Zes manieren om jouw IT-budget te beheren

Technologie is een belangrijke motor voor betere bedrijfsbeslissingen en het stroomlijnen van verouderde processen, dus het is geen verrassing dat de techbudgetten de afgelopen jaren aanzienlijk zijn gegroeid. In 2020 bedroegen de budgetten voor technologie gemiddeld 4,25% van de bedrijfsinkomsten.. Ga snel vooruit naar 2024 en dat cijfer is met 37% gestegen naar 5,85%. Deze verschuiving laat zien hoe cruciaal technologie is geworden om bedrijven te helpen efficiënt, wendbaar en klaar voor de toekomst te blijven.

Uit hetzelfde onderzoek bleek dat 60% van de leidinggevenden moeite heeft om de ROI van hun investeringen in technologie te meten. Hierdoor krijgen technologie-uitgaven vaak een slechte naam, omdat ze te complex en te duur lijken.

Maar in de wereld van vandaag, waar bijna elk bedrijf draait op de een of andere vorm van IT, is de echte uitdaging hoe je dat budget slim kunt beheren. Hoe kun je beter inzicht krijgen in waar je IT-uitgaven naartoe gaan en ervoor zorgen dat ze op de juiste gebieden worden gebruikt? Laten we eens kijken naar een aantal praktische manieren om er bovenop te blijven zitten.

Wat houden IT-budgetten in?

Je bent je er waarschijnlijk wel van bewust dat IT-budgetten veel terreinen bestrijken, van computersystemen en antivirussoftware tot productiviteitstools. Het is de ruggengraat van je bedrijf en raakt alles, van financiën en marketing tot verkoop en productie.

Elke afdeling vertrouwt op de een of andere vorm van IT om hun werk gedaan te krijgen, of het nu gaat om het verwerken van bestellingen of het beheren van taken. Dit is dus een snelle herinnering om die IT-kosten goed in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat je slim budgetteert. Niemand wil immers verrast worden door onverwachte abonnementen of systeemkosten die na verloop van tijd oplopen.

Waarom IT-budgetbeheer cruciaal is

Je IT-budget vormt de kern van je digitale transformatie, die van cruciaal belang is voor bedrijven die hun productiviteit willen verhogen, efficiëntie willen stroomlijnen, kosten willen beheersen en aan de veranderende verwachtingen van klanten willen voldoen. Maar wat drijft dit allemaal aan? Het snelle antwoord is digitale infrastructuur - die softwarepakketten, systemen en technologieën - die allemaal onder je IT-budget vallen.

Met zoveel investeringen in IT is het makkelijk om te veel uit te geven, dus het is cruciaal om die budgetten goed in de gaten te houden. Het helpt je om in de gaten te houden waar je geld naartoe gaat, wanneer het wordt uitgegeven en of het in lijn is met je strategische doelen.

Het bijhouden van je budget geeft je de inzichten die je nodig hebt om slimme zakelijke beslissingen te nemen, middelen te optimaliseren en je voor te bereiden op groei op de lange termijn.

Zes strategieën voor beter IT-budgetbeheer

Budgetbeheer is lastig, dus waar moet je beginnen? Hier zijn zes strategieën die je kunt implementeren voor beter IT-budgetbeheer.

1. Herzie je huidige IT-budget

Waar geef je momenteel je geld aan uit en wie geeft het uit? Analyseer de huidige IT-uitgaven voordat je nieuwe strategieën implementeert. Controleer of je op sommige gebieden te veel uitgeeft en op andere gebieden misschien te weinig?

Een overzicht van zowel hardware- als softwarekosten is essentieel om een goed beeld te krijgen van de IT-uitgaven, zodat je verder kunt met een duidelijk actieplan. Een overzicht van je huidige IT-budget kan je een holistisch beeld geven van je uitgaven.

2. Stel uitgavenprioriteiten vast (inclusief cyberbeveiliging)

Cyberbeveiliging is bijvoorbeeld een onderdeel van IT waarop je niet wilt beknibbelen. Gegevensinbreuk kosten bedrijven elk jaar miljoenen ponden (om nog maar te zwijgen van de reputatieschade die ze veroorzaken).

Zorg ervoor dat je uitgavenprioriteiten overeenkomen met de overkoepelende bedrijfsdoelen. Als uitgaven niet noodzakelijk zijn of de organisatie niet helpen haar doelstellingen te bereiken, dan moeten ze niet als budgetprioriteit worden beschouwd.

