6 conseils pour bien gérer son budget IT

La technologie est l'un des principaux moteurs de l'amélioration des décisions commerciales et de la rationalisation des processus obsolètes. Il n'est donc pas surprenant que les budgets consacrés à la technologie aient considérablement augmenté ces dernières années. En 2020, les budgets IT représentaient en moyenne 4,25 % du chiffre d'affaires de l'entreprise. En 2024, ce chiffre a augmenté de 37 % pour atteindre 5,85 %. Cette évolution montre à quel point la technologie est devenue essentielle pour aider les entreprises à rester agiles et prêtes pour l'avenir.

La même étude a révélé que 60 % des cadres ont des difficultés à mesurer le retour sur investissement de leurs investissements technologiques. Cela donne souvent une mauvaise image des dépenses technologiques, qui semblent trop complexes et trop coûteuses - d'où l'examen minutieux du budget.

Comment obtenir une meilleure visibilité sur l'utilisation de vos dépenses technologiques et vous assurer qu'elles sont utilisées à bon escient ? Voici nos conseils.

Budget IT : par où commencer ?

Des systèmes informatiques aux logiciels antivirus en passant par les outils de productivité, le budget IT est l'épine dorsale de votre entreprise, notamment parce qu'il se répercute sur tous les départements des finances au marketing, en passant par les ventes et la production.

Chaque service s'appuie sur une forme ou une autre d'informatique pour accomplir son travail, qu'il s'agisse de traiter des commandes ou de gérer des tâches quotidiennes.

L’attribution d’un budget précis et défini est donc essentielle pour les entreprises qui cherchent à stimuler la productivité, à rationaliser l'efficacité, à contrôler les coûts et à répondre à l'évolution des attentes des clients. Au cœur de cet investissement se trouve votre infrastructure numérique composée bien souvent d’un ERP, d’un CRM et de plusieurs SaaS pour chaque département.

Avec autant d'investissements dans l'IT, il est facile de dépenser trop, c'est pourquoi il est essentiel de garder un œil attentif sur ces budgets. Cela vous permet de savoir où va votre argent, quand il est dépensé et s'il est aligné sur vos objectifs stratégiques.

Le suivi de votre budget vous donne les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques, optimiser vos ressources et vous préparer à une croissance durable.

Six stratégies pour une meilleure gestion du budget IT

Voici quelques conseils à mettre en œuvre pour améliorer la gestion de votre budget informatique.

1. Faire un état des lieux de votre budget IT actuel

Analysez les dépenses IT actuelles avant de mettre en œuvre de nouvelles stratégies. Vérifiez si vous ne dépensez pas trop dans certains domaines et si vous n'investissez pas assez dans d'autres.
Il est essentiel d'examiner les coûts du matériel et des logiciels pour obtenir une image représentative des dépenses IT et pouvoir avancer avec un plan d'action clair. L'examen de votre budget IT actuel vous permettra de donner une vision globale à vos dépenses.

2. Établir des priorités en matière de dépenses (notamment pour la cybersécurité)

La cybersécurité est LE poste de dépense qu’il ne faut pas sous-estimer. Les violations de données coûtant aux entreprises d’euros chaque année (sans parler de l'atteinte à leur réputation), la sécurité est donc non négociable. Veillez à ce que vos priorités en matière de dépenses s'alignent sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Si une dépense n'est pas nécessaire ou n'aide pas l'organisation à atteindre ses objectifs, elle ne doit pas être considérée comme une priorité budgétaire.

3. Évaluer et consolider les abonnements actuels

Évaluez vos abonnements et contrats récurrents - existe-t-il un autre fournisseur vers lequel vous pourriez vous tourner pour réduire les coûts ? Ou peut-être avez-vous la possibilité de renégocier un contrat à long terme avec un fournisseur ? Chez Payhawk, notre fonctionnalité de gestion des abonnements vous donne les informations dont vous avez besoin pour prendre rationaliser vos abonnements et autres licences. Notre plateforme vous permet, par exemple, d’accéder à l'historique des prix pour un fournisseur particulier, afin de voir rapidement si les prix sont restés constants au cours des 12 derniers mois ou s'ils ont augmenté.

Lenka Bartuskova, DAF chez Mimo, déclare :

Maintenant [avec Payhawk], nous pouvons facilement comprendre combien est dépensé en abonnements et analyser le besoin de budgets par départements et leur évolution.

4. Choisir le bon SaaS

Il est essentiel de s'assurer que les fournisseurs choisis répondent aux besoins spécifiques de votre entreprise. Pour cela, il faut identifier vos attentes et comparer les coûts de façon à bien maîtriser votre budget IT.
Comparez également les avis des clients et n’hésitez pas à demander plusieurs démonstrations de produits ou des périodes d'essai.

