wo sollten Sie also anfangen? Hier sind sechs Strategien, die Sie für eine bessere IT-Budgetverwaltung umsetzen können.
Wo und von wem wird Ihr Geld derzeit ausgegeben? Analysieren Sie die aktuellen IT-Ausgaben, bevor Sie neue Strategien umsetzen. Prüfen Sie, ob Sie in einigen Bereichen zu viel ausgeben und in anderen möglicherweise nicht genug investieren.
Eine Überprüfung der Hardware- und Softwarekosten ist unerlässlich, um sich ein genaues Bild von den IT-Ausgaben zu machen und einen klaren Aktionsplan aufzustellen. Eine Überprüfung Ihres aktuellen IT-Budgets kann Ihnen einen ganzheitlichen Überblick über die Ausgaben verschaffen.
Ein Bereich der IT, an dem Sie nicht sparen sollten, ist beispielsweise die Cybersicherheit. Da Datenschutzverletzungen Unternehmen jedes Jahr Millionen von EUR kosten (ganz zu schweigen von dem damit verbundenen Reputationsschaden), sollten solide Sicherheitsmaßnahmen die die Zahl betrügerischer Spesenabrechnungen reduzieren sowie andere Sicherheitsmaßnahmen nicht verhandelbar sein.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgabenprioritäten mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen. Wenn Ausgaben nicht notwendig sind oder der Organisation nicht dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen, sollten diese nicht als Budgetpriorität betrachtet werden.
Überprüfen Sie wiederkehrende Abonnements und Verträge – gibt es einen alternativen Anbieter, zu dem Sie wechseln könnten, um Kosten zu sparen? Oder besteht vielleicht die Möglichkeit, einen langfristigen Lieferantenvertrag neu zu verhandeln? Nutzen Sie Spesenmanagement-Software und Abonnementverwaltung, um aktuelle Abonnements und wiederkehrende Zahlungen schnell zu analysieren.
Bei Payhawk gibt Ihnen unsere Abonnementverwaltungsfunktion den nötigen Einblick, um fundierte Entscheidungen über Abonnements und Lizenzen zu treffen.
Unsere Plattform zeigt Ihnen die Preisentwicklung für einen bestimmten Lieferanten an, damit Sie schnell erkennen können, ob die Preise des Anbieters in den letzten 12 Monaten konstant geblieben oder (dramatisch) gestiegen sind. Mit diesen Daten können Sie Nachforschungen anstellen, den Stein ins Rollen bringen und positive Budgetentscheidungen treffen.
Lenka Bartuskova, Finanzmanagerin bei Mimo, sagt:
Jetzt [mit Payhawk] können wir leicht nachvollziehen, wie viel für Abonnements ausgegeben wird, und den Bedarf an Abteilungsbudgets und deren Abweichungen analysieren.
Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Anbieter, die Sie in Betracht ziehen, Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. Dies bedeutet, dass Sie die Abonnementkosten mit den von ihnen angebotenen Funktionen vergleichen müssen. Denken Sie also daran, zu überlegen, was genau Sie von Ihrem IT-Budget benötigen.
Bei der Analyse der Eignung eines Anbieters gibt es viele Dinge zu berücksichtigen. Nehmen Sie sich also Zeit, vergleichen Sie Kundenbewertungen und holen Sie so viel wie möglich aus Produktdemos oder Testphasen heraus.
Bei kosteneffizienten IT-Praktiken geht es darum, das Beste für Ihr Geld zu bekommen. Durch den Wechsel zu Cloud-Lösungen können Sie ein Vermögen an teuren Hardware- und Wartungskosten sparen. Und wenn Sie Ihre Software-Abonnements regelmäßig überprüfen (wie oben beschrieben), können Sie unnötige Kosten oder ungenutzte Tools erkennen und so Ihre Ausgaben optimieren.
Ermutigen Sie Ihr Team, Ressourcen zu teilen und Arbeitsabläufe zu optimieren, um die Effizienz zu steigern. Und vergessen Sie nicht, ihnen die bestmöglichen Budgetierungstools zur Verfügung zu stellen. Mit unserem umfassenden Budget-Tracking-Tool von Payhawk verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, Ihre Budgets täglich in Tabellenkalkulationen zu verwalten und mit Ihren Kollegen auszutauschen. Stattdessen laden Sie das Budget einfach über eine Tabellenkalkulation auf die Plattform hoch und verwalten den Rest in unserer Lösung.
Sie sollten Ihre IT-Ausgaben regelmäßig analysieren. Dies ist ein zyklischer Prozess und keine einmalige Aufgabe. Ausgabenprioritäten können sich ändern, was bedeutet, dass die Ausgaben neu bewertet werden müssen, um zu sehen, ob sie noch mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Viele Unternehmen planen eine jährliche Budgetüberprüfung am Ende des Kalender- oder Geschäftsjahres, aber mit unserer Lösung müssen Sie nicht ein Jahr warten, um Budgets zu überprüfen. Die Analyse Ihres IT-Budgets war noch nie so einfach.
Als Cloud-basierte Lösung ermöglicht Ihnen unser Portal den Zugriff auf Budgetdaten von überall aus. Führen Sie eine schnelle Budgetprüfung durch, um die gebundenen Ausgaben und die Überschreitungen nach Monat zu sehen, um sowohl proaktive als auch reaktive Entscheidungen zu treffen, damit Sie jederzeit im Budget bleiben.
Andrew Jacobi, Vizepräsident für Finanzen in den USA bei State of Play, sagt:
Wir verlassen uns auf die anpassbaren Klasseneinstellungen in Payhawk, um die Leistung zu analysieren. Wir können [Dinge] gemäß des richtigen GL-Code kategorisieren, und das ist äußerst hilfreich für die Zuweisung von Ausgaben.