3. Huidige abonnementen beoordelen en consolideren

Beoordeel terugkerende abonnementen en contracten - is er een alternatieve leverancier waar je naar over kunt stappen om kosten te besparen? Of misschien een kans om opnieuw te onderhandelen over een langlopend leverancierscontract? Gebruik software voor uitgavenbeheer en abonnementenbeheer om snel de huidige abonnementen en terugkerende betalingen te analyseren.

Bij Payhawk geeft onze functie voor abonnementenbeheer je het inzicht dat je nodig hebt om impactvolle beslissingen te nemen over abonnementen en licenties.

Ons platform laat je de prijsgeschiedenis van een bepaalde leverancier zien, zodat je snel kunt zien of de prijzen van leveranciers de afgelopen 12 maanden consistent zijn gebleven of drastisch zijn gestegen. Als je dit soort gegevens binnen handbereik hebt, kun je onderzoek doen, de bal aan het rollen brengen en positieve budgettaire beslissingen nemen

Lenka Bartuskova, Finance Manager bij Mimo zegt:

Nu, met Payhawk, kunnen we gemakkelijk begrijpen hoeveel er wordt uitgegeven aan abonnementen en de behoefte aan afdelingsbudgetten en hun variaties analyseren.

4. Controleer of je samenwerkt met de juiste IT SaaS-leverancier

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat de leveranciers die je overweegt op één lijn zitten met je specifieke bedrijfsbehoeften. Dit betekent dat je de abonnementskosten moet vergelijken met de functies die ze bieden. Bedenk dus goed wat je precies nodig hebt met je IT-budget.

Er zijn veel dingen om rekening mee te houden bij het analyseren van de geschiktheid van leveranciers, dus neem de tijd, vergelijk klantbeoordelingen en haal zoveel mogelijk waarde uit productdemo's of proefperioden.

5. Train je team op kostenefficiënte IT-praktijken

Kostenefficiënte IT-praktijken hebben alles te maken met het meeste krijgen voor je geld. Overschakelen op cloudoplossingen kan je een fortuin besparen op dure hardware en onderhoud. En door regelmatig je softwareabonnementen te controleren (zoals hierboven) kun je onnodige kosten of ongebruikte tools ontdekken, zodat je je uitgaven kunt stroomlijnen.

Moedig je team ook aan om middelen te delen en werkstromen te optimaliseren om de efficiëntie te verhogen. En vergeet niet om ze te voorzien van de best mogelijke budgetteringstools. Bij Payhawk verspil je geen tijd meer met het dagelijks beheren van je budgetten in spreadsheets en het heen en weer delen met je collega's. In plaats daarvan upload je gewoon het budget naar de website van Payhawk. In plaats daarvan upload je het budget gewoon naar het platform via een spreadsheet en beheer je de rest in onze oplossing.

6. Analyseer regelmatig je IT-budget

Je moet je IT-uitgaven regelmatig analyseren; dit is een cyclisch proces, geen eenmalige taak. Uitgavenprioriteiten kunnen veranderen, wat betekent dat je de uitgaven opnieuw moet beoordelen om te zien of ze nog steeds in lijn zijn met de bedrijfsdoelen.

Veel organisaties plannen een jaarlijkse budgetherziening aan het einde van het kalenderjaar of boekjaar, maar met onze oplossing hoef je niet een jaar te wachten om budgetten te herzien. Het analyseren van je IT-budget is nog nooit zo eenvoudig geweest.

Met onze cloud-gebaseerde oplossing heb je overal toegang tot budgetgegevens. Voer een snelle budgetcontrole uit om vastgelegde uitgaven en uitgavenoverschrijdingen per maand te bekijken, zodat je zowel proactieve als reactieve beslissingen kunt nemen om altijd binnen het budget te blijven.

Andrew Jacobi, VP Finance US bij State of Play zegt:

We vertrouwen op de aanpasbare klasse-instellingen binnen Payhawk om prestaties te analyseren. We kunnen dingen categoriseren in de juiste grootboekcode en dat helpt enorm bij het toewijzen van uitgaven.

Hoe Payhawk je kan helpen je IT-budget te beheren

We bieden klanten uitgebreide software voor het bijhouden van budgetten, waarmee ze snel besparingsmogelijkheden kunnen identificeren en toezicht kunnen houden op komende en voorbije uitgaven om zelfverzekerde, proactieve budgetbeslissingen te nemen.

