Payflow : Nous avons le contrôle sur la gestion des dépenses pour développer l'entreprise

Fondé par Avinash Sukhwani et Benoît Menardo en février 2020, Payflow a pour mission d'apporter de l’aisance financière aux employés afin de soutenir la satisfaction et la rétention des talents au sein des entreprises. Payflow propose trois solutions : Payflow, qui donne un accès immédiat au salaire déjà gagné, Learnflow, qui offre une éducation financière et Safeflow, qui facilite l'épargne.

La comptabilité avant Payhawk

Avant de collaborer avec Payhawk, la gestion des dépenses de Payflow était compliquée et chaotique. Ils étaient concentrés sur leurs propres priorités et sur la création d'un produit qui soutenait les employés et les entreprises. Ils utilisaient plusieurs fournisseurs de services financiers, dont Qonto, et une banque traditionnelle. « Nous gérions nos dépenses, mais nous n'avions pas de solution qui nous permette de centraliser la gestion des dépenses sur un seul outil. », explique Benoît Menardo, cofondateur.

Lorsque l'ancien processus était encore en place, les employés devaient se partager les cartes d'entreprise, ce qui empêchait un bon suivi des dépenses. Quand il s'agissait de payer dans une devise autre que l'euro (avec des cartes bancaires traditionnelles), les coûts montaient en flèche en raison des taux de change et d'autres frais. Menardo et son équipe savaient qu'ils avaient besoin de meilleurs taux de change, d'une plus grande visibilité et d'un meilleur contrôle sur la gestion de leurs dépenses.

Adeptes de la carte d'entreprise Visa

L'équipe de Payflow est initialement passée chez nous pour bénéficier de notre offre de cashback. « Ce qui nous a poussé à franchir le cap et à commencer à utiliser les services de Payhawk est le cashback, mais nous sommes restés car nous sommes très satisfaits du produit », confie Menardo.

Une fois que l'équipe a commencé à utiliser le logiciel, et notamment les cartes d'entreprise, elle s'est rapidement convertie à Payhawk. « Le produit nous a convaincus car il est efficace, fonctionne brillamment et est facile à mettre en œuvre. »

Aujourd'hui, tous les employés chez Payflow utilisent les cartes d'entreprise Payhawk pour régler leurs dépenses professionnelles. « Les employés adorent avoir leur carte Payhawk et utiliser Apple Pay et Google Pay », mentionne Menardo, en mettant en avant la populaire fonctionnalité de portefeuille numérique de Payhawk.

« Je n'utilise presque pas ma carte physique, car je paie tout avec mon portable. J’aime que tout fonctionne correctement et que je puisse payer instantanément. Et Payhawk me donne tout ce dont j'ai besoin. »

Simplification des processus et rapprochement automatique des reçus

Pour Payflow, l'un des principaux avantages de notre solution de gestion des dépenses a été la simplification des processus. La première étape a été l'optimisation ou, plutôt, l'élimination complète de la collecte et du rapprochement manuels des reçus. Grâce à notre système de reconnaissance optique de caractères (OCR), chaque employé peut payer avec sa carte Payhawk, prendre une photo du reçu avec son mobile et l'application capturera automatiquement toutes les données pertinentes pour effectuer le rapprochement.
« Maintenant, il nous suffit de prendre une photo du reçu, de le lier à la transaction de la carte Payhawk. Plus besoin de garder les reçus papier ! » explique Menardo. « Si le montant de la facture ne correspond pas à ce que la banque vous a facturé, le logiciel vous en informe automatiquement. Nous gagnons beaucoup de temps grâce à cette interface intelligente. » Notre logiciel de lecture de factures est approuvé par l'administration fiscale, de sorte que nos clients peuvent se passer de papier et sont assurés de respecter la réglementation.

Contrôle et visibilité pour optimiser les budgets

Payflow apprécie la visibilité et les contrôles que notre solution leur donne sur leurs paiements. Grâce à la visibilité en temps réel, ils disposent de plus d'informations pour planifier avec succès, contrôler et optimiser leurs budgets.

« J'aime vraiment pouvoir donner une carte à chaque département et fixer un budget », déclare Menardo. « J'aime la façon dont cela fonctionne car cela me permet de contrôler les dépenses des différents départements. Je peux dire que l'équipe marketing a X, celle des ventes a Y et celle des opérations a Z. J'utilise beaucoup la solution pour contrôler les dépenses et obtenir une meilleure planification d'un mois à l'autre. »

Intégrations et soutien à la croissance

En tant que startup qui se développe rapidement, Payflow a besoin d'une plateforme de gestion des dépenses qui lui permette de se développer.

« Quand vous êtes une startup, vous voulez aller aussi vite que possible et Payhawk nous y aide »

L'évolutivité est la chose la plus importante de notre solution pour Payflow. « La quantité de travail que vous faites lorsque vous avez 10, 20, 30 ou 100 personnes ne va pas beaucoup changer. Après tout, ce que vous faites, c'est distribuer plus de cartes à plus de départements », dit Menardo. Avec Payhawk, Payflow dispose d'IBAN dédiés en euros et en livres sterling, tandis que, pour les autres devises, ils bénéficient de taux de change plus compétitifs que ceux proposés par les banques traditionnelles.

Enfin, Menardo souligne l'importance des intégrations. « Pour nous, elles sont essentielles pour faire évoluer le modèle », dit-il. « Nous travaillons souvent avec TravelPerk lorsque nous avons besoin d'un billet d'avion ou d'un hôtel. Et comme il est intégré à Payhawk, cela nous fait gagner une tonne de temps car les gens n'ont même pas besoin de télécharger un reçu. Tout est intégré ! »

Cela vous convient ? Réservez une démo aujourd'hui si vous voulez en savoir plus sur la façon d'améliorer vos processus, de vous préparer à la mise à l'échelle et de prendre le contrôle des dépenses.