Groei stimuleren met controle over uitgaven bij Payflow

Payflow werd in februari 2020 opgericht door Avinash Sukhwani en Benoît Menardo en heeft als missie om werknemers financieel welzijn te bieden en zo de tevredenheid en het behoud van talent te ondersteunen. Het biedt drie oplossingen: Payflow, dat onmiddellijke toegang geeft tot reeds verdiend salaris; Learnflow, dat financiële educatie biedt; en, Saveflow, dat sparen vergemakkelijkt.

Het leven vóór Payhawk

Vóór de samenwerking met Payhawk was het uitgavenbeheer van Payflow ingewikkeld en chaotisch. Ze waren gericht op hun eigen prioriteiten en het creëren van een product dat werknemers en bedrijven ondersteunde. Ze maakten gebruik van verschillende providers, waaronder Qonto, en een traditionele bank. "We beheerden wel, maar we hadden geen provider waarmee we alle uitgaven konden centraliseren", legt medeoprichter Benoît Menardo uit.

In hun oude proces moesten werknemers zakelijke betaalkaarten delen, waardoor uitgaven niet goed konden worden bijgehouden en processen enorm werden vertraagd. Bij betalingen in een andere valuta dan euro (met traditionele bankkaarten) rezen de kosten de pan uit door wisselkoersen en andere kosten. Menardo en het team wisten dat ze betere wisselkoersen, meer zichtbaarheid en controle nodig hadden.

Liefhebbers van zakelijke Visa-kaarten

Het Payflow-team stapte naar ons over vanwege een cashback-aanbieding. "Vanwege de cashback zijn we van gedachte veranderd en we bleven voor het product.” bekent Menardo.

Zodra het team de software ging gebruiken, vooral de zakelijke betaalkaarten, werden ze snel Payhawk-fans. "Het product overtuigde ons omdat het robuust is, briljant werkt en eenvoudig te implementeren is."

Vandaag gebruikt iedereen bij Payflow zakelijke betaalkaarten van Payhawk om hun bedrijfsuitgaven te betalen. "Mensen vinden het geweldig om hun Payhawk-kaart te hebben en Apple Pay en Google Pay te gebruiken", vermeldt Menardo, die de populaire digital wallet van Payhawk benadrukt.

"Ik heb mijn fysieke kaart nog niet gezien, want ik betaal alles met mijn mobiel. Maar ik wil het ook niet zien! Ik wil gewoon dat het werkt en dat ik het direct kan gebruiken. Payhawk geeft me alles wat ik nodig heb."

Eenvoudigere processen en automatische ontvangstbevestiging

Voor Payflow was een van de belangrijkste voordelen van onze oplossing de vereenvoudiging van de processen. De eerste stap was de optimalisering, of liever gezegd, de volledige afschaffing van het handmatig verzamelen en reconciliëren van kassabonnen. Dankzij ons OCR-systeem (optical character recognition) hoeft elke werknemer alleen nog maar te betalen met zijn Payhawk-kaart, met zijn mobiel een foto van het bonnetje te maken en de applicatie legt automatisch alle relevante gegevens vast voor de reconciliatie.

"Nu nemen we gewoon een foto van de kassabon, koppelen die aan de Payhawk-kaartbetaling en vergeten het. We gooien alles weg!" legt Menardo uit. "Als het factuurbedrag niet is wat de bank in rekening heeft gebracht, vertelt het systeem je dat automatisch. Je bespaart veel tijd, want het platform vertelt je alles." Onze software voor het inlezen van facturen is goedgekeurd door de belastingdienst, dus onze klanten kunnen papierloos gaan werken, en ondertussen voldoen aan de regelgeving.

Controle en zichtbaarheid om budgetten te optimaliseren
Payflow houdt van de zichtbaarheid en controle die onze oplossing hen geeft over hun betalingen. Dankzij de real-time zichtbaarheid hebben ze meer inzichten om succesvol te plannen, hun budgetten te controleren en te optimaliseren.

"Ik vind het erg prettig dat ik elke afdeling een kaart kan geven en het budget kan vaststellen," zegt Menardo. "Ik vind het prettig werken omdat het me controle geeft over de uitgaven van de verschillende afdelingen. Ik kan zeggen dat het marketingteam X heeft, het verkoopteam Y en het operationele team Z. Ik gebruik de oplossing vaak voor het controleren van de uitgaven en om beter te plannen van maand tot maand."

Integraties en support om te groeien

Als snel schaalende startup heeft Payflow een uitgavenbeheer platform nodig waarmee ze kunnen groeien.

"Als je een startup bent wil je zo snel mogelijk groeien en Payhawk helpt ons daarbij."

Payflow vindt schaalbaarheid het belangrijkste aan onze oplossing. "De hoeveelheid werk die je doet als je 10, 20, 30 of 100 mensen hebt, gaat niet veel veranderen. Wat je immers doet is meer kaarten verdelen over meer afdelingen", zegt Menardo. Met Payhawk heeft Payflow speciale IBAN's in euro's en Britse ponden, terwijl ze voor andere valuta's profiteren van scherpere wisselkoersen dan die van traditionele banken.

Tot slot benadrukt Menardo het belang van integraties. "Voor ons zijn die essentieel om het model op te schalen", zegt hij. "We werken vaak met TravelPerk als we een vliegticket of hotel nodig hebben. En omdat het geïntegreerd is met Payhawk, bespaart het ons een hoop tijd omdat mensen niet eens een bonnetje hoeven te uploaden. Alles is geïntegreerd!"

Geïnteresseerd om meer te weten? Boek vandaag nog een demo als je meer wilt weten over hoe je je processen kunt verbeteren, klaar bent voor het opschalen en de uitgaven onder controle hebt.