Maak je budgetten in Payhawk

Met onze nieuwe 'ingebouwde budget' tool kun je je budget uploaden via een Excel sjabloon en vervolgens direct in het platform een real-time overzicht van het budgetgebruik bekijken. Onze zakelijke budgetsjabloon bevat speciale kolommen voor velden als valuta, budgeteigenaar en meer.

Selecteer je eigen budgetdimensies voor een gedetailleerd inzicht in je IT-uitgaven. Splits je budget op naar teams, leveranciers, entiteiten en meer vanuit Payhawk. Krijg waardevolle inzichten in hoe geld wordt uitgegeven in IT-functies, pas budgetten aan als dat nodig is en upload nieuwe prognoses wanneer dat nodig is.

Real-time IT-budget bijhouden

Stel je budgetbeheer in per kostenplaats en volg betalingen en uitgaven in realtime. Als iemand geld uitgeeft, kun je dat binnen een paar seconden zien in je Payhawk dashboard.

Real-time toegang tot financiële gegevens betekent dat je tot op de minuut beslissingen kunt nemen over uitgaven. Alle uitgaven worden ook automatisch met elkaar in overeenstemming gebracht, zodat je erop kunt vertrouwen dat de cijfers die je ziet kloppen.

Geautomatiseerd uitgavenbeheer

Het declareren van je IT-aankopen is nog nooit zo eenvoudig geweest met behulp van onze AI-camera en OCR-technologie (optische tekenherkenning. Zodra kaarthouders geld hebben uitgegeven, ontvangen ze een automatische waarschuwing om het bonnetje of de factuur vast te leggen. Gegevens worden automatisch geëxtraheerd door een foto van het bonnetje te maken met behulp van de camera met onze app, waardoor een nieuw onkostendeclaratie wordt ingevuld.

Deze technologie doet al het zware werk en zorgt ervoor dat de ingevoerde gegevens accuraat zijn.

Aanpasbaar uitgavenbeleid

Hoe vaak je kaarthouders ook vertelt wat wel en niet is toegestaan, er zullen af en toe willekeurige uitgaven opduiken. Deze kunnen er niet alleen voor zorgen dat je over je budget heen gaat, maar je kunt de uitgaven op deze manier ook niet echt in de hand houden.

In plaats daarvan kun je met Payhawk een uitgavenbeleid opstellen en automatisch afdwingen, zodat medewerkers geen andere keuze hebben dan zich aan de regels te houden.

Een voorbeeld:

Stel dat een IT-manager nieuwe malware beschermingssoftware moet kopen. Je hebt hem of haar al een bedrijfskaart gegeven en deze ingesteld met handelaarscontroles, wat betekent dat de kaart alleen kan worden gebruikt met goedgekeurde leveranciers, zoals je favoriete softwareleverancier.

Als ze de aankoop gaan doen, herkent het systeem automatisch dat het binnen de lijst met goedgekeurde verkopers valt en de transactie verloopt naadloos. Als ze het geld ergens anders proberen uit te geven, werkt de kaart gewoon niet. Zo zorgen ze voor compliance zonder dat ze handmatige goedkeuringen nodig hebben. Op deze manier behoud je de controle, voorkom je uitgaven die buiten het beleid vallen en voorkom je rommelige handmatige aanpassingen.

-Benoît Menardo, medeoprichtervan Payflow zegt:

Ik vind het heel prettig dat ik elke afdeling een eigen kaart kan geven en het budget kan instellen. Ik vind het prettig werken omdat het me controle geeft over de uitgaven van de verschillende afdelingen. Ik kan zien dat het Marketing team X heeft, het Sales team Y en het Operations team Z. Ik gebruik de oplossing veel voor uitgavencontrole en om beter te plannen van de ene maand op de andere.

Klaar om controle te krijgen over je IT-budget en je digitale transformatie te stimuleren? Bij Payhawk maken we het gemakkelijk om je uitgaven te beheren, je uitgaven in realtime te volgen en je goedkeuringsprocessen te stroomlijnen - allemaal in één uitgebreid platform.

Ontdek zelf hoe onze krachtige tools je kunnen helpen tijd te besparen en je budgetbeheer te optimaliseren. Boek vandaag nog een demo met een van onze experts.