Wir bieten unseren Kunden eine umfassende Software zur Budgetverfolgung, mit der sie schnell Möglichkeiten zur Kostensenkung erkennen und anstehende und vergangene Ausgaben überwachen können, um sichere und proaktive Budgetentscheidungen zu treffen.
Mit unserem neuen „integrierten Budget“-Tool können Sie Ihr Budget über eine Excel-Vorlage hochladen und dann direkt auf der Plattform auf eine Echtzeit-Übersicht der Budgetnutzung zugreifen. Unsere Vorlage für das Unternehmensbudget enthält spezielle Spalten für Felder wie Währung, Budgetverantwortlicher und mehr.
Wählen Sie Ihre eigenen Budgetdimensionen aus, um einen detaillierten Einblick in die IT-Ausgaben zu erhalten. Teilen Sie Ihr Budget innerhalb von Payhawk nach Teams, Lieferanten, Einheiten und mehr auf. Erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Ausgabenverteilung über alle IT-Funktionen hinweg, passen Sie die Budgets nach Bedarf an und laden Sie bei Bedarf neue Prognosen hoch.
Richten Sie Ihre Budgetverwaltung nach Kostenstellen ein und verfolgen Sie Zahlungen und Ausgaben in Echtzeit. Wenn jemand Geld ausgibt, können Sie dies in Sekundenschnelle in Ihrem Payhawk-Dashboard sehen.
Durch den Echtzeitzugriff auf Finanzdaten können Sie minutengenaue Entscheidungen über Ausgaben treffen. Alle Ausgaben werden ebenfalls automatisch abgeglichen, sodass Sie sicher sein können, dass die Zahlen, die Sie sich ansehen, korrekt sind.
Die Abrechnung Ihrer IT-Einkäufe war noch nie so einfach wie mit unserer KI-Kamera und optischen Zeichenerkennungstechnologie (OCR). Sobald Karteninhaber Geld ausgegeben haben, erhalten sie eine automatische Benachrichtigung, um den Beleg oder die Rechnung zu erfassen. Die Daten werden automatisch extrahiert, indem ein Foto des Belegs mit der Kamera unserer App aufgenommen wird, wodurch eine neue Spesenabrechnung erstellt wird.
Diese Technologie erledigt die ganze Schwerarbeit und stellt sicher, dass die eingegebenen Daten korrekt sind.
Egal, wie oft Sie den Karteninhabern erklären, welche Ausgaben zulässig sind und welche nicht, es werden immer wieder einige zufällige Ausgaben auftauchen. Diese können nicht nur dazu führen, dass Sie Ihr Budget überschreiten, sondern Sie können die Ausgaben auf diese Weise auch nicht wirklich kontrollieren.
Stattdessen können Sie in Payhawk Ausgabenrichtlinien erstellen und automatisch durchsetzen, sodass Ihre Mitarbeiter keine andere Wahl haben, als regelkonform zu handeln.
Ein Beispiel:
Nehmen wir an, ein IT-Manager muss eine neue Software zum Schutz vor Malware kaufen. Sie haben ihm bereits eine Firmenkarte zugewiesen und diese mit Händlerkontrollen eingerichtet, sodass die Karte nur bei zugelassenen Anbietern wie Ihrem bevorzugten Softwareanbieter verwendet werden kann.
Wenn der Mitarbeiter einen Kauf tätigt, erkennt das System automatisch, dass der Händler auf der Liste der genehmigten Händler steht, und die Transaktion wird reibungslos abgewickelt. Wenn der Mitarbeiter versucht, die Karte anderweitig einzusetzen, funktioniert sie einfach nicht – so wird die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt, ohne dass manuelle Genehmigungen erforderlich sind. Auf diese Weise behalten Sie die Kontrolle, verhindern Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, und vermeiden umständliche manuelle Anpassungen.
Ich finde es wirklich gut, dass ich jeder Abteilung eine Karte geben und das Budget festlegen kann. Mir gefällt, wie es funktioniert, weil ich so die Kontrolle über die Ausgaben der verschiedenen Abteilungen habe. Ich kann sagen, dass das Marketing-Team X hat, das Verkaufsteam Y und das Betriebsteam Z. Ich nutze die Lösung häufig zur Ausgabenkontrolle und um von einem Monat zum nächsten besser planen zu können.
– Benoît Menardo, Mitbegründer von Payflow
Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihr IT-Budget zu übernehmen und Ihre digitale Transformation voranzutreiben? Mit Payhawk können Sie Ihre Ausgaben einfach verwalten, Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen und Ihre Genehmigungsprozesse optimieren – alles auf einer einzigen umfassenden Plattform.
Überzeugen Sie sich selbst, wie unsere leistungsstarken Tools Ihnen helfen können, Zeit zu sparen und Ihr Budgetmanagement zu optimieren. Buchen Sie noch heute eine Demo mit einem unserer Experten.
Trish Toovey erstellt Inhalte für die Märkte UK & USA. Von Anzeigentexten bis hin zur Erstellung von Videoskripts hat sie stets eine clevere Idee und stützt sich auf eine sehr vielseitige Erfahrung in Copywriting und Content-Erstellung für die Finanz-, Mode- und Reisebranche.
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Egal, ob Ihr Unternehmen zehn, hunderte oder tausende Mitarbeitende beschäftigt – unsere zentrale, skalierbare Lösung verschafft Ihnen einen besseren Überblick Ihrer Geschäftsausgaben.
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