5. Former ses équipes à une bonne hygiène informatique

Encouragez votre équipe à partager les ressources et à optimiser les workflows pour gagner en efficacité. Et n'oubliez pas de leur fournir les meilleurs outils de budgétisation possibles. Le passage à des solutions Cloud peut notamment vous faire faire des économies en termes de matériel coûteux et d'entretien.
Chez Payhawk, notre outil de suivi budgétaire vous évite de perdre du temps à gérer vos budgets : vous n’avez qu’à télécharger simplement le budget sur la plateforme via une feuille de calcul, puis vous gérez le reste dans notre solution.

6. Faire des analyses régulières du budget IT

Vous devez analyser régulièrement vos dépenses IT : les priorités en matière de dépenses peuvent changer, ce qui implique de réévaluer les dépenses pour voir si elles correspondent toujours aux objectifs de l'entreprise.
De nombreuses entreprises prévoient un bilan annuel du budget à la fin de l'année civile ou de l'année fiscale, mais il est essentiel de pouvoir le suivre en temps réel.
Avec Payhawk, vous pouvez accéder aux données budgétaires où que vous soyez. Effectuez une vérification rapide du budget pour voir les dépenses engagées et les dépassements potentiels afin de prendre des décisions proactives et de rester dans les limites du budget.

Andrew Jacobi, VP Finance US chez State of Play, raconte :

Nous pouvons voir ce que nous avons dépensé au cours d’une période donnée grâce aux factures soumises par nos opérateurs, et nous avons classé ces factures dans la classe et le code GL appropriés.

Comment utiliser Payhawk pour les budgets IT ?

Nous proposons à nos clients un logiciel de suivi budgétaire complet, qui permet d’identifier rapidement les possibilités de réduction des coûts et de superviser les dépenses à venir et passées afin de prendre des décisions budgétaires stratégiques.

Créez vos budgets dans Payhawk

Grâce à notre nouveau module de budget, vous pouvez télécharger votre budget via un modèle Excel et accéder ensuite à un aperçu en temps réel de l'utilisation du budget directement dans la plateforme.
Sélectionnez vos propres dimensions financières afin de disposer d’une vision granulaire de vos dépenses IT. Divisez votre budget par équipes, fournisseurs, entités, etc. directement depuis Payhawk. Obtenez des insights sur la manière dont l'argent est dépensé dans les fonctions IT, ajustez les budgets si nécessaire et téléchargez de nouvelles prévisions chaque fois que c'est nécessaire.

Bénéficiez d’un suivi budgétaire en temps réel

Configurez votre gestion budgétaire par centre de coûts, et suivez les paiements et les dépenses en temps réel. Lorsque quelqu'un effectue une dépense, vous pouvez le voir dans votre tableau de bord Payhawk en quelques secondes. Toutes les dépenses sont également rapprochées automatiquement, ce qui vous permet d'être sûr que les chiffres que vous voyez sont exacts.

Optez pour une gestion automatisée des dépenses

La facturation de vos achats informatiques n'a jamais été aussi simple grâce à notre appareil photo IA et à notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR). Une fois que les détenteurs de cartes ont effectué une dépense, ils reçoivent une notification pour prendre en photo le reçu ou la facture. Les données sont automatiquement extraites, et la dépense est créée sur l’appli et la plateforme Payhawk.

Personnalisez vos politiques de dépenses

Dans la plateforme Payhawk, vous pouvez créer et appliquer automatiquement vos politiques de dépenses, ce qui vous permet d’assurer la conformité de vos dépenses en toute circonstance. Supposons qu'un responsable informatique doive acheter une nouvelle solution contre les logiciels malveillants, par exemple. Vous lui avez déjà attribué une carte d'entreprise et l'avez dotée d'un système de contrôle des marchands, ce qui signifie que la carte ne peut être utilisée qu'avec des fournisseurs approuvés. Lorsqu'il effectue l'achat, le système reconnaît automatiquement que le fournisseur figure sur la liste des marchands autorisés et la transaction s'effectue en toute transparence. En revanche, s'il essaie de faire une dépense ailleurs, la carte ne fonctionnera tout simplement pas - ce qui garantit la conformité sans nécessiter d'approbations manuelles. De cette façon, vous gardez le contrôle, vous empêchez les dépenses hors politique et évitez les ajustements manuels fastidieux.

L'une des choses que je préfère avec Payhawk, c'est que je peux donner à chaque département une carte correspondant à un budget et mettre à jour les fonds si nécessaire. J'aime la façon dont Payhawk me permet de contrôler les dépenses des différents départements en quelques clics. - Benoît Menardo, Co-fondateur de Payflow

Vous souhaitez bénéficier d’un suivi budgétaire optimal pour vos dépenses IT ? Prenez rendez-vous avec l'un de nos experts pour obtenir une démo personnalisée, adaptée à vos besoins et vos enjeux.