La gestión de gastos empresariales en 2024: Aspectos destacados de la encuesta

Antecedentes de la investigación

En este artículo resumimos los resultados de una investigación dirigida a 2000 profesionales, incluidos 860 directivos de finanzas, que no son clientes de Payhawk.
El informe Pulse: Spend Management* se realizó en colaboración con IFP y se encuestó a más de 100 profesionales de alto nivel de EE. UU. y Reino Unido de más de 11 sectores. Los resultados ofrecen una visión general de la gestión del gasto empresarial en la actualidad y en el futuro. Estos resultados se complementan con conclusiones más detalladas de tres encuestas, realizadas con YouGov, dirigidas a unos 800 profesionales financieros de los Países Bajos, España y Francia.

• El reporte global está en inglés.
• Encuentra los resultados de la encuesta realizada en España aquí.

El error humano, el tiempo de conciliación y un software ineficaz, principales retos de la gestión del gasto

Según las respuestas de 106 profesionales financieros de alto nivel, el error humano es el reto más común en la gestión de gastos. Considerando todos los tamaños de empresa, el 29 % lo mencionó como algo con lo que están luchando actualmente.

Le siguen de cerca el tiempo perdido en conciliación y el software ineficaz, ambos con un 28 %.

Los tres principales retos revelan que todavía hay mucho margen de mejora en las soluciones tecnológicas, ya que todos ellos pueden mejorarse con herramientas modernas de gestión de gastos.

He aquí un desglose de los retos de la gestión de gastos por tamaño de empresa:

Desde la perspectiva de los empleados, las tareas operativas sobrecargan a los equipos financieros, lo que tiene una conexión directa con los retos mencionados anteriormente. En los Países Bajos, tareas como el registro de facturas, la gestión de las notas de gastos de los empleados, la conciliación de tarjetas corporativas y la revisión de recibos ocupan una media del 42 % de la jornada laboral.

Resulta revelador que el 90 % de estos empleados crea que su trabajo diario podría agilizarse con mejores soluciones y procesos digitales.

Los encuestados españoles (72 %) estiman que su empresa desperdicia hasta 30 horas en tareas manuales cada mes. Otro 24 % estima que el despilfarro es de más de 30 horas, mientras que solo el 4 % no aprecia ninguna pérdida de tiempo en este sentido.

Preocupación por el gasto corporativo, pero confianza en la gestión del gasto

Los empleados están claramente preocupados por el volumen del gasto corporativo: 36 % de los encuestados de EE. UU. y Reino Unido están muy o extremadamente preocupados por este tema, mientras que solo el 8 % no está preocupado en absoluto. Aun así, el 51 % de los encuestados califica de muy buena la eficacia de la gestión del gasto de su organización.

Aunque esta estadística es relativamente positiva, sigue existiendo una brecha entre controlar el gasto de forma eficiente sin perder tiempo. Está claro que, en 2024, muchas empresas querrán seguir dando prioridad al control del gasto. Sin embargo, también harían bien en dar prioridad a una conciliación más rápida, eficiente y sin errores para ahorrar tiempo y poder centrarse en la estrategia, el crecimiento y las iniciativas de ahorro de costes.

En cuanto a los tipos de aprobación, los gastos operativos se aprueban con mayor frecuencia mediante la verificación previa del gestor (66 %). La aprobación manual posterior al gasto sigue siendo el método principal en el 41 % de las respuestas. Los enfoques del reembolso de gastos de los empleados se derivan del método de aprobación y de la actitud dominante.

Las opiniones frente al gasto empresarial

El informe Pulse Spend Management muestra que las empresas siguen prefiriendo hoy en día que los gastos se aprueben primero, mientras que una minoría faculta a los empleados a gastar utilizando solo su propia consideración.

• El 50 % de las organizaciones exige que todos los gastos se aprueben primero
• El 28 % autoriza a los empleados a gastar con mayor o menor libertad
• El 11 % confía en que los empleados gasten dentro de lo razonable
• El 10 % de los equipos tiene presupuestos inamovibles para gestionar sus gastos

La digitalización de los procesos financieros avanza, pero aún queda camino por recorrer

Los profesionales de las finanzas holandeses, españoles y franceses encuestados expresan que la digitalización de los procesos financieros avanza, con una media que oscila entre el 50 y el 75 % de dichos procesos digitalizados. En cada mercado se pueden encontrar precursores y rezagados, y también hay cierta variación entre países.

En los Países Bajos, el 39 % considera digitalizados entre el 50 y el 75 % de sus procesos. El 29 % está aún más avanzado, ya que declara una tasa de digitalización del 75 % o superior.

Los directores financieros españoles están más avanzados —o al menos confiados—, ya que las respuestas se inclinan hacia el extremo superior del espectro. El 35 % estima un grado de digitalización de los procesos del 50-75 %, y el 38 % estima que es del 75 % o más.

Distribución de las respuestas españolas a la pregunta: ¿Hasta qué punto consideras que tus procesos financieros están digitalizados? (n = 257)

Se espera que las inversiones aumenten el control y la eficiencia del gasto y mitiguen los riesgos

Al invertir en nuevas herramientas e iniciativas, las organizaciones estadounidenses y británicas esperan lograr un mejor control interno del gasto (43 %), mejorar la eficiencia (43 %) y minimizar los riesgos (40 %). En general, la inversión en gestión del gasto se considera una forma de asegurar un futuro financiero más sólido.

La racionalización de los procesos financieros con soluciones como la automatización de informes de gastos se considera una forma eficaz de abordar varios de los principales retos de la gestión de gastos. Las iniciativas relacionadas con la tecnología mencionadas incluyen:

• Mejorar la integración con los sistemas existentes (40 %)
• Herramientas de seguimiento y análisis de gastos (39 %)
• Mejora de las capacidades analíticas (37 %)
• Adoptar soluciones basadas en la nube (36 %)
• Automatización de procesos manuales (33 %)

Qué depara el futuro para la gestión de gastos corporativos

Nuestros estudios muestran que los equipos financieros van por buen camino y están motivados para ayudar a su organización a seguir siendo competitiva, mejorando la gestión del gasto con soluciones digitales. Dos temas importantes no surgen explícitamente de los resultados de la encuesta, pero merece la pena destacarlos como algo a tener en cuenta:

En primer lugar, la combinación de tarjetas corporativas y gestión de gastos en soluciones modernas de gestión de gastos es algo que puede aportar eficiencias significativas y estabilidad a empresas especialmente medianas y grandes. Nos gusta llamar a esto la segunda ola de transformación digital en la gestión de gastos.

En segundo lugar, observamos un creciente interés por identificar y reducir la huella de carbono de los gastos de las empresas. No debería sorprendernos que una perspectiva de sostenibilidad de los gastos sea una preocupación clave tarde o temprano. Para más información, no te pierdas este artículo sobre cómo la gestión de gastos puede ayudar a reducir la huella de carbono.

Para obtener datos y perspectivas más detallados, descarga los informes de la encuesta: The Pulse: Spend Management en EE. UU y Reino Unido.

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